一、满足不同档案需求者对档案服务的要求
（一）满足计划决策人员对档案的需求
计划决策人员包括两个层次的管理人员：中层管理者和高层领导者。计划决策人员是档案部门利用服务的主要对象，满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面。
1.提供档案信息的性质和范围方面。
计划决策人员要求利用综合性的、可靠的、涉及面比较广泛的档案材料，越是高层的管理者，因为其考虑问题越要全面，决策越为关键，所以越需要档案人员提供经过加工的概括性、综合性强的高层次信息，越要求信息可靠，也越需要提供综合参考的非档案类的外部信息。
2.提供档案信息内容方面。
有两方面的材料是所有计划决策人员共同关注的：其一，政策性文件和分析论证材料；其二，历史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等。例如，本单位的机构沿革，工作或经营活动方面的历史情况和统计数据；有关本单位工作业务的国家和地方、上级部门的法律、法规、行政规章；有关某方面工作成功和失败的典型案例分析；国内外同行业的情报材料等。
3.提供时间和方式方面
有特殊要求的计划决策人员希望用较少的时间了解较多信息内容，经过加工、汇集而成的信息密集度高的材料更受欢迎。此外，计划决策人员很少有时间亲自到档案部门查阅，利用过程常常是委托进行，在服务方式上最好做到主动上门服务。
（二）满足基层管理者对档案的需求
基层管理者主要从事具体的业务管理、事务工作。不同性质、不同规模的组织机构，其具体的基层管理工作存在着一定的差别，一般包括生产、财务、人事、行政、销售等部门所进行的业务、事务活动。满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面。
1.提供档案信息的性质方面
要提供具体、详尽、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。档案工作人员应编制详细的检索工具，以方便查询。
2.提供档案信息的内容方面
往往需要提供关于管理对象的有关信息，范围相对固定，如行政管理人员经常利用文书档案，会计人员经常利用会计档案，销售人员经常利用销售档案，等等。
3.提供信息的范围方面
主要是单位内部信息，且其利用比较有规律。
（三）满足科研人员对档案的需求
单位内部的科研人员，一般从事的是应用技术的研究，也有少数是开展基础研究的。另外，单位外部从事基础研究和应用技术研究的科技人员，有时也需要到单位来查询利用相应的科技档案。满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面。
1.提供信息的范围方面。
科技人员的利用需求比较稳定，通常表现为对某一个或多个相关主题的档案信息的需求。
2.满足其利用信息的形式方面。
科技人员他们更愿意利用原始材料。
3.对查全率要求比较高，要求提供关于某一专题的完整、准确、系统的成套材料。
4.利用时间上，相对宽松。
（四）满足工程技术人员对档案的需求
工程技术人员进行应用技术的研究，从事具体的工程、产品和其他科技任务的设计、施工、生产或管理、操作、维修等工作，属于具体的生产技术和生产工艺性质的活动。满足其对档案的利用需求主要有以下几个方面：
1.提供档案信息的性质方面，要提供具有针对性强和内容具体的信息材料，如查用某个具体的图形、数据、报表等。
2.提供档案信息的内容方面，比较注意专利文献和标准化材料，需要同类客体、同类项目或同行业的最新信息。
3.提供时间方面，要求迅速和及时。
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一、开放档案的含义
开放档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。
《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放；经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。”《中华人民共和国档案实施办法》第二十二条也作了规定：“中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。外国人或者外国组织利用我国开放的档案，须经我国有关主管部门介绍和所前往的档案馆同意。”
二、档案提供服务工作的要求
档案提供服务工作是档案工作中一个十分关键的工作环节，在开展时应该按照以下要求进行。
（一）明确提供档案服务工作的意义，树立服务思想开展档案服务工作的一个首要问题就是在思想上认清提供服务工作的意义，努力摆正这一环节在整个档案工作中的位置。具体而言，要从各单位的实际出发，正确处理档案的存与用、基础工作与服务工作、档案工作与各项业务活动的关系，明确档案工作的根本目的、基本职能；要打破档案服务工作旧的封闭的思想观念，面向市场，紧紧围绕经济建设这个中心，克服档案服务工作上的模糊认识，克服重视“看好门、守好摊”而轻视面向市场经济的观念。
