本章学习重点：
掌握宴会营销各个作业步骤的控制要领
熟悉宴会促销活动的类型和方法
主题词：宴会营销作业控制宴会促销
宴会营销作业控制
宴会是一种重要的社会交际形式，不论是私人婚宴寿宴、企业团体的业务宴会，还是政府间的国宾宴会，都是具较高规格的享受型餐饮活动。
对酒店来说，宴会是一个重要的营销项目。宴会厅和多功能厅不仅在人员配备上占有优势，其面积也几乎占了酒店餐厅面积的35%～50%。据调查，国内外一些酒店的宴会营业最高日收入可超过餐饮部所属其他餐厅收入的总和。宴会的毛利率很高，宴会赢利是酒店经济收入的一个重要渠道。因此，为树立酒店信誉和开拓客源市场，营销经理要认真做好宴会的组织与营销工作。
一、洽谈
准备举办宴会时，顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店询问宴会的相关信息，其方式大约可分为三种——来电、来信或亲自前来洽谈。
顾客一般会提出以下问题：场地是否有空、宴会费用、宴会厅规模、宴会厅相关机器设备、菜单内容、最低消费额(餐食及饮料)、现场配置图、订金以及宴会活动相关厂商资料的取得等。面对诸如此类的疑问，营销人员须一一向顾客说明，努力掌握每一个可能的营销机会。
1.主动争取客源
首先，一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，营销人员应尽量邀请顾客亲临宴会厅进行面对面解说。营销人员就现场设备进行清楚的解说并为顾客解答问题，不但可以增加说服力，让顾客更易接受，还可使承办宴会的成功几率大为增加。如果顾客不愿前往，营销人员则要登门拜访。
一般来说，宴会业务大概只有75%是自己找上门来的，其他25%必须依靠营销人员主动进行促销，主动争取客源。
2.提供相关资料并解说
在洽谈的过程中，营销人员必须准备好足够的资料供顾客参考，例如场地图、餐饮标准收费表、容量表、租金一览表、饮料价目表及器材租借表等。
(1)场地图与客量表
接受咨询时，营销人员首先要让顾客了解场地大小和形状，即使顾客已亲临现场，营销人员仍需准备场地图，并为其解说。
由于不同桌数与不同形态的宴会所需要的场地类型不尽相同，所以宴会厅往往设有许多隔间，以满足顾客需求。例如，设50桌或10桌宴席的宴会，其适合举办宴会的空间大小就有很大差别。因此，营销人员应为顾客提供不同的宴会厅别，让顾客针对自身需求进行选择。至于中式宴席、自助餐、酒会、晚宴、舞会或会议等不同类型的宴会活动，营销人员也需根据赴宴人数来进行有针对性的营销。
另外，开会场地的摆设形态，也需根据赴宴人数决定。
还有，开会场地的摆设形态，如U字形、教室形或戏院形的桌椅排列方式，也会影响宴会厅的宾客容量。所有宴会厅针对不同宴会类型的宾客容量都应在场地图和容量表中有详细说明，方便顾客参考。
营销人员应事先准备好所有资料数据，如宴会厅室内高度、房间长宽及总面积等。这些资料不但能使顾客进一步了解整个宴会厅的情况，也有助于顾客构思场地的摆设。因此在洽谈过程中，营销人员一定要充分提供一切与宴会厅相关的资料给顾客。除传达既定信息外，营销人员也需要非常清楚资料的内容，以随时解答顾客对举办宴会的各种疑问。
（2)租金价目表
顾客在了解了宴会厅场地情形后，通常会继续询问场租的问题，所以营销人员必须一并提供租金价目表。
场租依时段区分而有不同的收费标准，每时段大致是3～35小时。一天可分为三个时段，第一时段为8：30～12：00，第二时段为13：00～16：30，第三时段为18：00～21：30。租金在白天(早上和下午)的定价一律相同，但晚间时段则为白天收费的25～3倍。
但就宴会厅经营而言，单靠场租的收入是不够的，酒店最主要的营业收入仍来自宴会。所以同一宴会场地，白天可用来租借给顾客作为开会会场，晚上则可变成宴请宾客的场所。至于宴会厅场地租金价格，酒店可参考其他酒店的定价，并根据当地市场行情而定。
提醒您
若顾客超时使用宴会厅，酒店须另外再计价；而顾客若需要在宴会前一晚先行布置第二天早上所要使用的场地，酒店则应酌情收取进场费用。
(3)餐饮收费表
酒店必须明确制定一套标准的宴会餐饮收费表，详列宴会厅中所有西餐、中餐、自助餐或鸡尾酒会等各类宴会活动最基本的起价表。每一张起价表都需注明有效期限，以便及时依市场行情与成本变动调整更新。
提醒您
