作为一个秘书，在写作时一定要注意语言的准确性。
第一，要认真辨析词义。
写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。因为，在汉语中有大量意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。
第二，要讲究语法和逻辑。
公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。（1）句子成分要完整。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不可少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺；（2）句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通；（3）造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。
“升职笔记”法国著名作家福楼拜曾经说过：“要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。”
