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第60章 企业对现金交易的控制重点

现金收入行业,例如:门市部、商店、专柜、“超级市场”,由于经手现金频繁,若缺乏严谨的现金管理控制方法,极易造成舞弊情形。企业对“现金交易”方式,有多种控制方式,介绍如下:

1.经手现金的公司人员,必须有保证制度。

企业内部的各种员工,只要有经手现金,就必须有担保。担保方式包括保证人、担保物、公司重要人物的加以保证等,而且保证书填写后,企业还要加以核查,以确认事实。保证在职业期间不做损及公司利益的行为,此为企业最基本的第一道防御原则。

2.现场的商业交易行为,立刻加以登录。

当收入现金时,应立刻产生某种记录,例如开立连续编号的发票,或开立出货单,或使用收银机等。门市部最好设有集中收款处,由该处人员开发票,或在门市人员已开好的发票上盖“发票章”。如果每笔收入都有记录,自然容易核对,而且事经两人以上,作弊的机会便少。

3.商场买卖所得,定时存入指定银行。

对于门市销售的现金控管工作,要求各店主管每日回报前一日销售的发票总额,以及存人银行的存款金额,并于当日上午10时以前要将前日现金所得存入附近的银行;总公司的出纳人员在上午11时到银行去列印存折,或是在电脑上借着网络银行查询账务收支状况,以确定各部门所有的现金已确实汇入公司户头,如有异常状况,在当日要迅速解决。

4.商场内的现金支出,以“零用金”专户支用。

管理重点是“一切收款,悉存银存;所有支出,统一付款,现金收入,不得移用支付。唯一库存现金,只有零用基金”。对于门市单位费用支出方面,可建立零用金制度。各门市可在银行开立另一个账户来处理零用金支出,不要在同一个银行账户处理现金收支工作,更禁止门市主管每日可将零用金支出冲抵现金收入,再将净现金余额存入银行。

5.“管财”与“管账”工作,要加以区别。

经手现金收支的出纳工作,与管理现金及簿记等会计工作,要由不同的人员担任,以收互相牵制之效。企业经营尚要加以“轮调”,以免日久生弊,诱惑犯罪;人员“轮休”,一方面员工要在年度正常休息,另一方面,若有弊病时,于“轮休”阶段,自然会露出原形。

6.邮购业务应设专人拆信。

如果企业兼管邮购,数量较大时,最好专设拆信员;如无专设人员,亦应由非会计及非出纳人员兼任。拆阅后,应根据信内汇票、支票,填具汇款清单,交与出纳存款,再由会计根据该汇款清单及送款簿存根入账。

7.应收账款应加核对,支票要划线抬头。

每月发出账单请款时,应请客户尽速核对。收款时,应请客户开立划线抬头支票。如是即期支票,应请客户注明“禁止背书转让”字样。对于每一客户账余额,会计或稽核人员应随时加以核对,检查是否尚有未收到的账款并催收。此外,并须运用抽查办法,发出对账单,请客户回签对账。

客户账款由专人收取,较为理想。但目前各企业常由业务人员兼收,极易发生挪用吞没弊病,因此客户账款应勤于核对检查。

8.设立“查账制度”。

设立突击检查制度。主管(或内部稽核人员)应随时突击检查零用基金及现金,以及现金交易的流程与做法。企业有临时抽查制度,将使承办人员知所戒惧而不敢轻举妄动。

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