所以，档案人员职业道德规范之一的服务思想，对于开展档案服务工作同样有着不可忽视的作用。如果一名档案工作者的服务意识没有树立起来，服务态度不端正，提供档案服务工作也绝不可能达到较高的水平。
（二）加强各项基础准备工作，调整供求关系如果说档案工作人员的思想观念决定着档案提供服务能否正常开展，那么各项基础准备工作的好坏则直接影响着档案提供服务工作质量的高低。基础工作是服务工作的前提和条件，任何一个档案部门都不可能抛开基础工作空谈服务。当前有些机关单位的档案部门由于基础准备工作薄弱，造成档案信息供求关系不平衡，经常是“保存的档案没人要，需要的档案找不到”，在这种情况下，档案服务工作只能是一句空话。反过来说，如果没有档案服务工作作指导，档案基础工作也不可能真正落实到位。以归档工作为例，一些单位由于偏离了档案服务工作这一中心，一味从丰富馆藏出发，虽然档案数量在逐年增多，但却常常是鱼目混杂、良莠不分，难以真正发挥作用。所以，档案部门必须保证档案数量齐全、内容丰富、特点鲜明、整理系统、鉴定科学、保管得当、检索工具完备，档案提供服务工作才能最终发挥出巨大的潜力。
（三）对内熟悉档案管理，对外了解服务需要熟悉本单位保存档案材料的内容与价值是档案工作者的基本功，是开展日常工作所必需的。为了提高档案服务工作的质量和效率，档案工作人员平时要注意熟悉和掌握本单位保存档案的内容、种类、成分、价值、应用范围等各方面情况，真正做到心中有数，了如指掌。只有这样才能避免服务工作的被动、盲目、质量低、效果差等问题，为利用者提供更加优质的服务。在熟悉档案的同时，档案工作者还应当通过用户研究，及时了解利用者的利用特点、规律、习惯和心理，努力在档案信息与利用者之间架起一座畅通无阻的桥梁。
（四）完善档案提供的服务方式，提高利用效率长期以来，一些基础单位档案提供服务工作的形式一直比较单一，许多档案工作人员只习惯于“坐等利用者上门”、“为利用者找档案”的被动服务方式，在利用中主要以直接提供服务方式为主，档案利用率低，利用效果不明显。这种状况无疑与现代社会追求速度、追求效率的要求相距甚远。要改变这种现状，档案工作人员必须利用各种渠道，通过直接、间接等多种服务方式，“为档案找利用者”、“送信息上门”，让档案信息尽可能地发挥它应有的作用，把档案部门真正变成一个单位、一个地区档案信息存储、传递、交流、利用的中心。
三、档案的电子化服务
档案的电子化服务是计算机技术迅猛发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
由于办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去的文字、图表、图形、影像、科技文件材料等各种档案形式都可以采用电子档案的形式进行处理和利用。同时，在国家的倡导下，政府各部门、各企事业在开展网络办公、电子办公等工作中形成了大量电子文件，随着这类档案在各级档案部门中的增多，电子化服务将会在今后得到越来越广泛的运用。
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多优势：首先，能将文字、声音、图像结合起来，向利用者提供多媒体信息；其次，能使利用工作变得方便高效，电子化服务通过多媒体的超文本技术，可将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力结合在一起，提高检索效率；再次，能够提供超时空、全方位的信息服务。
档案电子服务化的方式主要有以下几种。
（一）直接利用
直接利用即到档案部门直接查询电子档案。这一方式要求档案部门建立完善的档案数据库，配备拥有先进的硬件设备和实用、标准的软件环境的电子阅览室，以便利用者方便高效地利用电子档案。在直接利用中应注意对利用者的利用权限的限定，无论采取哪种方式，系统都应对利用者进行全程跟踪监控，并自动进行相关记录，以保证档案信息的安全，同时也作为对利用工作查证的依据。
（二）提供拷贝
提供拷贝即向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，所用的载体应随不同利用对象而异。对使用大型电子计算机设备的利用者，以提供磁带为宜；对一般的微型电子计算机的使用者，如果档案数据量较少，可用软盘进行提供，若是大量的电子档案，则可考虑用只读式光盘进行提供。在提供拷贝时，应将电子档案转化成通用的、标准的存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。
（三）通信传输
通信传输即通过网络环境直接传递档案信息。这种方法比较适用于馆际之间档案信息的互相交流和向相对固定的档案用户提供档案资料，可以通过点对点数据通信或互联网来实现。这种方式可以在较短时间内提供大量的档案信息，内容丰富、速度快捷、效果良好。
