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第5章 职场礼仪顺周到

职场礼仪,是指人们在职业场所中应当遵循的一系列礼仪规范。可以理解为由于良好的教养或有关权威的规定在社交或正式场合遵守的规矩,对一定等级和场合要求遵守的礼节,传统的礼貌,包括礼貌、礼节、规矩。

学会这些礼仪规范,将使一个人的职业形象大为提高。职业形象包括内在的和外在的两种主要因素,而每一个职场人都需要树立塑造并维护自我职业形象的意识。了解、掌握并恰当地应用职场礼仪有助于完善和维护职场人的职业形象,会使你在工作中左右逢源,使你的事业蒸蒸日上,做一个成功职业人。成功的职业生涯并不意味着你要才华横溢,更重要的是在工作中你要有一定的职场技巧,用一种恰当合理方式与人沟通和交流,这样你才能在职场中赢得别人的尊重,才能在职场中获胜。

(一)面试礼仪

求职是我们职业生涯的开始。对面试礼仪的重视程度往往会影响到你的面试成绩,甚至你将来的前途。不论你是已经有工作经验的资深人士或是刚毕业的新人,应征面试应遵守的原则都是相同的。因此,你需要了解自己的实力与专长,并于适当的时机展现这些优点。

1.准时到达

最好还要提前五分钟,让你能到洗手间快速地解决化妆、腋臭和如厕问题。看看发型有没有乱,口红及齿间有没有脏东西等,在感觉一切准备就绪的状态下,才能从容地接受公司的面试。

2.第一印象非常重要

实际上,人们总是在见面的前5分钟就决定会不会喜欢这个人。所以一定要穿戴整洁,而且不能带有异味。不要公然太过性感,也不要穿着会发出声响的衣服。那些新奇的东东,例如鹦鹉耳环和音乐袜子,它们会让你看上去像个怪物。

3.收集相关资料

尽量查找有关该行业、该公司、该部门的资料,越多越好。知识就是力量,特别是在你想给该领域人士留下较深印象的时候。

4.要自信,但不要自大

你可不是完美小镇上的完美小姐。没有人会喜欢那些自以为什么都懂的人,你未来的老板就更不会了。

5.耐心等待

要以友善的态度对待接待人员,她也许可以帮上大忙。在接待室中等侯时,你可以阅读任何随手可得的刊物,公司的宣传画册或其他相关资料可作为你翻阅的重点,说不定面试时能解些许燃眉之急呢!当然,你只是带着轻松的心情随手翻看,大可不必紧张兮兮,当成功课一般去完成。

6.简历

随身多带几份履历表,那些履历表必须是完整清洁的,确定上头没有早餐留下的咖啡渍或油渍,或皱巴巴的。

7.面试

在遇见第一次见面的面试官,要先伸出手握手,同时打声招呼。在面试官示意你坐下时才能坐下。

8.视线处理

说话时不要低头,要看着对方的眼睛或眉间,不要回避视线。不要一味直勾勾地盯着对方的眼睛。作出具体答复前,可以把视线投在对方背景上,如墙上约两三秒钟作思考,不宜过长,开口回答问题时,应该把视线收回来。

求职面试时,在仪表上也要注意礼仪。

求职面试时,给人的第一印象往往是你的仪表服饰。初次见面一定要力争给人以整洁、美观、大方、明快的感觉。不修边幅会给人懒懒散散的印象。

妆不可太浓。脸部皮肤的整体妆饰,除了要体现出自然光泽,还要注意脸部各器官妆饰的整体协调,否则便难以达到美容的效果,千万不能涂一张血红的大嘴。

着装要合体,讲究线条配置、搭配合理、色调和谐。一般说来,着装不必赶时髦,不必求流行,尤其不能浓妆艳抹,花枝招展。许多人心理上都认为“过分追时髦的人往往是不求上进的人”。当不知道穿什么好时,与其追求新潮,不如穿得正统一点。特别是在细节上,更要注意,不能因小事而失了大节。