以上各类宴会资料，营销人员都应事先准备妥当以供顾客参考。倘若顾客无法亲自前来酒店洽谈，营销人员也应以传真的方式将资料传送给顾客，使其充分了解所有关于场地情况、场租定价、餐饮费用或器材使用等细目。
3.接洽方式
在洽谈阶段，营销人员可以以书信或电话的方式与顾客接洽。若顾客采用书信的询问方式，营销人员必须通过传真将场地图、容量表、租金一览表及宴会餐饮标准收费表等上述所有宴会资料发给顾客，明确告知其宴会事宜，以增加促成宴会举办的可能性。
二、预约
1.记录
假使顾客有意预订宴会，营销人员便需问清楚宴会的日期、时间、名称、性质以及联络人姓名、电话，并书面记录下来。另外，顾客对菜单内容、饮料种类、赴宴人数、宴会预算、摆设方式、付款方式以及其他如花饰、活动酒吧、代支费等方面的要求，营销人员也应如实记录。
当然，在预约步骤中，营销人员应提供报价单给顾客，因为大多数顾客在签订合约前可能还会与其他酒店进行比价。无论如何，营销人员务必详细记录每次跟顾客洽谈的结果，除将其存档备查外，也需正确无误地将资料内容转达给其他相关人员。
为方便起见，上述预约宴席所需的资料都可囊括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表，营销人员与顾客洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将顾客的要求圈选出，并且在将宴会通知单发给各单位时，所有宴会需求也一目了然。
提醒您
如果顾客只是预约宴席，营销人员则必须对其保持追踪，直到顾客下订单为止。若顾客取消订席，营销人员也要询问取消宴会的原因，并予以记录，以作为日后改进的参考。
2.收取订金
通常，除熟客及小型宴会不预付订金外，其他所有大型宴会在预约时，都必须先交10%的订金，付完订金才表示该宴会场地确实已被订下。否则，一个大型宴会如果临时取消，对酒店势必造成重大损失。因此，预收订金对酒店而言是一种自保方式，很有必要。
除此之外，若在原来预约宴席的顾客未付订金之前，又有其他顾客欲订同一场地，营销人员应打电话给先预约的顾客，询问其意愿。如果该顾客表示确定要使用该场地，就必须请其先至酒店缴付订金，否则将把场地让给下一位想预约的顾客。假使顾客看中的宴会厅已被预订，营销人员要尝试说服顾客更改宴会日期。
3.提供各种价位的菜单
例行餐会、简单的宴席或是老顾客，通常只要一个电话便可将洽谈和预约两个步骤同时完成。但若是比较复杂或较为重要的宴会，则顾客可能会先将菜单拿回去研究、比较，然后再答复酒店。因此，许多酒店都会提供各种价位的菜单供顾客选择。决定菜单内容时，营销人员不但要了解顾客的预算和喜好，也要考虑季节、成本、酒店厨房器材设备以及服务技术等问题，不能随便将菜单开给顾客。而在考虑技术或厨房设备等前提下，有些宴会菜单可特别注明“本菜单适合50桌以下”或“本菜单适合100桌以下”，以确保宴会顺利进行。
4.注意事项
在订席簿上记录时，营销人员最好用铅笔书写，以便随时根据顾客需求加以更改。记录之后，营销人员再将所有的预约资料在电脑中进行保存。
提醒您
重复订位的问题往往在订席时最难处理。为防止重复订位的发生，在酒店的电脑设定中，任何一个单位都可以查看宴会厅目前的订席情形，但只有输入资料者持有密码和可更改其内容。
配备电脑订席系统后，酒店便可不再需要依赖手工的订席控制表来控制宴会的订席情况。但即使顾客资料可以全部输入电脑，其往来文件仍须建档保存备查，尤其是签约文件，须在宴会结束后取出，作为计价依据。所以，上述手工处理的文件的建档工作仍不容忽视。
三、确认及签订订席合同
预约时虽已经记下顾客的所有要求，但顾客日后却仍有可能改变主意，所以营销人员必须再将双方所同意的事项记录在合同上并请顾客签字，以保障顾客与酒店自身的权利。
如果顾客没时间亲自到酒店来签约手续，营销人员则可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件送交至顾客手中，请顾客在合同上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店。
在签订合同时，酒店通常要求收取订席费用的10%作为订金。
宴会摆设及相关事项：
合约事项：
1.宴会的确认桌（人）数应于一星期前予以确定，且确认的桌（人）数不得低于订席保证金单所签订的保证桌。
