任何企业单位的职工，都会遇到处理信函的事情发生，所以有必要了解一些信函方面的礼仪。
信函也就是平时所说的公函，是为开展各项业务而用的，因此又称之为业务信函。它在现代社会的运用极为广泛，尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展，各类业务用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。
业务信函因业务的不同而有许多种，一般来说，各种信函都有自己的独特之处。但是，这些信函也有许多共同之处，其中最大的特色是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。
业务信函的内容完全取决于业务的性质，比起私人信函来，它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时，即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。为把握起见，这种信函最好先拟一草稿，反复修改再誊清或打印。在这样的信函中，出现错字病句，都有损于自身形象。
业务信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人，你可以称“×××先生”或“×××女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，而我国习惯加“尊敬的”一类。如果想建立持续的业务联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向。比如，我国中式的，可以直接改称“××兄”，或省去姓写“×××先生”。如果对方的回信也如此称呼你，说明他认可了这种关系，如若不然最好还是沿用原来的称呼。
业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或小姐），且在前边加上“尊敬的”一类字眼；以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“服务员小姐”一类。结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“×××先生”，落款就是连姓带名的“××”；称呼是不带姓的“××先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的业务用函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。
一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此二项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。
14.重视化妆礼仪，为魅力加分
感谢信是为感谢对方的关心、支持和帮助而写的书信。它的对象及事迹，一般都和写感谢信的人有直接的关系。所以，应满怀感激之情，把对方对己的帮助、支持概括地写出来。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵。
感谢信的格式
(1)第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要大些。
(2)顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。
(3)从第3行空两格起，写感谢的内容和感激心情。
(4)结尾写上表示敬意、感激的话，如“致以最真挚的谢意”或“此致”、“敬礼”等。
(5)最后署单位名称或个人姓名，并注明写信的年、月、日。
注意事项
(1)要把被感谢的人物、事件，准确地叙述清楚，使对方能够回忆起来或让他人了解清楚。
(2)应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义，并表示谢意和学习的决心。
轻描淡抹，清爽靓丽才惹人爱
贺卡与请柬的意义大同小异，单位职工之间互送贺卡也是比较常见的一种祝福形式。
现代的贺卡形式上与旧时的柬帖很相近，但现已经发展成为一个独立的门类。这种贺卡一方面有贺信、祝贺联幢等的作用，又使用方便，外观精美，深受人们的欢迎，成为现代社交礼仪中不可或缺的媒介。近些年来，贺卡的使用风行南北，尤其是新年、圣诞节前，售卖、选卖及寄发贺卡，成为文化生活中的突出事项。
贺卡的形式
时下的贺卡和请柬一样，多是双面折叠式的，但无论种类还是印制上，都较请柬为甚。贺卡一般较清柬为大，通行的多为32开的，大小的差别也基本以此为轴增减。此外也有较小的贺卡，但更多的则是更大幅面的贺卡，诸如16开贺卡、8开贺卡、4开贺卡。贺卡越做越大，其实是受了“礼（品）大情深”观念的影响，贺卡大了，不仅更精美、华贵、气派，也显得送礼人情真意切。
贺卡也有横式、竖式之分，但较常见的贺卡是竖式的。中国贺卡无论竖式还是横式，文字大多是横排的，除非是出于与图案一并设计的需要。封面是贺卡的门面，大多设计精美，且文字多用烫金等手段，以显精美华贵。不过，贺卡不像请柬，一般不印“贺卡”字样，也不印“圣诞卡”、“情人卡”等字样，而是写“圣诞快乐”、“新年快乐”等字样以标示种类。相对于封面来说，内面比较素洁，尽管也都彩印，多为加网印制，色彩素雅而非大红大紫。内面一般也印有文字，一般是因种类不同而选择的祝贺文字、情语心语，同时留有一定的空间，供寄贺卡的人写上自己的亲笔祝词。封底的情形有两种，一是和封面相连，彩色印制；一是素色（白色），在恰当的地方印上印制厂家的名称、徽号。
