五、信息开发的基本途径——信息编写
编写是用书面形式对信息进行文字润色、提炼和有序化处理，它对提高信息的质量和实用价值起着至关重要的作用。秘书可利用信息编写摘要、图表、简报、快讯以及撰写综述、述评、可行性方案、调查报告等信息材料，供人们了解信息动态，方便进一步利用信息。编写信息要做到主题鲜明、角度新颖、言语精炼、结构严谨、标题确切、内容客观。
（一）信息编写的步骤
1.确定主题。无论信息长短，包含内容多少，都要明确说明的问题。只有确定主题后，才能围绕主题组织材料，进行综合分析。
2.分析材料。围绕主题进行选材，对调查或通过其他渠道获得的原始信息材料进行分析、梳理，决定取舍。
3.材料组合。按照主题要求，依一定逻辑顺序，把选择、剪辑出来的信息材料有条不紊地组织起来，成为一个有机整体。
（二）信息编写的类型
1.动态型信息
动态型信息反映某项工作、活动或事件的发生、发展和变化，说明客观情况，可以使领导从大量动态现象中看到问题的本质，预测未来。
动态型信息的编写必须：标题简洁、新颖；内容准确无误；材料重点突出，全面反映客观过程；合理使用背景材料，增强信息的价值作用。
2.建议型信息
建议型信息一般由标题、背景、建议内容及理由组成。建议型信息的编写要有针对性，既要反映问题，又要提出解决问题的措施和办法。建议要有理有据，切实可行。
3.经验型信息
经验型信息是反映一个地区、一个单位、一个部门某方面经验的信息，侧重于对事物发展规律的认识和探索，揭示事物的体质。
经验型信息的编写可采用顺叙法，即先写做法和经验，后写效果；也可采用倒叙法，即先写效果，再写做法和经验。经验型信息的编写必须：内容具体，观点明确，分析透彻，数据充分。经验型信息应典型，具有实际指导意义。秘书要通过调查总结经验，善于借鉴和浓缩有关的调研成果。
4.问题型信息
问题型信息即负面信息，分为已经发生、正在发生和将要发生三种。它由标题、背景和问题三部分构成。背景是指问题发生的时间、地点、条件、原因等。问题部分事实要准确，表述要清楚。在揭示问题的同时，应提出解决问题的方法。
5.预测型信息
预测型信息由标题、预测内容和预测根据三部分组成。预测内容包括工作情况、社会动态、经济动态、市场前景等。预测根据必须充分，保证情况真实、数据准确。
六、信息开发的方法
信息开发是在掌握大量信息的基础上，根据决策、管理、经营等需要，利用科学的研究方法，对现有信息进行系统的归纳整理，以事物的发展趋势作出判断和预测，提供全面性、高层次的信息。人们应根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息，为领导工作活动服务。
（一）汇集法
汇集法是指把许多原始信息中的资料按一定的标准汇集在一起。这种汇集要围绕一个主题，把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起。其适宜于反映一个地区或一个部门某方面的状况。在信息资料较多、反映面宽的时候较为适用。
（二）归纳法
归纳法是指将反映某一主题的原始信息资料集中在一起，加以系统综合归纳和分析，以便完整、明晰地说明某一方面的工作动态。归纳法要求分类合理、线条清楚、综合准确。
（三）纵深法
纵深法是指根据需要，把若干个具有内在联系、有一定共同点的信息，或几个不同时期的有关信息资料，从纵的方面进行比较分析，以形成一个新的信息资料。
要按原始信息资料提供的某一主题层层深入；按某一活动的时间或按某一事件的历史进程深入进去，以搞清问题的来龙去脉。
（四）连横法
连横法是指按照某一主题的需要，把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面连接起来，作出比较分析，形成一个新的信息资料。采用连横法应注意：来自不同方面的信息要具有一定的同质性；要选择最能说明主题的信息。
（五）浓缩法
浓缩法是指通过压缩信息资料的文字篇幅，达到突出主题、简洁行文的目的。
使用浓缩法要使主题集中，即一篇信息资料只表达一个中心思想，阐明一个观点；要压缩结构，减少段落层次；要精练语言，简明表达含义。
