本章要点
物流信息系统运行维护与管理是物流信息系统投入运行后发挥作用的重要环节，也为以后系统升级与更新做好准备。通过本章的学习，理解系统运行管理的内容、制度建立，掌握系统维护的内容，理解物流系统的可靠性和安全性，掌握系统文档管理的内容，了解系统评价的大致内容。
物流信息系统实施阶段结束并投入正常运行后，就进入了系统运行管理与维护阶段。与物流信息系统开发活动相关的内容主要有两方面：一方面是对物流信息系统的长期运行状况进行评价，也是物流信息系统开发活动的进一步延伸；另一方面是对物流信息系统的运行过程进行管理与维护。为了保证物流信息系统高效地运行，实施科学、合理的系统运行的管理制度是必不可少的。
7.1 系统运行与维护
物流信息系统从交付使用开始就进入了使用阶段，就需要对系统进行管理和维护，使物流信息系统能真正发挥为管理者提供决策所需要的信息的目的。
7.1.1 运行管理的目标与内容
物流信息系统运行阶段的管理目标、内容与开发阶段有着本质的区别，开发阶段要求保质按时、经济地开发出系统，而运行管理的基本目标是使系统在一个预期的时间内能正常地发挥其应有的作用，产生应有的效益。所以，物流信息系统的运行管理就是围绕着这一目标展开，对物流信息系统的运行进行控制，记录其运行状态，保证系统正常运行，并进行必要的修改与扩充，以便物流信息系统能准确地提供管理需要的信息，满足管理决策和日程业务运作的需要。运行管理工作的主要内容包括日常运行的管理、运行情况的记录和对系统运行情况的检查与评价。
1.日常运行的管理
物流信息系统投入使用后，为了确保系统能够长期、高效、稳定地工作，必须加强对系统运行的日常管理。系统运行的日常管理不仅是机房环境和设施的管理，更重要的是每天运行状况、数据收录以及系统安全性与完备性及时地如实记录和处理。这些工作主要由系统管理员完成。
数据收录的任务主要包括数据收集、数据整理和数据录入。其目的在于保证数据及时获取、及时更新，确保系统数据的准确性和完整性，使物流系统能正常履行其职责。
完成例行的信息处理和信息服务工作，常见的有例行的数据维护、统计分析、报表生成、数据的复制和保存、与外界定期的数据交流等。
确保各种设备始终处于正常运行的状态。为此，需要一定的硬件工作人员，负责计算机设备本身的运行与维护。这里的运行与维护工作主要包括设备的使用管理、定期检修、备品配件的准备及使用、各种耗材（打印纸、墨盒等）的使用及管理、电源及工作环境的管理等。
此外，系统的安全管理也是日常管理工作的重要部分。物流信息系统的管理绝不仅仅是对机器的管理，更重要的是对人员、数据及软件的管理，任何一个方面的疏忽都会影响系统功能的实现。
2.运行情况的记录
整个系统运行情况的记录能够反映出系统在大多数情况下的状态和工作效率，对于系统的评价和日后的维护、升级都有重要的参考价值。所以，一定要及时、准确、完整地记录系统日常运行的情况。
在物流信息系统的运行过程中，需要收集和记录的资料主要包括以下几个方面：
①有关工作量的信息，例如，每天开机的时间，每天、每周、每月录入系统数据的数量和提供的报表数量，修改程序的数量，数据使用的频率，满足用户临时要求的数量等。这些数据反映了系统的工作负担及所提供的信息服务的规模，是反映物流信息系统功能的最基本的数据。②系统的工作效率，即系统为了完成所规定的工作量，占用了多少人力、物力和时间。③系统提供的物流信息服务的质量。④系统的维护修改情况，包括维护工作的内容、情况、时间、执行人员等。⑤系统的故障情况。无论大小故障，都应及时地记录以下这些信息：故障发生的时间、故障表现、故障发生的工作环境、处理的方法、处理的结果、处理人员、原因分析。
3.运行情况的检查与评价
对物流信息系统运行情况进行检查和评价应在企业高层管理人员的直接领导下，由系统分析员或专门的审计人员和业务部门的经理共同参与进行，其目的是为了评估系统的技术能力、工作性能和系统的利用率。不仅能够对系统当前的性能进行总结与评价，还能为系统的改进和扩展提供依据。
