4.4.1采购卡采购的涵义
1.定义
采购卡采购即是指采购人使用财政部门选定的某家商业银行单位借记卡支付采购资金的行为。采购卡中的资金额度可以根据采购机关一年内小额采购的预算金额来核定，也可以按照项目预算来核定。采购卡必须由指定人员持有。
采购卡最早是在1986年出现于美国。在西方发达国家，结算网络比较健全，采购卡一经使用，就会通过银行反映到国库。尽管如此，各采购机关也必须按月向财政部门提交采购卡使用情况的报告，包括采购的时间、物品的名称、数量、价格等。我国政府于20世纪90年代末也以地区为单位，开始推行采购卡。香港特别行政区政府采购实行集中采购制度，而小额物品则由各部门采用采购卡的形式直接采购。
2.应用流程
采购卡采购方式的应用流程主要包括以下几个步骤：
（1）与有关银行签订协议。
这是企业或者政府应用采购卡的基础，实际上是与银行一起搭建一个共同的电子商务资金运行平台。银行负责采购卡的发行，让采购卡能够顺利完成支付功能。在这方面，有着成熟的信用卡机制可以借鉴，很安全，人员授权方式等技术也完全不是问题。但是，采购卡还有许多细节问题需要被讨论，如禁止资金分割问题，如果某台设备价值3000美元，超过持卡人2500美元的授权金额，如何避免持卡人与供应商合作，分两次支付来采购设备。另外，采购卡的转移、遗失、补办等细节还需要讨论。
（2）选定供应商。
大型企业和政府通常采用公开招标的形式来选定供应商。在企业中，因为总采购金额有限，指定供应商投标的形式更为普遍。企业往往根据零星物资使用部门和其他相关部门的推荐，指定几家供应商投标。中小型企业还会主动寻找信誉好的供应商与他们签订采购卡采购的协议。
（3）授权非采购部门人员。
这涉及到企业内部授权的问题，一般根据企业或者部门的规定对非采购部门的有关人员授权。在授权非采购部门人员以后，通常需要对他们进行系统的培训。
整个采购过程分为七步，即：
①？确定采购需求。
持卡人要保证使用部门的需求是合理和明确的，通常要求使用人以书面的形式按照指定的格式提出请求，包括采购内容描述、采购数量、采购的大致金额、需求具体时间、运输送货指导性建议、采购理由以及使用人的个人签名。
②？审定采购物资是否在授权范围之内。
持卡人根据使用人的书面请求，根据政府或者企业采购制度的规定，审核该物资采购是否在授权范围以内。
③？保证采购额度合理。
对单次采购金额和每个月的采购金额都有规定，一般严格禁止持卡人采购单台设备时，将采购金额分割来保证金额在额定范围之内。
④？审核采购源。
这一环节主要保证供应商能够按时、按质、按量地将产品送到所需要的地点。如果指定的供应商不能够满足持卡人的采购需求，持卡人可以选择其他能够接受采购卡的供应商。不过，这隶属于例外采购的范畴，往往需要持卡人向政府的采购部门或者企业的采购中心做出书面的例外说明。
⑤？进行采购。
持卡人可以采用柜面交易、电话或者传真交易、邮购、E-mail或者Internet等多种形式进行产品订购。对产品的运送方式、海外采购的形式、缴税的方式都详细的说明。
⑥？记入采购日志。
持卡人要将每笔采购数量、到货批量、采购付款情况等记入采购日志。
⑦核对采购账户。
按月与银行对采购账户进行对账是一项十分重要的工作，不容忽视。
4.4.2采购卡采购的基本特点
信息技术的发展，特别是电子商务的发展，使得采购业务流程简单化成为可能，而采购卡类似于信用卡，是电子采购的一种工具。采购卡采购具有其独特的优势，它的基本特点具体体现在以下几个方面：
（1）采购过程无纸化，响应速度快。