总之,如果你想在求职面试中给人以良好的第一印象,一定要注意穿着合适的服饰,保持优美的仪容。

(二)办公室礼仪

在办公室工作,服饰要与之协调,以体现权威、声望和精明强干为宜。女士最好穿西装套裙、连衣裙或长裙。不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去,否则使内衣若隐若现很不雅观。

在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋,也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多,走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力,叮当作响的手镯也不宜戴。

在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌,不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用,不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号,而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼,最好不同他们在大庭广众之下开玩笑。

行为要多加检点。尽量不要在办公室里吸烟,更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆,则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所,则只好借助于洗手间。

办公时间不要离开办公桌,看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。私人电话接起来没完没了会招致同事们的白眼,而坐在办公桌上办公或将腿整个跷上去的样子都是很难看的。

要避免口衔香烟四处游荡,不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事,要首先报告给顶头上司,切莫诿过或越级上告。在外国老板面前打同事们的小报告,常会被当作不务正业,弄不好会丢掉自己的饭碗。

接待来访者要平等待人,而不论其是否有求于自己。回答来访者提出的问题要心平气和,面带笑容。绝不能粗声大气,或者以拳头砸桌子来加重语气。

去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系,准时赴约,经过许可,方可入内。在别的办公室里,没有主人的提议,不能随便脱下外套,也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意,不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话,则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久,初次造访以20分钟左右为准。

(三)商务洽谈礼仪

服饰:由于洽谈会关系大局,所以商界人士在这种场合,理应穿传统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装,女士须穿西装套裙和衬衫,配肉色长统或连裤式丝袜和高跟或半高跟皮鞋。

座次安排:

在洽谈会上,应当特别重视礼仪性很强的座次问题。举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方,背对正门的一方为下,应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左侧为下,属于主方。

在进行洽谈时,各方的洽谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。假如需要译员,则应安排其就座于主谈人员之右。

若是举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来,尊卑的界限就被冲淡了。

举止细节:在洽谈会中,面带微笑、态度友好、语言文明礼貌、举止彬彬有礼,有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在商务洽谈中,对于诸如以弱为强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、利用时限、声东击西等策略,任何行家高手都不会不清楚,但是至为关键的“活学活用”则需要平时多加积累经验。

礼敬对手:洽谈者在洽谈的整个进程中,要排除~切干扰,始终如一地对自己的洽谈对手讲究礼貌,时时、处处、事事表现出对对方不失真诚的敬意。

(四)公务迎送礼仪

1.确定接待规格

迎送的规格应根据应邀中客人的身份、到来的目的、性质和时间,长短等综合因素考虑。外事迎送遵循对等的原则。在公务迎送中,一是要由级别相当的人员或组织出面迎送,如同事不能前往,应委托相关人员代为迎送,并说明原因,表示歉意;二是要安排合乎规格的住宿,可根据因公出差食宿开支标准安排,不要过高,也不要过低;三是要安排好车辆和各种物品。

