一、明白原则的艺术
述事，不管是口述（包括电话、报话），还是工具述（包括笔述、照片、录像等），最终目的，是让接受的人明白。在述事时，应想方设法、最有效地达到这一目的。以下方面请您注意：
（1）尽量说普通话。作为秘书，应把普通话当作一项基本功来练习，这样才能迅速准确地表达自己的思想。
（2）尽量通俗易懂。说话是让人听的，撰文是让人看的。一定不要用花里胡哨使人难懂的词句，使人不知所云。
（3）尽量写简体字。
（4）尽量不用冷僻字。
（5）尽量自己动口、动手。自己经手的事，如果请别人代劳，把意思表述准确有一定困难。
（6）尽量把背景交待清楚。介绍一个人，注意介绍这个人的出身经历、性格、特点等；介绍一个单位，注意介绍这个单位的地理环境、历史演变、物质文化条件等；表述一件事情，注意说明事情发生的原因、条件和环境等；说话、写文章涉及到一些技术性问题等，要注意想到自己是说给（写给）外行人听的（看的），要把技术性问题用通俗易懂的话交待清楚。必要时专门加上注释、附上图片或实物。
（7）尽量把字写工整。起码要写清楚，写字是为了让人看的，写得清楚，可以给阅读、打印、校对等带来一系列方便，无形中提高了效率。
二、意在话先的艺术
打电话是一种特殊的述事方式，因受到通信条件和时间以及经济条件的限制，更应讲究效率。秘书除了应掌握打电话的基本技巧外，应事先做好充分准备，“意在话先”。
（1）常用电话号码要记熟。
（2）自报家门。不管是打电话或是听电话，沟通之后，最好先讲明自己是何单位、何人（身份），并问清对方何单位、何人，然后立即转入正题。常见的问题，一是不肯说出自己单位、姓名，而是扯了一大堆闲话，正要说正事时，线路可能就断了。二是搞不清对方单位、身份就通话，讲了半天，结果不是应受话的单位和人员。
（3）代接代转。要找的受话单位人不在，一般性电话内容可找邻近单位或别的人代接。若线路声音不好，可让守机人员代转。
（4）重要电话要有登记。事先准备好纸笔，通话时记通话内容、通话单位、通话人、通话时间等，以备后查。
（5）打长途电话事先要拟好稿子。在现有通信条件下一般不应超过1500字。不要临时想起就打电话，抓起话筒后才想如何措词，这样效果不好。
（6）通话中间要注意解释。特别是重要地方，如人名、地名、数字、专业名词等要解释清楚。
（7）注意复述。重要电话打完后，自己再复述一遍或请对方复述一遍。
（8）通话结束时要想一想。放话筒之前，抓紧两秒钟时间把对方讲的事想一遍，看看还有什么不清楚的地方，自己讲的还有什么要补充的。
三、横向通气的艺术
一个单位的工作，常常有相互交叉的现象。一个部门收到下面的报告，其内容可能涉及到其他部门，作为承办人，在向领导正式汇报之前和有关部门通一下气，这样可以使有关部门知道情况，提出对策，几个部门形成一致意见后再报领导，领导一次性指示就可以解决问题了。如果事先不通气，很可能把简单事情弄复杂了，不仅影响工作效率，也会影响部门之间的关系。
对下级报告的事应该做到及时通气，对上级的指示精神也要及时将重要内容告知有关部门。要做到这些，必须树立全局观念，从一个单位的整体效益考虑问题。一些权力较大、岗位重要的部门还要注意“放下架子”，和兄弟部门“和睦相处”。想依靠领导的力量压其他部门办事是不妥的。这样做，一是别的部门可能不买你的账；二是一次可以，下次就可能不行了。因为领导也不会总是压着那个部门给另一个部门办事。
所谓“机关无小事”常常指的就是这些事关全局上下的事。作为秘书，应该明确，办公办公，办的是公事，那就是靠大家来办。
四、善始善终的艺术
在实际工作中，常常可以看到有头无尾、不了了之的情况，不少事都这样有始无终了，根本谈不上什么效率。
一件事一般是经过“开始、经过、结局”三个阶段，哪个阶段不完成，就不能算事情的结束。因此，作为秘书，一定要树立“善始善终”的意识，每办一件事都应该办得利利索索，不留尾巴。要做到这点，有几个方面需要注意：
