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第19章 别让时间财富悄然溜走(3)

③要事先让接受委任的人清楚:在什么情况下,必须请示工作,在什么情况下,可以自己做主,只要事后汇报即可。

(4)监督所委派的工作经营者在委派了工作之后,并不意味着可以撒手不管了,还需要进行必要的监督,监督与是否信任部下无关。但如果做得过分,也会使部下失去工作的自信心,这种监督必须注意做到恰如其分。为此需要做到:

①在工作开始时,预先宣布要检查之处。如果最初无言在先,等工作开始以后才说起这种监督是必要的,下属就会认为对自己不信任。

②要事先建立“侧面监督制度”。即请第三者照看或接受第三者监督。

③事先建立诸如定期举行例行会议、定期报告等规章制度,以检查核对工作情况。

④以其他工作为理由来检查所委托的工作情况。

三、安排时间要科学合理时间是不可再生的宝贵资源,我们应尽量使单位时间内产生的效益达到最大值。那么,怎样才能达到这种效果呢?答案就是科学地安排时间。

7养成今日事,今日毕的习惯依据效率研究专家的说法,在相同的时间内,用相同的劳力做尽可能多的事情的最佳方法就是即时处理。

所谓即时处理,简单地说,就是凡决定自己要做的事,不管它是什么事,就立刻动手去做,“立刻”这一点至关重要。

立刻动手,这不仅省去了记忆、记载,或从头再干的功夫,而且可以解除把一件事总记挂在心上的思想包袱。

经营者如果对一切事务性的工作都采用“一次性处理”,那么就省去了对一件事再花第二次、第三次的功夫。如果有信件需答复,应看完原信后立即动手写回信。如果拖延几天再写,就得再一次读原信,当然就多费了一些功夫。如果有事非得作决定,便立刻做出决定。脑海中一旦闪现出对工作有用的想法和主意时,也马上动手记下来。无论什么事,“再来一次吧”都会造成时间浪费。诚然,有些事情是需要深思熟虑的,是需要花时间考虑的。但对于不太重要的事或急事,立刻动手干则是上策。

然而,在我们的经营者中,有一些人却有一个很不好的工作拖拉作风,本来可以随手处理的事,却拖得几天几周办不了,几天内可以办的事,却几个月不见踪影。还有的人对需要解决的问题还有意识地“踢皮球”,你踢向我,我踢向你,这样导致工作效率极低。殊不知,被拖延的事务,将来仍然需要做,而且需要花费更多的精力去做。

中国有句格言,叫做“今日事,今日毕”。经营者要赢得时间,必须养成随手处理可以处理的事务的作风,不能依赖着明日。古诗云:“明日复明日,明日何其多;我生待明日,万事成蹉跎。”把握今朝,才是我们经营者获得成功的必备的工作作风。

8集中精力和时间办大事

经营者的时间像豆腐一样很容易被切成小碎块,一个经理一上午的时间表上可能排列着七、八件事,诸如与业务人员讨论业务、批阅文件、向上司汇报情况、向某公司打去庆贺开业的电话、参加一位职员的退休欢送会等等。正当你想坐下来着手另一件事时,有人敲门进来,来者可能是上级派来的人,也可能是个重要的客户,不管是谁,总得听听对方的来意,有的来者可能并无要事,只是一般性拜访,甚至是路过此地打个照面。但无论来意如何,递上烟茶,再说几句,十几分钟、半个小时就过去了。

经营者对自己的时间运用遍感到苦恼,抱怨没有“可自由运用的时间”,早想着手做计划已久的较大的事情,可是多次拿在手上又放下了。要知道,如果把时间分割开来零星使用,时间的利用效率就大大降低,甚至等于没有时间。要想做一件较大的事,必须有一定的、哪怕是最低限度的整块时间。

比如,一位管理者近来了解了不少市场情况,想把它写成较为系统的市场调查报告,如果集中时间来写,最多一天就完成了,但是总没有一整天的时间供他使用,他只好见缝插针,第一天抓住半个小时,第二天又抓了15分钟,第三天挤出了20分钟,每次拿起笔来都像刚开头一样,这样断断续续,半个月之后才完成了初稿,把所用的时间加起来,足有三个工作日的时间,报告稿的质量也不令人满意,好像有许多拼接的痕迹。写文件如此,研究确定本单位的大政方针、人事安排或处理一个棘手的问题,更需要有整块时间才能完成。但是,每个管理者可以运用的整块时间是很少的,对大多数管理者来说,这个时间大概只占他全部工作时间的1/4,就是说他只有1/4的时间能用在较大的事务上,能用在他应该做的、有所贡献的事务上。

