第四，利用现代化设备和 PPT文挡，辅助自己的演讲。在今天的技术环境中，在会议中可利用投影仪将演讲的大纲、图片照片等辅助性信息投放到大屏幕上，帮助与会者跟踪演讲者的思路。许多人以为投影仪外加制作漂亮的 PPT文档使得演讲人的发言容易了，实际上恰恰相反。新技术的确帮助了与会者和听众，但对于演讲人来说却是更难了。因为：①既然演讲提纲已经被投到大屏幕上，大家都可以看到，那演讲者就不能再手持发言稿了。在这种情况下，演讲者就更不能照着大屏幕上的提纲一字不差地念稿子了。②演讲者除了讲话之外，还需要在投影仪与自己的讲话之间找平衡，一边发言一边操作幻灯片。许多领导人不喜欢这种“技术型”演讲。
利用 PPT辅助演讲的确使得演讲的效果更好，但对演讲者的要求也更高了。我们可以检验一下我们能否做到以下三点：首先，演讲者对演讲题目必须非常熟悉，演讲的内容必须每时每刻与屏幕上的内容相吻合。其次，如果有照片、图像、表格等辅助性信息，演讲者必须加以解释。对于这些辅助性信息的选择应该注意，可有可无的图片、照片就不必使用。再次，演讲者绝对不能扭身回头看大屏幕上的内容。如果需要帮助提示演讲内容，可以安排在演讲者前面置放一台小屏幕或者计算机。但是即便面前有一台辅助性的小屏幕，也不能眼睛盯着上面的文字按宇按句地读。
第五，仪态、表情上的“要求”。演讲者的仪态和表情与个人的性格有关系，所以很难调整，也很难学。无论会议规模大小，发言人、演讲者都可以在情绪上影响与会者和听众。根据会议的内容，我们可以尽量相应调整我们的态度。但是无论演讲的内容是什么，至少演讲者不能板着面孔读稿子。另外，在小范围的会议上(比如公司主管的周例会)发言时，我们很有可能是坐在那里发言。但在大型会议上或者是展销型会议上，我们就必须是站在听众面前。在那种场合中，适当地走动能够调动与会者的注意力。
我们需要记住，无论是在大型会议上，还是在组织内小范围的会议上，发言和演讲是一个三位一体的“表演”。这“三位”包括演讲的内容、演讲者语言的表达、演讲者的面部表情和身体姿势(包括手势)。当这三个因素都被调动起来的时候，我们就能抓住听众的注意力，达到演讲的目的。
第六，注意观察听众，及时处理听众冷淡的倾向。做到这一点最为困难。这需要演讲者对自己的能力有充分的信心，而且对演讲的题目以及相关的“边缘”问题有很透彻的了解。这一点需要长期的努力来培养。但是从演讲本身的技巧看，演讲者应该在演讲中面对听众，与听众有眼光交流(这是不能低头念稿子的另一个原因)。如果在演讲中发现大部分与会者和听众开始对我们的演讲失去兴趣，那就应该设法将他们的注意力“抓”回来。我们在这里介绍四个可以将听众的注意力“抓”回来的“小”办法。
首先，比较常用的办法是“知己知彼”。冷淡的听众多见于中大型的会议中。在小范围、小规模的会议中，比如公司内部的周或者月例会，在这种会议上发言的人和其他与会者可能都认识，所以不太会发生听众冷淡的场面。即便发生类似的场面，那也相对比较容易解决。在一些较大型的会议中，有一些似乎不受人注意的原因导致听众表现出冷淡的表情，或盼着演讲尽快结束。这些原因可能包括，时间较晚，听众们惦记着能尽早离开，避免交通堵塞；也许天气是一个因素(大雪、暴雨将至)；也许在我们的讲话之后还有一个更有意思的活动；也许我们的演讲是午饭之前最后一个，等等。最后，也许是我们演讲的水平不高，在刚刚开始的几分钟就使得听众开始“发蔫” 。能了解冷场的原因是解决问题的第一步。在“知己知彼”之后，我们可以采取一些措施。
其次，就相关的题目举一个实例。听众们都喜欢听“故事”，实例就是故事。以故事抓观众的办法十分有效。比较难做到的是，举出的实例必须和当时的题目相联系才会有效。
再次，将听众“抓”回来的办法是经常提一些问题作为演讲中各个小议题的引子。事先提出问题让听众边听演讲，边寻找答案。每讲完一个议题，就将提到的问题回答、总结一下。
