一、秘书写作技能
秘书为领导写作的过程，就是领会领导意图，学习领导的思维方式，学习上级领导艺术的过程。
（一）起草办公文稿
1.办公室的文字工作
（1）记录与誊写。这是对秘书进行文字训练的一种基本工作，也是一种辅助性的文字工作。记录，就是记录领导人的口授指示、文稿、会议发言以及电话等。誊写就是把领导人或其他工作人员起草的字迹潦草或因修改而勾划较乱的稿件，抄写清楚，然后交付打印或使用。
（2）摘抄电信、文件、报刊等文字材料。因为领导人一般工作繁忙，没有时间每天阅读大量的电信、文件、报刊等文字材料，所以通常由秘书先阅读，将其中的重要内容选出来，勾划出重要观点与段落，按轻重缓急的程度报送领导，或摘抄出其要点、重点，编写成概要文字，交送领导。
2.撰拟文稿的体裁
撰拟文稿的体裁主要有以下几种：
（1）公务文书。主要有十几种。
（2）机关记叙文。如会议简报、工作总结、调查报告等。
（3）机关论说文。如建议书、讲话稿、宣传提要等。
（4）机关应用文。如贺电、书信、贺词、请柬等。
3.起草文稿
这是秘书写作的主要部分。起草文稿就是代机关或领导人立言。起草文稿，一般包括交拟、拟议、起草三个程序。
（1）交拟。机关秘书接受领导或机关布置的写作任务，就是交拟，交拟就是交给写作任务。
交拟的方式有：
①领导人出题目，讲目的要求和总原则，或领导人口授文稿的主要观点，由工作人员据此拟纲，收集材料，进行论证，形成文字。
②领导人口授内容，秘书进行记录后，加以整理、润色，或对其文章所用的数据、材料进行补充、核实、加工，最后誉写。
③办公室群体合作起草文稿。通常由一人或数人主笔，其他人参加讨论，在讨论的基础上再修改加工，一些重要的文稿、内容多的文稿以及篇幅大的文稿多是通过这样的合作形式产生的。
（2）拟议。是指从交拟开始到正式动笔起草前的全部酝酿准备过程。拟议的工作主要有：
①定题，即确定文稿的主题和拟定标题。主要是对发文目的、意图、要求进行深入的思考或讨论。正确领会发文机关和领导的意图，明确发文所应有的针对性、实践性和必然性。
②取材，材料是秘书撰写的基础，只有在收集到符合客观实际情况并且全面充分的材料以后，才能考虑动笔。
③拟纲，在对材料进行初步分析、安排的基础上，拟写出提纲后交送有关领导人审定。审定通过以后拟议即告结束。
（3）起草。拟议结束以后，进入文稿的具体撰稿阶段，即起草文稿，这是形成文书的直接步骤。
秘书起草的文稿要如实反映党的路线、方针、政策及其贯彻执行的情况，内容要实在，重点要明确。起草文稿必须采取认真负责、严谨求实的态度，做到中心突出、层次清楚、用词恰当；标点正确，文字简练。拟稿要用钢笔或毛笔，不可用圆珠笔、铅笔或红色笔。
秘书起草文稿要按审定的写作提纲进行。如果在写作过程中对提纲作修改或变动，应及时向有关领导汇报。
一般来说，秘书要拟好文稿，需把好政策关、写作关、事实关、数字关、文字关等“五关”。文稿起草后，要经过审核、修改、定稿等环节，才能由办公室领导人签发。
（二）校对程序和方法
校对，是文稿正式成文前的重要环节，校对的目的是保证文稿的准确性。
1.校对的程序
通常，文稿在缮印过程中执行的是三校制度。
一校必须按照原稿逐字逐句地校对，把文字、标点符号等方面的错误基本消除。如：错别字、多字、颠倒字、错体字等，予以大体解决。一校后，校对者应在校样上签上名字和校对时间。
一校有两种办法，一种是由起草者（秘书）进行一校，一种是打字员对着原稿自校。两者相比，前一种方法较好。原因是起草者对文稿较熟，便于发现错误，通过校对，也能及时纠正原稿中存在的质量问题，以及了解已被修改的部分。
二校一般由总核稿员进行。同样应按原稿校对校样，逐字逐句地进行校对。除消灭一校时发现应予消除的各种错误外，还要协同文印部门进行有关版面、规格的检查，统行、缩面的检查和调整。在校对文字、检查版式时，还要注意前后字体的用法和规格的统一。核稿员校对后，交文印部门改正。改正后，还需从头至尾默校一遍，在确认准确后，在校样上签上姓名和校对时间。
三校，即最后一次校对，最好由部门负责人进行。这次校对，注意力应遍及全部排样，包括封面、目录。注意封面、扉页等的统一，注意目录、正文标题、附件序码等的统一，对整个印件的各个组成部分作通体全面检查，必要时还需再通读一遍，以求内容正确无误。
2.校对的方法
校对经常使用的方法有折校、看校、读校、对校等四种。
（1）折校法。即目前通用的单人校对法，也称比较法，就是把原稿放在桌上，把校样轻折一下，用两手手指夹住压在原稿上，逐字逐行对齐对准原稿校对。做到能一眼同时看清楚原稿与校样的字句，发现差错，及时在校样上改正。这种方法需校样和原稿上的文字相互紧靠，校对者眼明手快，才能保证质量。
（2）看校法。即在认真进行一校、二校无误的情况下，离开原稿再认真默读细看一遍，这比较容易发现错误。如遇疑问，再看原稿。经过全面检查，如确实没有问题，即可在大样上签字付印。
（3）读校法。就是两个人合作，一人读原件，一人看校样。然后两人互换，再读校一次。读时需逐字逐句连标点符号都读清楚，速度、音量均适当。如有紧急情况，亦可一人读，二人或三人看校样。读校法适宜在原稿混乱、竖排横排与原稿不相吻合的情况下使用。
（4）对校法。就是一人既看原稿又看校样。一般原稿放在左边，校样放在右边，先看原稿，后对校样；左手指原稿，右手执笔，点着校样，逐字逐句地校对。这样做，既能保证质量，又不影响别人办公，利于保密，但速度较慢。
二、记录及录音整理要求
（一）记录的要求和方法
在日常工作中，秘书常常需要做记录工作。记录，就是记录领导人口授指示、文稿、会议发言，还包括电话记录、值班记录等。
1.值班记录
秘书值班记录一般有三种：值班接待记录、值班电话记录、值班日志。
（1）值班接待记录。接待记录不但要记好，而且要在一定时间内存档。它是一个单位对来访问题的处理环节，涉及国内外、上下关系。
接待记录要有编号，依次记录来访人姓名、单位、时间、内容。“处理意见”栏要记接待人的承办意见，较重要的问题要记领导人的批办意见。最后署上接待人的姓名，以明确责任。
（2）值班电话记录。秘书在日常工作中，遇有重要内容的电话，均应做好电话记录。电话记录是向领导人汇报、备忘或备查的依据。所以，电话铃一响，秘书就应左手拿话筒，右手握笔，做好记录准备，尤其是当办公室只有一人值班的时候。
电话记录没有统一的格式，其构成通常有以下几部分：来电时间、来电单位、来电人及其电话号码，来电内容，处理意见和领导批示，接电话记录人。
