18.2.3让工作更加组织化
工作组织化就是工作目的、工作任务明确后，能不能很好的实现，全在于进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说：“领导者最大困难之一是组织自己的时间。”
中层领导组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有多种，它们既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合作用。
（1）综合。即在同一时间内综合进行多项工作。我们说办事要有顺序，并不是说在一段时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学原理，可以同时综合进行几项工作。
（2）结合。即把若干步骤结合起来，例如两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
（3）重新排列，即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。
（4）变更。即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确目的基础上，提出实现目的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
（5）穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究，等等。
（6）代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。
（7）标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。
18.2.4让工作更加简单化
简单化就是化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有有却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象中，结果只能陷在里面走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它与别的事性合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先就问一问以下6个问题：
（1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
（3）如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？
（4）什么时候干这件工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能着手进行重要工作，用整天的时间去使工作条理化，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
（5）谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
（6）这件工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
接着在对每一项工作分析检查之后，随之采取如下步骤：
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担到提高头脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；吃喝买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说：“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟地计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，并就此采取相应的改进措施；通常我在晚上订出翌日的计划，订出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间。”
应该经常记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，就能最有效地利用时间。
18.3中层领导提高效能的方法
人们绝大部分时间是用于与人打交道上，人生活在社会中，不可能不与别人打交道，只是程度不同而已。在交往中为自己赚取时间可是一门必学的技巧，否则，你的时间会被别人占用。
不要让别人来浪费你的时间，自己掌握交往的主动权是很重要的。可是在日常生活中，会遇到许多被动的局面，如何从被动的局面中解脱出来，为自己赢得时间而又不致破坏与别人的关系，这也是我们应该注意的问题。
如果我们能够在与人的交往中节省下宝贵的时间，就为我们实施计划、采取行动、实现成功赢得了时间。掌握这门技巧，会使你受益匪浅。
18.3.1自定工作期限
成就卓著的人，他们的表经常走得比别人快。他们故意把表拨快以便创造时间，让自己总是走在时间的前面，提前考虑一些将来可能出现的问题。这种做法也反映出许多领导者的特征——未来导向的心态。这种未来导向的心态表现出将特异事物例行化的能力。因此，当一件困难却又可预见的意外事故发生后，就可以正常对待而不必当作一项特别问题来处理。