不同的贺卡，形式上也有一些区别。比如，不同情形所用的贺卡，色调上就有区别，生日卡装有电子装置，可以放出音乐；适用于孩子或年轻人的贺卡，常做成镂空立体的。
贺卡的种类
贺卡的种类很多，各有各的用途，当然也就各有各的内容、形式，这里简单介绍生日卡、纪念卡二种。
绝大部分的贺卡都是和时间有着密切联系的，生日、周年、圣诞、新年等的贺卡莫不如此。生日贺卡是祝贺生日用的贺卡，是一种使用量不大却非常要紧的贺卡。就市场上流行的贺卡来说，生日贺卡的种类、档次最多，也正说明了它的重要性。最普通的生日贺卡和其他贺卡一样，并无二致。音乐贺卡中，以生日贺卡为多，这是生日贺卡突出的一个方面。这种音乐卡一经打开，就放出优美的生日祝福音乐，有的还有与整体图案谐调而设计的彩灯（发光二极管），可谓形色辉映、声情并茂。生日卡另外一个突出之处，就是它的规模有较大差别，种类较多，特别的生日卡有4开的，一般圣诞、新年卡很少如此。
与生日贺卡异曲同工的是周年纪念贺卡。这里的周年，有订婚、结婚的周年，毕业、获得学位的周年，以及其他所有值得纪念的日子的周年。就某种角度而言，这些纪念往往有比生日更重要的意义。其中最突出的是结婚纪念日，这对于夫妻及其家庭都是个重要的节日，那些逢整数的日子更是如此。这种情形下的贺卡也比较特别。
使用香水要适度
启事作为一种公开的宣传方式，对企业单位的职工而言，也是有必要了解的。
启事是指在需要向大家公开说明某事或希望大家协助办理某事时所写的简短文字稿，它一般采用广播、电视、报刊或张贴于公共场合的海报等形式进行宣告。它的对象极为广泛，可以是社会大众。其目的是既求广，又求快，通过多种传播媒体来达成要求。
启事的特点
启事是一种较独特的社交礼仪文书，它有其自身特色。
(1)知晓性强。启事是用最大限度的传播媒体、最广的范围与传播空间、最快的时间来最大可能地将所启事公告于社会大众，以使社会各界人士在尽量短的时间里知晓启事内容，尽快解决有关事项。
(2)简洁明晰。启事内容要求时间急、事项少，必须让人一看就明了有关事项。语言应讲究简短有力，使公众一听或一望就明确所启之事。启事的用词要简捷、整洁、鲜明、清晰，内容简明扼要，文字精炼，适用范围广而明确其所指。
启事的种类
启事适用范围广，涉及内容多，根据不同标准、不同角度，可分为多种类别。
(1)从所涉及的事务看，启事有公务启事和私务启事两大类：
公务启事是机关、企事业单位、人民团体向部分公众宣布或告知有关事宜时使用。比如招聘启事、租房启事、迁址启事、开业启事、征稿启事、征询意见启事等。
私务启事一般是个人向公众声明、要求、征询有关问题时使用，比如寻人启事、寻物启物、征婚启事、家教启事等等。
(2)从启事涉及事项的性质看，有征招类启事、声明类启事和寻找类启事3种：
征招类启事是征求某些对象做某事或招收某些人员的启事。比如征文启事、招工启事、招生启事、招标启事、征订启事、征集启事等。
声明类启事是声明某证件作废、辨别真伪、告知地址迁移、名称改变、提前或延期开业或停业等情况的启事。
寻找类启事主要是寻人或寻物启事。
此外，还有不同目的与内容的其他启事，诸如道歉类、鸣谢类、辞行类、陈情类、喜庆类、丧祭类等礼仪色彩特别浓重的启事。
启事的格式
由标题、正文、落款和时间三部分组成。
(1)标题一般应写清楚启事的性质和文件。如“征婚启事”、“更正启事”、“寻物启事”等。
(2)正文就是启事的主体，主要写所启之事及其该事的旨意。要求直截了当地将作者的所要求之事的具体内容、想法、意图明确地告之社会公众。为了便于联系，正文中的时间、地点、事物名称（人物姓名）、年龄、职业、要求或征询事项要写得明确、具体而简洁。
(3)落款要写明启事人姓名、单位名称及启事的确切时间。在正文之后空一行右下方位置落款。若报刊上的启事，可不写时间。
远离邋遢，讲究个人卫生
下级向上级汇报工作时的一般礼仪要求如下：
遵守时间，不可失约
应树立极强的恪守时间的观念，不要过早抵达，使上级准备未毕而难堪，也不要迟到，让上级等候过久。
轻轻敲门，经允许后才能进门
不可大大咧咧，破门穿堂，即使门开着，也要用适当的方式告诉上级有人来了，以便上级及时调整体态、心理。汇报时，要注意仪表、姿态，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼。注意上级办公室是否允许吸烟，如果可以敬烟时应打开烟盒弹出几支，递向上级由他自取。
汇报内容要实事求是
汇报口音要清晰，语调、声音大小恰当。有喜报喜，有忧报忧，语言精炼，条理清楚，不可“察言观色”，投其所好，歪曲或隐瞒事实真相。
汇报工作时坚持以礼相待
汇报时如果上级不注意礼仪，不可冲动，仍然要坚持以礼相待，也可以以身示范来暗示上级纠正错误，如果直言相陈，须得注意言辞的艺术性。
一定要注意告辞的礼仪
汇报结束后，上级如果谈兴犹在，不可有不耐烦的体态语出现，应等到由上级表示结束时才可以告辞。告辞时，要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。