根据这几部分，秘书在接电话时一定要准确掌握电话内容，即：要问清对方是什么单位、什么人、有什么事、是否需要回电；若要回电，则希望得到什么样的答复，跟谁联系，何时联系及联系方式，并请对方留下电话号码；听完之后，应当将主要内容复述一遍，确认有无听漏，如有疑问，应追问清楚，以准确地做好记录，防止影响工作。
（3）值班日志（值班日记）。秘书应以一天为单位或一个班为单位，记录值班室一天或一班中遇到的情况和经历的主要工作。它是值班室内部的记事册，有利于下一班人员了解本值班期间发生的情况，以保持上、下班处理问题的连续性；有利于领导了解值班室的情况，并可作为检查、考核值班室工作的依据；有利于查询已经过去的事件的时间及情况，在必要时，也可作为证据。值班工作记录应当填写及时、准确、清楚、简明。
2.会议记录
会议记录是指在会议期间，由秘书当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的文字材料。会议记录的要求是：快、全、准。
会议记录是会议活动中产生的重要原始文书，它具有介绍作用、依据作用、参考作用。根据采用手段的不同，会议记录可以分为机器自动记录和手工记录。记录方法有两种，一种是简要记录，即只记录要点，如会议议题、发言要点、结论、决定事项等。这种记录方法要防止曲解发言者的原意，使记录失实。另一种是详细记录，详记是把重要会议或会议中主要决议、关键性内容、重要问题和言论，原原本本记录下来。这种记录必须忠实于原意，做到有言必录。记录时可采用速记法和录音法，会后再进行整理。当然，会议记录采用何种手段与方法，应根据会议的性质、目的、规模或会议的讨论发言、决议的内容来确定。
会议记录的内容一般分为两个部分。第一部分是召开会议的基本条件，是记录员在主持人宣布会议开始前记录的，包括会议名称、开会时间、主席或主持人、中心议题、出席人、列席人、工作人员及其他人员、记录人等。第二部分是记录文书的正文，记录会议内容，即主持人的讲话、会议报告或传达的事情、讨论的主题、作出的决定等。这部分的记录一定要有条理性，每一记录要素都宜单独成行，发言记录应以一个发言为一个记录单元换行分隔。
3.速记
速记不仅是一种专门的学问，也是一种技巧性较强的技术，它的功用极其广泛。对于秘书来说，速记有多方面的用途，如，可用于会议记录，用于接待记录、电话记录、摘抄资料、起草文稿等。
速记是使用特别简单的记音符号和词语编写符号迅速记录语言的方法，它与一般文字不同，在记录语言时有文字的作用，但不像文字那样具有严格的社会性、规范性和明确性，可以任意简化，只要使用者能识别即可。速记是采用拼音方式写成音符，然后加以简化。因此，速记记录一般要经过整理，将速记符号转写为通用文字后，别人方可利用。速记符号的设计，各派有所不同。主要有：斜体式速记（也叫草书式速记）、几何体速记、流线型速记、综合型速记。
目前，汉语速记多使用线条式速记。各种流派各有所长，可根据各自的需要和喜好选择不同的方式。
对于秘书来说，学会速记，不仅可以节省大量时间，提高工作效率，而且能锻炼捕捉语言、追及思维的能力。
（二）录音整理的步骤
录音也是秘书必须掌握的工作技能。一般在大型会议、外出调研、采访、接待及领导人有特殊需要的情况下，可采用录音记录。
1.口授记录机
口授记录机主要有三大类。
（1）供大的组织机构使用的中心口授记录网络系统，或是使用电话网，或是使用单设的线路网。
（2）放在案头的口授记录机。
（3）手握式（可装在衣服口袋里）录音机。
远距离口授记录系统，通常是用几台录音机，通过安装在其他办公室里的口授器远距离操作。这种系统特别适合于大的办公机构使用。
远距离口授记录系统通常传送的口授内容都是较平稳地说出的，这使得打字员较容易就能控制打字速度，均匀地打牢记录。
中心式口授记录设备可分为三大类：
录音库式。一组录音机设立在打字中心，通过电话与整个机构中的各个授话点连接起来。打字员的桌上都配备有记录打字机，口授者与打字员的通信联系通过一名主管人员进行，因而口授者和打字员不能直接通话。
串联式。记录打字员的桌上配有一套“串联式”录音装置，口授点与该录音装置用电话接通，口授者可与打字员进行直接通话。
直通式。通过直接传话设备，远距离控制的口授点将口授材料直接传给打字员。口授和记录可同期而且相互独立进行。
将录音材料整理成文字时，一般分为三个步骤：
第一步，弄清讲话者的身份和要求。
（1）注明讲话者的姓名、职务和所在部门；
（2）讲话者是否希望某一内容被优先处理；
（3）讲话者是否需要副本，并附上有关文件；
（4）该内容的文字记录应发送对象的姓名、地址；
（5）该份材料是否急要，若急需的话，一定要尽快整理出来。
第二步，录音内容的归纳整理。在录音内容的归纳整理过程中需注意：
（1）录音内容将作何种文件处理（是内部使用还是对外使用）；
（2）注意段落的分隔割；
（3）注意口授信函中使用的称呼；
（4）在整理过程中注意使用符合讲话者原意的标点符号；
（5）注意领会讲话者语言、语速变换的含义，尤其注意录音中的特殊指示和连同录音材料一起更改的指示；
（6）注意采用适当的合乎规范的结束语。
第三步，录音整理后文字材料的核实。
（1）对录音材料中的任何可疑之处都应与口授者或领导人进行核对；
（2）对任何一个词的书写有怀疑时，应与词典查对；
（3）检查是否填入适当的标点符号，并适当地加以分段；
（4）每份记录稿件一定要打印正确，在正式打印前，一定要把每一个字都检查一遍，以确保准确；
（5）应以最快速度将急要的材料整理成文，并经核查交给有关人员。
2.秘书采用录音记录的优点
（1）可以节省速记打字员的时间；
（2）录有口授材料的盒式磁带可以邮寄，这样，连打字工作也可以被省略掉；
（3）口授录音机可以用来对整个会议、讨论或讲座的进程进行录音；
（4）可以选择任何时间进行口授录音；
（5）打字员无须再面对一份书写很乱的草稿进行破译，任何不熟悉的词可以在机器上反复播放，直至听懂为止。
录音记录虽有不少优点，但也有它的弊端：
（1）录音机不可能标明说话者的姓名，因而在有几个人讲话的会议上使用录音机作记录就会造成不便；
（2）录音材料中的疑点、疑问，在文字整理中往往难以及时搞清；
（3）在录音材料的整理过程中，某些字、词、标点的使用及分段，对整理者来说不如手工记录来得明晰；
（4）录音记录需要一套相当完备的设备及相关操作人员，相对手工记录而言，是不经济的。
因此，一般情况下，秘书的记录仍以手工记录为主。
三、通信工作技能
（一）接打电话的要求
1.通话要求
秘书使用普通电话通话时，通话的态度、语气往往是容易使对方注意的；又由于受到通话时间、通话声音的限制，所以通话人的反应要快，办事能力要强。这样，就要求通话人双方都应当做到以下几项要求：
