信函也就是平时所说的公函，是为开展各项业务而用的，因此又称之为业务信函。它在现代社会的运用极为广泛，尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展，各类业务用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。
业务信函因业务的不同而有许多种，一般来说，各种信函都有自己的独特之处。但是，这些信函也有许多共同之处，其中最大的特色是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。
业务信函的内容完全取决于业务的性质，比起私人信函来，它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时，即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语、拖拖沓沓。为把握起见，这种信函最好还是先拟一草稿，反复修改再誊清或打印。在这样的信函中，出现错字病句，都是对自身形象的损害。
业务信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人，你可以称“×××先生”或“×××女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，而我国习惯加“尊敬的”一类。如果想建立持续的业务联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向，比如，我国中式的，可以直接改称“××兄”，或省去姓写“×××先生”。如果对方的回信也如此称呼你，说明他认可了这种关系，如若不然最好还是沿用原来称呼。
业务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或小姐），且在前边加上“尊敬的”一类字眼；以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“服务员小姐”一类。结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“×××先生”，落款就是连姓带名的“×××”；称呼是不带姓的“××先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的业务用函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。
一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此二项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。
下面介绍对几种信函的要求：
邀请信礼仪
这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容都比较简单，但措词要讲究，既要诚恳，又不能让对方觉得像是要挟。收到邀请的人无论应约与否，都要及时回复。
推荐信礼仪
这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。收信人一般是某个组织或单位，也有私人，比如推荐任某人的业务助理或合伙人等。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度上也要适当，要留有余地，不可强人所难。
聘任信礼仪
实际上，在许多情况下，请柬和聘书就可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重、恳切。请人任职，可以发聘书，但为对受聘者表示器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的完善和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。聘任信写来要充分体现诚意，其内容最要紧的是写明拟聘担负的职务、责任以及酬劳等。
商洽信礼仪
这是单位或个人间因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是在个人间还是在组织间，首次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。商洽函应该恳切，采取征询的口吻，不能显出强加于人的样子。
庆贺信礼仪
庆贺信是一种运用比较广泛的信函，私人信函中也较多见。作为业务信函的庆贺信，大多是组织、单位或代表组织、单位的个人发出的。某个团体、企业的成立，某次重要会议的召开，某项工程的竣工以及其他所有值得庆贺的事件的发生，都可用此种信函表示庆贺。商业性的庆贺信写来可以随便一些，信中允许存在一般的夸张、溢美之词，但政治性、社会性的庆贺信，却要实事求是，评介要恰如其分，言词也要郑重。
致敬信礼仪
这种信函的对象通常情况下是个人，有时候也有团体，但这种时候不是很多。写信人可以是个人，也可以是组织。信的内容主要是称颂收信人的业绩、贡献，表达对他的敬意。如果对方曾关怀、帮助自己，信中也要提及。这种信函一般宜写得欢快、热情。
慰问信礼仪
当亲友、同事或其他与自己有关系的人或团体遭遇到不幸时，无法前去探望而发出的信，就是慰问信。这种信绝不限于亲友间，单位（或其代表）亦经常发出此种信函。一封真切动人的慰问信，会给对方带来莫大的欣慰，增强对方克服困难、战胜灾难的勇气和力量。慰问信的内容是表达关切之情，劝慰对方不为遭遇所难，鼓励对方鼓起勇气克服困难。这种信切忌以不必要的言词勾起对方的痛苦回忆，更不能责备对方的过失。慰问信要写得真挚诚恳，同时还要及时写好、及时发出，否则就没有意义了。
吊唁信礼仪
这是祭奠死者（吊）、慰问家属（唁）的一种信函，信的内容亦即悼念死者，劝慰家属。这种信要针对具体对象而遣词命意，文字要庄重、朴实，感情要真挚。吊唁信是不能亲临悼念、慰问才用的，所以应及时发出。吊唁信一般是发给丧家（私人间）或治丧组织（组织间）的。如果需要更快地达致对方，也可以用电报，这也就是唁电。
感谢信礼仪
感谢信是为感谢对方的关心、支持和帮助而写的书信。它的对象及事迹，一般都和写感谢信的人有直接的关系，所以，应满怀感激之情，把对方对己的帮助、支持概括地写出来。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵。
（1）感谢信的格式。
①第一行正中写“感谢信”或“致×××的感谢信”等字样，字体要大些。
②顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。
③从第三行空两格起，写感谢的内容和感激心情。
④结尾写上表示敬意、感激的话，如“致以最真挚的谢意”或“此致”、“敬礼”等。
⑤最后署单位名称或个人姓名，并注明写信的年、月、日。
（2）注意事项。
①要把被感谢的人物、事件，准确地叙述清楚，使对方能够回忆起来或让他人了解清楚。
②应满怀感激之情去议论和评价事迹的深刻含义，并表示谢意和学习的决心。