持卡人不需要任何审批手续，就可以直接向指定的供应商采购，实现采购过程无纸化，大大加快了产品的响应速度。这种采购方式可以免去向供应商下订单、与供应商签订采购协议以及产品的详细运输合同等繁琐的手续，而直接采用柜面交易、网络采购或电话采购等形式向供应商采购，使得采购部门能够尽早订到所需的产品。供应商也会根据持卡人的要求，直接将产品送到使用部门，大大提高了存货的周转率，也加快了产品的响应速度。
（2）采购业务流程简单化。
采购卡是企业与银行联合开发，通过企业的上层采购部门，对基层或者其他部门的有关人员进行授权，让他们能够不通过采购部门，自主地向企业的合格供应商采购本部门所需要的零星物资，一般单次金额也在2500美元以下。有关部门的采购数量、获得的采购折扣、采购金额、缴税情况、供应商的状况等相关信息都能够在采购卡的数据库中采集，通过相应的发卡银行将这些信息传达到企业的上层采购部门。这些信息还能够实时地直接导入企业的ERP系统中运行，大大简化了企业的采购业务流程。
（3）采购成本较低。
采购卡的应用增加无纸化作业，在简化采购流程的同时也会降低采购成本，如降低订单处理成本和行政费用等。
（4）一种企业文化的铸就工具。
采购卡赋予非采购部门的人员一定的财权，让他们在一定程度上自由使用资金，制度权力增加的同时也强化了他们在本部门的威信，增加了他们的工作满足感和成就感，在一定程度上能够培养他们对企业的忠诚感。企业的组织结构必然会随着采购流程的改变而适当地进行调整，从而影响企业文化。
（5）可以密切与供应商的关系。
应用采购卡后，供应商成为了企业或者政府的定点采购对象。供应商为了得到更多的份额，会更重视企业，积极与企业搞好关系。
4.4.3采购卡采购中的舞弊手段
采购卡采购作为一种电子化的采购方式，具有便捷、简单、无纸化的特点，但在其应用过程中，也出现了很多的问题，滋生了不少腐败舞弊的行为，具体的舞弊手段主要表现在以下几个方面：
（1）采购中心不看产品实际收发和使用情况。
持卡人既是采购者，又是部门产品的使用者，采购中心审核时一般不会看产品实际收发和使用情况，这种机制本身缺乏独立性。这要求持卡人必须具备高度的责任心，否则很容易滋生腐败。
（2）未及时更改采购卡。
采购卡的发放和审核一般是以年度为单位，当持卡人调换部门或者改变工作职责时，相应的采购卡账户却没有及时更改，从而导致采购卡偏离原来的用途，阻碍了采购活动的顺利进行。
（3）在同一供应商处多次小批量购买。
在采购卡采购中，为了避开金额的限制，持卡人可能会在同一供应商处分多次小批量购买产品，导致运输费用的增加，进而导致整个采购成本的增加。
（4）票据不全，部分资金处于灰色地带。
持卡人进行零星采购时，许多情况下采用一手交钱，一手交货的形式，票据并不齐全，往往需要持卡人事后进行说明。当持卡人受到质疑时，持卡人并不能够明确说明该资金是用于部门需求还是个人需求。这样，相当一笔资金将处于灰色地带，为商业贿赂等腐败舞弊行为提供了机会。
（5）持卡人到非指定的供应商处采购。
当持卡人用采购卡进行采购时，资金直接从发卡银行转到供应商处，持卡人同样可以与非指定供应商进行交易。但是他们这样做，一方面减少了指定供应商的采购金额，伤害了他们的感情，另一方面也会损害企业采购中心的诚信度，导致他们在下一次选择供应商、进行价格谈判时遇到障碍。
4.4.4防范技巧
为了防范采购卡采购中的腐败舞弊行为，我们必须掌握一定的防范措施和技巧。具体说来，主要应掌握以下几点：
（1）要加强采购卡采购的网络环境建设。
采购卡采购作为一种先进的电子商务采购方式，应该逐步加强宣传和引用。在已经展开的信息基础设施建设中，应该把使用诸如采购卡等先进采购方法的配套条件，作为网络建设的重要内容来统筹安排。在有条件的地方，还要进行试验，以创新和丰富我国的采购方法体系。此外，还要进一步吸引供应商，做好联系银行、网络建设和鼓励监督与廉洁的组织文化等方面的工作。
