工作人员因公出差需借支差旅费时，应首先到财会部门领取并填写借款单，按照借款单所列内容填写完整，然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。各单位可以根据需要使用统一的“差旅费借款结算单”，也可以使用普通的借据或者借款凭证。
出差人员回到单位后应及时办理差旅费的报销手续。首先，出差人员到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，如出差事由，出发到达的时间、地点，乘坐的交通工具的车别、等级、金额等等，并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在报销单的背后，经所在部门和单位有关领导审查签字后，送财务部门，财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法，按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等，对差旅费进行结算，编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。
对于差旅费的开支可以实行不同的管理方法，各行政机关、事业单位、部队等一般都要求实行总额包干办法，即出差人员的住宿费、交通费、伙食补助费等实行分项计算，总额包干，调剂使用，节约奖励，超支不补的办法，对交通费、住宿费、伙食补助费等规定一定的包干标准，超过标准部分由出差人员自理，低于标准部分按一定比例发给出差人员作为奖励。企业单位可以实行实报实销办法，也可以参照行政机关实行总额包干办法。各单位可以根据上级主管部门和本单位的具体情况，制定本单位人员的差旅费开支管理办法，便于本单位有关人员遵照执行。
各单位在制定本单位的差旅费开支管理办法时一般都规定有差旅费的开支标准。比如，出差人员出差期间可以乘坐卧铺而不买卧铺票的，按硬席座位票价的一定比例发给出差人员；出差伙食补助费不分途中和住勤，每人每天补助标准，一般地区20元，特殊地区30元等。出纳人员应按规定对报销单据和记账凭证进行审核复算，如交通费、住宿费金额是否符合规定标准，伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等的计算是否正确，记账凭证和报销单的金额是否一致等，审核无误后才办理现金收付。对实行定额备用金的，按实际报销金额全部用现金付给报销单位或工作人员，实行非定额备用金的，将出差人员多借的现金收回，少借的部分补给出差人员。
下面是某公司的差旅费报销的有关规定。为了合理控制差旅费，有效降低成本费用，本着“费用包干，超支自负”原则，经公司研究，特制定差旅费控制规定：
（1）出差实行审批制度，出差人员出差，由其填写申请（写明事由、时间等），所在单位负责人批准报分管副经理批准后，方可出差；不按规定办理的不予报销，费用自理。
（2）差旅费必须当月发生，当月报销，当月不能返回报销的须经董事长或总经理批准同意后于次月报销；否则过期不予报销，票据作废，费用自理。
（3）出差人员车票及补助费按一个往返填写一张报销凭证，超过范围和规定标准的部分不予报销；会议安排的住宿和陪同客人一起住宿的，超标准部分经董事长或总经理批准，方可报销。
（4）出差实行只报往返车票、火车票补助和每天给予的规定费用补助（补助包括住宿费、市区内交通费、通讯费、生活补助等）。出租车费用原则上一律不予报销。如有特殊情况事前必须请示总经理，报销时总经理在出租车票签字方可办理。
（5）不同单位人员一起出差的要分别填写、报销。
（6）承包单位人员从事承包内容以外的额外工作，所发生的差旅费由公司承担，须由董事长批准后报销。
（7）差旅费报销时，由经办人填写“差旅费报销单”，经单位负责人签字，审计人员签字或盖章，分管副总签字，报董事长（总经理）审批，财务副总签批后，到财务部报销。审计人员可按合理审减额提成，如出现敷衍了事，一经查出，对审计人员处于违规金额一倍的处罚。报销时，员工应填写“差旅费报销单”，并附有车、船、机票、住宿单等需报销的发票，住宿单据一定要填写齐全，如：住宿人、时间、天数、人数等，否则不予报销。
（8）乘坐火车软卧、轮船二等以上舱位、游轮、飞机、豪华卧铺汽车事前须总经理请示，报销时有总经理签字批准；否则，费用自理。
（9）一次报销费用超过500元的，必须有董事长批准。
（10）费用报销时，财务账面有借款的，要先冲销借款，不得支付现金。