对远道而来的客人,须提前去机场、车站、码头等候客人,避免客人久等或迷路。

为帮助客人熟悉当地环境,可准备一些有关资料提供给客人查阅,如城市简介、交通图、浏览图等。

2.欢迎与介绍

客人走下车、船、飞机时,主要迎接人员走上前去欢迎、握手、问侯。如果有必要,可由乐队奏欢迎曲。

由礼宾工作人员将主人介绍给来宾,再由主人向来宾一一介绍前来欢迎的人员。主人介绍后,由客人向主人一一介绍随同前来的其他客人,介绍后稍事寒暄。

3.陪车

如果陪客人同乘一辆轿车,要首先为客人打开轿车的右侧后门,并以手掌挡住车篷上沿,提醒客人不要碰头。等客人坐好后,方可关门。最后,接待人员应绕道车尾从左侧后门上车。

轿车上的座次有主次尊卑讲究。一般认为,车上最尊贵的位置是后排与司机的座位成对角线的座位,即后排右座。其余座位的主次尊卑次序是:后排左座、后排中座、前排右座。

抵达目的地时,接待人员要先下车,从车尾绕过去为客人打开车门,以手挡住车篷上框,协助其下车。

4.下榻

客人到达下榻处后,接待人员不宜久留,以便客人休息。离开前,可以送上事先安排好的日程表,并征求客人意见。

5.安排拜访与宴请

客人来访安顿好,主人应登门拜访。拜访的时间不应过长,因为这是礼节性的拜访,问寒问暖,问问有什么困难等即应告辞。

6.送客礼仪

来访结束以后,到了公务迎送的最后环节——送客。协助外地客人办好返程手续。应准确掌握客人离开本地的时间,以及所乘交通工具的意见,为其预订好车、船、机票,尽早通知客人,使其做好返程准备。可以为长途旅行的客人准备一些途中吃的食品。

在客人离开的当天或前一天为客人送行。临别前一天送行,应到客人住地热情、诚恳、有礼地对招待不周表示歉意,征求客人的意见,询问客人还有什么困难需要帮助解决等等,然后道别。客人返程的当天送行,一般应送到车站、码头或机场,陪同客人候车、候船或候机,直到火车、轮船或飞机启动后再离开,如果自己不能前往,应向客人说明原因,表示歉意。

(五)公务拜访的礼节

在工作中因为出于各种原因,你可能要去拜访别人,这时就更需要讲究礼仪,才能使你尽量顺利地完成工作任务。约好去拜访对方,无论是有求于人还是人求于己,都要从礼节上多多注意,不可失礼于人,而有损自己和单位的形象。

张玲是市外办的一名干事,有一次,领导让她负责与来本市参观访问的某国代表团进行联络。为了表示对对方的敬意,张玲决定专程前去对方下榻的饭店拜访对方。

为了避免出现得仓促,她先用电话与对方约好了见面的时间,并且告之自己将停留的时间长度。随后,张玲精心地化了妆,选了一套端庄大方而不失优雅风姿的套裙,还准备了一些本市的风光明信片作为礼物,准备送给要见面的代表。

张玲准时赴约。进门后,她先主动向对方问好并与对方握手为礼,随后做了简要的自我介绍,并双手递上自己的名片与礼品。简单寒暄后,便直奔主题,表明自己的来意,详谈完后便握手告辞。

张玲的表现可以说是一次典范式的公务拜会——基本的常规礼仪。

到办公室拜访同样要注意仪容,穿戴要整洁大方,这既是对对方的尊重,同时也表明自己对拜访的重视程度。时间不宜过长,一般在15分钟至半个小时之间即可。

预约拜访的时间一般提前一周预约,约在周二以后比较合适。上午9点到11点,下午2点到4点30分是比较好的拜访时间。今天预约第二天的拜访是最大的忌讳,这表现了你的狂傲和对对方的不尊重,要尽量避免。如果要拜访的人特别重要,要会谈的事特别重大,你还应当更加提前,提前半个月、一个月,以便对方妥善安排。

时间约定以后要准时造访。让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情,不得不晚一会儿,必须通知你要见的人。如果打不了电话,请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞,应通知对方要晚一点到。

当你被引到约见者办公室时,如果是第一次见面,就要先做自我介绍,如果已经认识了,只要互相问候并握手就行了。

一般情况下对方都很忙,所以你要尽可能快地将谈话进入正题,而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情,不要讲无关紧要的事情。说完后,让对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方讲话。你有其他意见的话,可以在他讲完之后再说。

对对方的举动应该十分敏感,当人家有结束会见的意思时应立刻起身告辞,切忌死赖着不走。尽量在吃饭时间之前离开,除非约好共同进餐。

如果这次拜访有第三者作介绍,一定不能忘记把拜访的情况告诉他,并对他表示衷心的感谢。这是非常重要的事情,也是一种有修养的体现。

到办公室拜访,特别是一般性的工作访问,多数情况下不必准备什么礼物。但若是为了感谢对方单位的支持,就应准备相应的礼品,一般的锦旗、牌匾之类的礼品为宜。

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