运行情况的评价主要考虑以下几个方面的因素：①系统是否达到了预定的目标，目标是否需要修改；②系统的适应性、安全性评价；③系统的经济效益评价。
对系统定期进行各方面的审计与评价，主要是看系统是否仍处于有效的适用状态。
如果审计结果是系统基本适用但需要做一些改进，则要做好系统的维护工作；一旦审计结果确认系统已经不能够满足各项管理要求，不能适应企业或组织未来的发展，则说明该物流系统已经走完了它的生命周期，必须进行新系统的开发，开始另外一个新系统的生命周期。
7.1.2 运行管理的组织与人员
1.运行管理的组织
物流信息系统的正常运行对提高企业的物流效率和管理水平是非常重要的，所以建立系统运行管理的组织与物流信息系统在企业中的重要作用是密不可分的。
目前，我国很多企业中，负责物流信息系统运行的大多是信息中心、计算中心或信息处等职能管理部门。
信息中心与其他职能部门平行，物流信息资源可以为整个企业共享，但是信息处理的决策能力较弱，有时系统运行中的协调和决策工作会受到一定影响。
信息中心在总经理之下、各职能部门之上，有利于物流信息资源的共享和系统运行过程中的决策和协调，但是也容易造成脱离管理或服务不到位的情况。
物流信息系统运行过程中，运行管理的组织常见的有功能型组织、产品型组织和矩阵型组织三种基本形式。
（1）功能型组织
按照物流信息管理的基本功能进行系统运行管理组织的划分，每个分支机构执行某一个专业化的功能。功能型组织便于根据物流信息系统生命周期的特点和运行过程进行集中、统一的管理，各分支机构负责特定的物流信息管理，技术人员负责特定的系统功能，具有专业分工的特点，便于专业化的管理。
（2）产品型组织
产品型组织是按照企业的产品或服务的类型进行机构划分，每个部门面向一种产品或服务的管理，在各产品或服务部门内部设有自己的物流信息管理分支机构。产品型组织和各部门的联系较为密切，便于快速准确地满足各部门的物流信息资源的需求。
（3）矩阵型组织
矩阵型组织是功能型组织和产品型组织相结合的机构，每个产品或服务部门内部的物流信息资源管理人员既接受本产品部门经理的领导，同时也接受相应的物流信息资源管理机构负责人的领导。矩阵型组织综合了上述两种机构的特点，既有利于专业知识的发挥，又能够快速地满足各部门的物流信息资源的需求。
2.运行管理的人员配备
在讨论物流信息系统运行管理的组织中，已经涉及了人员的组织和分工。由于物流信息系统的本质是运用先进的技术为管理服务，所以在其运作过程中必然会涉及多方面的、不同知识水平和技术背景的人员，他们在系统中各起一定的作用，互相配合，共同实现系统的功能。
物流信息系统的人员管理主要包括三个方面：①要明确规定各管理人员的责任和职权范围，要有明确的授权；②对每个岗位的工作要有定期的检查和评价，各项工作要有一定的评价指标；③要对各工作人员进行培训，使他们的工作能力不断提高，工作质量不断改进，从而提升整个物流信息系统的运行效果。
物流信息系统在企业中具有重要的作用和战略地位，所以企业的高层管理人员必须从企业的大局和长远发展出发，直接领导与主持物流信息系统的运作和管理工作。通常，由相当于企业副总经理级别的高层管理者担当企业的信息主管（Chief Information Officer，CIO），负责物流信息系统的管理工作。
CIO对企业物流信息系统管理负有全面责任，主要职责包括以下几个方面：主持制定企业物流信息系统开发、利用和管理的全面规划；主持企业物流信息系统的开发；直接领导企业物流信息系统管理的职能部门，主持物流信息资源的开发、利用与管理及其对外合作与交流；审批企业物流信息系统管理的规章制度、标准、规范并监督其实施；负责物流信息资源管理与信息技术人才的招聘、选拔和培养；负责企业物流信息系统开发、利用与管理所需资金的预算与筹措；参与企业高层决策。