（1）动作敏捷。秘书在电话机旁，动作一定要做到敏捷迅速，电话铃响，应马上去接。一般而言，在铃响三遍之前，就应摘机接听，否则就是失礼。接听过程中，记录速度也要跟上，不得漏记关键内容。打电话时，动作也要敏捷。
（2）态度和蔼。通话的目的是办事，而态度不好往往事倍功半，甚至于一事无成，给单位造成坏的影响。
秘书接听电话，要认真听清对方的每一句话，并按规定作好记录，切不可漫不经心，丢三落四，漏掉主要内容。如遇电话受杂音干扰，或因对方表达不清而情况不明时，要耐心询问，努力把问题搞清楚，对方通报的主要数据、重要情况记录完毕后，应向对方复述一遍，供其核查，如果有误记，应立即改正。
打电话时，态度也要认真，拨号时应当全神贯注，尽量避免错号和漏号。挂长途直拨电话，应查清对方区号（国际代码）和机号，按顺序一次拨完。电话接通后，应先搞清楚受话人确是原拟通话人后，方可交谈工作。重要情况和事项，不能随便托别人转告。传达指示、发布通知、通报情况等重要电话，应当按照拟定的草稿逐条告知对方，不得遗漏。关键数据人名、地名等，应复述多遍，以便对方听清记下。
（3）头脑敏捷。所谓“头脑敏捷”是指通话时双方都应反应迅速，头脑清楚。这是因为在电话上听话不比当面听话，当面听话不仅听得清楚，而且可以凭面部表情、手势动作来判断对方的意图。在普通电话上就只能听到一种比当面说话小得多的声音，通话时间又不能过长，如果头脑不灵活一点，势必问来问去还是弄不清楚，到最后，可能是电话听了，而事情办错了。
2.打出电话的程序
（1）秘书在打出电话前应做好准备，重要电话应列出提纲，人名、地名、时间、数据要核实无误，必需的资料应放在手边。打电话前应考虑对方上班时间，尽量找合适的时间。打国际电话时要考虑时差。
（2）打电话前对不经常联系的人员，应先熟悉一下他们的号码，或在电话簿、名片上做记号，以免看错、拨错。
（3）拨通电话后应先问好，接着自报家门、姓名，要请谁接电话等。说话应吐音清晰，音量适中，速度不紧不慢。重要内容提请对方记录，记完再请对方复述核实。
（4）如果要求的通话人不在或不便接电话，简单事项可请接听人记下转告，或者请转告回电或另约时间再打。通话结束，应礼貌地说“谢谢”或“再见”，方可挂断。
3.接听电话的程序和要求
（1）电话铃响三遍以内秘书听电话。再长时间不接电话，既对打电话人不礼貌，或使对方误以为无人接而挂断电话，又会因铃声而影响办公室其他同事的工作。
（2）秘书接听电话时，首先应说“您好”，紧接着自报家门。
（3）秘书应养成一手拿话筒，一手拿笔，随时准备记录的习惯。
电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间（准确到几点几分），最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。
电话记录单图示如下：
来电单位来电人来电时间年月日时分电话号码内容摘要：
领导批示处理结果记录人
（4）在通话时，如果对方接连讲话，接听人应“嗯嗯”作答，不可不声不响，使对方误会以为不在听，重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一遍，让对方核实无误。
（5）通话完毕，应礼貌地说“谢谢”或“再见”，接听人等对方先挂电话才可挂断，应贯彻“谁打出电话谁先挂断”的原则。
4.电话后续处理
秘书在利用电话处理工作时，应当注意如下几个问题：
（1）要集中处理。无论是上级或下级打来的电话，都会有许多内容要报告给主管领导，但也不必接一次电话就汇报一次，除了那些重要的、紧急的电话不得延误外，一般应将若干电话内容相对集中处理，有条理地作一次性报告，并说出自己的看法和意见，帮助领导处理问题。
（2）在处理电话过程中，通话内容要准确无误，尽量简单明了，同时还要注意礼貌。
（3）打电话时，既要加强请示报告，不在重大问题上擅自作主，又要发挥自己的主观能动性。凡是自己有把握处理的电话，就可以相机处理，而不必事无巨细地都向领导人请示报告。
（4）对电话内容的落实情况要搞好信息反馈。凡是上级电话指示中明确指出要有落实措施、结果并限定日期报告的，要按期报告。对下级的请示、报告的处理，一定要有时效观念，及时给予答复。涉及有关专业部门处理的事项，应在转达后，检查和督促这些部门及时答复。
5.电话使用及维护的注意事项
正确地使用，对于延长电话机的寿命、保障通信联络的顺畅十分必要。
（1）在使用电话机时不要用力拍压各按键、按钮；
（2）不要随便玩弄电话、乱拨号盘；
（3）话筒应轻拿轻放；
（4）话筒线不要打结、纽绞；
（5）使用话筒时，注意不要生拉硬拽；
（6）打完电话后，要将话筒切实放好；
（7）不要随意移动电话机的位置。
（二）信函
1.信件标准
无论是成批制发还是个别打印的信件，至今仍然是大多数人进行书面事务通信的方式。领导者也许要把一个工作日的50%或更多的时间用于处理信件，秘书应当记住下述这些有助于产生合格信件的简单事项：
（1）信笺应该用具有经得起修改、涂擦等良好性能的优质纸张制成。
（2）打字应该整洁、准确。
（3）信件中的基本部分（如日期、收信人姓名、地址、正文、署名）和其他部分，在纸面上的位置及格式应该与通常可接受的现代事务性信件体式中的某一种（如简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件或次行缩进式信件）一致。
（4）信件的语言应该明确简洁，符合语法规则。
（5）信件中提出的意见、看法应该具有严密的逻辑性。
（6）所有统计数据都应该准确、完整。
2.信函的基本格式
一封信件要能收到比较满意的效果，首先要规范信件的各个部分。事务性信件的各个部分，按它们出现的顺序排列如下，其中，黑体字的项目，不管信件的体式如何，是任何信件都必不可少的部分；不是黑体字的项目是否成为信件的组成部分，取决于信件的一般体式（如简式信件或块式信件）及信件本身的性质（如一般信件或机密信件）：
日期参照符号特别邮件符号收信人姓名地址注意行信首客套语
主题行正文信末客套语署名证明身份的首字母附件符号复印副本符号附言。
四、办公设备运用技能
（一）电话的使用
电话作为秘书最常用的通信工具，其设备种类及其繁多。下面我们就介绍几种常用的按键式电话机。
1.无绳电话
无绳电话由无绳式电话主机和无绳式手机两部分组成。无绳电话可为用户提供的服务有：使用者既可与主机作内部对讲，又可与主体共同使用一条主机所连接的外线直拨号码或接听电话；在主机需要保留与外线通话的同时，仍可与分机作保密式内部通话；主机、分机及外线还可同时召开三方电话会议。
