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第26章 交际礼节不可小视

人无论做什么、从事什么行业都离不开交际,而交际礼节更不可小视,这将会影响到你的交际效果。

下面介绍几种交际过程中应该注意的细节,掌握了它们对你是非常有益的。

握手的细节

握手,是日常交往中常见的礼节,是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式,是现代交际和应酬的礼仪之一。

握手,既是一种礼仪方式,又可称之为人类相同的“次语言”。深情、文雅而得体的握手,往往蕴涵着令人愉悦、信任、接受的契机。

两人见面,若是熟人,不用言语,两手紧紧一握,各自的许多亲热情感就互相传导过去了;若是生人,则一握之际,就是由生变熟的开端。

握手,多数用于见面致意和问候,也是久别重逢或多日未见的友人相见或辞别时的礼节。

握手,有时又具有“和解”的象征意义。据说握手是西方中世纪骑士相互格斗,势均力敌的时候,作为和解的表示,把平时持剑的右手伸向对方,证明手中没有武器,相互握手言和,发展到后来,便演变为国与国之间言和的象征。

握手除了作为见面、告辞、和解时的礼节外,还是各种祝贺、感谢或相互鼓励的表示。如对方取得某些成绩与进步时,赠送礼品以及发放奖品、奖状,发表祝词讲话后,均可以握手来表示祝贺、感谢、鼓励等。

(1)与女性握手应注意的问题

与女性握手,应等对方首先伸出手后,男方只要轻轻地一握就可。如果对方不愿握手,也可微微欠身问好,或用点头、说客气话等代替握手。一个男子如主动伸手去和女子握手,则是不太适宜的。

在握手之前,男方必须先脱下手套,而女子握手,则不必脱手套,也不必站起。

客人多时,握手不要与他人交叉,让别人握完后再握。按国际惯例,身穿军装的男子可以戴着手套与妇女握手,握手时先行举手礼,然后再握手,这是一种惯例。

握手时,应微笑致意,目光不可向别处看,或另与第三者谈话。握手后,不要当着对方的面擦手。

与女性握手,最应掌握的是时间和力度。一般来说,握手要轻一些,要短一些,也不应握着对方的手用劲摇晃。但是,如果用力过小,也会使对方感到你拘谨或虚伪敷衍。因此,握手必须因时间、地点和对象不同而区别对待。

(2)与老人、长辈或贵宾握手

与老人、长辈或贵宾握手,不仅是为了问候和致意,还是一种尊敬的表示。除了注视对方、面带微笑外,还应注意以下几点:

第一,在一般情况下,平辈、朋友或熟人先伸手为有礼,而面对老人、长辈或贵宾时则应等对方先伸手,自己才可伸手去接握。否则,就会被看做是不礼貌的表现。

第二,握手时,不能昂首挺胸,身体可稍微前倾,以示尊重。但也不能囟对方是贵宾时就显得胆小拘谨,只把手指轻轻接碰对方的手掌就算握手,也不能因感到“荣幸”而久握对方的手不放。

第三,当老人或贵宾向你伸手时,应快步上前,用双手握住对方的手,这也是尊敬对方的表示。并应根据场合,边握手边打招呼问候,如说:“您好”、“欢迎您”、“见到您很荣幸”等热情致意的话。

第四,遇到多人在一起时,握手、致意的顺序是:先贵宾、老人,后同事、晚辈,先女后男。还必须注意,不要几个人竞相交叉握手,或跨门坎甚至隔着门坎时握手,这些做法也是失礼的行为。

第五,在社交中,除注意个人仪容整洁大方外,还应注意双手的卫生,以不干净或者湿的手与人握手,是不礼貌的。

如果老人、贵宾来到你面前,并主动伸出手来,而你此时正在洗东西、擦油污之物等,你可先点头致意,同时亮出双手,简单说明一下情况并表示歉意,以取得对方的谅解,同时赶紧洗好手,热情予以招待。

