1.原始凭证审核的内容
只有经过审核无误的凭证,才能作为记账的依据,为了正确反映并监督各项经济业务,会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证,以确保会计核算资料的真实、合法、准确。原始凭证的审核,主要包括以下三个方面的内容:
(1)合规性审核。
根据有关的法令、制度、政策等,审核原始凭证所记录的经济业务是否合规、合法,有无违反法令、制度的行为;审核经济业务是否按规定的程序予以办理,对于弄虚作假、涂改或经济业务不合法的凭证,应拒绝受理,并报请上级有关人员处理。
(2)完整性审核。
根据原始凭证的要素,逐项审核原始凭证的内容是否完整,原始凭证的各项目是否按规定填写齐全,是否按规定手续办理。若原始凭证的内容填写不全,手续不完备,应退经办人员补办完整后,才予受理。
(3)技术性审核。
根据原始凭证的填写要求,审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确,数量、单价、金额、合计是否填写正确,大、小写金额是否相符。若有差错,应退经办人员予以更正。
2.原始凭证中常见的错弊
发生在原始凭证中的错误主要是把原始凭证中各项内容错记。例如把原始凭证的接受单位和人员弄错;或把日期记错,造成会计分期中出现跨期事项,使得不符合权责发生制原则;或把数量、价格的小数、位数、单价弄错,使得金额出现偏差;或使用不合规定的原始凭证,不按要求使用印鉴,原始凭证编号不连续等等。
原始凭证中的错误虽然不是故意行为,但其危害很大,如原始凭证中的印鉴错误会使单位财会人员对其真实性和合法性产生怀疑;原始凭证中的金额,计量单位错误会导致多付或少付货币;错误的日期会影响该项业务的正确归属期。
原始凭证舞弊是指篡改、伪造、窃取、不如实填写原始凭证、或利用旧、废原始凭证将个人所花的费用伪装为单位的日常开支,借以达到损公肥私的目的。例如,某企业领导通过篡改凭证接受人将自己子女上学的费用作为企业的职工培训费入账。例如某秘书从不法分子手中购得假空白发票填上后到厂里报销入账。又例如在复写纸下垫一张白纸,使原始凭证的正、副联的数字内容不一致,在销售货物开具增值税专用发票时,与客户勾结,将客户持有的抵扣联的数额写大,让其可以抵扣的进项税额变大,而本企业持有的存根联上则据实记录,保持正常的增值税销项税额,客户单位弄虚作假多抵扣的进项税额的“好处”则与开票单位分享。
3.鉴别原始凭证错弊
不论原始凭证舞弊采用什么方式,其原始凭证上都会直接或间接地表现出以下特点:
(1)对刮、擦、用胶带拉扯的原始凭证,其表面总会有毛粗的感觉,可用手摸,背光目视的方法检查出来;对用“消字灵”等化学试剂消退字迹而后写上的原始凭证,其纸张上显示出表面光泽消失,纸质变脆,有淡黄色污斑和隐约可见的文字笔画残留,纸张格子线和保护花纹受到破坏,新写的字迹由于药剂作用而渗散变淡等特征。
(2)对添加改写的原始凭证,其文字分布位置不合比例,字体不是十分一致,有时出现不必要的重描和交叉笔画。
(3)对于冒充签字的原始凭证,其冒充签字常常在笔迹熟练程度、字形、字的斜度、字体的方向和形态、字与字、行与行的间隔、字的大小、压力轻重、字的基本结构等方面存在差异,有时可以通过肉眼观察发现。
(4)对于伪造的原始凭证可以通过对比真原始凭证的防伪标志来鉴别。
对于以上四种舞弊手法,如有必要,可请公安部门运用特定的技术进行鉴别。
(5)凭证明显不规范,要素不全,经常缺少部分要素,其关键要素经常出现模糊,让人对其经济业务活动的全貌感到模糊。例如购买办公用品(实为购买个人消费品)的假凭证,往往只注明“办公用品”,而不注明到底购买了什么办公用品,其规格、型号、品种、数量如何。
(6)其金额往往只有一个总数,而没有分项目的明细,经不起推敲。
(7)原始凭证的经手人经常含而不露,有时有名无姓或有姓无名,如果仔细追问很可能查无此人。
(8)原始凭证上的时间与业务活动发生的时间及以后的入账时间相距甚远。
(9)主要业务凭证与其他相关的凭证不配套,有时只有其中一部分,而没有另一部分。如销售货物只有销售发票而无发货单据、托运证明、出门单、结算凭证等。
(10)凭证的形式不规则,以非正规的票据凭证代替正规的原始凭证。例如用货币收付凭证代替实物收付凭证;以自制凭证代替外来凭证;以非购销凭证代替购销凭证等。
另外,原始凭证的内容、结算方式、资金流向与对方单位等处都可能存在着异常。