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第14章 完成本职工作的9种方法

“要点提示”做员工难,做个优秀的员工更难。但是如果抱着一种踏踏实实的工作态度去处理工作中的每一,并站在上司的角度或客户的角度去进行自我检查,那么再难的工作也不会成为障碍。

做得比上司期待的更好

完成每件工作都比上司要求的水准更好一些,上司必然很快地对你产生信赖感,能放心把更重要的工作交给你,你将有更多的机会学习更多的经验、扩充更多的能力,成为上司值得依赖的左右手。

懂得提升工作效率的方法

效率是用有效的方法把工作做好,这可参考以下所提方法提升效率。

(1)依工作的重要性决定完成工作的优先顺序和时间。

(2)同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行。

(3)不断地思考是否有提升效率的工作方法。

(4)备齐以往的做法、相关的资料、相关的信息,当做工作前的参考。

(5)请教有经验的前辈。

(6)随时定出完成工作的期限。

(7)准备好必要的工具、材料、器材。

(8)避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费,如杀鸡焉用牛刀。

(9)避免用过小的手段达成较大的目的以造成无法做到,如螳臂挡车。

在指定的期限内完成工作

工作完成的时间确定后,一定要在指定的期限内完成,最好能提早完成,预留一些检查的时间,让自己能检查是否有疏失或遗漏的地方,以确保工作的准确。

工作时间内要集中精神、专心工作

做事要有做事的态度,要关心自己的工作,要有完成工作的意愿,工作时间内集中精神、专心工作,不要一面工作一面与同事聊天、谈笑或吃零食。

任何工作都要用心去做

不管多么单纯的工作,都要用心去做,用心去做是指要避免错误、改善速度,让工作更容易进行。

要有防止错误的警觉心

工作上的错误都是由以下所列原因造成的,要随时注意自己是否有下列这些状况:

(1)使用一些未经确认的信息。

(2)工作上的专业知识或技巧不充分。

(3)疲倦、不能集中心力。

(4)情绪低落、不稳定。

(5)联络错误、协调不足。

(6)把一知半解当做全部知道。

(7)不注意、草率、马虎。

(8)成见、专断。

(9)无责任感、推诿。

(10)不遵守作业规定。

做好整理整顿工作

(1)办公用品、器具依定位放置。

(2)用完的工具立刻返还。

(3)桌面上只陈列必要的东西,废弃不用的应立刻丢掉。

(4)过道、通路不随便放置东西。

(5)档案、公文、书信等编号管理。

(6)各种办公用品、文书仔细规划放置地点。

秉持工作的改善意识

除了要有“目的意识”、“问题意识”外,还要秉持改善意识。

可运用以下方法改善手头上的工作。

(1)简单化——是否能用更简单、更省力的方法进行?

(2)代替化——是否能用机械代替?是否能用别的途径代替?

(3)综合化——是否能将两样工作合并处理?

(4)分散化——是否能分开做更有效率?

(5)废止化——这项工作是否真有必要?是否能废止?

养成节省费用的习惯

节省不等于吝啬或苛刻,节省是不浪费公司的资源,浪费公司的任何资料就等于浪费公司的利润,上班族养成节省公司费用的习惯,具体来说,应注意以下事项:

1.合理使用电话

使用电话商谈公务时,先整理好要讲的重点,不但能节省电话使用时间,同时可提升工作效率。上班时间不要打私人电话,朋友打来,要简单、迅速讲完。

长途电话是最好使用传真、E-mail或QQ聊天方式代替,特别是电话较难充分表达或说明的事候。

2.有效使用办公室文具及复印机

节省使用办公文具,废弃不用的纸张空白面皆可当草稿或备忘录用纸;正确使用复印机,避免误印,参考或存档的副本可将两张正本缩小复印至一张副本,以节省纸张及复印耗材。

3.节省电费、水费

休息时间或离开办公室记得关灯,不要忘了将水龙头关紧。

4.不要不当地加班

不当地加班,不但增加公司水、电的使用费用,也使公司多支付加班费,要尽量避免不必要的加班。

5.做好避免不良产品的措施

一旦产生不良产品,必然造成材料、时间、人工费用的损失,因此要彻底做好避免不良品产生的措施。

6.做好机器维护,并正常操作机器

机器维护不好或错误操作造成故障,因而停工修机,会给公司带来损失。

7.做好预算,控制预算

每项工作都精确地预估好预算,并控制在预算内进行。

8.爱惜公司的资产

爱惜使用公司一切的设备、工具、车辆、器具等资产,这些资产的更换、修理对公司的营运而言,都是一笔庞大的资金支出,你能爱惜它、珍惜它,它才能高效率地运转,公司才能正常地营运。

“企业在竞争的环境中求生存,每减少一分的成本,就能增加公司一分的竞争力,能给公司带来更多的销货,及更多的利润,因此,每节省一元钱,往往能带给公司一元以上的利益。”

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