第六,在外交场合,遇见身份高的领导人,应有礼貌地点头致意或表示欢迎,但不要主动上前握手问候,只有在对方主动伸手时,才可向前握手问候。

介绍的细节

介绍,是社会交往中人们互相认识、建立联系必不可少的手段。它主要指从中沟通,使双方建立关系的意思。在社交场合中,介绍和被介绍,是一种经常采用的形式。

(1)介绍在社交活动中的作用

介绍最突出的作用,在于能缩短人们之间的距离。两个不相识的人总难免会互有隔阂,但通过介绍,就能使新的朋友相识,新的友谊形成,甚至新的事业开始。

介绍的另一个作用,是能帮助扩大社交的圈子,加快彼此间的了解。介绍还可及时消除不必要的误会。

(2)介绍的方式方法

在社交场合中,介绍有各种方式。如按交际场合来区分,有正式介绍和非正式介绍;按被介绍的人次区分,有集体介绍和个别介绍;按介绍者来区分,有自我介绍和他人介绍;按被介绍者的地位、层次来区别,有重点介绍和一般介绍;按被介绍者的性质和介绍采取的形式,又可区分为商业性介绍、社交性介绍和家庭成员介绍等。

第一,正式介绍,是指在较为正式、郑重的场合进行的介绍。总的原则是:年轻的或后辈被介绍给年长的或前辈,男性被介绍给女性,一般来客被介绍给身份较高的人等等。

具体来说是这样的:如果把一个男人介绍给女士,在介绍过程中,女士的名字应先被提到,然后再提男人的名字。但如果你要介绍一男一女相识,而男方的年纪比女方大得多,则应该将女士介绍给这位男士,以示尊敬长者。

在同性别的两人中,应该是年轻的被介绍给年龄大的,同样是表示对长者的尊敬。

在年龄相差无几的男人中,并不讲究先介绍谁。但如果其中一人在社会上有一定的知名度或德高望重时,另外一位应当被介绍给他。另外,通常是未婚的被介绍给已婚的,除非是未婚的男人(或女士)年龄比已婚的大得多。

介绍时,最好是把对方的工作单位或就读的学校顺便提一下。当你被介绍后,通常要做的礼仪是握手,面露笑容并说一声“您好”,在需要表示庄严郑重或特别客气时,还可以略施一躬,如果见到某人特别高兴,则可以说,“见到您真高兴”。

第二,非正式介绍,是指在一般的、非正式场合所做的介绍。这种介绍不必过分讲究正式介绍的规则,如果大家都是年轻人,就更可以轻松、随便一些。

如介绍人可先说一声,“让我来介绍一下”,然后就做简单的介绍。也不必遵循先介绍谁、后介绍谁的次序,最简单的介绍方式是直接报出被介绍者各自的姓名,当然也可加上“这位是”、“这就是”之类的话以加强语气。采用这种较为随便、朋友式的介绍方法,可使被介绍者感到自然、亲切。至于把一位朋友介绍给大家时,只要说一句,“诸位,这位是张三”,也就可以了。

第三,一般介绍,是指人们在日常生活中的介绍。它要注意两条原则:一是把男人介绍给女士;二是在简单介绍中,必须先提女方的名字,然后再说男方的名字。

第四,在集会上的介绍,一般在宴会、舞会、或普通集会上,由于来宾较多,这时不必逐一进行介绍,主人只需介绍坐在自己旁边的客人相互认识即可,其余客人可自动和邻座聊天,不必等主人来介绍。在家庭的聚会上,可以适当地向一小部分人介绍后到的客人。

第五,自我介绍也是社交场合中很重要的一环。如果在聚会的场合要与一个不相识的人谈话,如主人忘了介绍,你也可与人交谈。你可以先做自我介绍,等对方也做自我介绍后,便可进行交谈。

使用名片的细节

名片是社交过程中比较常用的社交工具,能否用好名片也不是一个小问题。

(1)名片的分类

名片有普通社交名片和公务、职业名片之分。后两者与普通社交名片的区别在于:它们除了姓名、地址、邮编、电话号码外,还应把使用者的单位名称、现任职务以及职称等印在名片上。现在我们常用的名片,实际上都是公务或职业名片,但因它们在社交场合经常通用,所以人们一般就不加区别了。

