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第27章 财产清查(2)

实地盘存制是指对各项财产物资的增减变化,平时根据记账凭证只在有关账簿上登记增加数,不登记减少数;月末,根据实地盘点的材料物资的实存数量,来倒挤其减少数,再据以登记有关账簿。其具体做法是:对于某项材料物资的增减变动,平时只根据记账凭证将增加数记入账簿有关栏目,不登记减少数,期末按照该项材料物资的实地盘存数量作为账存数量,计算结余金额,作为账存金额,再据此按下列公式倒挤出减少数,即:

本月减少数期初结存数 本期增加数-期末实存数

最后再将计算出的本月减少数量和金额以及期末结存金额记入有关账簿的支出栏和结存栏。

例如,前例若期末对甲种材料进行实地盘点,确定的期末结存量为350公斤。

殊情况以外,一般不采用。特别是对于重要的、贵重的材料物资,不能采用此种盘存制度,而应采用永续盘存制。

财产清查的对象不同,所采用的方法也不同,下面分别介绍不同种类财产物资清查的方法。

3.1 库存现金的清查方法

库存现金清查的要求是:第一,查明库存现金的账面结存数与实际结存数是否完全相符。由于现金是企业最重要的资产之一,是最易受侵犯的资产,因此,必须加强对库存现金的管理:应指定专人对库存现金进行核算、清查,确保其安全、完整和账实相符;第二,通过现金清查,考核企业库存现金管理制度的执行情况。国务院和中国人民银行总行颁发的《现金管理条例》和《现金管理实施细则》是企业现金使用、核算和管理所必须遵守的规章制度。通过现金清查,可以考核单位遵守这些规章制度的情况,如现金的核算是否坚持“钱账分管、相互监督”的原则,以及现金收支手续的执行是否严密等。

现金清查应采用实地盘点的方法。

首先,对现金进行盘点,盘点时出纳人员必须在场,不允许以借条收据等抵充现金;其次,盘点结束以后,要将清查结果与现金日记账的余额进行核对,如出现双方不相符的情况,还要编制“现金盘点表”,以反映现金盘点发现的差异以及发生差异的原因。“现金盘点表”。

3.2 银行存款的清查方法

银行存款的清查是采用开户单位与开户银行核对银行存款账目的方法进行。

账余额应该一致。但在会计凭证传递的过程中,由于传递时间不一致或其他原因会造成同一笔交易或者事项双方记账时间不一致而导致双方的余额不一致的情况。为了更好地管理这部分货币资金,开户单位应定期(通常为一个月)与开户银行核对账目,如双方余额不等,应及时查明账目,确保银行存款的核算正确和资金安全。

开户单位在与开户银行核对账目时,一般应以开户银行的账单为依据进行核对。开户单位在同开户银行核对账目以前,应先对其“银行存款日记账”的正确性和完整性进行仔细的检查,在确认无误以后,再与开户银行的对账单进行逐笔核对,确定双方记账的正确性。开户银行的对账单是银行记账复制的账页,它详细、完整地记录了单位银行存款的增加额、减少额和结余额。但是,由于“未达账项”的存在,即使开户单位和开户银行双方记账都没有错误,其“银行存款日记账”上的银行存款余额与开户银行对账单上的银行存款余额也会发生不相等的情况,这就需要进行账外的调整试算,切实查明双方账目是否一致。

“未达账项”是指开户单位与开户银行双方由于会计凭证传递时间的不同,而造成双方记账时间不一致所形成的一方已经记账,而另一方尚未记账的事项。以企业为例,开户单位与其开户银行之间的“未达账项”大致可以分为以下四种情况:

(1)企业已收款入账,反映银行存款的增加,而开户银行尚未记账;

(2)企业已付款记账,反映银行存款的减少,而开户银行尚未记账;

(3)开户银行已代企业收款入账,反映银行存款的增加,但企业未收到开户银行的收款通知,尚未记账;

(4)开户银行已代企业付款记账,反映银行存款的减少,但企业未收到开户银行的付款通知,尚未记账。

由于以上“未达账项”的存在,一定日期企业的“银行存款日记账”余额就有可能大于或者小于开户银行对账单的余额。这就要求在清查过程中,查找出双方“未达账项”的金额及产生原因,并据以编制“银行存款余额调节表”,从而确定双方记账有无差错。若编制该调节表后双方余额仍不相等,则说明双方记账有差错,应进一步核对,查明原因,更正账簿记录。以下举例说明“银行存款余额调节表”的编制方法。