企业物流信息系统管理的中、基层管理人员主要有信息中心（或计算中心）、图书资料室、企业档案馆的负责人，他们在企业中兼有重要的物流信息资源和物流信息系统管理的任务。
企业物流信息系统管理的专业人员主要有数据采集人员、数据录入人员、数据库管理员、计算机硬件操作和维护人员、网络管理员、系统安装技术人员和承担组织内部培训任务的教师等。
物流信息系统的主管人员应该鼓励各层次的系统管理人员不断学习新知识和技术，更好地把新技术和企业的业务结合起来，更好地发挥物流信息系统的作用和价值。
7.1.3 运行管理制度的建立与实施
新的物流信息系统投入使用后，便进入了长期的使用、运行和维护期。为了保证物流信息系统正常工作，就必须保证系统的工作环境、保证系统的安全，为此要建立和健全物流信息系统管理体制，有效地利用运行日志等对物流信息系统实施监督和控制，这也是物流信息系统正常运行的重要保证。
1.机房管理
一个较大的物流信息系统往往是一个网络系统，除中心机房外，工作站大多安装在业务人员的办公室，没有专门的机房。
专用机房要有一套严格的管理制度，正式行文并张贴在墙上。机房管理制度主要包括如下内容：①操作人员的操作行为。例如，开机、关机、登记运行日志、异常情况处理等。②出入机房人员的规定。③机房的电力供应。④机房的温度、湿度、清洁度。⑤机房安全防火。⑥为防止计算机病毒感染和传播，应严格禁止在计算机上玩游戏。⑦不得在带电状态下拔、插机器部件和各电线、电缆。⑧专用机房由专人管理。
2.运行管理
物流信息系统的运行是长期的，而不是突击性的，同时大多数情况下都处于正常工作状态，所以随着时间的推移，运行管理常常被忽略。例如，不按规程操作、小问题不在乎等。其实，管理本身就不是突击性的，要使每一个操作计算机的人都养成遵守管理制度的习惯。对运行中的异常情况要做好记录、及时报告，以便使问题能得到及时处理，否则可能造成大问题，甚至出现灾难性故障。
物流信息系统中的数据是企业极其宝贵的财富，任何情况下不得以非正常方式修改系统中的数据，例如用软件工具直接修改系统中的数据是绝对禁止的。
数据备份是物流信息系统安全的一个重要措施，它能保证系统发生故障后能把系统恢复到最近的时间界面上。一般情况下，重要的数据要每天备份，例如可以使用两套存储设备，单日用A套设备，双日用B套装备。一些系统发生对数据的重要修改前也要有相应的备份功能，以便保证系统数据的绝对安全。
7.1.4 物流信息系统的维护
1.系统维护的重要性
一般物流信息系统的使用寿命短则4～5年，长则达到10年以上。在物流信息系统的整个寿命中，都将伴随着系统维护工作的进行。物流信息系统维护是对物流信息系统运行过程中显现出的系统设计中的不足和对环境变化不适应而采取相应的措施进行弥补与完善，是物流信息系统生命周期的一个重要阶段，工作量大，需要充分的人员和资金保证。
物流信息系统的自身特点决定了它不像其他产品那样，即最终产品可以“一劳永逸”，而是具有“产品就是样品，样品就是产品”的特点，其开发和应用具有鲜明的个性化特征。物流信息系统是一个开放的、动态的、需要不断更新的系统，不可能像其他商品那样先研制一个样品，经过各方面的校验、调试和市场多次反馈的信息，不断改进完善，定型后再进行大批量的生产。
新开发的物流信息系统需要在实际使用中不断完善。实践证明，不论经过多么精心规划、分析、设计、实施和调试的系统，都不可避免地存在着用户不满意或系统的错误之处。这些不足之处只有经过系统的实际运行，在处理各种不同的任务过程中才能逐步暴露出来。不断发现问题，不断完善物流信息系统是系统维护的主要工作之一。其次，随着企业运行内外环境的变化，物流信息系统的管理环境和管理任务也在发生变化，随之也对物流信息系统的管理功能提出了更高的要求，所以需要对物流信息系统进行不断完善，才能使其在变化的市场环境中生存下去。
