有一个对国内著名大公司老板们的调查，其中有一项问道：“作为公司的老总，对秘书的最大期望是什么？”
他们的回答基本一致：“挑战精神。”
具体的内容则是：勇于向困难的工作挑战；不满足于现实状况；为了改变现状，善于带动公司的职工一起工作。
的确，一切在工作中成绩卓著的秘书，很少会对上级交办的工作敷衍了事。他们往往会主动寻找有意义的工作，或具挑战性的工作，借以带动公司的其他人。他们大都不属于安于现状或袖手旁观的类型。
日本明治时代的一个实业家，被人称为建议家的人曾说过：“我只想做真正像样的工作，如果没有这样的工作就自己创造出来。工作并不是等着别人交给你，而是要自己去创造，可建议的题材俯拾皆是。”
身为秘书，应自己创造工作，然后向上级建议，当然一般不会顺利就获得通过，所以要充分检讨其内容，建议的方式也要深思熟虑。如果建议得到认可，就要尽全力做好，这样才会成为真正有用的秘书。
一、公关专家的风度
身为秘书，应具有公关专家的风度，即有那种令别人羡慕的魅力：
（1）拥有让人感到轻松自在的能力。
（2）看起来轻松而有自信。
（3）懂得自我解嘲（而非嘲笑他人）。
（4）借着眼神接近角色、谈谈自己、问他人问题与认真听话等方式来表达对他人的关心。
（5）用握手与微笑向他人致意与打招呼。
（6）把热情与精力带给别人，是真正懂得享受生命的人。
（7）进退得宜、常识丰富、心地善良、礼貌周到。
（8）准备一些有趣、幽默而恰当的小故事与大家分享。
（9）用有感染力的热情介绍他人互相认识，常常谈话的气氛一下变得活跃起来。
（10）他们尊重与关怀别人之情，往往溢于言表，而这也正是沟通的钥匙。
如果我们在参加各种场合时，能让自己更轻松自在，这样一定能在其他在场人士的心中留下正面而深刻的印象。
二、使建议和计划获得领导认可
秘书向上级提出的计划，如果马上就获得认可，事情就比较简单。不过，不获认可或采纳的情况比较多。因为经认可的计划，其成效如何，上级要负责，所以上级对采纳秘书的计划就持比较慎重的态度。
有些秘书不明白这点，当他的计划被上级以各种理由否决后，就在日后把上级的推动工作停下来，并说：“我们的上级是个老顽固，一定会否决，跟他讲也是多余。”
因为一两个建议和计划被上级否决就责难上级，而放弃自己的努力与心力是一种愚蠢的行为。
应该抱有“否决是建议的附属品”的思想，一次否决，再次建议。当然，也应该想想，建议和计划为什么被否决。
就秘书的立场而言，要想自己的建议和计划被顺利采用，至少要领会下面几点，并切实地付诸实行。
（1）呼吁公司的人同心协力，努力建立良好的人际关系。
（2）不可提出片面的主张，要顾虑上级的情况和时间。
（3）不要唠唠叨叨地陈述同样的主张，并要对提出建议的方法和方式花点心思。
上述几点都有赖个人的虚心和谦虚，才能行之有效。
“希望往高处走的人，应该踩着谦虚的梯子。”才能使自己的建议和计划获得领导的认可。
三、多方伸展思考的触角
管理者若只注意日常琐事，则其能力就会受到怀疑。秘书如果不能培养出以经营者的立场去思考事物的能力，想要推动上级无疑是空口说白话。
为能推动上级，使你的建议得到他的认可，必须延伸纵向思考。建议的内容如果仅限于自己的工作范围，就显得太狭窄。在自己的工作范围，即便是堪称“必要”、“了不起”的腹案，但在高一层的人看来，就未必是重要的。
每一个上级一般都不会只有一个下属，因此，他必须考虑，你的建议对其他下属会造成何种影响，以及是否妨碍了整体的均衡。同时，他还会考虑他的上级会有何反应。
为使自己建议的内容，无论从哪方面评说，都能站住脚，你的思考，就不仅要纵向伸展，而且还要向横向伸展，也就是说，拟订的计划，必须顾及其他部门和整体的立场。
考虑其他有关的因素，并从更广阔的视野组合事物的能力叫做“构想力”。
