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第29章 采用适合的沟通方式

沟通是企业管理的重要内容,是实现目标、满足需要、实现抱负的重要工具之一。良好的沟通不仅可以为个人的工作表现加分,更能为企业的经营管理注入润滑剂。

在企业管理中,沟通的目的就是消除上下级误会、协调各部门之间的行动,因此沟通的关键在“通”,没有“通”,管理者和员工之间说太多也没意义。沟通是发生在人与人之间的信息交流,有着深刻的内涵和复杂的过程,管理者要想真正在团队中如鱼得水,建立良好的工作环境,就必须对沟通全面认识。

协调沟通,从一定意义上讲,就是通过面对面的交谈和心灵之间的沟通,最终达到说服、教育、引导和帮助人的目的。做好这项工作,不仅要管理者有较高的政治理论素养,还需要掌握比较高超的人际沟通艺术。

美国达纳公司是一家生产诸如铜制螺旋桨叶片和齿轮箱等普通产品,主要满足汽车和拖拉机行业普通二级市场的需要,拥有30亿美元资产的企业。20世纪70年代初期,该公司的员工人均销售额与全行业平均数相等。到了70年代末,在并无大规模资本投入的情况下,它的员工人均销售额已猛增了3倍,一跃成为《幸福》杂志按投资总收益排列的500家公司中的第2位。这对于一个身处如此普通的行业的大企业来说,的确是一个非凡纪录。

1973年,麦斐逊接任公司总经理,他做的第一件事就是废除原来厚达57厘米的政策指南,代之而用的是只有一页篇幅的宗旨陈述。其中有一条是:面对面的交流是联系员工、保持信任和激发热情的最有效的手段。关键是要让员工们知道并与之讨论企业的全部经营状况。

麦斐逊说:“我的意思是放手让员工们去做。”他指出:“任何一些做这项具体工作的专家就是干这项工作的人,如不相信这一点,我们就会一直压制这些人对企业做出贡献及其个人发展的潜力。可以设想,在一个制造部门,在方圆2.3平方米的天地里,还有谁能比机床工人、材料管理员和维修人员更懂得如何操作机床、如何使其产出最大化、如何改进质量、如何使原材料流量最优化并有效地使用呢?没有。”他又说:“我们不把时间浪费在愚蠢的举动上。我们没有种种手续,也没有大批的行政人员,我们根据每个人的需要、每个人的志愿和每个人的成绩,让每个人都有所作为,让每个人都有足够的时间去尽其所能……我们最好还是承认,在一个企业中,最重要的人就是那些提供服务、创造和增加产品价值的人,而不是那些管理这些活动的人……这就是说,当我处在你们的空间里时,我还是得听你们的!”

麦斐逊非常注意面对面的交流,强调同一切人讨论一切问题。他要求各部门的管理机构和本部门的所有成员之间每月举行一次面对面的会议,直接而具体地讨论公司每一项工作的细节情况。麦斐逊非常注重培训工作和不断地自我完善,仅达纳大学,就有数千名员工在那里学习,他们的课程都是务实方面的,但同时也强调人的信念,许多课程都由老资格的公司副总经理讲授。在他看来,没有哪个职位能比达纳大学董事会的董事更令人尊敬的了。

麦斐逊强调说:“切忌高高在上、闭目塞听和不察下情,这是青春不老的秘方。”

通过面对面的交流,实现管理者与员工之间的协调沟通,是彼此互相信任,进而激发工工作热情,促进工作效率的提高。

在企业管理活动中,沟通是一个不可或缺的内容。沟通的能力对企业管理者来说,是比技能更重要的能力,营造良好的人际关系,靠的就是有效的人际沟通。实践表明,许多优秀的管理者,同时也是沟通高手,一个成功的企业不能仅有外部沟通,由于生产力来自于企业内部,所以企业内部沟通直接影响组织效率、生产进度、生产完成率和合格率。只有当企业和员工之间有了真正意义上的相互理解,并使双方利益具有最大限度上的一致,这个企业才能快速发展,并得到超高品质的产品和最大限度的利润。

如果将沃尔?玛特公司的管理之道浓缩成一个思想,那就是沟通,因为这正是沃尔?玛特成功的关键之一。沃尔?玛特公司以各种方式进行员工之间的沟通,从公司股东会议到极其简单的电话交谈,乃至卫星系统。他们把有关信息共享方面的管理看做是公司力量的新的源泉。当公司仅有几家商店时就这么做,让商店经理和部门主管分享有关的数据资料。这也是构成沃尔?玛特公司管理者和员工合作伙伴关系的重要内容。

沃尔?玛特公司非常愿意让所有员工共同掌握公司的业务指标,并认为员工们了解其业务的进展情况是让他们最大限度地干好其本职工作的重要途径。分享信息和分担责任是任何合伙关系的核心。它使员工产生责任感和参与感,意识到自己的工作在公司的重要性,觉得自己得到了公司的尊重和信任,他们会努力争取更好的成绩。

