（9）做好新闻发布工作
有些重要的、大型的会议，要做新闻发布工作。这项工作大多由公共关系部门负责，秘书人员只须把预先收到的发言者的情况，（履历或自传的概要等）及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，秘书人员就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。
（10）进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。
会前检查要连每个细节都不放过。就拿会议设备来说，“要保证做到随时提供放影机灯泡和电线的备用品。保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理”；“主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员”，“如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员来解决这些可能带来麻烦的小问题”。
2．会议期间的工作
会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书的工作能力受到最严格的考验。这时秘书工作的中心任务是，掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。
（1）搞好签到工作
为准确了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好入场签到工作。这项工作一般由会议登记处办理，有时也由秘书人员承担或负责监督。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。
（2）热情接待会议成员
大中型会议，一般设专门接待员。他们要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场，会后及时向他们指示住房去处。小型会议大多由秘书人员担任接待。他们的态度如何，关系到会议给人的印象。如果会议由某单位召开，秘书应是热情主人的代表，自始至终彬彬有礼，服务周到，让与会者有宾至如归的感觉。
（3）传接电话
开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不传呼。一般的电话，可记录下内容，待会议中间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。
（4）协助领导掌握情况，控制会议进程
秘书人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数，并及时向会议领导报告。
若会议依据某种错误的或片面的情况做出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况；当会议做出的决定与党和国家现行的政策或规定相抵触时，应主动介绍有关政策或规定，提请与会者注意。这样做的目的，是使会议不离题，不脱轨，顺利地进行。
（5）担任会议记录，编写会议简报
会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是秘书最重要的工作之一。记录的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论。必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。
会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论、会期只有三四天的会议，不用出简报。
在港台和国外，会议开始后，秘书有时还须宣读他（她）在上次会议做的记录，因为这次会议将做的决定，要依据上次会议所做的决定，与会人员需要回想一下上次会议的情形。秘书宣读时，须咬字清晰，音量足以使每个人听到，速度不要太快。
（6）调派车辆
会议即将结束时，要赶紧调派车辆。会议代表一共需要多少车辆，哪些代表坐哪辆车，秘书人员都要了解清楚。这时，最忌讳只顾安排自己领导的车辆，忽略了来宾和其他代表的乘车。最好是让与会者在会议结束后，一踏出大门就能看到自己的座车。
3．会议的善后工作
（1）送别与会人员
会务人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购飞机票或车船票，使他们在会议结束后及时踏上归程。个别需暂留的，要安排好食宿。
（2）处理遗忘的物品
对与会者遗忘的物品，要尽快与失主取得联系，及早送还。若距离遥远，可利用邮包寄送。
（3）完善会务工作
取走会议场所剩余的物品、视听设备，向单位接待员或合适的大会当事人申报全部用品得失情况。还要做好会议财务决算工作。
（4）寄感谢信
对给予会议帮助的有关人士，要及时寄感谢信表示谢意，措辞要热情诚恳。
（5）打印会议记录
要趁着会议在你头脑中仍然清晰的时候打印会议记录。打印前要送会议主持人审查，审查通过后要精心编排。打印时必须准确。
有时还要草拟会议纪要，整理决议案，写汇报材料。
（6）开总结会
肯定成绩，找出存在问题。布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。
国外把会议后的工作分为在会议地点履行的和回到办公室后处理的两部分。在会议地点履行的义务是：
①取走在会议地点各个房间内剩下的与会议有关的文件（如报告或记录）。
②通知负责承办会务的经理收回会议室内的水杯和餐具。
③为了安全起见，把视听设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。
④退还租用或借用的设备及材料。
⑤把需查找的无着落的项目交给公司接待员或合适的会议经办人。
回到办公室后，秘书应在闭会后的一周内结束的任务是：
①日历。在你的日历、你的上司的日历和记事本上记录下次会议的日期，报告准备下次会议的有关信息。对上司及其他奉命紧接着工作的人来说，在日历上写下提醒他们的话语很有必要。
②往来信件。给与会议有关的官员和会议主持者寄去感谢信，而祝贺信则按最新选出的官员和理事的顺序排好。
③会议记录。尽快做好会议记录，应特别注意赋予参与会议人员的特殊任务。还需提醒上司在记录上清楚记载着还没有安排的工作。记录或会议摘要的副本，应根据需要送给与会议有关的人员。
④资金。租设备和购置供应品的费用应快些落实。应尽快地付给发言者（演讲者）酬金和旅费。会议结束前为填写支票，要设法得到收款方签名、账号、收据、里程记录和其他必要的资料。这些费用有时也可在会议结束时办理。
⑤总结会议。如果将来还要召开类似的会议，会议规划者应讨论改进会议程序的办法。这种总结会应在大家对本次会议还记忆犹新之时召开。
⑥会议卷宗。该卷宗应包括全部的会议记录，包括一个发给与会者的文件包的样品。如果计划将来召开类似的会议，卷宗还应包括你的评论意见，即会议上什么事情进行顺利，什么事情应该加以改进。
由此可见，国外十分重视会议之间的衔接，对会后各项工作做得相当周密细致，讲究时效。
§§§第三节提高会议质量