以某个企业开发新产品的建议为例，上级马上会问：“着眼点是不错，但要如何销售呢？”
“销售是销售部门的工作。”
这样的回答绝不会令上级满意。因为你的思考没有伸展到其他部门的工作。
“无法预测销售的结果，就无法进入商品化的阶段。”
最后，你的计划案就只好落到被驳回重新拟订的下场。
总而言之，秘书必须以认真的态度向上级提建议，才有可能培养出不拘泥于某一部门，而以整体的立场来考虑问题的方式。
四、事先备妥文件说明
要提出一个能被上级采纳的意见，应该先把内容想好，并深入思考，直到一切准备妥当，无论从何处被人抨击都完美无缺后再提出来。再者，如果期望自己的建议能被真正采用，只从理论上预测将缺乏说服力，最好引用实例，这是成功的条件。
很多秘书都有一两次建议失败后反省的经验。因此下一次就会“想好内容”、“深入考虑”了。但具体做法应该怎样呢？
一个很重要的方法就是文件说明。
文件说明的作用：
（1）要整理自己的想法；
（2）为了说服上级；
（3）为了带领其他职工。
具体而言，首先把自己的想法写在纸上，然后再以最简洁的方式将下述有关的情报列示：
（1）方针——首脑及中干们的想法；
（2）环境——围绕着问题的外界情况；
（3）历史——过去到目前的症结；
（4）意见——有关人士的反映。
把自己的意见与这四个项目有关的情报互相对照，并理成一目了然的图表。
至此，上级一看就知道所有必要的项目都已齐全，不是马马虎虎的建议，心理上就已觉得放心。实际上，很少有人利用文件提出建议，因此，上级会觉得：“这件事由他来做，大概错不了。”
这是使你的建议获得认可的重要因素，但是这并不够，还是应以正确的资料，利用上述文件逐项向上级一一说明。
以简单明了的方式把以上四个项目有关的资料显示出来，使上级与下属对该提案站在共识的立场上，则得到认可的概率就高了。
五、秘书要忌当差不多先生
在建议的文件说明上，最重要的是收集情报。它有五个重点：
（1）要亲自收集单位内的情报，不能一味等待，应该亲自去收集所需的情报。平时就比较留心的人，知道在何处可以得到何种情报，所以收集的速度很快。
（2）平时就要透过与上级或上层人士的接触，充分了解公司的方针和部门领导的想法。
（3）要掌握正确的资料，尤其是有关数字方面的资料，一旦被上级询问时，能够立即回答出来。
（4）在工作场所，情报都经常集中在某些人身上。
（5）如果对同业的动向等“外部情报”了如指掌，则所提出的建议内容就可包罗万象。
你因工作关系与外面的人交际自属当然，在工作之外也有很多朋友的人，可以避免成为井底之蛙。除了收集情报以外，建议时要说一不二，不要这也差不多，那也差不多。让上级也觉得：这个秘书，一个差不多先生而已。这点也很重要，由此可增加说服上级采纳自己意见的分量。
六、限用一分钟发表
备妥文件说明，接着就要发表出来。这时候，最忌讳的就是讲话拖拖拉拉。一般秘书易认为重要的事情都很费时，其实并非如此。
（1）如果能掌握住问题的核心，讲（说明）一分钟就够了。冗长的说明就表示未能掌握住事物的本质，而拘泥于细节问题。
（2）拟定一分钟范围内的讲辞，可以节省时间，对用词的选择也可渐趋恰当而增加表达能力。
（3）上级通常对冗长的说明是不耐烦的，一则他没有那么多时间听你唠唠叨叨，二则他会认为你不尊重他。如果你能以一分钟的时间恰当地说明建议的主旨，上级会觉得心里痛快，而且如果他觉得你这个建议说得有道理，也就能够接受。倘若他不赞同，也不会因为浪费了他太长时间而引起他的不快，相反，他还会觉得你这个人干脆，不拖泥带水。以后再向他提建议时，他在思想上就容易对你产生亲近感。
（4）值得提一下，讲话的速度以一分钟300字为佳，比这个速度慢就显得过于拖拉，容易引起上级不耐烦，也难以提起上级听的兴趣，如果讲话速度较快，则段落之间要有停顿，否则，一口气滔滔不绝地说下去，别人就容易听得云里雾里，不知你讲些什么。