(2)名片的使用

名片一般在三种情况下使用:一种是用于商业性的横向联系和交际;另一种是社交中的礼节性拜访,还有一种是用于某些表达感情或表示祝贺的场合。在日常生活中,名片比较多地运用于后两种情况。

拜访用的名片,多数用于以下情况:

第一,在赠送礼物时,将名片包在礼物里面或附在礼物外面(不过需注意,只有当礼物要别人代送时才需这样做)。

第二,在赠送鲜花或花篮时,把名片附在花束上。

第三,在非正式邀请中,例如约很熟悉的朋友相聚,可用名片代替请帖,只需在名片上写几句话和写明时间及地址。

第四,当朋友请人送来礼品或书信时,可将名片代作收条或谢帖。

(3)注意事项

名片应双手呈递,接受名片时态度一定要恭敬,使对方感到你对他的名片很感兴趣。

接过名片后,一定要仔细地看一遍,绝不要一眼不看就藏起来。有看不明白之处可向对方请教,对方一定会很高兴地告诉你。

名片放在桌子上时,切忌随手乱丢或在上面压上杯子、文件夹等东西,那是不礼貌的表现。

有时,你想得到对方的名片,但他却并未给你,那最好不要直截了当地说:“请您给我一张名片!”而应该以请求的口吻说:“如果没有什么不便的话,能否请您留一张名片给我?”若对方确实已没有名片,一般会婉言说明的。

交谈的细节

交谈,是社交活动必不可少的内容,更是一门艺术。既要注意谈话时的态度、措辞,顾及周围的环境、场合,更要讲究所谈的内容。掌握好交谈的气氛,不但有利于结识新朋友,还能通过思想的交流,增进彼此间的了解,逐步建立持久、深入的友谊。

(1)谈话气氛

开始交谈时,交谈者要善于创造一个融洽的谈话气氛。要达到这种效果,必须注意以下几点:

第一,开始时适当地寒暄。如果是熟人、老友,可先谈谈别后的情况,如是初次见面,则不妨各自做一番简单介绍,等气氛融洽后,再“言归正传”,如一见面就谈正题,往往让人感到突然,势必影响交谈结果。

第二,在交谈中,态度要诚恳。开诚布公,坦率谈话的态度,能使人感到亲切自然。意见也易被对方接受,如果虚情假意,言不由衷,夸夸其谈,盛气凌人,就会出现“话不投机半句多”的尴尬局面,使对方产生反感。

第三,交谈时神态要专注,双方都应正视对方,以示尊重。切忌东张西望,似听非听,或翻阅书报,甚至自顾自地处理一些与交谈无关的事情。

也不要在交谈中随意打呵欠、伸懒腰,显出一副疲惫不堪的样子,或者不时看钟表,显得心不在焉。这些都是极不礼貌和轻慢对方的表现。

第四,要有平等的谈话态度,即使自己对某一问题有精辟的见解,也不能以居高临下、不容置疑的口吻说话,那样只会给人留下自以为是、高人一等的印象。

相反,以平等态度说出自己的见解,并有意识地请对方谈谈有什么想法,这样,既便于深入讨论问题,也是对交谈对方的尊重。

(2)谈话忌讳

要使交谈收到良好的效果,除了应讲究谈话的气氛外,还须注意交谈中的忌讳。

第一,交谈的内容应以双方共同感兴趣、需要商量的事为宜。对别人不愿谈及的事或容易引起悲痛伤心的事,应尽量回避,以免使对方情绪不快。如不得已而提及,语言也应婉转含蓄。

第二,谈话中应避免提及对方的生理缺陷,它易使当事人因此而产生沮丧、痛苦、自卑等消极情绪。

一般说来,谈话中除非出于必要,均不宜涉及此类话题,即使出于关心也是如此。总之,不要让对方感到你在注意他的生理缺陷,或对他有所歧视。

第三,一般不应随便议论长者和名人,特别不应把他们的私生活当作谈话资料,那样会给人留下庸俗无聊的印象。

第四,如果在交谈中无意地涉及某些话题,刺伤了对方,应立即道歉,请求原谅,这是社交中应有的风度。

打电话的细节

作为现代通讯工具的电话,由于具有传递迅速、使用方便和效率高的优点,已成为重要的社会交往方式。如果缺乏使用电话的常识与素养,不懂得打电话和接电话的礼仪规范要求,往往会影响工作任务的完成,甚至会使本单位的良好形象受到损害。因此,重视电话礼仪十分重要。