假定某开户单位20××年6月末“银行存款日记账”的余额为68000元,银行对账单上所列出的该开户单位的银行存款余额为76000元。经核对,发现双方存在下列“未达账项”:

(1)委托银行收销货款5000元,银行已收账,登记银行存款的增加,但企业尚未入账;

(2)开出转账支票一张计7500元,企业已记银行存款的减少,但持票人尚未到银行转账;

(3)收到转账支票一张,计3000元送存银行,企业已收账增加银行存款,但银行尚未入账;

(4)银行已支付本单位水电费1500元,反映银行存款的减少,但企业尚未记账。

在查明上列未达账项以后,企业就可以根据这些情况编制“银行存款余额调节表”进行调整。

证明企业和开户银行双方的余额是相等的。在确认了双方登记内容一致、余额相等之后,对于银行已经登记入账而企业尚未入账的未达账项,企业必须在银行的结算凭证到达后,才能将这些业务登记入账。

3.3 存货的清查方法

存货的清查包括对企业各种原材料、周转材料、库存商品等的清查。

存货清查的要求:第一,清查要详细、全面、彻底,不能只查价值高、用量大的部分。除非对某些存货进行局部清查外,各种存货要逐一清查,不仅包括库内、账内存货,还要包括库外、账外的各种材料物资、库存商品等;第二,要查清存货的日常管理状况,出现问题要及时纠正、处理,不断修订和完善存货的日常管理制度。

企业存货的种类繁多,而且每种材料物资、库存商品的实物形态、体积重量、价值高低、存放方式也都不一样,所以,清查方法就有所区别。

存货清查的方法通常有实地盘点法和技术推算法。

实地盘点法是指对材料物资、库存商品用逐一清点或用计量器具来确定其实有数量的方法。实地盘点法的适用范围较广,大多数材料物资、库存商品都可以采用这种方法进行清查。

技术推算法是指按照一定的计算公式或者一定的标准,推算出材料物资、库存商品实有数量的方法。通常对一些价值较低、大量成堆存放、并且逐一清点有困难的材料物资、库存商品采用这种方法进行清查,如石灰、煤炭等。

存货清查的程序应按下列步骤进行:

首先,要由清查人员协同材料物资、库存商品的保管人员在现场对材料物资、库存商品采用上述清查方法进行盘点,确定其实有数量,并同时检查其质量情况;

其次,对盘点的结果要如实地反映在“盘存单”上,并由盘点人员和实物保管人员签章,以明确清查责任。

盘点人:(签章)实物保管人:(签章)

最后,将“盘存单”的记录与相应的材料物资、库存商品账簿的记录进行对比,填制“账存实存对比表”。“账存实存对比表”是一个重要的原始凭证,它是调整存货类账簿记录的依据,也是分析账存数和实存数发生差异的原因及确定经济责任的原始证明资料。

对于委托单位加工、保管的各种材料物资和在途材料、在途商品,应与有关单位进行核对,确定其实有数额,查明其账存数和实存数是否相符。

3.4 固定资产的清查方法

固定资产是企业开展业务经营活动的物质基础,在企业,固定资产在资产总额中占有很大的比重,其财产清查每年至少应进行一次。

固定资产清查的要求是:首先应查明固定资产的实物是否与账面记录相符,严防出现固定资产丢失的情况;其次,要查明固定资产在保管、维护保养及核算上存在的问题,保证固定资产核算的正确性;最后,还要清查固定资产的使用状况,如发现使用率不高的情况,应及时反映给有关方面,及时作出恰当的处理,保证其合理、有效地使用。

固定资产的清查通常也采用实地盘点的方法,即将固定资产明细账上的记录与固定资产实物逐一核对,包括明细账上所列固定资产的类别、名称、编号等。如发现固定资产盘盈,要对其估价,确定盘盈固定资产的重置价值、估计折旧等,以编制“固定资产盘亏、盘盈报告单”;如清查中发现固定资产出现盘亏或毁损情况,还要查明该项固定资产的原值、已提折旧额等。

固定资产清查的一般程序是:

首先,在清查之前应将固定资产总账的期末余额与有关明细账期末余额核对,保证固定资产总账的余额与其所属明细账的余额相一致;

其次,进行实地盘点,对固定资产的状况进行清查,并按固定资产明细账上所列的固定资产名称、类别、编号等内容与固定资产实物进行逐一核对,确认其是否与账面记录相符;

最后,根据清查中发现的固定资产盘盈、盘亏和毁损情况,在查明原因的基础上,编制“固定资产盘盈、盘亏报告单”。

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