最后，是尽快转向下一个题目。比如，如果发言中包括若干个分题目，一旦发现听众们渐渐失去听讲的兴趣，我们可以尽快结束当前的题目，转到下一个题目。在最后总结时“悄悄地”将遗漏的内容补上——如果是很重要的内容的话(一般不用事后补充，因为如果重要，听众也不会失去兴趣)。不要在听众失去兴趣的时候还要勉强进行。
此外，一定要按时结束。
作为一个优质领导人，我们必须在所有的场合表现出一致性。我们下文讨论“个人性格包装”是要详细讨论优质领导人的一致性这个问题。我们在开会这个问题上强调一致性是因为，无论是主持一个会议，参加他人组织的会议，还是在会议上发言、演讲，这些场合就是领导人表现自己质量的舞台。所以一定不要轻视“开会”这个问题。
(三) “电梯演讲 ”能力
有一部美国电影，片名为《上班女郎》(Working Girl， 1988)。电影中的女主人公原本是某大公司财政主管助理。她怀才不遇，虽然在工作上勤勤恳恳，但总是“寄人篱下”。后来她的 Boss因滑雪将腿摔伤，不能上班，这一来她便有机会“替”自己的 Boss“发号施令”。结果在经营上大为成功。她提出一个公司合并的方案令各方十分感兴趣。但她的 Boss回来后，却将她的计划窃为己有，当成自己的设想向各方提出。电影最后的结尾是，这位助理被开除后，抱着自己的零碎物品回家时，在公司大厅里巧遇以前自己冒名顶替时会见过的公司大老板。她为了向大老板解释整个公司的合并方案的细节，钻进正好关门的电梯里，和大老板一起上楼。她从电梯启动时开始解释，当电梯到达顶楼时，她已经成功地向大老板解释清楚了计划成功的可能性，并让大老板知道自己是计划真正的制定者。
这就是我们常常说到的“电梯演讲”能力。具体来说，电梯演讲能力是指能够在短时间内将很复杂的问题解释清楚的一种能力。当然，电影中的情节多是好莱坞的手法，是被故事化的东西，在实践中很难做到，但却十分有借鉴意义。在电影中，女主人公在电梯里从自己的零碎物品中迅速翻出一张旧报纸，指着上面一条报道，解释自己的原初设想是如何产生的，并解释了计划的可行性。从这一点看，她是抓住了问题的关键，一下子就引起“听众”的兴趣。
将复杂的问题简单化，但又能使“听众”了解问题的实质并产生高度的兴趣，这样的讲话能力是一个优质领导人必须具有的质量之一。电梯演讲能力在许多场合包括职场和日常生活中都十分有用。这些场合包括：碰到不熟悉的人、在公开场合(正式或非正式)讲话、推销性谈话、工作面谈、介绍我们自己的工作，等等。
言简意赅似乎是一种天生的能力。其实，电梯演讲的能力是可以培养的。培养电梯演讲能力应该从我们考虑问题的思路开始。人们讲话，内容是人们脑中思考的问题。讲话的逻辑性、重点所在，反映了人们思考问题时的逻辑性和重点所在。嘴就是大脑的镜子。所以预想达到言简意赅的讲话水平，就首先要能够在脑子里先形成抓重点的能力。有的人讲话时眼里啰唆，没有重点，听者必须花大力气才能听明白他欲表达的意思，这说明此人思考问题时就是如此。在思考问题时将问题简化，找出重点，那么电梯演讲就比较容易了。
电梯演讲时还要看对方的实际情况，随机应变。比如，我们的工作是专门搞咨询，帮助快破产的公司恢复经营。在朋友家的聚会中，碰到新朋友，对方问，你是搞什么的？如果我们回答说，搞经营分析、培训、研究转型过程的。那对方哪里昕得懂我们在说什么呢？电梯演讲的“规则”之一就是，不要假设听众或者交谈的对方了解我们的专长，知晓有关的专业知识、名词。面对上面那位新朋友的问题，比较好的回答是：我专门帮助快破产的公司恢复经营。
需要说明的是，电梯演讲的核心是“短”、“平”，但不见得非要快。讲话速度快并不是一个绝对“要求”。仅仅是速度快不能构成成功的电梯演讲。如果讲话时啰里啰唆，而且还快，那就是最糟糕的演讲者了。
最后，电梯演讲能力是可通过练习而获得的。除了平时加以注意以外，还可以找朋友进行“演习”。每次都找一个全新的话题，通过电梯演讲的方式进行交谈，看看对方能否感兴趣，并能够听懂。另一种演练方法是，看一部新电影之后，用尽量短的时间将电影的故事在朋友们面前讲述一遍，请他们评判，看看我们是否将电影故事的主线和最有意思的地方讲清楚了。