(1)电话礼仪

一般来说,电话通讯礼仪,有以下几个方面:

第一,时间选择

主要包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间。除紧急要事外,一般不宜在早上七点以前或三餐饭时或晚上十点半以后打电话。

同时,还应注意各个国家和地区的时差,以便选择最佳时间进行电话联系。

电话交谈所持续的时间,以3—5分钟为宜。如时间需要5分钟以上的,那么,就应首先说出自己要办的事或大意,并征询对方是否方便;如对方此时工作太忙或开会,就请对方另约时间联系。

第二,注意文明用语

由于语言是电话交谈的惟一信息载体,而电话通讯礼仪主要是指语言交往礼仪,因此应特别注意语言的文明。

如果打电话拨错了号,则应道歉后才搁电话筒;受扰者则应体谅地说“没关系”或“不要紧”。

如是打给对方的总机,需转分机的,总机接线员就应说,“您好,这里是(单位名)”或加上“请问要哪里”;你应礼貌地说:“请转××分机(或部门名称)”。

如遇占线,接线员应说:“对不起,占线,请稍等(或请等一会儿再打来)。”

如接通分机,那么打电话的人应说:“请问××在吗?”切忌说:“你是谁?叫××接电话!”等不礼貌用语。此时,接电话者根据不同情况使用下列文明用语,如“您好,请讲”、“请稍等”、“对不起,他刚走开,请问有什么事可转达?”切忌用“喂,你找谁?你是哪里?”、“不知道!”“等一会儿!”(语气不耐烦)等不规范用语。

假如你是某单位秘书,对方找的是你的经理,刚好又不在,最好说:“对不起,经理不在,请问您是哪一位?需要我留话吗?”而不要先问对方是谁,然后再告诉他经理不在,以免给人造成实际上是在的,而不愿意接他电话的误会。

一般来说,结束谈话,致告别语是由打电话一方提出来的。如对方是长辈、上级、外宾或女性,应听到对方放下话筒后再挂电话。

现在,有不少家庭在电话上安装录音装置。外出时将装置打开,以便把打来的电话留言记录下来。在录制自己的话音时,应注意措诃的语调,如“这是××的家,因有事外出,请您听到信号后留言,请说清您的姓名和电话号码。回来后会尽快给您去电话,谢谢”。你听到留言信号后,有什么话照讲就是。

第三,注意语气语调和情绪控制

语气语调最能体现细致微妙的情感。如语调过高、语气过重,往往会使对方感到尖刻、生硬、冷淡;语气太轻、语调太低,会使对方感到无精打采,有气无力;语调过长又显得懒散拖拉;语调过短又显得不负责任。一般来说,语气要适中,语调均应以不影响别人办公为度,同时要使对方感到亲切自然。

在电话交谈中,讲话的态度一定要诚恳,以示对对方的尊重。即使在自己心情不佳但需要打电话处理事务时,也切忌让急躁、烦恼的情绪影响语言以使对方感到不舒服。

(2)注意事项

第一,接电话的人一般应在听到完整的一次铃响后,立即拿起话筒,不要让铃响多次,才慢腾腾地接电话。

第二,最好在电话机旁准备一本来话记录本和笔,以节约时间和防止遗忘重要事务和电话号码。

第三,交谈要口齿清晰,说话要简洁明了。谈话时嘴里不含、不吃东西,不与身旁人谈话。如确有急事需与身边的人说一两句,则应向对方道歉后用手捂住话筒。如谈到人名、地名、数字或重要的句子,最好重复一遍。如有听不清楚或不明白对方所说的话,可请对方再说一次。如碰到对方在讲到某一问题有为难之处,则可婉转地转移话题或另约时间,这样做,往往会给对方留下很深的印象。

第四,在使用公用电话时,要设身处地为别人着想,尽可能缩短通话时间。

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