有效的管理，通常还包括提早面对困难和不愉快的勇气。所以优秀的中层领导者很少接受别人给他的工作完成期限，他们为自己设定期限，这个期限比别人要求的还要早些。这种做法似乎会给管理者带来更大的压力，事实上却正好相反，他们在自理上反而有更能掌握时间的感觉。优秀的中层领导总是让自己设定的期限有些缓冲的余地，但是他们几乎都没有利用过缓冲的时间。
一般情况下，人们不习惯一开始就做困难的事。一件棘手、含糊笼统、可以拖延的工作，经常难以引起人们动手做的欲望。开始时处理一些简单、有程序可循的工作，例如写一些普通信函、例行公文，可以慢慢培养出工作干劲。但是首先要设定一些简单工作的时限，并且严格遵守。例如，你可以把桌上的闹钟调整为30分钟，钟声之后就停止简单的工作，开始着手困难的工作。
18.3.2适当减少应酬
人在江湖，身不由己，一句话道出了人们的无奈。生活在社会中，社交应酬是必不可少的，不管是官场，还是生意场上，面临的应酬都很多。
有一位企业经理深有体会：“我从任职以来，每个晚上几乎都是在应酬中度过，参加各种宴会、晚会或者陪客人娱乐。我很少有时间陪自己的家人或朋友，因此，我深感内疚。在平时，应酬也颇多，参加什么典礼、剪彩或接待客人，受人邀请做嘉宾等等，耗费了我大量的时间，知道去应酬只是在浪费我的时间，但是却不得不这样去做。这本身就是一件很无奈的事情。”大概有许多人都有同感，在各种应酬中的各种繁琐礼节就让人感到十分不自在，应酬所涉及的人际关系更使人产生压力。所以，“应酬”只有了“酬”而去“应付了事”，不去“应”就得不到“酬”，还可能会失去人缘和商机。
但并不是所有的“应酬”都是有必要的，没必要的应酬为何不拒绝呢？拒绝没必要的应酬无疑给自己节省了宝贵的时间。这里的有无必要没有明确的界限，有很大的弹性，一般来说可以根据以下标准来判断：
应酬的性质
如果是公事应酬，拒绝的可能性较小；如果是私事，拒绝的可能性稍大一些，毕竟涉及到的利益范围要小一些。比如，一个以前关系不十分密切的同事结婚，你可以自由选择。
应酬的级别
看是比较重大的应酬，还是一般的应酬。对于那些没有多大利害关系的应酬可以拒绝或请人代劳。比如，下属公司开一个联欢会，邀请你参加你可以委婉地拒绝或让下属代劳。
应酬的目的
是否有利于单位或个人的发展，这一点是判断应酬有无必要最重要的依据。有利于单位或个人发展的应酬应该参加，不利于单位或个人发展的则可以婉言谢绝。有的应酬纯属礼节性的，不参加并没有多大关系。
推掉一些不必要的应酬，可以为你节省不少宝贵的时司。不要抹不开面子，想一想，是你自已的时间重要还是面子重要。况且，只要处理得当，没有人会对此斤斤计较。接受朋友或同事的邀请，也要注意看自己有没有时间。不要因为害怕伤害别人或同事的感情就轻易答应，等到你无法赴约时，你才会真正伤害到他们的感情。通情达理的朋友或同事不会因为你合理的拒绝而闹情绪，相信你真诚的回答会赢得他们的理解。
18.3.3摆脱不必要的干扰
在办公室或在家里，总会有人来访，必然对你的学习、工作或生活带来一定的干扰，耗费你的时间。对于来访者，当然不能把他们拒之门外，你可以利用一些技巧处理这种干扰，给自己赢得时间：
提前预约
这种方式对于比较繁忙的中层领导来讲比较有效。他们个人时间比较少，公务繁忙，又没有秘书或助理，所以对于来访者实行预约制度，可以减少突然来访对工作的干扰。
“请勿打扰”
来访者看到“请勿打扰”这样的牌子，除非有特别紧急或重要的事情，否则不会轻易打扰你。
限制时间
你可以委婉地说：“对不起，我现在很忙，最多只能和你进行几分钟的谈话。”你直接道明情况，来访者知其意后，会尽量用最简洁的语言说明来意，这样就可以为双方节约宝贵的时间。同时，你直接说明情况，比到了谈话中途你才打断说明情况效果要好得多。
委婉拒绝
来访者来访的目的不一，但都是用交谈的方式进行。一般来说，当来访者说：“你有时间吗？我想和您谈谈”时，估计时间不是几分钟。如果此人仅仅是为了聊天而来，可以拒绝。如果他的确有重要的事情，则可以往后推迟，说：“对不起，我现在很忙，可以换一个时间吗？”
调换地点
这种方法适用于事务繁忙，或比较紧急，或事务重要的情形，需要一个安静的环境时。如果单位干扰因素太大，不妨把办公地点转移到安静的场所。
有不少企业领导，在处理紧急重要的事情时，喜欢到郊外找一个办公场所，如度假村等。
电话节省
在信息社会中，电话是进行交流的比较快捷的方式。业务繁忙的工作室，电话铃声不断响起，工作人员来不及接听，这一场景我们在电视上可以经常看到。电话是我们对外进行交流的重要工具，所以，必须学会从电话中挤时间，其中重要的一点是掌握电话谈话的技巧。
（1）简单寒暄
我们常看见这样的场面，双方互通电话几分钟以后，才发现打错了电话，白白浪费了几分钟的时间。弄清对方的意图后，再决定谈话的时间。如果发现电话中谈话时间可能会很长或者不是十分重要的事情，可以告知换一时间面谈或委婉拒绝。
（2）直切主题
互相寒暄几句后就可以直接进入正题，不要东拉西扯，不着边际。
（3）语言简洁
问什么答什么，语言力求简洁，不要拖拖拉拉，重复罗嗦。特别是对待干扰电话，最好用一两句话回绝。比如，经常有一些推销员或与自己无关的人打进电话，知其意图后，用礼貌而又坚决的语气回绝：“对不起，我很忙，对这个问题我不感兴趣，再见。”
（4）及时切断
当你需要休息时，最好切断电话。没有好的休息，就不会有高效率的工作。
