业务流程重组(Business Process Reengineering,BPR)是一种管理思想。它强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程(process)进行根本的(fundamental)再思考和彻底的(radical)再设计,利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段、最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,以打破传统的职能型组织结构(function‐organization),建立全新的过程型组织结构(process‐oriented organization),从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面巨大的(dramatic)改善。
业务流程重组是对企业进行根本的再思考和彻底的再设计,以求企业在关键的性能指标获得巨大的提高,如成本、质量、服务和速度等。
根本的:不是枝节、表面,而是本质的,即革命性的,对现行系统进行彻底的怀疑,用敏锐的眼光看出企业的问题,只有看出问题、看透问题,才能更好地解决问题。
彻底的:动大手术、大破大立,不是一般的修补。
巨大的提高:指成十倍、百倍的提高,是在量变的基础上产生质变,出现突跃点。
3.6.2 BPR的实施步骤
企业“再造”就是重新设计和安排企业的整个生产、服务和经营过程,使之合理化。
通过对企业原来生产经营过程的各个方面、每个环节进行全面的调查研究和细致分析,对其中不合理、不必要的环节进行彻底的变革。在具体实施过程中,可以按以下步骤进行。
1.对原有流程进行全面的功能和效率分析,发现其存在问题
根据企业现行的作业程序,绘制细致、明了的作业流程图。一般来说,原来的作业程序是与过去的市场需求、技术条件相适应的,并由一定的组织结构、作业规范作为其保证的。当市场需求、技术条件发生的变化使现有作业程序难以适应时,作业效率或组织结构的效能就会降低。因此,必须从以下方面分析现行作业流程的问题:
(1)功能障碍
随着技术的发展,技术上具有不可分性的团队工作(TNE),个人可完成的工作额度就会发生变化,这就会使原来的作业流程增加管理成本,或者由于核算单位太大而造成权责利脱节,并会造成组织机构设计的不合理,形成企业发展的瓶颈。
(2)重要性
不同的作业流程环节对企业的影响是不同的。随着市场的发展,顾客对产品、服务需求的变化,作业流程中的关键环节以及各环节的重要性也在变化。
(3)可行性
根据市场、技术变化的特点及企业的现实情况,分清问题的轻重缓急,找出流程再造的切入点。为了对上述问题的认识更具有针对性,还必须深入现场,具体观测、分析现存作业流程的功能、制约因素以及表现的关键问题。
2.设计新的流程改进方案,并进行评估
为了设计更加科学、合理的作业流程,必须群策群力、集思广益、鼓励创新。在设计新的流程改进方案时,可以考虑:
①将现在的数项业务或工作组合,合并为一;②工作流程的各个步骤按其自然顺序进行;③给予职工参与决策的权力;④为同一种工作流程设置若干种进行方式;⑤工作应当超越组织的界限,在最适当的场所进行;⑥尽量减少检查、控制、调整等管理工作;⑦设置项目负责人。
对于提出的多个流程改进方案,还要从成本、效益、技术条件和风险程度等方面进行评估,选取可行性强的方案。
3.制定与流程改进方案
相配套的组织结构、人力资源配置和业务规范等方面的改进规划,形成系统的企业再造方案。
企业业务流程的实施,是以相应组织结构、人力资源配置方式、业务规范、沟通渠道,甚至企业文化作为保证的,所以,只有以流程改进为核心形成系统的企业再造方案,才能达到预期的目的。
4.组织实施与持续改善
实施企业再造方案,必然会触及原有的利益格局。因此,必须精心组织,谨慎推进。
既要态度坚定,克服阻力,又要积极宣传,达成共识,以保证企业再造的顺利进行。
企业再造方案的实施并不意味着企业再造的终结。在社会发展日益加快的时代,企业总是不断面临新的挑战,这就需要对企业再造方案不断地进行改进,以适应新形势的需要。
3.6.3 BPR的适用情况
BPR的适用情况包括:
①企业濒临破产,不改只能倒闭。
②企业竞争力下滑,企业调整战略和进行重构。
③企业领导认识到BPR能大大提高企业竞争力,而企业又有此需要扩张。
④BPR的策略在自己相关的企业获得成功,影响本企业。
总体来说,企业再造理论顺应了通过变革创造企业新活力的需要,这使越来越多的学者加入流程再造的研究。有些管理学者通过大量研究流程重建的实例,针对再造工程的理论缺陷,发展出一种被称为“MTP”(Manage Through Process)即流程管理的新方法。其内容是以流程为基本的控制单元,按照企业经营战略的要求,对流程的规划、设计、构造、运转及调控等所有环节实行系统管理,全面考虑各种作业流程之间的相互配置关系,以及与管理流程的适应问题。可以说,“MTP”是再造工程的扩展和深化,它使企业经营活动的所有流程实行统一指挥,综合协调。因此,作为一个新的管理理论和方法,企业再造仍在继续发展。
本章小结
系统开发和采用何种开发方法,是信息系统开发能否成功的关键。各种开发方法各有其侧重点,结构化系统开发方法是目前各种开发方法中理论比较严谨、应用比较广泛、成功率比较高的一种开发方法,主要由于其应用了系统的思想和系统工程的工作方式,对于其存在的缺点,可以通过与原型法、面向对象方法结合使用,能够得到较好的克服。
原型法对于了解用户需求、提高用户满意程度、提高开发速度等方面具有尤其突出的特点,但对于大型复杂系统开发可以作为系统调查分析加以采用。面向对象方法作为一种全新的开发方法尽管是研究的热点,但在管理实际中如何分析、设计,如何构造对象是相当复杂的一项工作,当前在面向对象的程序方面已经有了长足的进步,难点仍然是面向对象的分析和设计。其他开发方法有的是针对特定的系统研究出的特殊的开发方法,在实际应用中还不广泛,印证其有效性的案例不是很多,CASE严格意义上讲,只是一种自动化的开发技术。
一个组织决定是否开发信息系统首先需要判断其是否具备基本条件,这是保证信息系统成功的基础,对于不同的管理问题,还应选择适当的开发策略,使开发周期、开发费用等尽可能合理。不同的组织所具备的条件不同,在开发方式上有所不同,需要比较不同开发方式的优缺点,权衡利弊。信息系统开发是一项系统性工程,需要按照系统工程的方法进行项目管理,才能确保系统开发成功。
系统规划是按照结构化系统开发方法进行信息系统的第一个阶段。对于系统能否进行开发,需要对其进行可行性论证,只有通过可行性论证后,才能对系统如何开发进行整体规划。系统规划是对系统建设从整体上进行计划的一个重要阶段,其工作成果是后续各阶段的纲领性指导文件。针对不同系统,需要选择合适的规划方法。
BPR是一种管理思想,是对现有的组织从思想观念、业务流程、组织结构等方面进行彻底的、根本的变革,以获得巨大的效益。它可以独立于IT,但IT的应用使得BPR实现更加有效。BPR的实施,不仅需要全面考虑其实施的可能性,还需要组织决策者的学识、胆识、决心、勇气和毅力。
思考题
1.结构化系统开发方法的基本思想是什么?该方法具有哪些特点?
2.什么是原型法?用原型法开发信息系统有何优缺点?
3.用BSP方法进行管理信息系统规划的核心环节是什么?
4.很多单位不注重系统规划,引起的后果是什么?
5.战略目标集转移法的基本思想与供应链的基本思想有何相同之处?
6.试比较三种主要的信息系统规划方法(CSF、SST、BSP)。
7.什么是BPR?你认为进行BPR的主要障碍是什么?没有IT,能不能进行业务流程重组?