一、掌握语气与节奏
所有使用有声语言的场合，都离不开语气。语气包括思想感情、声音形式两个方面。
若想成为一个说话富于感染力的人，就一定要熟练掌握驾驭语气的能力，要善于运用合适的语气来表达复杂的内容和不同的思想感情。
1.注意谈话的场合
一般而言，较大的场合要注意适当提高声音，放慢语速，使语势呈一定幅度上扬，以突出重点；反之，小场合则要注意适当降低声音，紧凑词语密度，使语势呈下降趋向，追求自然效果。
2.用语气影响听者的情绪
语气能够影响听话者的情绪和精神状态。如：喜悦的语气带给对方喜悦之情，愤怒的语气则会引出对方的愤怒之意；埋怨的语气会使对方牢骚满腹，生硬的语气会使对方有不悦之感，等等。
3.节奏的感情色彩
节奏不是外加的东西，它取决于说话的内容和交谈双方的语境，靠起伏的思绪遣词造句，靠波动的情感多层衍进。
节奏主要表现人的心理的运动变化，不同的口语节奏具有不同的形象内涵和不同的感情色彩。适当的节奏，有助于表情达意，使口语富于韵律的美感，加强刺激的强度。
语言的节奏类型，一般分为六种：
（1）高亢型。声音偏高，语气昂扬，语势上行，给人以雄壮威武的感觉。用于鼓动性强的演说和使人激动的重大事情。
（2）低沉型。声音偏低偏慢，语气压抑，语势多下行，给人以庄重、沉闷的感觉。用于悼念及具有悲剧色彩的事件的叙述。
（3）紧张型。语速较快，句中停顿较短，但声音不一定高。用于须加以澄清的事实申辩和紧急情况的汇报等。
（4）舒缓型。说话从容舒畅，起伏不大，声音适中，是一种稳重、自然的表达方式。用于学术探讨和阐释性、说明性的叙述。
（5）轻快型。明快清晰，多扬少抑，听来不费力，让人感到活泼、流畅。日常对话中经常运用此型，一般性辩论也常采用此型。
（6）凝重型。既不高亢，也不低沉，清晰沉稳，不滑不促，用于某些语重心长地说服教育和发表议论、抒发情感等。这种节奏庄重、严肃，听来一字千钧，发人深省。
在不同场合、不同环境，可以分别侧重使用某一种节奏型，并以其他节奏型为辅，互相渗透融合，从而使说话、演讲和辩论的基调明确，不呆板单调。
节奏和说话者的心理状态关系密切，并随着心理运动的变化而变化。环境的更换，情绪的起伏，交际对象的差异，都会引起说话节奏的变化。
总之，缺乏节奏感的语言是平淡呆板的，而节奏感强的语言抑扬顿挫，富有表现力，是吸引听者的最大秘诀。
二、注意说话的速度
在语言交流中，一个人讲话的快慢会影响他向他人传递信息。
如果速度太快，如同音调过高一样，会给人以紧张和焦虑之感。说话太快，以至于某些词语模糊不清，就无法使他人听懂你所说的内容。
如果速度太慢，则表明一个人反应迟钝，过于谨慎。
秘书在说话时，应努力保持恰当的说话速度，不要太快也不要太慢，并在说话时不断地调整，应选择合适的速度以引起他人的注意，任何情况下都不能吞吞吐吐。
三、应付敏感话题
秘书在人际交往交谈中，常常会遇到一些难于回答的敏感问题，使你处于难堪的窘境。此时，该怎样说话？怎样才能恰当得体地既维护自尊，又巧妙解脱？以下方法供你参考。
（1）直言不讳。你的同事或朋友在公开场合责备你，而情况又属实，使你难堪。你可以平心静气并直截了当地告诉他：“我们是否私下谈谈这个问题？我要求你把情况搞清楚再说话。如果你不注意尊重事实，那我以后很难信赖你了。”倘若是你的亲友无故责怪你，你可以明确地说：“你已经让我难堪了，你总该告诉我都是为了什么？我什么地方得罪你了？”当然，假若你确实做错了什么事，哪怕是无意的，也要诚恳地道歉。
（2）含蓄以对。面对敏感问题，有时需要用含蓄说话，委婉处理，既要达到目的，又要息事宁人，防止矛盾激化。某人想出风头，为了出名不惜花钱买机会。找到了当评委负责人的朋友说：“老兄，我赞助3000元，让我当个评委如何？”这位“老兄”知道此人无资格作评委，又不好直言，便婉转地答道：“你是不是钱多没处放了？何必凑这个热闹？”一句话拒绝了不正当的请求，同时又不伤和气，彼此都能接受。