（1）及时催办。当领导口示或文字批示某件事情在什么时间要完成时，作为文秘，要把这件事记下来，中间主动催一下承办部门，临近限期时，再催一下，并视情况报告领导：×月×日批示的某某事情进度如何，以提醒对方领导敦促下属解决。实际工作中，不少事情领导抓的都是对的，就因为没有人具体抓落实，过一段时间，领导自己也忘了，事情也就过去了，形成了虎头蛇尾。
（2）反复抓落实。发了文件不是事情结束，而是事情开始，要不断地抓好落实。不少单位、不少人员，花费了相当大的精力，制发了解决某个问题的文件，往往是文件发了，似乎问题也就解决了，不注意反馈信息，不能反复地按文件要求抓它几次，甚至抓它一两年，结果常常是不了了之。
（3）坚持办到底。自己经手主办的事情，中间若无大的变化，一定要想法完成，尤其到事情的最后阶段。这也往往是关键阶段和困难阶段，一定要坚持住，排除各种干扰、阻力，克服自身的惰性，再努一把力，否则会前功尽弃。
五、留有余地的艺术
办事留余地，是事情顺利完成的最佳保证。
有这么一件小事：秘书A装订一个文件，按要求要订100份。99份已订完了，当订最后一份时，其中一页少了一张。A就去找文印室，文印室已把腊纸扔到纸篓去了。没办法，只好重新打了一张腊纸，印了一张，不仅费了事，还耽误了文件的发行。
这件小事，一是说明工作不细，没有认真点数；二是工作经验不足。印100份的文件，数起来，难免不准确。印时，不妨多印它一两张。留一点余地。用时，只用100张，多出的一两张可以自行销毁。这虽然也是一种浪费，但比起份数不够，要重新打印误时来说，还是值得的。
实际工作中，说话办事，许多地方都需要留有余地。在没有把握的情况下，话若说得过死，就难以收回了。事要做得太绝，就可能坏事。事物都是很复杂的，难免有些特殊情况。因此：
（1）若负责经费开支，不妨留点机动费。
（2）若负责发放票证，不妨留几张机动票，不到最后关头，不要出手。
（3）若负责发放东西，不妨准备富余一点，以备新增加人员。发后多余的存起来备用。
（4）若负责安排会议招待会餐等，不妨多留几个位子，以备“不速之客”到来。
（5）若负责安排集体活动车辆，不妨多准备一台车，以备临时急用。
（6）若负责安排单位工作计划，不妨留点机动时间，以应付意外情况，等等。
记住：要想不着急，办事留余地。
六、一包到底的艺术
当秘书接受一项公文写作任务后，只要条件允许，最好“一包到底”，以保证速度和质量。
（1）自己找有关材料。需要找什么样的材料，自己最清楚。自己去找、去选，可以找到选到“以一当十”的材料。让别人代劳，很可能把最重要的材料落下了。为寻找方便，平时自己就要注意积累各种资料，建立一个自备的档案。
（2）自己动手写。搞写作的人都知道，落到纸上的文字，都是作者“呕心沥血”出来的。自己动手，可以迫使自己费尽心思，提高文稿质量。
（3）自己修改。对文稿的主题、结构、层次、事例、语言、字句等要反复琢磨修改几遍后才作决定。再改时可以采取剪贴办法，一方面缩短抄的时间，另一方面把完全的脑力劳动变成部分手工劳动，起到换换脑筋的作用。修改定稿呈领导审阅之前，最好自己读出声来念一遍——这是一次很重要的修改。因为单看不念，往往一下子就“滑”过去了。而念，一个字都不能少的，不仅可以发现错字漏字，还可以发现语句不顺的地方。
（4）自己抄。在时间允许的情况下，自己写的材料自己抄写，等于又改了一遍。这种修改，比在原稿上修改效果要好得多。不少人有这种体会：自己抄一遍，等于改三遍。
（5）自己校对。若有条件，自己可直接用打字机打，还可以改。若不具备此条件，可交打字室去打，自己校对，从中发现不妥之处还可以改。校对之后，在正式打印前，还要再看一遍。
（6）自己发。公文打印出来后，自己至少要再看两遍，对易出错的地方，例如时间、数字、人名、地名、主送单位、抄送单位等要多看几遍，确实无误时再发出。这是最后一关，若把不住，发走后，发现问题再追回，就费时误事了。实际工作中，这种追回文件的事情还是不少的，应引以为戒。
七、事不过三
甲、乙是一对同窗好友。从某管理学院毕业后分配在两个机关任秘书。
一天，两个人到了一起“侃大山”。甲对单位领导比较满意，工作也感到顺心。而乙却对单位领导一肚子意见，感到领导没有把他放在眼里，很少接受他的建议。有一次为一件事，他向领导提了七八次意见，不仅不管用，领导还说他太幼稚，他感到在这样固执己见的领导手下工作太没劲了，想调动一下工作。