用户使用无绳电话机时要注意以下事项：①要经邮电部门批准并接入电话网。②用户在申请安装无绳电话机前，应到当地无线电管理委员会办理登记手续。③无绳电话机应由电话局负责安装，用户不能自行加装在普遍话机上使用。④不宜在涉密单位使用。无绳电话机的主机和副机之间是通过无线电波连接的，因此用户的通话内容是在空间传播的，在一定范围内都能收到，如使用不慎，会造成泄密。因此涉密较多的单位和个人不宜安装使用无绳电话机。
2.程控电话
程控电话可为用户提供如下服务：转换呼叫，即转换用户，缩短间断时间；缩位拨号，对于常用的电话号码，可利用自身电话机或程控机缩位约减，减少拨号的按键次数；热线服务，提供用户进行咨询或参与的机会；呼叫等待，间隔一定时间的呼叫；三方通话，同时接通几方或多方通话；转移呼叫，拨话人转换地方后与另外的电话接通；遇忙回叫，由于工作或其他事情繁忙，由邮局代为呼叫对方，待接通后回呼；闹钟服务，定时铃声提醒用话人；免打扰服务，暂时的停机；缺席用户服务，提供记录；呼出限制，限事实上不允许呼叫的电话，由电话局管制；追查恶意服务，使一些恶意的人暴露无遗；会议电话，多方共接的功能；截接服务，插入正在通话的双方或几方；等等。
3.自动记录电话
自动记录电话大大方便了秘书的电话记录工作，省去了一边接电话一边用笔记录的麻烦。自动记录电话还可以完成记录双方通话内容的工作，按下相应的功能键，即可长时间进行录音，起到保存语言内容的作用。
4.电视电话
电视电话是一种具有复合功能的电话。它由电话机、图像发送和接收设备、控制单元等部分组成。人们在使用电话机彼此交谈时，不仅可以听到彼此的声音，而且可以从视屏中看到对方的容貌，具有闻其声、观其形的双重效果。对于一些语言难以描述的图像或实物，也可以通过电视电话系统将图像传输给对方，使人一目了然。
5.集团电话
集团电话是一种具有简单交换功能，但无需设专职话务员的电话程控设备。集团电话的构成类似于一台小型的程控交换器，它由一台主装置和多台按钮式电话机组成。在主装置上连接了若干条电话线路，这些线路是电信系统接的外线，它可以为数量比它多三至四位的电话机所公用，即几部电话同用一条外线。使用时，只要按下某部电话机上的局线按钮，就可以从这部电话机向局线发信息，也可以应答从任何一条局线来的电话，这种转换功能由主装置进行，无需话务员帮助。
（二）传真机的使用
1.电话传真机的使用
电话传真机也被称为电话图文传真机，简称FAX，是一种能将图文经由电话线路高速传输到世界各地的现代化通信工具。
电话传真机具有比其他任何通信方式更为理想的功能，因此被广泛应用于各个层次的办公室传递文字材料、新闻出版单位传递文稿、照片等材料。电视、文物、气象、地质测绘、制版制图部门也都使用传真机，大幅度地提高了工作效率和质量。此外，国家机关和一些大型企业，已把传真机应用于管理信息系统，作为管理、指挥生产和工作的重要手段，它还将在现代化数据通信网络和电子计算机交换系统中使用。
2.传真机的日常维护
秘书除应熟悉机器各部件的性能和操作技术外，还应具有日常维护的知识：
（1）外部清洁。因为传真机外壳一般是塑料的，在静电作用下容易吸附灰尘，所以应该经常用干软布擦拭，切忌使用有腐蚀性的清洁剂。
（2）切纸刀部分的清洁。需要经常用镊子、吸尘器清除纸屑。
（3）原稿检测器的清洁。原稿检测器位于进稿口上下板之间，损坏或污脏时都不能正常工作，必须清洁或更换。
（4）送纸部分的清洁。机器内部输送纸张的轮、棍，都要经常用少许酒精擦拭，以防影响原稿或记录纸的运行。
（5）透镜部分的清洁。当送出的文件反差变小，模糊不清时，用气球吹去上面的灰尘，并用镜头纸擦拭干净。
（6）曝光灯管。当发现发出的文件无字迹时，可用复印的方法检查灯管是否发光，必要时要更新。机器使用一段时间后，也要用软布擦拭灯管，以确保其发光效率。
（7）感热记录头。感热记录头位于记录纸上方，它一失落记录纸上就不会出现任何信息，要通过检查，用少量酒精擦去感热头表面积染的灰尘。接插件不牢固的要调制牢固，感热头有损坏的要更换。
（8）卡纸的处理。记录纸卡住时，要打开上盖或侧盖，将卡纸取出。
（三）复印机的使用
复印机是办公室不可缺少的设备。它使用起来方便，所复印的资料能高质量还原，对提高工作效率有很大帮助。
正确使用复印机，一般有如下几个步骤：
（1）预热。按下电源开关，机器开始预热，预热结束后，面板上将出现“准备好”信号。
（2）放置原稿。放置前要查看原稿上的字迹、图像的清晰度和色调；装订件应尽量拆开。放置时，应检查所选用的复印纸尺寸及纸张是横放还是竖放。盖板时要尽量盖严。
（3）设定复印份数。将复印份数输入到控制面板中。
（4）设定复印倍率。复印机一般有固定的缩放率和可调节的缩放倍率两种，可按需调节。
（5）选择复印纸尺寸。根据原稿尺寸、缩放倍率选取复印纸尺寸。
（6）调节复印浓度。根据原稿纸张、字迹的色调深浅，应注意调节复印浓度，复印图片和印刷品时一般应将浓度调浅。
需注意的是，在文书处理过程中，有些非原始打印件，其空白处常有钢笔、铅笔、圆珠笔的字迹或符号。遇到这种情况，可采取增大复印曝光量的办法来弥补，即用“手动控制”来增大反差，使字迹显出，宁深勿浅。
当复印那些纸张较薄而两面均有文字的底稿时，要使用手动调节将曝光量减小，一般是在该页背后垫上一张厚纸防止背面的字迹透印出来。
当复印无法拆开的厚本文件和书籍时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。必要时可进行第二次复印。
当复印彩色图片、照片、选票或年代久远的历史档案资料时，因字迹和纸张的曝光量较小，复印后易发黑，可采用减少曝光量的办法。
当复印大幅面的文件或底稿超出复印机稿台的容纳范围时，可将原稿缩印成小幅复印，亦可采用多次缩印的办法，直至达到要求为止。
复印机在使用过程中应注意通风，周围环境温度以10～30℃为宜。
（四）打印机和激光照排
1.打印机
打印机用来将文本和图形输出到各种媒体上，包括纸张、幻灯片、布或者胶卷。打印机可以按多种方法进行分类，例如按打印数据的方法（字符、行或者页）来分，按打印字符的方法（点阵字符或全格式字符）来分，而最常见的是按文本和图形传送到纸张或其他打印媒体的方法来分类（机械打印机或非机械打印机）。机械打印机（如点阵式和转轮式）实际上是通过直接敲打纸面实现打印的。非机械打印机（包括激光、喷墨和热能打印机）使用其他技术（例如激光）在纸张上打印文本和图形。
字符型打印机通常不能打印图形，而且每次只能打印一个完整的字符。转轮式打印机是一种字符型打印机，它工作起来很像打字机。