（3）转换话题。有时双方意见谈不拢，可以暂时将问题绕开去。如在找对象问题上母子有矛盾，儿子不愿也不能和母亲闹僵，只好等待时机再说。这天吃饭时，母亲又唠叨起来：“你老大不小也该清楚，人家局长女儿人长得不错，又有现成的房子，为什么看不上呢？”“妈，这个红烧茄子是不是隔壁王大妈教的做法？怎么颜色不好看，你过来看呀！”儿子有意回避话题，就是采取了“碰到红灯绕道走”的办法。
（4）幽默还击。在一辆行驶的公共汽车上，由于车子突然急刹车，车厢里有个人猝不及防，撞到一个姑娘身上。姑娘脱口说出：“瞧你那德性！”那人则说：“对不起，这是惯性！”这种场合一本正经地对姑娘解释，或回敬一句不礼貌的话，只能像导火索一样碰出火花，陷入争吵境地。用这种不温不火、不尴尬的词语加以纠正与回敬，非常适宜。
（5）即时诘问。回敬对方敏感话题有多种多样，如有人责怪你在某个问题上为什么变卦了，你可以当即诘问：“孙悟空还七十二变哪！我一个普通人，空口说了句白话就不许变了？”以此来自我解嘲，借以回避。
（6）含糊其辞。水无常形，话无定格，运用模糊语言也不失为应对敏感话题的一种良策。如：有一个青年陪伴未婚妻和她母亲在湖上划船。她母亲一时触景生情，有意试探地问小伙子：“如果我和女儿不小心一起落到水里，你打算先救谁呢？”这是一个两难选择的问题，回答先救哪一个都不妥。青年人思索后回答：“我先救……未来的妈妈。”母女俩一听，脸上都露出满意的笑容。“未来的妈妈”模棱两可，一语双关，恰到好处。
四、学会适当拒绝
人际交往不会总是一帆风顺的，总会有一些拒绝与被拒绝的事情发生。对于不合理要求或无法予以承诺的事情，该拒绝的一定要坚持原则，予以拒绝。但这需要把握一个度，掌握一定的技巧，使自己能轻松愉快地说出“不”字，也能使对方高高兴兴地接受“不”字。
1.推脱方式
可以借助一些形态语言加以婉拒。当别人问你：“喜欢性感明星麦当娜吗？”你心里若不喜欢，又不想扫对方的兴致，这时可以不表态，一笑置之。有人在背后议论别人闲话，你不想赞同，就不要参与辩论，只需表现出已接受到信息，但对信息不加评论就行了。
也可以用拖延表示拒绝。如同事约你晚上去卡拉OK唱歌，你可以回答：“晚上再约吧，到时我给你去电话。”“哎呀，真不巧，正赶上我在外头办事，到时我争取去！”再如，有人知道你刚得到一笔稿费，向你借钱，你可以含糊地回答：“我前天已答应我爱人买一件大衣，并且已经订购了。你若实在急用，我回去跟我爱人商量一下再告诉你。”如向你借钱者还一再要夺人所爱，你也可以继续理直气壮地继续推脱，直到对方死心。但要注意，态度要不愠不火。
2.转移方式
一位老爷爷见到一个他熟悉的4岁小孩，左手拿着苹果，右手拿着橘子，兴高采烈地在老爷爷面前摇来晃去。老爷爷逗乐道：“丁丁，幼儿园的老师都夸你很乖，很懂事。你现在又有苹果又有橘子，吃不完，给我一个好吗？”老爷爷以为丁丁肯定舍不得苹果，只会给他橘子呢！不料，丁丁却一本正经地回答：“爷爷，你快去，我妈那儿还有呢！”老爷爷一时语噎，想不到4岁的孩童竟能巧用大人们都不善用的转移拒绝方式。
3.留有余地式
从人际关系角度考虑，拒绝要尽可能把理由讲充分。从接受者心理接受能力考虑，要给对方留出足够的思想准备空间。这样在适当时拒绝对方，还能让对方感到你至少已尽了努力了。如某人托你介绍一份工作，你难于办到。回头他问：“前些日子拜托你的事，现在怎么样了？”你可以回答：“不好办啊，上次同你讲了，你的学历不符合要求，硬件不够，何况名额又那么少，僧多粥少哇。不过我可以去问问其他单位，帮你去碰碰机会。当然我们都不要太乐观噢。”这里虽未拒绝，但已为下次的拒绝准备了台阶。
4.婉转方式