甲听了乙的话后说：“我看你确实是太幼稚，缺乏自知之明。”
乙听了十分吃惊和不解，说：“你这位老朋友怎么说这种话，一点也不同情我。”
甲说：“我这样说正是同情你。你的毛病就出在这里，你总是希望别人理解你和同情你，可你理解不理解领导、同情不同情领导，你自以为自己什么都行，凡事都想说上几句。当然，说得对的，领导是应采纳，但有时说得对的，领导也不一定采纳，为什么，因为各人看问题的方法、角度不同，尤其是领导，作为一个方面的负责人，他要从一个方面的全局考虑，你提的意见可能是对的，但在全局看并不一定能行得通，因此领导就不一定采纳，这都是正常的，有什么值得生气的呢？从这点看，你确实还太幼稚。”
乙听了甲的这番话，觉得有些道理，就说：“那我今后就不再提什么意见和建议了。”
甲说：“那倒也不是。我的方法是：事不过三。只要不是大是大非、生死攸关的原则问题，一个意见最多提三次就可以了。提了三次领导还不采纳，说明领导有自己的考虑。即使某个问题处理不妥，领导也是会负责的。自己提了三次意见，从职责上说已经尽职了，于心也算安了。这个办法你不妨试一试。”
乙照甲的办法试了一段，果然有效，和领导的关系也有所改善了。
事不过三，是议事的一条原则。虽然没有明文规定，但已“约定俗成”。秘书不妨一试。
八、平心静气
就某个问题说服领导改变主意时，即便言之有理，也要注意平心静气。
（1）语气要平和。所谈问题的性质及后果有时可能是严重的，遣字用词可能是严厉的，但声调不能太高，要善于在“平铺直叙”中说出自己的看法，而不是在“激烈辩论”中亮出自己的观点。记住：争吵无济于事，尤其不应和领导争吵。
（2）态度要诚恳。内心想的是本单位的大局、事业的兴旺，而不是去指责领导决策失误，显得比领导高明。言谈举止，不能说必须毕恭毕敬，起码要做到敬重，不可自以为是、趾高气扬。要想到：自己是下属，只有建议权，没有决定权。
（3）要照顾情面。“人有脸，树有皮”，即使是开明的领导，也有一个维护权威和威信的问题。因此，在向领导提不同意见时，要注意场合。以下场合不要责难领导：大庭广众；自己的同事面前；领导的亲属面前；几位领导在一起时。一般应在人少的情况下，最好是单独向领导进言。
（4）不要顶撞埋怨。当自己的意见被领导否决后，要想到这是正常现象，保持冷静的头脑。切不可生气动怒，当面顶撞或甩袖就走。也不可背后议论埋怨。这不仅是维护上下级正常关系所需要的，也是公务人员加强个人修养所必需的。
身为秘书要做到以上这些，很重要的一点要把握住：情绪激动时不要去见领导。因为这时去见领导，什么态度、语气、场合可能都顾不到了。
九、顺心转意
领导在非原则问题上决策不当，作为下属，提三次意见就可以了。但如果是在原则问题上决策不当，提出三次无效后，就要考虑改变方法，顺其心而转其意，而决不能硬来，引起领导反感，批评意见就更听不进去了。
（1）在重述中“去弊存得”。以没有完全领会领导意图为由，请求领导允许自己把理解的意思重述一遍，在重述中沿着正确的方向说，说完后，领导认可了，说明领导已改变了主意，那么就可以按理解的意思执行。这样就达到了改变领导主意的目的。实际工作中，领导人因事务繁忙，对某个具体事情不可能考虑得很细致、很周到，所做决定中有对的成分，也有错的成分。当下属表述对的方面时，领导经过考虑，一般会接受正确的表述。这样，不仅顾及了领导的面子，也可以纠正领导决策中的不当部分。
（2）在“但是”后面陈述。如果一开始就对领导讲，我不同意你的意见，这样，话可能就说不下去了。可以采取“先褒后贬”之法，先说“我同意这样办”，或“领导的指示我坚决执行”，先肯定正确的方面，使自己有陈述意见的机会，然后再说“但是，我还有点补充意见”，或者说“但是，我还有些不理解的地方”。接着讲述决策的失误之处，剖析这些失误可能造成的后果，并提出如何纠正这些失误的办法。这样讲，有可能使领导接受意见。因为下属的意见只是领导意见的补充，领导一般是可以接受的。
