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第33章 2 沟通的类型

按照不同的标准,可以将沟通做以下分类:

7.2.1 按信息的流向分

1)上行沟通

上行沟通主要是指团体成员和基层管理人员通过一定的渠道与管理决策层所进行的信息交流。它有两种表达形式:一是层层传递,即依据一定的组织原则和组织程序逐级向上反映。二是越级反映,这指的是减少中间层次,让决策者和团体成员直接对话。

向上沟通的优点是:员工可以直接把自己的意见向领导反映,获得一定程度的心理满足;管理者也可以利用这种方式了解企业的经营状况,与下属形成良好的关系,提高管理水平。

2)下行沟通

管理者通过向下沟通的方式传送各种指令及政策给组织的下层,其中的信息一般包括:有关工作的指示;工作内容的描述;员工应该遵循的政策、程序、规章等;有关员工绩效的反馈;希望员工自愿参加的各种活动。

向下沟通的优点是:它可以使下级主管部门和团体成员及时了解组织的目标和领导意图,增加员工对所在团体的向心力与归属感。它也可以协调组织内部各个层次的活动,加强组织原则和纪律性,使组织机器正常的运转下去。向下沟通的缺点是:如果这种渠道使用过多,会在下属中造成高高在上、独裁专横的印象,使下属产生心理抵触情绪,影响团体的士气。此外,由于来自最高决策层的信息需要经过层层传递,容易被耽误、搁置,有可能出现事后信息曲解、失真的情况。

3)平行沟通

平行沟通指的是在组织系统中层次相当的个人及团体之间所进行的信息传递和1交流。在企业管理中,平行沟通又可具体的划分为四种类型:一是企业决策阶层与工会系统之间的信息沟通;二是高层管理人员之间的信息沟通;三是企业内各部门之间的信息沟通与中层管理人员之间的信息沟通;四是一般员工在工作和思想上的信息沟通。平行沟通可以采取正式沟通的形式,也可以采取非正式沟通的形式,通常是以后一种方式居多,尤其是在正式的或事先拟订的信息沟通计划难以实现时,非正式沟通往往是一种极为有效的补救方式。

平行沟通具有很多优点:第一,它可以使办事程序、手续简化,节省时间,提高工作效率。第二,它可以使企业各个部门之间相互了解,有助于培养整体观念和合作精神,克服本位主义倾向。第三,它可以增加职工之间的互谅互让,培养员工之间的友谊,满足职工的社会需要,使职工提高工作兴趣,改善工作态度。

其缺点表现在:平行沟通头绪过多,信息量大,易于造成混乱;此外,平行沟通尤其是个体之间的沟通也可能成为职工发牢骚、传播小道消息的一条途径,造成涣散团体士气的消极影响。

7.2.2 按信息传递的途径分

1)正式沟通

正式沟通是指在组织系统内,依据一定的组织原则所进行的信息传递与交流。

例如,组织与组织之间的公函来往,组织内部的文件传达、召开会议,上下级之间的定期的情报交换等。另外,团体所组织的参观访问、技术交流、市场调查等也在此列。

正式沟通的优点是:沟通效果好,比较严肃,约束力强,易于保密,可以使信息沟通保持权威性。重要的信息和文件的传达、组织的决策等,一般都采取这种方式。其缺点是由于依靠组织系统层层的传递,所以较刻板,沟通速度慢。

2)非正式沟通

非正式沟通指的是正式沟通渠道以外的信息交流和传递,它不受组织监督,自由选择沟通渠道。例如,团体成员私下交换看法、朋友聚会、传播谣言和小道消息等,都属于非正式沟通。非正式沟通是正式沟通的有机补充。在许多组织中,决策时利用的情报大部分是由非正式信息系统传递的。同正式沟通相比,非正式沟通往往能更灵活迅速地适应事态的变化,省略许多繁琐的程序;并且常常能提供大量的通过正式沟通渠道难以获得的信息,真实地反映员工的思想、态度和动机。因此,这种动机往往能够对管理决策起重要作用。

非正式沟通的优点是:沟通形式不拘,直接明了,速度很快,容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”。非正式沟通能够发挥作用的基础,是团体中良好的人际关系。其缺点表现在:非正式沟通难以控制,传递的信息不确切,易于失真、曲解,而且它可能导致小集团、小圈子,影响人心稳定和团体的凝聚力。

劳动关系管理事务十分复杂,涉及经济、文化、技术、心理等各领域的知识与技能,借助企业组织外部的专家实现沟通,可以有效地降低沟通成本、提高沟通的效率;充分利用工会及其他团体组织在员工沟通中的作用。工会及其他团体组织是企业特定群体所信赖的沟通渠道,其对员工沟通的支持可以有效地强化员工对信息的接受。

7.2.3 按信息传递的媒介分

1)书面沟通

书面沟通是以文字为媒体的信息传递,主要包括文件、报告、信件、书面合同等。以书面方式进行的沟通通常显得比较规范、严肃,有据可查,便于保存,传递准确性较高,传递范围比较广泛。

2)口头沟通

口头沟通是以口语为媒体的信息传递,主要包括面对面交谈、开会、讲座、讨论会等。以口头方式进行的沟通比较迅速、灵活,并且可以直接得到反馈。有关研究表明,知识丰富、自信、发音清晰、语调和善、诚意、逻辑性强、有同情心、心态开放、诚实、仪表好、幽默、机智、友善等是有效沟通的特质。

3)非语言沟通

非语言沟通可以强化口语所传递的信息,也可以混淆歪曲口语所传达的信息,因此了解非语言的沟通十分重要。非语言的信息可以用多种方式表达,利用空间沟通,人与人之间的距离远近,是站着还是坐着,以及办公室的设备和摆设等,均会影响到沟通。比如,利用衣着沟通。人们衣着的不同可给对方传达一定的信息,因为衣着可明显影响人们对不同的地位、不同的身份、不同的群体的认知。又如,利用举止进行沟通。人体及其各种举止可以传达许多信息,尤其是面部表情最具有代表性,所以了解人体语言所代表的意义是有效沟通的一个重要组成部分。肢体语言的行为含义见。

肢体语言的沟通肢体语言表述行为含义手势柔和的手势表示友好、商量,强硬的手势则意味着“我是对的,你必须听我的”脸部表情微笑表示友善礼貌,皱眉表示怀疑和不满意眼神盯着看意味着不礼貌,但也可能表示兴趣,寻求支持姿态双臂环抱表示防御,开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣声音演说时抑扬顿挫表明热情,突然停顿是为了造成悬念、吸引注意力。

4)电子沟通

电子沟通是以电子符号的形式通过电子媒体而进行的沟通。随着现代信息和通信技术的发展,电子媒体在信息沟通过程中将扮演越来越重要的角色。

“案例分析7—1”

有一回,日本歌舞伎大师勘弥扮演古代一位徒步旅行的百姓,他要上场之前故意解开自己的鞋带,试图表现这个百姓长途旅行的疲态。正巧那天有位记者到后台1采访,看见了这一幕。等演完戏后,记者问勘弥:“你为什么不当时指教学生呢?他们并没有松散自己的鞋带呀。”

勘弥回答说:“要教导学生演戏的技能,机会多的是,在今天的场合,最重要的是要让他们保持热情。”

分析提示:沟通必须注重技巧,就像勘弥大师那样,要保护员工的热情。管理者必须避免教训式沟通,应当语重心长地激励员工提高自身业务素质。沟通除了现场指导外,还可以综合运用多种形式,激发员工不断提高自身素质和业务水平,形成一个积极向上的学习型团队。

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