每天早晨的上班途中，我会先将今天的工作安排，在脑海中大致过一下：到了公司，首先是部门会议，接下来与其他同事、部门之间的交流沟通，与客户见面，起草报告等等，然后按照优先级记到随身的笔记本上。
通常，我会把紧急的事情排到第一类，第一时间优先解决掉，大概是在截止日前需完成的工作；其次是重要但不紧急的事情，通常都是有助于发掘新机会、建立新的客户关系、近期内规划和防御性的工作。对于不紧急也不重要的工作，则放到最后。
但很快我发现，我一整天都忙忙碌碌。一到公司，先着手解决掉急需做完的工作。然后当我坐在办公桌前，按照工作进度，想好好思考一下那些重要的、含金量极高的工作的时候，随时有部门和同事的交谈插进来，而且还是非常必要立即召开的会议。有时候我怀疑，我们是不是耗费了大量的精力在内部沟通上，以致大大小小的会议后，每个人都面色疲惫。预想中的整块时间，就被不断地打断，敲碎成碎块。更别提那些随时插进来的来访和电话，让我一次次被迫放下手中的工作。整个上午的进度，慢得令人发急。
看过一个关于石块和碎块的故事，用一个铁桶的容量来比喻人的工作量，碎石象征着既重要又紧急的事务，石块象征着重要但不紧急的事务，细沙象征着紧急但不重要的事务，水象征着既不重要也不紧急的事务。如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是，如果你首先把石块装进去，铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此，有效率的时间管理需要你总是把石块放在第一位。
有趣的是，碎石又是石块破碎而成的。也就是说，一个人越把时间花费在处理碎石上，他的碎石就会越多。因为他无法再抽出时间来处理石块了。
根据碎石理论，再次调整我的工作日程表，依照石块、碎石、沙和水来分类排列。一段时间里，从表面上看，花费的时间延长了，工作效率好像降低了，例如从前可以上午10：00交出的报告，现在要延迟到下午才完成。但其实我的工作效能大大提高了。因为在这些事情当中，只有不到20%的事情，值得付出同等的精力和注意力去全力以赴，它们将决定80%甚至更多的成果。