对领导或主管交办的工作，出于责任心需要反对或拒绝，那么，既要坚持主见又要保护领导的体面，该选择什么样的拒绝方式呢？可以选择领导意见中某一方面被你认同的地方加以肯定，而后提出相反意见，即先通过恭维打消领导意见被拒绝的不悦，让其不失体面。“主任说得对，在这方面，我们的确应给予充分的重视，这是解决问题的前提之一。我认为除此之外，还应当……”后面提出自己的观点，通过举例说明，让领导意识到你的观点比他的观点更切实可行。不要因为看到领导脸色不好又忙不迭地改变自己的观点，附和领导。这样非但解决不了问题，还暴露出自己胆怯无主见的平庸一面。
5.外交辞令方式
生活中当我们暂时无法确定“是与不是”时，“不可奉告”、“天知道”、“这个，我也不懂”、“难说”等外交辞令都可以借用。
诚然，拒绝总是令人不快的，拒绝的目的无非是减轻双方，特别是对方的心理负担，并非玩弄“技巧”捉弄他人。需要注意的是，拒绝时态度要诚恳。结束交谈时，要热情握手，略表歉意。一次成功的拒绝，可能为将来的重新握手或更深层次的交际播下希望的种子。
五、控制谈话时间
有些场合，讲话长不得。比如联欢、庆祝会、宴席、社交活动的公开场合，因为在场人的兴奋点不在于听人说教，不宜长篇大论。座谈、对话场合也要慎言，有话则长，无话则短。善于说话的人，在任何场合，不论提问还是应答，都应具备一种控制语境的能力。有一篇历来为世人推崇的经典讲演，即林肯在盖特茨堡的讲演，情况是这样的：
1861年4月12日到1865年4月9日，美国南北战争正在激烈进行，在盖特茨堡纪念碑举行致敬仪式时，林肯总统在国务卿艾弗雷的陪同下进入会场。当时被誉为第一流雄辩家的艾弗雷，经过两个小时之久的慷慨激昂的雄辩后，全场听众都被他的热情讲话所陶醉。接着是林肯的讲话，会场的群情激奋气氛已被艾弗雷激动，人们兴犹未尽地等待总统的讲话。总统开口了：“87年前，我们的祖先在这大陆上创造了一个新的国家，她在自由之中成长，并为人人生活平等的主张而献身。”开场白后，林肯继续说：“如今我们正进行一场伟大的内战，这场内战考验着这个国家，看看如此成长和如此献身的国家能否长存于世。我们在这战争的广大战场上聚会，奉献出战场的一部分土地，作为那些为国家生存而捐躯的人的最后安息之所，这全然是必须而正常的，也是我们应该做的……我们只要能树立起民有、民治、民享的理想政治，我们的国家就不会从地球上灭亡。”林肯讲话只用了5分钟，简短的演讲不足300字，却博得了全美国人民的热烈反应。英国一位文学家特别赞赏林肯的这篇讲演词，他说：“美国有一篇举世无双的好文章，那就是林肯的盖特茨堡讲演词，因为不论任何大文豪，也不能在这篇讲演词上增减一词。”道理很简单，林肯的简短演讲与艾弗雷的长篇激情演说相辅相成，没有艾弗雷的热情渲染，林肯的深沉总结的效果也就体现不出来，这就犹如在吃完大鱼大肉后，喝上一杯解油腻的清茶，恰到好处。
现实生活中，为避免陷入无休止的闲聊、争执，需要了解并掌握一些控制谈话时间的技巧。
（1）提出问题。对难于说服的人，直接提出：“请问，有没有更好的办法？”直入主题，讨论最好的解决办法，可以控制住谈话的时间。
（2）缓兵之计。对特别情绪化而且咄咄逼人的交谈对象，不妨用“这个难题我们以后再谈”的缓兵之计，稳定对方情绪，然后根据情况结束谈话或继续交流。
（3）转换话题。通过不知不觉的话题转换，引向有利于控制谈话时间长短的话题。
（4）借故离开。难于忍受唠叨不停的废话时，可借故离开，冷却谈兴正浓的人。
（5）借用态势语言。通过面部表情和手、脚、身体的无声语言来传递信息，给对方以暗示，让对方注意谈话的气氛与时间长短。
六、谈话要条理清晰
主旨明确、内容相关、有条不紊的谈话，让人很容易领会，有一种美感；反之，主旨不明、杂乱无章的谈话叫人难以领会，使人厌烦。如，两位青年看完电影后互相交流观感，甲问：“你觉得这部电影怎么样？”乙说：“咳，不怎么样！简直是胡编乱造，这样的故事谁信？太不真实了。哎，那个坏蛋可真狡猾，可最倒霉的还是他的对象，姑娘那么好，真可惜。侦察员不行，太笨了。公安局的人要都那样，一个罪犯也抓不着。不过也够迷惑人的，开始我还以为皮鞋匠是杀人犯呢……”电影中胡编乱造，可乙的说话也够“胡编乱造”，语无伦次，意思模糊不清，甚至自相矛盾了。所以正像任何行动都会有目的一样，人只要说话就有一定的目的。目的决定了任何谈话都有一个中心意思。中心明确，才能解决说话的集中性、连续性和条理性的问题。日常说话不论简单还是复杂，都要主旨明确，要言不烦。
