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第40章 先做最重要的事

利用时间是一个极其高级的规律。

——[德国]恩格斯

有时候,职业倦怠的产生往往与时间的紧张感相生相伴,总是觉得很多事情十分紧迫,时间不够用。解决这种紧迫感的有效方法是时间管理,关键是不要让你的安排左右你,你要自己安排你的事。工作上要把重要但不一定紧急的事放到首位,争取防患于未然,而不总是忙于救火,被动地应对已经发生的事情。

在一次有关时间管理的课上,教授在桌子上放了一个装水的罐子,然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放进罐子直到塞不下去时,问他的学生:“你们说这罐子是不是满的?”

“是!”许多学生异口同声地回答说。

“真的吗?”教授笑着问。

然后他从桌底下拿出一袋碎石子,把碎石子从罐口倒下去,摇一摇,再加入一些,问学生:“你们说,这罐子现在是不是满的?”

这回他的学生不敢回答得太快。

最后班上有位学生怯生生地细声回答道:“也许没满。”

“很好!”随后,教授又从桌下拿出一袋沙子,慢慢地倒进罐子里。倒完后,他问班上的学生:“现在你们再告诉我,这个罐子是满的呢,还是没满?”

“没有满!”全班同学这下学乖了,大家很有信心地回答说。

“好极了!”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。然后,教授从桌底下拿出一大瓶水,把水倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事都做完之后,教授正色问他班上的同学:“我们从上面这些事情得到什么重要的启示?”

班上一阵沉默,然后一位自以为聪明的学生回答说:“无论我们的事情多忙,行程排得多满,如果要逼一下的话,还是可以多做些事的。”

这位学生回答完后心中很得意地想:这门课到底讲的是时间管理啊!

教授听到这样的回答后,点了点头,微笑道:“答案不错,但这并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里,这位教授故意顿住,用眼睛向全班同学扫了一遍,说:“我想告诉各位最重要的信息是,如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去,你也许以后永远没机会把小碎石和沙子再放进去了。”

工作中总有很多事情需要处理,我们需要明白什么是工作中的“鹅卵石”,这样才能权衡出各种事情的优先顺序。要做到这一点,一个很好的方法就是每天问自己:“目前最重要的事情是什么?”然后集中精力和时间来完成首要任务,尽管有些时候首要任务并不紧急。还有一个值得借鉴的方法是:把一些琐碎的但是需要处理的事情放在一起,拿出一周的某一天或一天的某一段时间进行统一处理。这样一来,你的工作将会变得游刃有余、简单有力并且富有成效。

成功者花时间最多的是最重要、可是不一定紧急的事情,而一般人都是做紧急但不重要的事。所以你必须学会先做最重要的事情,而不是等到这些事情迫在眉睫不得不做的时候才去做。

惠普公司的CEO惠特曼在这方面就是一个非常出色的人,他经常小心翼翼地注意下列三点:

(1)不断地生产优秀的新产品,改良旧产品。(2)不断地要求降低成本。(3)让全体员工充满干劲,永远只注视前方的道路。

本着这样的一个原则,他将其他一些细小的事情委托下面的一部分人处理,自己则努力地贯注于这三点上。他根本不和别人争论小的问题,他认为,不必亲自出面,下属也能将自己的小问题解决。而且,这些小问题解决与否都不是什么大不了的问题。

这就是成功者的诀窍,永远先解决工作中最重要的问题,而将其他的小问题先放在一边。这样的做法使得他们可以将全部的精力集中,同样,这也就是他们永远不会陷入“慌乱”和“倦怠”的原因所在。

钻石法则38:报表法确定工作顺序

一般公司将从事的工作内容明确地写在纸上,称之为“工作报表”。其实这样的做法,并不限于公司方面,只要是自己该做的工作,如果事先都能写出一份类似的“工作报表”,对于我们将产生种种预想不到的好处。

第一步:列出你今天、这一周和这个月将要处理的工作。

第二步:在一张纸上划出四栏,并在左上角贴上“重要而且紧急”的标签。在这一栏内你需要填入必须立即处理的工作,并依次写下每项工作的处理日期和时间。

第三步:在右上角贴上“重要但不紧急”的标签,并填入必须做、但不必立即处理的工作。如果你认为这一栏的工作最重要时,则可以不必填写左上角的栏位,同样依次写下每项工作的处理日期和时间,每天审查一下这一栏的工作,以确保不会有工作变成“重要而紧急”的项目。

第四步:左下角贴上“不重要但却紧急”的标签。在这一栏中所填写的,都是一些必须处理的琐事,诸如某人需要你的建议,有人要你马上去买一些小东西等等。本栏的目的在于使你了解“紧急”并不等于“重要”。

第五步:在右下角贴上“不重要也不紧急”的标签。你当然可以让这一栏一直空着,反正写在这一栏的工作,都是你可以不必在意的项目。但本栏的目的在于告诉你,事实上有许多事情是属于“不重要也不紧急的项目”。

依据这个“报表”,你可以清楚地了解该给自己安排什么工作,或者你要求的是什么样的工作成效等,这样,你的工作效率及处事能力都将会大有进步。]

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