（2）要加强采购卡采购的制度建设。
要加强采购卡采购的制度建设，一是要加强会计公开制建设度。要将会计处理系统与采购分开，成为独立的检查和调控采购行为的有效“检查点”。采购人员可以在经授权的情况下，修改会计信息，为争议的处理提供有效的方式。二是内控机制要有效，激励机制要合理。在货币形式的采购中，采购资金由自己支配，因而有获取收益最大化的动力。而采购卡采购似乎缺乏这种激励，但个人账户的设置可以促使个人考虑成本和收益。此外，还要注重精神激励，做到激励与监督并举，并在健全的法制下，促使采购人员圆满地完成任务。三是要加强采购服务中心主任负责制的建设。采购服务中心要全面负责采购银行卡管理系统的日常管理工作，建立所有采购项目的发生时间、地点、金额、商品种类、交易金额、采购单位等明细内容的采购清单数据库。同时，还要制定并落实工作人员守则、岗位人员职责和业务培训计划等相关规章制度。四是要加强采购银行卡使用登记管理制度的建设。要分工专人负责，对银行卡制作、发放、使用、挂失等微观管理做出具体规定，并组织业务技术人员做好宣传服务和具体帮助指导工作。
（3）要加强采购卡采购的程序建设。
要加强采购卡采购的程序建设，对采购卡使用程序要本着精简采购过程、简化审批手续的原则，进行合理的建设，对每一步进行成本与效率分析，找出所耗成本与在这个过程中所花的时间。同时，寻找“最佳实践”方式，在各部门中开展示范和推广工作。
（4）要加强采购卡采购的辅助建设。
加强采购卡采购的辅助建设，主要包括加强组织人员培训，进行组织重组，开拓新的就业岗位，提供信息服务等方面的工作。如果辅助工作做得不好，同样也会影响采购卡采购的实施。
（5）要实行采购银行卡分级授权管理运行模式。
实行采购银行卡分级授权管理运行模式，即是要按照政府机关事务管理局与商业银行关于建立采购银行卡管理系统合作协议所规定的权利和义务，在采购服务中心工作的银行工作人员根据进账单录入单位资金，对采购单位资金安全和银行不透支负完全责任；采购服务中心根据进账单资金的用途，对采购单位资金分配到采购项目和每项采购资金在采购活动开始前到位负完全责任；中标供应商对采购单位的银行卡限额不能透支负完全责任。
（6）要加强对电子审批手续的技术管理。
加强对电子审批手续的技术管理，要实行设备设施定期维修保养制度，及时解决系统使用过程中发生的各种故障，保证对采购单位与采购项目管理、采购资金与账务处理、采购交易与资金清算、采购物品管理与资金使用情况监督稽核的管理功能与结算功能。
（7）要采取分类实施与循序渐进相结合。
在使用采购卡进行采购时，需要采取分类实施与循序渐进相结合的办法，逐步扩展采购银行卡管理系统的兼容范围。
4.4.5案例评析
案例一：
某省市财政局借鉴国外的成功经验，采用政府采购支付卡加上网络管理的办法，探索出一条适合我国财政支出的有效途径。经过2009年和2010年上半年的实际操作，该套系统可供财政、审计、稽查、监察、人大开展网上实时电子审计，实现轻点鼠标就可看如何花钱。
政府采购卡是由政府机关和金融部门共同发放的一种电子货币卡，分为采购支付卡、加油卡、监督卡三种。而该省市政府采购支付卡主要应用于协议加油、维修、保险、购买办公用品等。采购中心负责供应商的选择和管理、采购单位及其车辆信息的管理，并可以通过用户查询系统查询车辆消费明细。供应商负责提供公务用车的加油、保险和维修等服务。通过这个流程，实现采购部门对用车单位实行从加油、维修、保险、用品、会议的审批到维护全过程的动态追踪，建立了所有公务用车服役期内的消费档案，以备管理、审核。解决了过去手工记账、对账而造成的报表不及时、重复劳动等问题，提高工作效率，集中政府资金，加强了廉政建设。