2.宴会结束后，若实际用餐的桌（人）数未达确认桌（人）数时，本酒店仍按确认桌（人）数收费。未消费的桌数，顾客可于两周内补消费；若未消费桌数超出确认桌数的1/10时，则超出的桌数须半价赔偿，且不得补消费。
3.凡喜宴的账款，请于宴会结束当天以现金或银行本票付清。
4.如因故取消订席，所支付的订金不予退回；若于宴会举行日前一星期才取消者，应补偿本酒店的损失（保证消费额的一半）。
5.各种类型的宴会均严禁携带外食，自备酒类则酌收开瓶费。
6.婚宴请自备喜糖（请勿携带瓜子）、签名簿、礼金簿。
7.布置花卉时，请将塑料布铺设于地毯上，以防水渍及花草弄脏地毯。
8.不得在活动场地燃放爆竹、烟花等易燃物，且不得喷洒飘飘乐、金粉、亮光片等吸尘器无法清除的物品。
9.布置会场时，严禁使用钉枪、双面胶、图钉、螺丝等任何可能伤害会场装潢设备的物品。活动结束后应保持会场的完整，如损坏本酒店的装潢或器材等设备，应负赔偿责任。
10.因活动需要所运来的各项器材及物品，本酒店仅提供场地放置，恕不负看管责任。
11.宴会所需的电器设备，请事先协商安装事项。电费依现场实际配线状况及用电量收费，会前进场布置及电路配置请于二周前告知，以利配合。
订金金额：□现金□汇款□刷卡卡别：
□支票
宴会付款方式：□现金□签账□刷卡□其他
顾客签名：订席专员：出纳：总出纳：
续表
第一联：（白）订席组留存第二联：（黄）顾客留存第三联：（绿）外场留存第四联：（蓝）出纳留存第五联：（红）总出纳留存
四、发布宴会通知单
营销人员在与顾客签订合约并谈妥宴会细节后，对内应发布一份类似公文的宴会通知单，告知各个部门在该宴会中应负责执行的工作。由于成功举办一个宴会需靠许多部门通力合作，所以如果一张“宴会通知单”能够清清楚楚地将所有工作事项列出来，对于顺利举办宴会将有很大帮助。
宴会通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需准备的物品和相关事项，如订席时间和相关事项、接洽人、桌数、厅别、菜单、特殊要求等。各部门接到宴会通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。工作内容大致如下表所示：
各部门的宴会事务
部门工作内容
餐务部根据宴会通知单上所记载的菜单，准备所需的摆设器皿及厨房装菜用的器皿，并且安排工作人员备餐。
工程部依据宴会通知单上的要求，派遣电工架设装备或予以支援。
厨房依据宴会通知单上顾客所订的菜色进货，并做好宴会前的准备工作。
宴会服务单位依据宴会通知单上的需求和设计图进行摆设，并做好宴会前的准备，包括人力需求、工作计划及服务流程等。
饮务部按照顾客需要准备酒和饮料。
保安部依照顾客要求，指派安全人员至礼金台协助保护礼金，并协助疏散宴会进场和散场时的人群。
推广部帮助顾客制作海报。
总而言之，宴会通知单是一个部门与部门之间的沟通渠道。它在顾客的要求与各单位的工作准备当中，直接搭起一座桥梁，以确保部门间彼此快速、直接地传达信息，从而获得最佳的工作效率。
五、再次确认
营销人员在与顾客谈妥所有宴会细节之后，才开始对内发布宴会通知单，所以通知单上所传达的信息大致上并无问题。但顾客有时候会对宴会细节稍作修改，如参加人数的增减、桌形的改变等。为适应这种临时变更，营销人员应该在宴会举办前一周，再与顾客确认宴会相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
提醒您
在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照宴会通知单所述进行；但若顾客对于宴会提出任何变更，营销人员就必须马上以宴会变更单通知各相关部门。
宴会变更单上须详细写明宴会原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目。这样各部门可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。
另外，使用变更单明确传达宴会信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以可有效避免各部门互相推诿责任。
