部门主管做好本岗位工作的关键一条就是如何有效地向下属分派工作。分派工作技巧高，不但能够使下属乐于接受任务，而且还能提高下属的工作热情，增强下属的责任意识，确保工作目标高质量、高水平的完成；反之，部门主管分派工作的水平不高，方法不当，在完成任务的过程中，即使已经设计了高标准工作目标，也会大打折扣，最终将影响整个部门工作的开展。
一、分派工作的技巧
一个部门的工作是多人的分工协作，一个部门工作的成效取决于部门内的员工们的工作态度和热情。如果员工们对于分配给自己的工作不喜欢、厌烦，甚至认为领导分配得不合理，他们就不会尽心尽力去工作。如何把工作分配得好，是需要主管们动脑筋的，而一个优秀的主管是善于分配工作的。
1.明白准确地分派任务
部门主管在向部下属达任务前，应注意以下三个方面：
（1）清楚准确阐述问题
比如：“小张，几个星期后我要做次材料决算方面的汇报，但我对一些计算方法不是很清楚。你把决算的方法替我用简单的语言表达出来。”然后，说明你需要什么样的结果，可能会是一份报告、一段解释、一套简图，或者仅仅是一个数字。尽可能地将你所期望得到的结果表述清楚。
（2）限定分派工作范围
要向下属交待清楚工作的范围和程度，因为部门的工作是各尽其职、分工协作，惯常的专业工作程序，部门内的员工自己会自觉掌握的，但对于新任务，主管必须要重新交待清楚，就像军事首长布置一项围歼计划，二连的任务就是不管用什么办法将敌人引进伏击圈，就算完成任务，别的你们什么都不用管了，任务简洁明了。
（3）明确任务内容期限
就是要交待清楚完成任务的进度，因为是分工协作，一个环节总是影响另一个环节的，因不影响其他部门的工作进度，在工作安排上需要有时间约束，就像火车运行一样，在多长时间要运行多少公里，在指定时间必须到某站一样。
2.亲做未授权的事
有一些工作是不该授权给下属去做的，必须由部门主管亲自来完成。
比如说，布置工作任务，解决突发事件，总结等，这里只介绍几个重要方面：
（1）有涉及对外交往的工作主管要亲自做
比如，要与一位重要的具有影响的客户打交道、与组织中有较高职位的人一起工作、和供应商的经理共同解决问题、同新闻媒体相处，这些都是需要你参与的场合，因为你是部门主管。
你的亲身参与使得另一方意识到你对他们的地位给予了充分的重视，你愿意和他们接触。不管你在部门中是如何的平易近人，其他场合注意地位与身份却是十分必要的。
（2）有风险的工作主管要亲自做
部门主管的工作之一就是为自己的下属造就一个足够牢靠的工作环境，在这个环境中，下属们不怕承担风险。任何提高生产能力、改善工作流程的企图都会带来一定的风险，而没有一个鼓励合理冒险的工作环境，一切都只会在原地踏步。但是，要为下属创造这样一个安全的环境，你就得为他们挡开批评的剑矢、为他们的利益而战。要是把具有高度风险的工作交给下属去做，你就像一个躲在危险区后的指挥官，把自己保护得好好的，没有受伤之虞，却让你的部队为守住阵地而拼命。你不应该这么做，相反，你应该身先士卒地冲锋陷阵，绝不要让部队去打一场没有指挥官的仗。
（3）有示范性的工作主管要亲自做
下属们需要从你这儿得到的指导，不仅仅是做什么，还有工作的主次以及承担的义务。如果你通过一个中间途径向下属传达信息的话，实际上是在告诉他们你对他们并不重视，或者，你对所要传达的信息并不重视。再有，他们也不会很快地学会和运用你要提倡的工作方法和程序。
3.寄予希望和重托
部门主管在每一次布置工作之后，不论是对个人，还是对下一级组织的负责人都要有希望和拜托的话语。尽管完成上级下达的工作指令，是每个下属必须无条件服从的，但希望和拜托的话语则体现着利益相同与共、上司对下级员工工作的默认和关注；另一方面主管对下属的工作寄予希望和重托，也是管理工作上的一种技巧，体现着上级对下级的一种人文关怀，会让下属从心里产生出一种被肯定、被依赖的心理，这会化为一种工作动力。
二、实施有效控制
部门主管向下属分派工作，就是将本部门的工作计划向下做分解落实的过程，是整个部门工作计划的细化过程，它使部门的工作落到了实处，使每一个员工都有了责任目标。而作为主管的下一步工作，就是如何地保证已细化的责任目标的实现，细化的目标实现汇总就是整个部门计划目标的实现，这也就标志着主管全程管理的成功。但是，现实远不如计划那样理想，看似已落实的计划、已分配下去的工作，往往会遇到种种意想不到的障碍，它们有来自人的主观方面的，也有源自客观条件的。总之，在落实计划和工作责任后，下一步的工作还有一个有效控制的过程。
1.警惕下属把分派的任务转手给别人
在分派工作过程中，最糟糕的事莫过于当你把一件工作分派给某个下属时，他反而又把这份工作分派给了别的人。也就是说，这种人实际上扮演了一种“转包人”的角色。这些人在把工作转包出去以后，通常也不会告诉你他已经把工作转包出去的事实。在这种情况下，你便被蒙在鼓里，被架空了，为防止此类事件的发生，作为主管要善抓典型予以公开曝光，进行严惩。
2.注意分派出去的工作出现反弹
把工作分派出去的另一个潜在危险就是，接受任务的人往往会设法把它交还给你。
当你把某件工作分派给某人去做时，实际上就是把这件工作从你的办公桌上处理出去，放在了别人的办公桌上。一般除非这件工作已经百分之百地完成了，你是不会希望它回到你的办公桌上来的——你希望拿到的只是一份已经完成工作的报告。
但是，在每个部门里，都会有这样一些人，他们并不理解你的初衷，当你把一些比较琐碎而又令人讨厌的日常工作交给他们后，往往工作还没有完成，他们就忍不住要把这些工作反弹回到你的办公桌上来了。
当然，有些人由于能力不够，会在工作刚刚进行一半时，就把工作退回来了。
本来，你把工作分派出去的目的，就是为了不让他们老来打搅你，以避免分散你的注意力。但是，一旦你遇到了这两种人，最初的目的肯定会落空。因为，他们会不断地就这件工作来打搅你。鉴于这类现象的出现，要求主管对下级的工作进度做定期抽检，避免到月末年终把问题提出来，想重新安排都来不及了，同时要制定工作量与收益挂钩的细则。
3.警惕下属曲解你的本意
在分派工作时，你的要求可能会被下属曲解。本来，你把工作分派出去的本意，就是为了把一切都简单化，但是，有的下属却把它搞得非常复杂，等到这件工作完成时，你会发现，你身边几乎所有的人都被卷进去了。这种结果当然是事与愿违的。
这表明，在分派工作中存在有些员工并没有真正明白你所交待的任务，但鉴于面子，朦朦胧胧地接受下来了，结果在执行的过程中出现了差错，这也是影响整个部门完不成责任目标的潜在因素，对这一类情况，主管也应有所预料，注意在例行检查工作时予以及时提醒。