行式打印机是高速打印设备，它一次可以打印一行。行式打印机通常使用11英寸×17英寸的纸张打印。
页面式打印机，如激光打印机，每次可以打印一整页。页面式打印机由于在打印前要将每一页都存储在内存中，所以它需要比字符型或行式打印机更多的内存。
2.激光照排
激光照排是一种用电子计算机及激光照相制版设备进行排版制版的方法。
激光照排出来的文字非常清晰，而且修改版面容易，排版速度快，自动化程度高，印刷效果好，字体选择灵活，没有铅中毒问题，还能减轻劳动强度，是一种很有前途的排版方法。
其工作程序是：
（1）操作员将需要排版的文稿输入微机，进行文稿编辑、修改等处理工作。
（2）文稿编辑好后，操作员在微机上发出联机命令，指令激光照排系统的主机和照排控制机按照给定的公文格式自动进行排版，并打印出大样。人工校样后，操作员在微机上发出照排命令，激光照排机便制作出记载有文稿的软胶片。
（3）软片经过冲洗机或人工冲洗和拼版，在用版上曝光、显影、定影和烘干，便可将制好的用版作为上轮转式平版或胶印机进行胶印的预制板。
（五）文件装订方法和规格尺寸
1.装订方法
装订是将印刷好的单页纸张加工成文件成品的技术工序。按照一般的阅读习惯，横排的文件必须在左边装订；竖排的单面印刷的文件在上端装订，双面印刷的则要在右边装订。文件装订有涂胶装订、钉针装订、线装等多种。具体的装订方法有：综合装订法、“一条龙”装订法。
综合装订法。此法既适用于份数、页数少的文件，也适用于份数、页数多的文件。具体操作方法是：将印好的各页横竖理齐后，由最末页开始，从右至左依页次进行排列，且上页要压住下页的1/3.排好后，由第一页开始，依次向右拣，直到最后一页。一份文件配好，拿在左手，不要放下，直至把该份文件全部配好后，搭在一起，并在上面放一张白纸。操作时，左手手心向下压在文件的右上角，右手食指戴一指套。食指以外的4个手指握住订书机。装订时，先用右手食指捻文件的右上角，每捻一页，左手大拇指跟随着接住这一页，当捻完一份文件后，右手在需要订钉的位置订一书订，这样一份文件就装订完了。一份文件订完后，要用左手食指把这份文件翻上去接住，腾出左手大拇指以便继续接页装订，依此类推。
装订时应注意：
（1）文件印好后，要等油墨干后再装订，装订时手不要直接与印处接触，以免油墨沾污文件。
（2）各种装订都要毛天齐地，毛左齐右，切忌多页、少页、倒页。
（3）订钉位置既不能太靠上，也不能过于靠下，一般在文件正中距上边1.5厘米处。有条件的，最好左边装订，便于阅读。
“一条龙”装订法。分拣纸、理齐、订钉三道工序。操作方法是将印好的各页横竖理齐后，由最末页开始，从右至左依页次进行排列，且上页要压住下页的l/3.排好后，由第一页开始，依次向右拣，直到最后一页，拣完后递给订钉人理齐后订钉。
2.文件规格尺寸
一般情况下，公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。统一文件规格尺寸是为了使文件大小整齐划一，便于统一合订和文书处理的各个环节保存、管理，特别是在立卷、归档时，统一的尺寸更有着重要的作用。
（六）办公设备的保养
办公设备的安装应平稳安全，环境温度5～35℃，相对湿度为20%～85%，要防止灰尘进入机内。用电设备在安装时接地要良好，设置避雷和防静电装置以防事故，使用频繁的机器要经常清洁维护，以确保使用正常。下列事项需要注意：
（1）宜用干的软布擦拭办公设备，因为很多设备的机壳是塑料的，易在静电作用下吸附灰尘。切忌使用有腐蚀性的清洁剂。
（2）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。
（3）如果办公设备出现故障，应找专业维修人员检修。
（4）办公设备不使用时，应用布套罩住机身。
（七）电脑的使用和维护
电脑是一种精密的电器，使用保养不当，轻者影响正常运作，缩短使用寿命，重则损伤机器，丢失重要数据。
电脑的最佳工作温度18～25℃，过冷或过热都会引起元器件性能参数的变化，造成整个系统运行不稳，甚至瘫痪，尤其是在炎热的夏天，要采取必要的散热措施。应该避免电脑长时间持续运作，一般来说，工作两三个小时就应该休息一会儿。
电脑工作适宜的相对湿度为35%～60%，过分潮湿会使机器的表面结露，元器件的接线脚过分干燥则容易产生静电，冲毁机内信息，或者烧坏芯片。
灰尘是电脑的又一大敌，积累在电路板上的灰尘会引起短路和断路，引发故障。机器不用时，应用干净的罩子罩起来，有条件的话，可将电脑放在人员走动不多、浮尘较小的房间，房间内应有劝阻吸烟标志，因为烟雾也是一种灰尘。
要定期清洁机器，用柔软的毛刷轻刷机器和键盘内的灰尘。鼠标的滚动球容易沾上灰尘，可将圆球取出用温肥皂水清洗，切忌使用酒精或汽油擦拭，以免造成球体变形。
应避免在电压波动较厉害的或附件有较大的电器设备（电钻、电焊机等）工作时使用电脑。有条件的最好配置一台稳压电源或不间断电源UPS。
其他要注意的事项是：
（1）不要将茶水放在机器上，避免倾倒造成机器短路；
（2）不要让阳光直接照射到机器上，以免机壳老化；
（3）不要在开机的情况下插拔各种电缆，以免烧坏插件；
（4）不要使用来历不明的软件，防止电脑病毒侵入；
（5）发生硬件故障时，应向专业人员求助，切勿自己盲目拆卸，以免造成不必要的损失。
五、办公自动化工作技能
（一）办公自动化的含义
随着科技与经济的发展，办公自动化也逐步成为现实。秘书作为直接为领导工作服务的综合办事机构，是本单位办公与管理活动的枢纽。利用现代化的设施装备办公部门，对于增强办公效能，提高领导决策的科学化、民主化水平，具有十分重要的意义。
（二）办公自动化的兴起与发展
1.办公自动化兴起
办公自动化，是一个以先进电子技术为手段的系统工程。就是在办公室工作中，采用诸如传真机、复印机、文字处理机、电子打字机、计算机等一系列的现代化办公设备，并用现代化通信手段把各地的设备连接起来，用于文字处理、文件传递、电子邮件、声像传递、资料查询和经济、社会发展模拟等，以更全面、更广泛、更迅速地收集、整理、加工、传输、使用信息，为科学管理与决策服务。
早在20世纪60年代初期，美国的办公自动化就开始起步，并且发展迅速，很快走在了世界各国前列。到1989年，美国有70%的企业实现了办公自动化，克林顿入主白宫后，在美国又掀起了以“信息高速公路”为核心的新一代办公自动化建设的浪潮，为美国在新经济格局中继续保持旺盛的发展活力奠定了基础。
