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第49章 控制工作进度,保证工作质量

工作执行要做好规划,控制工作的进度,不能太慢或是太赶,还要保证工作的质量。

4.1规划做不好,员工赶紧赶慢抱怨多

在企业中,许多员工都是在任务截止之前才匆匆忙忙地加班赶工,使加班成了一种常态。这是对工作过程的进度把握不够,没有做好进度规划。要保证执行效率,工作的进度一定要规划好,不能太急,也不能太慢,有条不紊地执行,才能保证工作效果。

出现赶工的情况,排除员工工作本身能力和心态的问题,原因就是管理者工作计划能力不足,等到期限将尽才安排某些任务。

有两位年轻人已经做到了中层管理者的位子,但是仍有很多赶工的时候。说到自己昏天黑地地加班赶工的原因,设计部总监首先大倒苦水:“我们的王总上星期准备去参加一个展销会,我提前问过他,要不要设计一个产品目录,他当时说不用了。结果在展销会前三天,他突然找到我,要我立刻设计制作一个50页的产品目录。时间特别紧,而且要求也很高,我只好重新安排了部门的工作,就这样,我们还是加班三天才做好的,因为中途还重新改了一遍。最后几百份目录是在老总上飞机前的一个小时才印制完毕的,我们连去印刷厂检查的时间都没有,只能要求印刷厂直接把目录运到会场。”

另一个年轻人是公关部的经理,他喝了一口酒,拍了拍倒霉的设计总监的肩膀,安慰道:“我这几天本来忙着统计下属的全年绩效,结果王总突然找到我,让我策划今年的年会,而且还让我来亲自主持年会。你不知道王总提的要求多怪异!首先请人舞狮子,在餐会的时候还要有西洋乐队奏乐调整气氛。年会中每个部门都要表演节目,还要安排抽奖环节。我一听都蒙了,只好白天跟行政部配合,联络乐队、安排节目,晚上加班写年终部门总结,计算下属的业绩指标。”

两位年轻人都感慨:“每次老总布置任务都是”临危授命“我们紧赶慢赶累到不行,才算勉强完成任务。”这样的加班赶工,不仅让员工的身体吃不消,怕是连工作质量都无法保证。偏偏有的管理者还沾沾自喜于自己下属工作得力,这么紧张的情形下都能完成任务,下次保不准还要这样下命令。但这种突击式的工作方式,根本不利于工作的执行。

4.2案例:找准控制节点,有效控制工作进度

管理者不能合理的规划工作进度,只能是浪费员工的时间成本,这种企业不可能实现执行力的提升。而在任务执行过程中,如果能够设置合理的监控点,则可以让管理者轻松掌握任务的进度和质量。

Optimus是葡萄牙最大的私营企业Sonae和法国电信合资的电信企业,经过慎重的考虑和抉择,Optimus 选择华为实施其UMTS项目。按照项目计划,2006年的建设量是10个月内完成500多个基站,其中第一阶段在一个半月内要完成全部基站数量的30%,其中包括搬迁80多个现网基站,同时完成其余基站的新建。

虽然此项目工程交付时间紧、任务重,但是华为的项目组却经过艰苦不懈的努力,按时完成了第一阶段所有的基站搬迁工作以及新基站建设工作,高峰期达到每周建设40多个基站的工作量,网络指标也达到客户的预期目标。

面对如此紧张艰巨的任务,华为正是凭借对工作执行进度的全程监控,在工作中采用分享进度控制和网络计划控制法,设置控制节点对进度加以监控,保证管理者能够及时掌握当前的进度状况,继而作出调整,这才顺利完成了任务。

华为的这一项目无疑是艰巨的,诚然,华为吃苦耐劳的拼搏精神起了很大的作用,但是华为能够进行进度的合理监控,控制工作进度,对于任务的完成也是功不可没。我们工作中也要学习华为的进度控制,设置合适的监控点,保证工作稳步推进,按时完成。

4.3微管理:合理规划,控制工作进度

所以,企业管理者在责备下属“办事拖拉”、“执行力差”的时候,不妨首先审视一下自己,没准企业的“首席拖延官”正是管理者本人。管理者要反省自己的工作方式,控制工作的进度和质量。

(1)确定时间监控点

管理者在带领团队完成一个任务时,应提前确定完成和结束的日期,这有利于从时间上设置节点。

(2)确定质量监控点

为了保证任务能够高质量完成,在关键步骤上设置检查点,如在重点工序上设置检验岗。管理者在督导执行过程中,注意检查这些关键部位,既能保证质量监督到位,也能节省进行全程监督带来的时间浪费。

(3)确定进度监控点

根据工作的总期限,结合任务的复杂程度和工作量,确定合适的进度节点。在什么时间需要完成什么工作,列示清楚,严格实施。

微管理小窍门:

1.任务分配时要注意做到人岗匹配,选择工作能力适当的员工执行相应难度的任务。

2.注意执行过程中进度和质量偏差的分析与纠正。确认了存在偏差的工作任务,即可采取相应调整措施,形成新的符合工作要求的新进度和质量计划。

4.4微思考:于细微处每天进步一点点

·你为下属分配工作时,有没有明确的进度方案?员工是否能够按照既定方案执行?

·如果员工工作进度出现了问题,你通常采取什么措施进行纠正?

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