（六）转换法
原始信息中若有数据出现，应把不易理解的数字转换为容易理解的数字。
（七）图表法
如果原始信息资料中的数据有一定的规律性，可以将数据制成图表，使人一目了然，便于传递与利用。
知识链接
一、高层次信息的概念
所谓高层次信息，是相对于初级层次信息而言的。初级层次信息，也可简称为初级信息，或基础信息。它是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。高层次信息，则是全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。高层次信息必须具备三个要素，即有情况、有分析、有建议，同时还要求情况的明晰性、典型性；分析的深刻性、明确性；建议的创见性、可行性。
二、高层次信息的特点
高层次信息作为与初级信息相比较而存在的一种信息，具有自身的特点。
（一）宏观性
宏观性，就是说，机关高层次信息能够反映某一地区、某一系统、某一方面、某一阶段事关大局的客观情况和问题，使领导比较全面、系统地了解和掌握全局性的综合情况。如国家计委研究所的信息《关于我国今后经济高速发展的问题》，就从高速发展理论、发展阶段、展望及对策建议等方面提出了独到的见解，为党和国家的最高决策层在决策经济发展的速度上提供了重要的参考依据。机关层次越高，越需要具有宏观性特点的高层次信息。与此相反，初级信息常常局限于对某一微观情况作出单一的反映。
（二）完整性
完整性，就是说，机关高层次信息能够完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程情况，对事物的起因和结果、内因和外因、现状及趋势、经验和教训作出全面的反映和分析，使领导比较清晰地了解某一事物的全面情况，做到心中有数。如某市上报省委的信息《*市完善家庭联产承包责任制的做法》，就从这个市当前家庭联产承包责任制的现状、做法、存在问题以及对策措施等方面做了完整的反映，使省委领导比较全面地了解了该市这方面的情况。与此相反，初级信息对事物的反映往往比较零碎。
（三）典型性
典型性，就是说，机关高层次信息能够反映带有普遍性、倾向性的情况。即使有些情况发生的范围比较小，但却能以其独特的典型性，以小见大地揭示带有普遍性、倾向性、规律性的问题，使领导从个别看到一般，进行由点到面的指导。如某市上报省委的信息《**乡发展壮大集体经济的做法及启示》，被省委的信息刊物及时采用。这则信息虽然是一个乡的情况，但对全省其他乡镇具有典型引路的意义。
与此相反，初级信息往往只是就事论事。
（四）深刻性
深刻性，就是说，机关高层次信息能够反映事物的本质属性和基本特征，揭示事物的发展规律，找出问题的症结所在，并据此提出解决问题的办法和措施，使领导对事物有深刻的认识，对解决问题有了预选方案。与此相反，初级信息对事物的反映往往是直观的，或者只是作出简单的分析。
（五）预测性
预测性，就是说，机关高层次信息可以通过对事物内在本质和发展规律的揭示，能够预测将要发生、可能发生的事情以及事物发展的前景，使领导有充足的思想准备，并能因势利导地开展工作，及早研究对策。与此相反，初级信息作出的反映往往是滞后的。
三、高层次信息的作用
机关高层次信息的作用，集中体现在为领导决策服务上。具体有以下几方面的作用。
（一）有助于领导作出全面性较强的决策
领导决策特别强调全局性，唯有统揽全局、抓住中心，才能推动工作的全面展开和顺利进行，才能抓住主要矛盾，使其他矛盾迎刃而解。而全局性的决策尤其需要宏观性的信息。秘书对大量微观、局部的信息作出全面综合分析，就可以形成宏观性的信息。高层次信息宏观性的特点，正好满足了领导全局性决策的需要。
（二）有助于作出严密性较强的决策
领导决策，尤其是高级机关的科学决策，是一项极其复杂而精细的系统工程，需要完整而系统的信息为决策提供参考依据，需要经过严密而反复的论证，才能做出慎重的决断。具有系统完整性特点的高层次信息，正是顺应领导层决策需要而产生，为满足领导层决策需求而服务的，因而能促使领导层作出严密性较强的科学决策。