（3）劝说时有意“借题发挥”。使领导看到错误的严重性，自己收回成命。有的领导你单说他作出的决定错了，是很难接受的。不妨变个法子，说：“我完全同意你的决定，我感到还不够”。接下去就错误的方面尽量发挥一番，把错误的方面推到顶峰，使领导自己领悟到这样做下去可能造成的恶果。这样，一般的领导就会感到问题的严重性，从而改变主意。
十、设身处地
设身处地为人，等于设身处地为己。
（1）考虑领导生活习惯上的一些特点。领导也是人，也有七情六欲，也需要吃饭、睡觉、休息，心情、身体也可能会时好时坏。作为下属，在向领导进言时，要注意：当领导情绪不佳时，不要去“火上浇油”；当领导身体不适时，不要去“雪上加霜”；当领导正与他人商讨工作时，不要去“横插一杠”；当领导正在就餐或午休时，不要做“不速之客”；当领导正与亲朋好友欢聚时，不要去“大煞风景”；当领导正要外出之时，不要去做“拦门栏”。总之，要学会将心比心，“己所不欲，勿施于人”。自己不愿听别人唠叨的情况也适用于别人对自己，当然也适用于领导。
（2）考虑领导性格脾气上的特点。有的领导性格较急，喜欢快人快语；有的领导性子较慢，讲究深思熟虑，喜欢“徐徐道来”；有的领导脾气较好，一般不发火训人；有的领导脾气怪些，几句话不对就可能张口训人。这些都是正常的。作为下属，不能以自己的性格、脾气去要求领导。在提意见时，要考虑到领导的性格脾气特点，不要撞到“枪口”上，话还没讲，就说不下去了。
（3）考虑领导心理上的承受力。任何人接受批评性意见，都有个承受力问题，领导也一样。有的领导愿意和部下“侃大山”，喜欢听到不同的意见；有的领导则不苟言笑，不喜欢部下唠唠叨叨。不管何种情况，作为下属，要想到：一般领导不喜欢对什么都不满意的部下。因此，有意见要采取适当方式及时提，就一件事谈一件事，“一事一议”。不要积了一大堆意见，“秋后算账”，不仅影响工作，也会使领导感到部下已经对本单位不满意了，从而产生积怨，影响关系。
（4）体谅领导工作上的难处。领导不仅要管事，还要管人、管物，不仅要做决定，还要抓执行、抓反馈，处理上下左右各种关系，工作压力大，责任重。因此，作为下属，打算就某处问题向领导进言时，一是“换位思考”一下，想一想领导的难处，以分忧之心说出自己的意见；二是想法侦察一下领导的工作状况，若工作比较繁忙紧张，可把自己的意见放一放再说，这样效果可能会好些。
所以说，不管是向领导提建议或提反对意见，要想达到预期目的，设身处地为领导着想是对工作十分有利的，也是十分必要的。
十一、以事喻理
当领导决策不当，许多人已劝说无效时，秘书不妨用以事喻理的方法再试劝一次。
古代有这么一个例子：春秋时，晋灵公造九层之台，花费无数钱财，浪费大量人力。有人劝他不要再修了，他不但不听，还说：“谁要再劝我停工，一律处死。”有个叫苟息的大夫求见晋灵公。灵公弯弓搭箭召见，只要苟息有半句规劝的话，就会被一箭射死。苟息说：“臣能将12个棋子堆起来，上面再加9个鸡蛋。”灵公一听，不是劝他停工，就让苟息堆堆看。苟息谨慎地把棋子一个个叠起来，然后又把一个个鸡蛋加了上去，周围的人连气也不敢出，灵公也惊呆了，叫道：“这太危险了！”苟息说：“这不算啥，还有比这更危险的！”灵公说：“愿意听一听。”苟息说：“九层之台，造了三年，尚未完工，致使男的耽误耕地，女的耽误织布，国库也快空了，邻国正计划乘机侵略，这样下去，国家总有一天要灭亡，那时大王还有什么办法呢？”灵公听了，立即下令停建九层之台。
从这个例子中，我们可以看到，在运用以事喻理方法时，要注意以下几个环节：
（1）先谈似是无关却有关的事，取得说话的机会。“先敲边锣，再捶重鼓”，如果开口就讲，你这件事做得不对，话就说不下去了。
（2）所说的具体事物和要规劝的道理环环相扣，恰到贴切，自然“喻”出，千万不能牵强附会，弄巧成拙。
（3）将理“喻”出之后，要“乘胜追击”，用简洁的语言点出要害，促其猛醒。如果吞吞吐吐隔靴搔痒就可能失去机会，达不到规劝的目的。
以事喻理基本上是采用比喻的方法，或以物比人，或以小比大，或以古比今，或以远比近，或以己比人，关键在于所选之事，真正能“喻”出理来。
