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第12章 秘书处:专职且专业

关于秘书长的人选,曾任伟还坚持一定要由校方的人来担任,同时秘书长下设秘书处,也应该由校方聘请专职人员来担任。在曾任伟看来,由校方的人担任秘书长更便于开展工作,而由企业家学员们担任秘书长,由于学员们只能兼职工作,而且大家都是企业家,没有太多精力负责秘书处的工作,会导致很多工作难以开展。

事实证明,这种设置是正确的。过去和现在,很多地方的同学会都由学校与同学分别担任秘书长、执行秘书长的工作,有时候由于大家意见不统一,或沟通不到位,导致工作无法有效推行。

另外,很多协会、商会、同学会等组织是没有专职人员的,大都由某个骨干成员兼任,有的行业协会、商会、同学会最多只有一个专职秘书长。

而博商会一开始就设置了专职负责的体制,且随着工作量的增加,其专职人员也在不断增配。

郑义林坦诚,开始做秘书长的时候,只是觉得压力很大,并没有任何概念,不知道要做什么。

秘书处成立后前半年一直处于摸索期。为此,博商会召开了很多次理事会会议,郑义林也参考了校友会和商会两种运作模式,决定先从举办一些小活动、办《博商》杂志等开始。

2010年3月,博商会会刊《博商》创刊,每月出一期,免费寄发给各位博商会员。《博商》会刊定位为引领中小企业管理思潮,为中小企业提供成长的思想动力。《博商》杂志秉承“博商贯通,商行天下”的理念,立足于中国国情,重点突出中国管理热点,适当兼顾宏观经济,融入中国人文底蕴,演绎本土中小民营企业管理案例。

郑义林担任《博商》执行主编,他提出以博商会动态作为常规内容,以每期专题进行深入探讨,以企业访谈作为充实材料,以广告传递客户价值,以好书推荐培育博商学习环境。

《博商》编辑部成员通过多次栏目策划,形成了企业访谈、专家论坛、经典案例、本期专题、管理时评、同学会动态等精华栏目。采编的时候,编辑部成员出入各种博商会的商务活动和行业交流会,采访博商会员企业,总结和归纳博商企业的成功经验,以优美平实的文字表达出来。《博商》杂志最大的亮点在于每期策划一个观点鲜明的专题,先后涉及商业模式、创业与投资、周易与企业管理、营销与市场、家族企业的成长与传承、亚洲管理模式等。这些专题从解剖博商企业发展到剖析中国市场和海外商业模式,大大开拓了博商同学的眼界和思路,广受博商会员的喜爱。

最初,一个叫张一凡的员工做郑义林的助手,后来,张一凡调到了外地,秘书处只有郑义林一个人了。当时咨询部有一个叫黎海波的同事,年龄与郑相仿,他俩经常一起吃午饭,成了很好的朋友。于是,郑义林将黎海波从咨询部要到了秘书处,成为强有力的搭档;后来,经济学硕士许爱琴、海归学子申桂宁等陆续加盟秘书处。到2011年下半年,博商会秘书处已经有6个人了。

随着秘书处服务范围扩大、工作任务加重,秘书处的团队不断扩充。目前,博商会秘书处有15个专职人员。可谓所有行业协会、商会、同学会里“史上最庞大的秘书处”。

这15个专职人员,要负责数千名博商会会员的管理、服务,发展新会员、开展各种活动,出版杂志、维护网站,对外沟通等等纷繁复杂的工作。在这种高强度的工作中,秘书处的工作能力、工作效率也得到了极大地提升。一开始,博商会秘书处筹备每年年会的时候,要由教务人员支援,后来,数千人的年会,秘书处都可以自己搞定了。

2010年3月25日,“清华深圳惠州同学虎年首届联谊会暨第一届博商论坛”在深圳麒麟山庄举办,活动邀请全国政协委员、著名经济学家蔡继明作“两会经济热点解读”报告;邀请王涛作“中小企业九大死穴”专题演讲。博商会三大俱乐部负责人要作2010年工作计划汇报。

这是博商会秘书处成立后筹办的第一个大型活动,时间紧、任务重、不确定因素多。此刻,博商会秘书处才只有几个人。在郑义林的带领下,博商会秘书处几位同事加班加点,高强度工作了一个月,终于保证了活动如期成功举办。

这也是博商会第一次在大型活动中亮相,由于秘书处组织工作非常得力,这次活动非常成功,吸引了500多人前去听讲。此时,博商会有三个副会长,分别负责商务、行业和兴趣三大俱乐部。论坛上,三个副会长也都分别作了所负责活动的介绍,让更多人了解到博商会是做什么的。博商会以其独特的定位、优质的服务吸引了众多企业家,会议现场,有200多人加入了博商会。

这次活动也成为“博商名师大讲堂”的前身。

首战告捷,显示了博商会秘书处高效的执行力。而他们此次筹办活动的紧张工作节奏,也成了秘书处日后工作的常态。

随后,博商会相继成立了多个俱乐部和球队。

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