我国的办公自动化起步较晚，20世纪70年代才从国外传入，80年代得到发展。1985年我国第一个办公自动化专业领导小组成立，1986年成立了办公自动化专业的专家组，并多次举行全国办公自动化工作的研讨会议，对我国发展各类办公自动化集成和接口以及应用软件等7个方面的问题进行研究讨论，并请专家撰写了办公自动化设计指导教材。同时，国务院率先组织开发了“政务办公自动化系统”。目前，全国很多政府机关和企事业单位都在不同程度、不同功能和不同规模上实现了办公自动化。
2.办公自动化的发展
长期以来，各级秘书依靠一支笔、几张纸和一部电话这一传统的办公工具来进行办公活动，效率低下，已不适应现代办公的需要。由于信息不灵、通信设备落后，许多有价值的信息不能及时交换，需要的信息不能及时获得。当一个新问题出现，需要领导者作出决策，需要秘书为领导者提供解决方案的时候，往往感到情况不明，信息不足。再就是公文频繁、重复、利用率不高。秘书每天处理大量的文件资料、登记编目、分发催办、整理归档，占用了大量的时间。而这些文件、资料，许多又是重复的。秘书为了在这些庞杂的材料中寻找一些有用的信息，往往要进行大量的重复劳动。由于查阅困难，有时为查找一份文件需要花去很长时间。改革开放使我国的各项事业蓬勃发展。来自各方面的大量信息需要快速传递，各级领导要及时掌握各种发展动向，提高决策的时效性和准确性。这对秘书提出了新的更高的要求。面对这种形势，秘书再靠传统的手工作业方法进行办公活动，就很难完成任务。新技术发展的趋势和办公室实行程序化、规范化、制度化、科学化管理，提高工作质量和办事效率的客观要求，决定了我国实行办公自动化是必然趋势。
（三）办公自动化系统的基本功能
利用先进的科学技术，使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的设备中，并由办公人员与这些设备构成的服务于某种目的的人——机信息处理系统就是办公自动化。其具体内容有：
办公自动化系统的功能应与办公室工作的内容相适应，主要应具有以下功能：
（1）文字处理功能。文字处理功能是利用电子计算机对文稿处理的总称，其基本内容是进行文字编辑。一个比较完善的文字处理系统，具有文件输入、显示、校改、存储、查询和打印等几项功能。
（2）公文、档案管理功能。公文、档案管理功能是指利用电子计算机对文件进行登记、传递、跟踪查询、统计、归档等项工作。
（3）数据处理功能。数据处理功能是指对各种统计报表进行计算、统计分析，建立数据库，利用数字模型进行分析、预测等。
（4）通信处理功能。通信处理功能是指实现各工作站之间的信息交换。
另外，企业的办公自动化系统还应包括计划、财务、技术、销售、物资、劳动人事、后勤管理功能。
（四）办公自动化应用的技术设备
目前，我国办公自动化设备主要有以下七种。
1.电子计算机
计算机按规模一般可分为巨型机、大型机、中型机、小型机、微型机等，办公自动化网络中的终端机一般是微型机，简称微机，其网络中心一般采用性能较高的服务器，可以为为大、中、小型机和专用PC服务器等。
适合于网络办公的一个基本的微机包括如下部分：主机、显示器、键盘、打印机等。作为办公自动化的核心设备，计算机的基本发展趋势是超大型化、智能化和微型化。
电子计算机的特点是：
（1）存储容量大，可以长久保存大量的信息。主机内存中有一个高速存储器，可以存几十万至上千万个信息，并可以像人脑一样快速存取。
（2）自动化程度高。电子计算机有信息和数据处理、过程控制、逻辑判断和记忆与自动适应功能，工作时不必被人们拨一拨动一动。人们只需把信息、数据事先输入它的存储器，到了该工作的时候，计算机就会自动按照人们安排的指令去快速地、有条不紊地工作。它还可以进行各种逻辑判断，并根据判断的结果自动决定执行的命令。
（3）运算速度快。目前的电子计算机每秒运算百万次到几千万次，巨型机已做到每秒运算上亿次以至更高。
（4）精确度高，能充分满足各种精度的要求。
2.文字处理设备
文字处理设备，主要是指完成文字加工的各种设备。
（1）计算机打字机。它具有多种快速的汉字输入方式，能够显示、存储输入的文件，具有较强的编辑功能和多种公文字体，能完成文字材料的起草、修改、删除、打印等工作，可以进行全屏幕编辑，自动形成各种文件、表格、图形等，是办公室中比较理想的文字处理设备。
（2）复印机。主要包括模拟复印机与数字复印机两类。数字复印机是通过激光扫描、数字化图像处理技术成像的，它既是一台复印设备，又可作为输入/输出设备与计算机以及其他办公自动化设备联机使用，或成为网络的终端。复印机可以完成小批量的文件复制工作，复印速度达每分钟8～10页不等。复印机还具有对原稿进行放大缩小的功能。彩色复印机还能如实反映出原稿的色彩。智能激光复印机还具有记忆功能和编辑功能，可以进行双面复印、自动局部复印或局部抹除，并能与计算机连接，作为计算机的外部设备。有的复印机还兼有自动分拣页码的功能。
（3）激光打字机。激光打字机综合运用了计算机技术、激光扫描技术和复印机的转印技术。它的主要特点是：打印速度快，每分钟可输出8～120页；文字分辨率之高可与铅字媲美；可以打印文字、图形、表格；工作时无噪声，适宜在办公室环境中使用；可采用多种记录介质，既可以在普通纸上印刷，还可以在透明胶片、硫酸纸和氧化锌纸上印刷，一次可印几千份文件。激光打字机可以打印出宋体、黑体、楷体、仿宋体等多种字体，16种字号的汉字，完全符合公文印刷的要求。
（4）轻印刷设备。它是一种由电子计算机控制的电子印刷系统。这个系统不需要经过铅字排版工序，就能高质量、高速度地印出办公用的各种文件和报表。
（5）数字照相机。所谓数字照相机，是一种能够进行拍摄，并通过内部处理把拍摄到的景物转换成以数字格式存放的图像的特殊照相机。与普通相机不同，数字照相机并不使用胶片，而是使用固定的或者是可拆卸的半导体存储器来保存获取的图像。数字照相机可以直接连接到计算机、电视机或者打印机上。在一定条件下，数字照相机还可以直接连接到移动式电话机或者手持PC机上。由于图像是内部处理的，所以使用者可以马上检查图像是否正确，而且可以立刻打印出来或是通过电子邮件传送出去。
3.信息传输设备
（1）电传。电传机是可以设置在办公室内的、利用电传打字机连接的数据通信网快速传送文字及数字材料的装置。每台电传机都有自己的号码，可与世界上任何一台电传机连通。电传工作的时候，发送者可以像敲打字机一样把要传送的信息输进去，而对方的电传机上就会打印出相应的文件来。
（2）电话。这是办公室目前普遍使用的一种信息传输设备，也是目前传递信息最迅速、最方便的通信工具之一。它有两大突出优点：一是灵活方便。由于直接传达人的语言，它就不受文字、符号、距离的限制，人们可以通过电话随时对话，而且说错了可以重说，听不清楚可以再问，直到说完、听清为止。二是迅速。由于用语言传递信息，不受文字、符号、距离的限制，这就大大加快了通信速度。
