成果范例：
一、李华的设计图
二、上海分销公司办公室设计方案说明
根据办公室的面积和职能特点，李华将其分割成五块：第一块是主管的专门办公室，以便其可以集中精力处理重要问题。第二块是秘书办公区域。秘书的位置在主管专门办公室门外一侧，起守护挡驾作用；或者设在大门进去的地方，方便接待工作。秘书和上司的办公室相连，其作用既可以保证上司工作的相对私密，也便于接受上司的工作安排。同时在这一区域内设一个简单的接待空间。第三块是财务办公室，采用封闭式类型，设在离公司大门较远比较安全的位置。第四块是营销人员的大办公室，采用开放式办公室类型，可以采用直线式条块分割，以便控制和监督。第五块是综合办公室，它与销售厅和财务科工作都较密切，为避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在两者之间的位置较为妥当。
三、办公室布局的原则与类型
（一）办公空间设计的基本原则
1.采用一个大间办公室。
2.使用统一大小的桌子。
3.档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。
4.采用直线对称的布置。
5.主管的办公区域需保留适当的访客空间。
6.将通常有许多客户来访的部门置于入口处。
7.主管的工作区域位于部属座位之后方，便于控制和监督。
8.全体职员的座位应面对同一方向布置。
9.常用的文件与档案应置于使用者附近。
10.应保持公共空间和私人空间的相对独立。
11.桌与桌之间应留有1米左右的距离。
12.桌位的排列宜使光线由工作人员的左侧射入。
13.最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。
14.计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。
（二）办公室布局的两种类型
1.封闭式布局
封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，形成一个个小办公室。
2.开放式布局
就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。
任务5 优化办公环境
训练目标
能够根据实际情况装饰办公环境；
能够制作并填写隐患记录及处理表。
知识要求
熟悉办公室装饰的有关知识；
熟悉识别并处理办公室隐患的知识。
任务描述
浙育农场是地处杭城郊区的一家家禽养殖场，依山傍水，环境优美，但是养殖场内部却比较混乱，养殖用的鸡鸭鹅屋舍尽管经常打扫，但气味还是很大。旁边办公楼房的领导和工作人员也深受其影响。
小林是刚到养殖场工作的行政助理。第一天报到时因雨天路滑，在办公室楼道里差点摔倒。接下来的一段时间里，他发现了很多问题：养殖场的气味很大，还时不时飘进办公室；电脑置于窗台下，因为没有窗帘及遮阳布，反光很厉害；阴雨天室内灯光暗淡，影响办公效率；在地上的电线拉得很长而且部分因为磨损裸露在外；办公室的档案柜放置东西太多导致略有倾斜；员工办公桌上东西堆放凌乱；外来人员来访没有登记，直接就进入研发部；负责研发的人员外出开会忘记锁资料柜；办公室的卫生没有专人打扫，一般都是负责喂养家禽的员工在休息时间轮流打扫，不是很认真，也不是很规律。
除此之外，员工状态以及人与人之间关系方面还有很多问题：很多员工即使看到领导也都显出一副疲惫不堪的样子；相互碰到了不冷不热地打个招呼，遇到事情经常相互推诿；休息的时候不太说话，或者干脆就埋头看报纸。
小林仔细分析了这些情况后，着手制定了一套可行的计划，打算大干一番，做办公室美丽环境、美好氛围的开创者。
训练要求
概括叙述助理完成此项任务的步骤；
应完整地体现办公环境优化实施的方法；
能发现办公室存在的安全隐患并提出解决的方法。
操作说明
以小组为单位进行，要求2课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生查找资料、咨询亲朋好友、走访调查几家企业，进行合作探讨。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访一个真实的工作单位，收集该单位办公环境优化的实例。
工作成果实例参考
任务名称：优化浙育农场办公环境的措施
工作过程概述：
第二天，小林运用所学知识并根据单位实际情况制定了比较可行的办公环境优化建议书，交给上司审批。得到上司同意后，小林有步骤地进行了浙育农场办公环境的优化工作。
成果范例：
一、实施方案
浙育农场优化办公环境的实施方案
1.净化养殖场气味。在搞好养殖场清洁卫生的同时，小林建议领导购买一种新型的家禽、牲畜养殖场专用的特效除臭剂。
2.净化办公室环境。小林按照员工人数制定了办公室卫生值日制度并要求认真执行。
3.添置窗帘布。因为桌椅是淡黄色的，为和谐起见，小林主张把窗帘布换为颜色柔和且便于保洁的不易落尘的竖条式百叶窗。
4.改换照明条件。小林把原先的灯换成样式朴素、光线明亮的节能灯，办公室光线充足，亮堂一新。
5.美化办公室环境。小林购买了一些植物放置在各个办公室中：前台接待厅里放了凤尾竹，领导办公室的墙角放置了巴西木等较高的树木，茶几上放置了节节高竹子，在开放式办公室的几个墙角放置了大绿萝，公共空间摆放了一些盆栽的花花草草等。小林还购置了几幅淡雅大方适合办公室挂放的画，给办公室增添了一些文雅气息和艺术感。
6.办公室桌面物品整理建议。为使办公室桌面物品摆放整齐有度，提出如下建议：
（1）办公桌面：桌上应尽可能少放东西。最常用的东西要放在不必起身就可伸手拿到的地方。桌上所放材料，应限于当天要用的资料，每天下班前应分类放回应放的柜内。坐在办公桌前的椅子上，面前是工作空间，平直伸出双臂，离桌面约15厘米高，小心地向两边画出一个宽宽的弧圈。手臂覆盖过的桌面部分应放置所有经常使用的物品。手不可及的边角要保持清洁空间，可以放上工作人员的金属名牌，或一盆植物，或一两件不太引人注目的摆设。
办公桌上应该备有文件夹或文件箱，以存放文件之用。多层或多金属槽的文件箱，可以用来存放有待整理的口授记录、拟请领导签字的项目、读过的材料、未完成的方案以及其他材料。使用文件夹有两个目的，一是为了整洁，一是为了保密。
对悬而未决的工作，备以专门的文件夹尤为必要。每天将它检查一遍，对必须要做的事情加以注明，标示出来。用不同的文件夹分门别类地存放需要签名的信函，也是一个好办法。为便于识别，可在文件夹上加上标记。
电脑是办公室的一个重要工具，每日用完，盖好防尘罩，并要定期进行专门清洁。过于生活化的物件，像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
（2）抽屉：做好规划，经常清理。中间大抽屉一般存放小物品，易弄乱的可用盒子之类的东西加以隔离。胶带或胶水要连同它们的盒子一起有序地放在抽屉中。