某单位开大会，常常见到这样的情景：几位领导轮番上台讲话，同一个内容，被几位领导反复重复，或不着边际地发挥，啰嗦个没完，浪费别人的时间，引起不满和抱怨是必然的。这种毛病不但有损领导形象，也是对别人的不尊重。应当立一些规矩：没有话题不说话，主旨不明免开尊口，不以“出风头”开始，不以“出洋相”结束。
对于一次谈话要说出多项内容，更需要事前心中有数，在多项内容之间串起中心，不论是主动或是被动倾听者，要有耐心和善于捕捉谈话的时机，将游离于主题的话题拉回来。按一定的主题和条理与人交流，对谈话的另一方也是一种礼貌。
七、谈话要措辞准确
准确表达，善于言谈，既要快捷，又要得体，是人际交流的必需。古人说：“一言兴邦，一言丧邦。”并非耸人听闻。
措辞必须注意前提，注意语句的逻辑，否则也会闹出笑话，甚至得罪人。一位值勤民警看到马路边的栏杆上挂着猪肠，喊叫起来：“谁的肠子？这是谁的肠子？”一位姑娘红着脸走过来说：“别喊了，东西是我的。”“你怎么把自己的肠子挂在栏杆上？影响市容，罚款！”姑娘反唇相讥：“你这人是怎么讲话的？这是猪肠，你怎么说成人的肠子？你语言不文明，更应罚款。”围观的人顿时哄堂大笑。
有一则笑话，说明措辞不注意逻辑会大出洋相。某人过生日，邀四对八位朋友到家中做客。约定时间已过，还差两个人没来。主人等得不耐烦，就说：“怎么搞得？该来的不来？”六位客人中，有两人听得不对劲，耳语：“如此说来，我们可能是不该来的吧？”便悄悄溜走了。主人摆好饭菜一看，走了两个人，又着急不满地说：“怎么搞的？不该走的又走了！”又有两位客人嘀咕：“这么说，我们准是该走的，何必还在这儿呢？”于是，这两位也溜走了。主人一看又走了两位，恼火至极，大叫：“怎么搞的？我又不是说他俩！”最后的两位一听也生气了，对主人说：“既然你不是说他俩，那么就是说我俩了！”这两人也气愤地走了。这则笑话虽有些夸张，但充分说明说话注意用词的前提与逻辑的重要性。
语言是约定俗成的，没有约定俗成，就不能成为信息的载体，交流的工具。而在这约定俗成的复杂的语言世界中，只有措辞得当，才能避免误解。“言不在多，达意则灵”。
八、谈话要巧用比喻
比喻人人都会用，关键在于巧；类比并不难，难在于贴切。
一则讽刺吝啬鬼的笑话十分形象。有一次，阿凡提到朋友家做客。两人谈着话，不知不觉到了中午吃饭时间。主人到里面去吃饭，却让阿凡提在客厅里等着。主人吃过饭出来，装作没吃饭的样子又说又笑，阿凡提想了想，忽然抬起头望着屋上的大梁说：“哎呀，你家的屋梁被虫蛀空了。”主人说：“我怎么一直没看出来？”阿凡提笑道：“虫子是在里面吃的呀！”以虫子在“里面吃”喻人，活灵活现，幽默又尖刻。
一位演讲家在演讲时说：“男人像大拇指。”说着竖起大拇指。“女人像小拇指。”不料话音刚落，会场哗然。女听众强烈反对演讲家的比喻。演讲家立刻补充道：“女士们，大拇指粗壮有力，而小拇指却纤细苗条，灵巧可爱。不知诸位女士中，哪一位愿意颠倒过来？”一句话平息了众人的愤怒，大家相视而笑。
以上是应用修辞学的比喻和类比的例子。比喻和类比的恰当运用，增强了语言的说服力，达到了预期的效果。
钱钟书的小说《围城》中有一段话：“天下只有两种人，比如一串葡萄到手，一种人总是挑好的吃，另一种人则把最好的留在最后吃。照例第一种人应该乐观，因为他每吃一颗都是吃剩下最好的；第二种应该悲观，因为他每吃一颗都是吃剩下最坏的。不过事实上适得其反，缘故是第二种人还有希望，第一种人只有回忆。”如此一说，将两种不同的人生哲理变得简明而生动。这也是成功地运用类比的例子。