一个经营者能集中的自由时间越多,就越能做出成绩。至于如何集中,各人有各人的办法,各人的处境不同,习惯不同,办法也就不同。同时,也有善于不善于之分,有集中的能力强弱之分。有些经营者,在一星期内有一天在家里工作,这一天他可以集中办一两件大事。有些经营者将一周或一天的时间分成若干大段,每段分类处理不同的问题,其中有专门时间处理较大的事务。例如将听取汇报、审批文件、讨论一般业务等例行性工作,排在一周内的二、三天办理,留出一整天或二、三个半天处理真正较大的事,再留一天左右去处理其他事务。另一种常见的办法是每天有一段时间在家里办公,不过这种方法目前在我国只适用少数人。我们还常看到,有的机关为了研究起草重要文件,几个人到宾馆躲起来集中时间工作,这种方法增加了机关的经费开支,虽不宜提倡,但毕竟也是一种无办法的办法。其实,方法是灵活的,重要的是原则,要真正集中时间办大事,就应当明确:

当尚未集中的时候,要尽快推开其他的事迅速集中;当已经集中的时候,要排除其他事的干扰,一旦发现有别的事在“蚕食”整块时间,要立即把其他事甩开,不然,集中要办的事就会半途而废。

9有效地利用零碎时间

所谓零碎时间,是指不构成连续的时间或一个事务与另一事物衔接时的空余时间。这样的时间往往被人们毫不在乎地忽略过去。零碎时间虽短,但倘若一日、一月、一年地不断积累起来,其总和将是相当可观的。凡是在事业上有所成就的人,几乎都是能有效地利用零碎时间的人。

曾任复旦大学校长、中国科学院学部委员、上海市人大副主任的著名数学家苏步青教授,说过这样的一段话:“我把整段时间称为‘整匹布’,把点滴时间称为‘零星布’,做衣服有整料固然好,整料不够就尽量把零星的用起来,天天二三十分钟,加起来,就能由短变长,派上大用场。”

伟大的生物学家达尔文也曾说:“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”诺贝尔奖金获得者雷曼的体会更加具体,他说:“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间。即使只有五六分钟,如果利用起来,也一样可以有很大的成就。”把时间积零为整,精心使用,这正是古今中外很多科学家取得辉煌成就的奥妙之一。

面临时间危机的经营者,如果会利用“零星布”,学会抓住半小时,那么是否就可以在一定程度上缓和时间危机呢?答案是肯定的,因此,每个经营者都需要学会有效利用零碎时间的技巧。

利用零碎时间的技巧主要有以下四种:

(1)嵌入式技巧

利用嵌入式技巧就是在空余的零碎时间里加进充实的内容。人们由一种活动转为另一种活动时,中间会留下一小段空白地带,如出差时乘车、等车时间;会议前的片刻,找人谈话等候时间等。对这些时间可以充分利用,根据时间的长短做一些有意义的工作。1849年恩格斯从意大利的热拿亚坐船去英国,一路上,船上的旅客大多数在无聊地饮酒作乐,消磨时光。恩格斯却一直呆在甲板上,不时地往本子上记录太阳的位置、风向及海潮涨落的情况。他利用乘船时机对航海学有了一定的研究。

(2)并列式技巧

利用并列式技巧就是在某项松散活动进行期间,同时开展又一项活动。例如做饭、散步、逛商店,都可以适当地一心两用。艾米莉·勃特朗是英国一位勤奋的女作家。年轻的时候,她的家务劳动很繁重,洗衣服、烤面包、做饭,都要她自己动手。她在厨房里干活时,每次都随身带着铅笔和纸,一边干活一边构思,只要一有空,就立即把脑子里涌现的构思记下来。最终,她写出了世界流传的文学巨著《呼啸山庄》。

(3)压缩式技巧

压缩式技巧是指把零星时间压缩到最低限度,使一项活动尽快转为另一项活动,这样可以节省很长的过渡时间。俄国大音乐家柴可夫斯基,每天一定要工作到吃饭时间才搁笔,决不增加等候的零星时间。

(4)化零为整式技巧

化零为整式技巧就是把零碎时间集中为一个整体。美国管理学家杜拉克在他的《有效的管理》一书中提出:善于集中零碎时间为一个整数是领导者赢得时间的一个诀窍。

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