根据政府采购支付卡存储量大、便于携带、易于使用、安全性高的特点，该市政府采购办实施一车一卡、专卡专用，用户可以通过该市政府采购网站随时查询各单位公务用车的加油、维修、报送、结算、保险数据。
从上述某省市政府采用采购卡开展采购活动的实例中可以看出，采用采购支付卡进行采购具有十分重大的经济、社会和政治意义，具体体现在以下几个方面：
（1）采购卡的经济意义。
采用采购卡结算，资金从卡上进出，可以减少现金流动量，避免资金被挪用、非法占用、贪污盗窃；加油、维修、保险、购买商品经过公开招标，价格可以降低；可以避免虚假发票，节约财政支出；对于已经采用政府采购卡的地方，可以节约采购资金；可以实现无现金报销，杜绝虚报采购费用；可以了解车辆行驶路线，在一定程度上约束跑私车的现象；可以节约维修厂招标费用和保险费用；可以集中资金办大事，克服资金分散容易导致资金被挪用、贪污和不利管理的缺陷。
（2）采购卡的社会和政治意义。
采用采购卡进行采购，可以规范财务管理，便于财务公开，便于开展人大、群众实时监督；可以创造公平竞争的社会环境，有利于社会安定团结；可以从技术上防止政府部门支付中存在的腐败行为；便于开展在线审计、在线监督工作，及时纠正支出的漏洞；可以从源头上防止腐败的发生；可以净化社会风气；便于财政预算的编制，各种车辆的实际费用、各项财政支出可以在线进行查询、审计，节余、超支的情况一目了然；可以采用先进技术，提高政府管理水平。
案例二：
南方某市政府采购中心于2009年初在全国首创政府采购银行卡。该市政府采购中心与中国建设银行该市分行合作开发了“政府采购银行卡管理系统”。该系统独创了政府采购分级授权管理的新模式：首先，由银行确保采购资金安全和资金不透支；其次，由采购中心将单位采购资金分配到相应的采购项目，对每项采购确保资金先到位；第三，对每张卡进行限额管理，不允许超限额使用。
系统在实际运行中，通过银行在各定点供应商（如油站）的POS机与中心服务器联网来履行电子在线，即时审批手续。在刷卡交易完成后，可以及时掌握交易情况（如交易发生时间、地点、数量、金额、交易商品种类、采购人等），并可随时查询历史交易记录，利用系统功能自动生成不同类型的统计报表，极大地满足了日常管理的需要。
目前，卡系统在启用初期开通“加油”一个项目的基础上，已陆续开通了政府采购领域的其他项目，包括车辆定点维修、保险、公路规费，定点印刷，办公用品和药品采购等。该系统在珠海投入使用以来，已产生了巨大的社会效益和经济效益。以定点加油为例，由于严格实行了“一车一卡，对车号对卡号加油”，堵塞了加油中的漏洞，有效地控制了财政支出，实际用油量比预算少36%，2009年在油价平均上涨20%和车辆不断增多的情况下，全市公务车辆加油比上年节约601万元。
上述案例中，南方某市政府开发应用“政府采购银行卡管理系统”，在全国首创利用银行卡结算代替现金交易，具有很大的开创性意义。采购银行卡作为众多采购卡中的一种，是一种电子化的采购工具。采用这种采购卡进行采购，可以实现采购各方的网络互动及采购业务的全程电子化，同时也可以实现采购单位零距离全天候采购、供应商零成本远程报价、国库支付中心网络结算以及刷卡支付等。此外，政府采购中心搭建网络平台，可以实现在线记录，规范服务，也可以帮助监察、财政、审计部门等部门实现网络监督和实时跟踪，从而实现规模、效益和监管的集中，避免“回扣”和“腐败舞弊”现象的发生。