图章的印台要倒着放置，以保持垫面上的墨水不干。仔细检查每个抽屉里的东西，对过期文件、不常用物品等进行定期清理。
二、营造办公室氛围
小林认为，培养秘书人员宽容开朗的性格，形成秘书间的合作精神和团队精神，保持办公室健康文明的氛围，对提高办公效率，形成办公室的工作作风和工作风格有很大作用。在小林的建议下，大家的交流多了，休息时间一起吃饭、聊天，大家不再只顾自己，相互之间的关系也融洽了很多，员工的精神状态改变了很多。
实施了一段时间后，办公室员工开始有规律地打扫办公室卫生，桌上、地上、书柜、窗台非常干净。员工上班之后，看到眼前的办公环境都感到眼前一亮，心情格外舒畅，个个都大为赞叹，也纷纷表示要响应小林的号召———“以场为家，我爱我家”。养鸡场办公室渐渐从混乱当中走出来，农场里的气氛一下子活跃了很多。大家都夸办公室的管理水平、工作效率是浙育农场第一，大家都称赞小林是个细心周到、善解人意的好助理。
三、制作办公隐患记录及处理表
项目二 时间安排与计划事务
任务1 辨别秘书工作事务的轻重缓急
训练目标
能够辨别秘书工作事务的轻重缓急；
能够用ABCD法则排出工作的优先等级。
知识要求
熟悉ABCD法则；
知晓秘书有效利用时间的方法。
任务描述
周一上班，北京海达公司的秘书张丽需要完成很多工作。她迅速地开始工作，但还是搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。她需要在周一完成的工作包括：
（1）给某客户打电话，与对方确认上司下周四将与他会面的事宜；
（2）复印下午部门经理会议所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）；
（3）向人力资源部提交报告，申请今年的休假日；
（4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；
（5）拆封、分类和分发今天收到的邮件；
（6）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；
（7）为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；
（8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅；
（9）在做这些事情的同时，她还接待了3位访客，接了几个电话。
请你替张丽安排这一天的工作，使其工作能有条不紊。
训练要求
概括叙述秘书完成此项任务的步骤；
按ABCD法则排出工作的优先等级；
详细说明秘书有效利用时间的好方法。
操作说明
“辨别事务的轻重缓急”需要学生个人独立进行，但之后学生可以进行讨论，要求2课时内在实训室机房里完成；
学生在训练前须学习时间管理的理论与方法问题。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访一个真实的工作单位，收集该单位办公室辨别秘书工作事务的轻重缓急的实例，按照ABCD法则排出工作的优先等级。
工作成果实例参考
任务名称：按优先顺序处理工作事务
工作过程概述：
1.明确什么是ABCD法则。
2.区分张丽周一工作的各项任务分别属于哪一类。
3.排出先后顺序。
成果范例：
一、什么是用ABCD法则排出工作的优先等级
重要的并紧急的，必须立即做、优先做的工作属于A类；
重要而不紧急的工作，属于B类，应接着处理；
紧急但不重要的工作，属于C类，有时间再做；
既不重要也不紧急的工作，属于D类，可以不做。
每日从A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。工作优先等级的ABCD排序法如下图所示：
二、张丽这一天的工作如何用ABCD法则排出工作的优先等级
第二项“复印下午部门经理会议所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）”和第六项“布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡”既重要又紧急，应该安排在优先顺序，属于A类，要先把它们完成。
第一项“给某客户打电话，与对方确认上司下周四将与他会面的事宜”、第四项“复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方”、第七项“为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）”、第八项“将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅”，重要但不紧急，属于B类，应接着处理。
第五项“拆封、分类和分发今天收到的邮件”，紧急但不重要的，属于C类，有时间再做。
第三项“向人力资源部门写报告，申请今年的休假日”既不重要也不紧急，属于D类，如果没有时间，周一这天可以不做。
三、秘书有效利用时间的好方法
有效利用时间，可以事半功倍。为了有效利用时间，秘书应该：
1.明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚在上司所安排的工作任务中，哪些工作应该由你亲自完成，哪些工作应该是协助他人完成，哪些工作不应该参与。
2.要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如张丽拆封、分类和分发今天收到的信件，那么每日信件一到就应立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是她每日的常规工作，要把它固定下来。又如负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期去做。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头的工作，立即外出，这就是非常规工作。
3.动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学地、有序地、一项一项地完成工作任务，不是机械地来一件事干一件事。
4.巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复；有的工作动动脑筋、思考周密，可以一次就做好，不反复；学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作。张丽可以将第二、四、八项所有需要复印的文件集中在一起，集中复印；同时她还可以把第一、第七项合并，把所有要打的电话集中在某一时间段内统一处理，这都将帮助她节省大量的时间。
5.使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事情绝不留到下一天。