（3）电话传真机。电话传真机是利用电话网传递文件、信函、图表等信息真迹的装置。电话传真机的特点是方便，能通电话，两端放上传真机就可以进行传真通信。新一代的传真机具有记忆功能，能存储电话号码进行自动拨号，能存储文件顺序发送等。
（4）电视传输。电视传输是通过电视传递文字、图像和各种信息。电视传输的方式大致有三种：电话电视、闭路电视、传真电视。此外，信息传输设备还有光导纤维通信、卫星通信、中微电子束通信等先进设备。
4.信息存储设备
信息存储设备除了电子计算机外，缩微胶片、光盘亦是比较先进的信息存储设备。
缩微胶片系统是利用缩微技术，把文件、档案和资料拍摄成缩微胶卷或胶片来存储信号信息的。缩微系统包括缩微摄像、冲片、翻拍、阅读、检索和复印等几个部分。随着激光的发明，出现了全息超缩微技术，在一张105～148毫米的全息缩微胶片上，可以记录300个缩点，每个缩微点就可摄下《人民日报》一版的内容，一张全息缩微胶片可以容纳一年的《人民日报》全部内容。
光盘是一种声、像、文字存储系统。光盘存储信息的主要优点：一是寿命长。由于光盘的信息检取靠激光束的照射，没有唱针的接触和摩擦，所以能持久地反复使用，长久地保存信息，而且能像印唱片一样大量复制，价格低廉。二是失真小。由于光盘是以视频频带存储语声、图像和文字，所以音域宽，可存储高保真的立体声音乐和色彩图像、文字。这是其他存储介质无法比拟的。三是存储介质密度高。一部数百万字大英百科全书可放在一张光盘上。四是随机读写。读写光盘不仅可以调整，任意检索，而且还可以随时抹掉无用信息，输入新的信息。
5.图形图像处理设备
这是由图形扫描仪与电子计算机组成的图像信息处理装置。它可以直接将图形输入到计算机内，实现图形的存储、编辑和传递。也可将手写汉字作为图形输入，如实记录保存真迹。一套光盘的图像输入设备包括微处理机、摄像机、录像机、高分辨图形显示器、大容量存储器和图形打印。
6.会议支持系统
会议支持设备主要包括电话会议系统、电视会议系统和大屏幕投影会议系统。电话、电视会议系统适用远程会议。大屏幕投影系统是支持大型会议室的装置。这个系统主要包括有与计算机网络联网的微型计算机、图形显示器、大屏幕投影以及电话和录音设备。会前即可通过计算机将会议的议题、主要内容等有关资料显示在屏幕上。会议期间又可随时通过计算机调阅所需的资料或数据，显示在屏幕上。会议形成的决议输入计算机后也可在屏幕上显示，以供与会者审阅。如果配备高质量的复印机，每人可立即得到一份会议的完整材料。
7.邮件处理设备
它主要包括信件开封机、封口机、折叠机、分类合订机、自动编号机等。其作用是代替人工完成大量重复性、事务性的工作。
（五）办公自动化系统建设
办公自动化系统的建设，要从实际出发，根据本地区、本部门的机构设置、资金情况、工作环境、人员素质等条件而定，总的原则应该是：量力而行，逐步实施，配套发展。
1.全面规划、统筹安排
为了做到有计划、分步骤地搞好办公自动化建设，必须根据本单位的实际情况，制订办公自动化建设的总体方案。它的制订过程，是一个对本单位信息需求、办公环境、工作目标、系统功能、装置设备等情况进行调查研究、分析选择的过程。
信息需求调查是对办公室的信息需求情况、信息量的大小、信息的类型、信息流程等方面进行的全面调查。信息需求调查的主要内容包括办公室的工作职责、组织机构、人员编制、办公环境以及影响办工的主要矛盾等方面情况的调查。
信息需求调查是办公自动化建设系统设计的基础。在信息需求调查的基础上，要对办公环境进行综合分析，重点对办公室内各机构之间的关系、办公室现有的办公设备等办公条件进行分析，以便在确定系统的深入开发、资源的分配和使用以及人员培训等方面做到心中有数，不致因对已有的资源掌握不准而盲目购置新设备，造成浪费。
接着是确定工作目标。自动化建设方案的工作目标是由办公室的工作任务和工作目标决定的。通过研究和分析，明确了办公室的工作任务和工作目标，也就确定了办公自动化建设方案所要解决的主要问题。
工作目标明确之后就是将办公部门的主要任务和工作目标抽象为数学模型，通过建立各种数学模型和数据库，来实现办公活动的自动化。
最后是设备选择。选择设备要以能够满足系统功能需要为标准，支持办公与管理活动的种种设备都应具有实用性、可靠性、先进性和经济性的特点。
办公系统自动化建设要贯彻科学发展观的指导思想，办公自动化建设方案制定之后，应当经过有关专家进行可行性的科学论证，然后才能付诸实施。做到统筹规划，边建设，边开发，边见效，分期实施，逐步完善，以避免投资失误、减少投资风险。
2.逐步实施，配套发展
办公自动化建设可分为五个步骤进行：
（1）主要实现文字处理和简单的事务管理，并沟通电话传真通信。我国各级办公室的办公活动，主要是进行大量的文字处理。目前普遍感到最大的问题是文字处理的速度慢、质量差。这一阶段就应从解决效率低、质量差的文字处理问题入手，使文字处理能够达到速度快、质量好的新水平，为进一步发展提供良好的基础。
（2）将微机配置到各职能办公室，并建立相应的数据库，如文件库、档案库等。培训办公人员使用计算机和数据库的技能，并掌握一种汉字输入方法，达到办公自动化的初级阶段。
（3）修建一个机房，将微机组成局部网络，初步实现内部资源共享。
（4）配置小型机或超级微机，使每个办公室成为一个工作站，建立较大型的综合数据库，达到资源共享，提高信息流的速度。
（5）实现省、市计算机联网，形成二级网络，建设具有较高水平的办公自动化系统。
3.注意解决好几个问题
（1）慎重做好设备购置工作。一般在采购办公自动化设备的时候应遵循如下原则：
一是适用性原则。就是根据用途实际需要选购设备，既要能满足实际应用的需要，又要充分发挥设备的功能，不能盲目追求高指标、高性能，造成浪费。对于办公自动化系统的主要设备电子计算机，要具备五种功能：运算和逻辑判断能力；存储空间；通信能力；有汉字处理等易于使用的软件包；能和多种外部设备连接，以直观形式向办公人员提供所需要的信息。
二是择优选用原则。各种设备除了要选择型号外，还应注意选用性能好、装备质量优良的产品，并要考虑到厂家对产品技术服务的好坏。
三是扩充继承原则。考虑到未来的需要，选用设备时应尽可能便于扩充。除了设备的总体功能设计是便于扩充的之外，要求结构也能便于扩充。这样，当有新的需要时，可以发展成高档型，可以利用原有设备资源，也可减少编制软件的费用。