沃尔?玛特公司是同行业中最早实行与员工共享信息,授予员工参与权的,与员工共同掌握许多指标是整个公司不断恪守的经营原则。每一件有关公司的事都公开。在任何一个沃尔?玛特商店里,都公布该店的利润、进货、销售和减价的情况,并且不只是向经理及其助理们公布,而是向每个员工、计时工和兼职雇员公布各种信息,鼓励他们争取更好的成绩。萨姆?沃尔顿曾说:“当我听到某个部门经理自豪地向我汇报他的各个指标情况,并告诉我他位居公司第五名,并打算在下一年度夺取第一名时,没有什么比这更令人欣慰的了。如果我们管理者真正致力于把买卖商品并获得利润的激情灌输给每一位员工和合伙人,那么我们就拥有势不可 挡的力量。”

总结沃尔?玛特公司的成功经验,交流沟通是很重要的一方面。管理者尽可能地同他的“合伙人”进行交流,员工们知道得越多,理解就越深,对公司事务也就越关心。一旦他们开始关心,什么困难也不能阻挡他们。如果不信任自己的“合伙人”,不让他们知道事情的进程,他们会认为自己没有真正地被当做合伙人。情报就是力量,把这份力量给予自己的同事所得到的利益将远远超过将消息泄露给竞争对手所带来的风险。

沃尔?玛特公司的股东大会是全美最大的股东大会,每次大会公司都尽可能让更多的商店经理和员工参加,让他们看到公司全貌,做到心中有数。萨姆?沃尔顿在每次股东大会结束后,都和妻子邀请所有出席会议的员工约2500人到自己家举办野餐会,在野餐会上与众多员工聊天,大家一起畅所欲言,讨论公司的现在和未来。通过这种场合,萨姆?沃尔顿可以了解到各个商店的经营情况,如果听到不好的消息,他会在随后的一两个星期内去视察一下。股东会结束后,被邀请的员工和未参加会议的员工都会看到会议的录像,并且公司的报纸《沃尔‘玛特世界》也会刊登关于股东大会的详细报道,让每个人都有机会了解会议的真实情况。萨姆?沃尔顿说:“我们希望这种会议能使我们团结得更紧密,使大家亲如一家,为共同的利益而奋斗。”

良好的沟通对员工产生了极大的激励作用,能给他们带来巨大的精神鼓舞,通过自身的参与和工作被肯定,使他们感觉到自己对公司的重要性,任何员工都是可以被激励的,只要他们被正确对待,并得到适当的培训机会。如果对员工友善、公正而又严格,他们最终会把公司当成自己的家。因此,沃尔?玛特公司想出许多不同的计划和方法,激励员工们不断取得最佳工作实绩。

公司每次的股东大会上,经理人员们都喊口号,唱歌,向退休者致敬,并且表扬取得最高销售额的部门经理,向获得最佳驾驶记录而赢得安全奖的卡车司机表示敬意,为店面陈设最富创意以及在业务竞赛中获奖的员工鼓掌致谢。萨姆?沃尔顿说:“我们希望员工们知道,作为经理人员和主要股东,我们衷心地感谢他们为沃尔?玛特公司所做的一切。”

所有的人都喜欢赞扬,因此,沃尔?玛特公司寻找一切可以赞扬的人和事。员工有杰出表现,公司都会给予鼓励,使员工知道自己对公司多么重要。以此来激励员工不断创造,永争先锋。由此又促使员工以正确的方法行事。沃尔,玛特相信,做到这一点,人类的天性就会表现出积极的一面。

沃尔?玛特公司还积极鼓励员工讲出自己建设性的想法,在公司经理人员办公会议上,经常邀请一些有真正能改进商店经营的想法的员工来和大家分享他的心得。例如,公司邀请那些想出节省金钱办法的员工来参加经理会议,从他们的构想中每年可以节约800万美元左右。其中绝大多数想法都是普通常识,只是大家都认为公司已经很庞大而没有必要那么做罢了。其中一名运输部门的员工,对于拥有全美国最大私人卡车车队的沃尔?玛特公司却要由其他运输公司来运送公司的采购货物感到大惑不解,她提出了用公司自己的卡车运回这些东西的办法,一下子为公司节约50万美元以上。公司表彰了她的构想,并给予她奖励。多年来,沃尔?玛特公司从员工那里汲取了很多好的想法,并激励员工不断为公司的发展出谋划策,进一步增强员工们的参与意识,使他们真正感到自己的“合伙人”地位。

沟通是管理者与员工进行工作交流与情感交流的重要工具。企业与员工的立场难免有不能共通之处,只有善用沟通的力量,及时调整双方利益,才能够使双方能更好地发展,互为推动。在许多企业中,沟通只是单向的,即只是领导向下属传达命令,下属只是象征地反馈意见,这样的沟通不仅无助于决策层的监督与管理,时间一长,必然挫伤员工的积极性及归属感。所以,单向的沟通改变为双向沟通也是十分必要的。俗话说“一个巴掌拍不响”,只有通过语言的交流、情感的表达让对方接受、理解自己的观点、意见、思路才能达到沟通的预期目的。

沟通不仅是管理者最应具备的技巧,也是企业最需具备的基本体制。只有良好的沟通,才有良好的工作效果;只有无障碍的沟通,才有企业无障碍的未来。

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