四是价格合理原则。要从整个系统出发通盘考虑。既要考虑到设备费，也要考虑到开发、安装技术服务费用，以及整个系统建成投入使用的总费用和整个系统的使用寿命。
（2）要重视应用软件的开发。进行办公自动化建设成败的关键，不是取决于有多少先进的硬件设备，而是取决于有没有符合办公人员工作实际需要的应用软件。可以说硬件是办公自动化建设的基础，而软件则是系统建设成功的必要条件。秘书最重要的任务就是为各级领导决策提供信息，因此，办公自动化不能停留在文字处理的水平上，应该逐步向更深层次发展。要注意应用软件的研究和开发，逐步建立本部门、本单位的基础数据库、专业数据库、综合数据库和大型知识库，充分发挥计算机的作用，及时为领导提供各种决策方案，提高领导决策的科学化、民主化水平。
（3）抓好办公人员的培训。由于办公自动化系统是一个人机结合的系统，因此，对办公人员的素质、工作习惯甚至观念都提出了很高的要求。如果办公人员不能适应办公自动化系统的要求并与之密切配合，即使有了好的硬件和软件，办公自动化也不会取得好的效果。因此，在进行办公自动化系统建设的同时，要认真抓好不同层次办公人员的培训。
六、现代化电子网络工具的应用
在信息技术飞速发展的网络经济时代，利用以Internet为主的通信网络获取信息、实现贸易、发展经济已经成为势不可当的时代潮流，使用网络工具开展工作是人类未来的必然选择。
（一）电子数据交换（EDI）
1.什么是EDI
EDI是英文Electronic Data Interchange的缩写，中文意思是“电子数据交换”，又称“电子资料联通”。
EDI的概念是：将商业或行政事务处理按照一个公认的标准，形成结构化的事务处理报文数据的格式，是从计算机到计算机的电子传输方式。它是在计算机信息处理及数据网络传输技术基础上发展起来的信息处理与传输技术。
根据上述定义，EDI的实质是：信息经过数据元素标准、数据文件构成标准等信息结构标准处理后，具有一定的结构特征。信息传递的路径是由计算机到电子数据通信网络再到商业贸易伙伴的计算机系统。只有经标准处理过的信息才能被不同的商业贸易伙伴的计算机系统识别并自动处理。
EDI包括三方面的内容：计算机应用、通信网络和数据标准化。三者相互联系，相互依存。
EDI在商业贸易事务中具有强大的信息处理、管理和通信等综合能力，它代替了传统的发票、海关手续、资金划转、运输单证等纸面信息交换方式，大大减少了纸张票据，因此，人们也形象地称EDI为“无纸贸易”或“无纸交易”。这种贸易手段的最大特点是将商业文件标准化，用“电子数据”通信方式将市场需求与销售、原料采购、生产制造、保险、银行汇兑、货物托运及海关申报等贸易链中的各个环节有机地结合在一起，将人员干预减至最低程度，在最短的时间内完成贸易过程，大大降低了经营成本，提高了生产效率。EDI既可以简单到在两个有贸易关系的公司之间传输文件，也可以复杂到将所有有关部门包括在内，自动地完成整个商业贸易过程。例如：一个生产企业的EDI系统通信网络收到一份EDI订单后，系统会自动处理该订单，检查订单是否符合要求，向订货方发出确定报文，通告企业内部管理系统安排生产，向零配件供应商订购配件，向交通运输部门预订货运集装箱，向海关、商检等有关部门申请出口许可证书，通知银行结算，并给订货方开出EDI发票，从而完成整个订货、生产、销售过程。
2.EDI的特点
EDI使贸易双方使用统一的国际标准编制文件资料，处理迅速、准确。目前，一些发达国家已经普遍采用了“无纸贸易”手段。EDI也是世贸组织成员国必须使用和推广的标准贸易方式。
使用EDI技术，不仅可以提高企业内部的管理水平，而且可以简化贸易双方的繁杂手续，减少差错，提高贸易活动的质量。
EDI与其他通信手段有显著的区别，主要表现在以下几个方面：
（1）EDI传输的是格式化的标准文件，并具有格式校验功能，主要用于各贸易伙伴之间传送结构化的商业信息。而传真、用户电报、电子信箱传送的是自由格式的文件，非结构化信息。
（2）EDI是实现计算机到计算机的自动传输和自动处理，信息的用户是计算机应用软件系统。而传真、用户电报和电子信箱的信息用户是个人，主要用于个人之间的报文通信，接收到的报文必须人为干预或人工处理。
（3）EDI对传送的文件具有跟踪、确认、防篡改、防冒领、电子签名等一系列安全保密功能。而传真、用户电报没有这些功能。电子信箱虽有一些安全保密功能，但比EDI的层次低。
（4）EDI文本具有法律效力。
（5）第三类传真是建立在电话网上，用户电报是建立在电报网上，而EDI和电子信箱都是建立在分组交换数据通信网上。
（6）传真目前大多为实时通信，电子信箱和EDI都是非实时的，具有存储转发功能。因此，不需要用户双方联机操作，解决了计算机网络同步处理的困难和低效率的弱点。
（7）EDI适宜成立专门的服务中心。在解决EDI中有关文件的标准规范和法律效力等问题时需要政府的参与。
EDI可以说是现代电子商务的雏形，随着计算机通信事业的发展和企业现代化管理水平的不断提高。电子商务在未来的世界贸易中将占据主导地位，因此，EDI必将在今后的应用中不断地变革、发展，成为人类进行经济贸易活动的有力工具。
3.EDI的硬件技术
硬件主要是计算机网络，20世纪90年代之前的大多数EDI都不通过Internte，而是通过租用线路在专用网络上实现，这类专用的网络被称为VAN（Value-Added Network，增值网），VAN供应商提供的四种主要业务是私人业务、综合业务、不拒绝业务和验证业务。私人业务指VAN保证信息只能由指定的接收者阅读，他人无法看到；综合业务指如果没有人看信息，则信息在从发送端到接收端的过程中不发生变化；不拒绝业务意味着发送端不能拒发，接收端不能拒收，这是靠旁听跟踪来实现的；VAN的验证业务保证信息从指定的发送端发送。过去，为了可靠性和安全性起见，EDI要求贸易伙伴使用同一个VAN。随着Internet的不断普及和网络安全性的日益提高，Internet作为一个费用更低廉、覆盖面更广、服务更好的系统，已经表现出替代VAN而成为EDI的硬件载体的趋势，因此有人把通过Internet实现的EDI叫做InternetEDI。
4.EDI的软件技术
EDI软件包括计算机软件和EDI标准。
EDI所需要的计算机软件主要是将用户数据库系统中的信息，翻译成EDI的标准格式以供传输交换。由于不同行业的企业是根据自己的业务特点来规定数据库的信息格式的，因此，当需要发送EDI文件时，必须把从企业专有数据库中提取的信息翻译成EDI的标准格式才能进行传输，这需要相关的EDI软件来解决。EDI软件主要有以下几种：
（1）转换软件。转换软件
