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第13章 塑造好形象:赢得他人的信任(8)

④掌握交谈技巧

交谈要随机应变,处理得当。交谈者除了表达自己的思想观点外,还要注意倾听对方谈话的内容,观察对方情绪与环境的变化,并注意对应。如对方谈兴正浓,交谈时间可适当长些,反之可短些;如对方发表自己的观点,应适当插话或附和;如自己谈得太多,应注意留给对方插话或发表意见与建议的时间和机会。专程到住宅拜访与顺访、闲聊不同,一般有较强的目的性。如果请主人帮忙,应开门见山,把事情讲清楚,不要含混不清,令主人无从做起。如果主人帮忙有困难,就不能强人所难,硬逼着他人去办。

⑤把握辞行机会

在与主人交谈的过程中,如果发现主人心不在焉,或时有长吁短叹,说明他心情烦躁,或有急事想办又不好意思下逐客令。这时,来访者应适时、礼貌地提出告辞。如果主人处另有新的朋友来访,一定是有事而来,这时,即使主人谈兴正浓,也应在同新来者简单地打过招呼之后,尽快地告辞,以免妨碍他人。

⑥注意告辞方式

不管拜访的目的成功与否,都应该十分注意告辞的方式。告辞之前要稳,不要显得急不可待。告辞应由客人提出,态度要坚决,行动要果断,不要嘴上说“该走了”却迟迟不动身。辞行时,应向主人及其家属和在场的客人一一握手或点头致意。主人及其他人相送应一再谢回,直到见不到身影后再加快步伐。此外,如果拜访某位朋友且未见到,可向其家里人、邻居或办公室的其他人将自己的姓名、地址、电话留下,以免主人回来后因不知来访者是谁而造成不安的心理。

为了提升自己的形象,请记住这样的社交箴言:拜访除了遵从客随主便的规矩外,更重要的是要记住:对待不同的被拜访者,应采取符合对方特定身份和环境的不同礼仪。

6.热情接待,展现东道主的风采

“礼尚往来”是我国的传统美德。既然有拜访,就有接待。拜访要讲究礼仪,接待当然也要讲究礼仪。热情接待宾客,即使客人得到满意,又能展现自己的风采。搞好接待事宜,既须知礼,又要避忌这其中有着许多待人接物的学问。

(1)接待之礼

事先知道有客来访,就应该做好各方面的准备。如个人要仪容整洁,居室要收拾干净,招待客人的必备物品如茶叶、茶杯、开水、烟缸、毛巾等都要一一备齐并洗净。如果是在办公室或接待室接待客人,也要小做准备。

对来访客人,无论职位高低、是否熟悉,都应一视同仁,热情相迎,亲切招呼。如接待现场有家人、亲朋好友或同事,也应一一给予介绍,以营造出友好的气氛。如果客人突然造访,也要尽快整理一下房间、办公室或书桌,并对客人表示歉意。

客人到达,如果是长者、上级或平辈,应请其坐上座,主人坐在一旁陪同;如果是晚辈或下属,则请随便坐,但都应委派家人或下属送茶。茶水要浓度适中、量度适宜,一般要求在六七成杯较适宜,所谓“满酒浅茶”。端茶时,应用双手,一手握杯柄,一手托底。不可用手指捏住杯口,这样既显得不卫生,也不礼貌。交谈中间,应不时地为客人续茶。如果备有糖果,主人可亲自为客人削剥果皮纸壳,但一定要注意卫生。用点心和糖果时,主人既不可低头自吃,也不可只让客人吃而自己不吃,使得客人不好意思,否则都是失礼的。如果客人到达时正好是吃饭时间,应该请客人用餐或留餐。如果客人远道而来,则尽力安排住宿。

环境对人的情绪和精神状态影响甚大,因此,与客人交谈时,应该注意调节环境的温度、湿度和净度。夏天能选择一个有电扇或空调的环境接待客人比较合适;冬天客人的帽子、大衣脱下后主人应接过,并挂在衣帽架上。同时,注意环境的安静。如果来访者和家中其他人或同室的其他同事不熟,其他人最好不要在旁聆听,更不要随便插话。如无处可避,其他人也应各做各的事,如看电视、听音乐,应尽量把音量放小,保持安静的环境。

(2)接待之忌

在接待客人时,不但要讲究礼仪,还要注意不要触犯禁忌,不该发生的事,最好不让它发生。下列这些情况应加以杜绝:

有客来访,主人蓬头垢面或室内不整;客人进门,仍“我行我素”;不把客人介绍给家里人或在场者;与客人交谈时心不在焉,东张西望;把客人携带的礼品当场打开、乱翻乱弄。凡此种种,都是不文明、不礼貌的、失德丢面子的行为,在接待客人中应绝对避免发生。

尽管有些来访者并不受主人欢迎,但来者都是客,主人不能根据自己的好恶而下逐客令,而应该采取一些合乎礼貌的做法。比如:要热情不失礼节;主人应该站在客人的角度来考虑问题;耐心听取对方的谈话内容,认真地分析其间的合理性;对于自己能办到的事情,应尽力而为;热情主动,要婉转不失身份;对于办不到和力所不能及的事情,应委婉拒绝,说明原因,以求客人的谅解,等等。

客人准备告辞时,适当地表示一下挽留也是不可缺失的礼仪,但不可过分。客人执意要走,一定要等客人先起身后自己再起身相送,送客应送到住房门口或楼梯口,握手后,嘱咐客人慢走。对年长的客人或长辈、老上级等,住高楼房应送至楼下,住平房应送出院门,再握手道别,同时要目送客人远去。如果客人回首招呼,应举手示意或点头,直到客人不回头或见不到身影后方可回来。如果是送至电梯,则要待电梯关门后再走。不要不握手道别后就走,更不要马上关上房门,并且关得很响,否则是很失礼的。

社交箴言:

待客之礼,最为关键的是,让客人高兴而来,满意而去。决不能因失礼而使之扫兴而归。

7.掌握打电话时的礼貌做法

无论工作还是生活,电话与我们有着密不可分的关系,即使现在有快递、有电子邮件,通过电话长距离联络,仍是现代人最方便也最普及的方法,因此熟悉基本的电话礼仪就成了十分要紧的事。好话一句,幸福一生!

现在我们就来看看,究竟有多少项目是我们必须留心的。

(1)开头先问候

接到电话记得先问候,例如“您好”、“早安”等问候语,不要劈头就问找谁,实在没礼貌!

(2)别让对方等

电话响声以不超过5声为准,不要让对方等太久才接电话,还有就是转接电话亦然!

(3)请对方大声点、说慢点

有时因信号太差或环境太吵,对方的声音我们可能听不到,您应先道歉再请对方大声点说,另外可以用纸笔记下通话重要内容,以示慎重。还有就是若对方很急或说话速度太快,不妨建议他慢慢说,并保证您一定会为他作妥善处理。

(4)打电话要挑时间

每一家公司的工作习性不同,所以忙碌的时间亦不一样,例如证券公司一定是早上开盘时最忙,晚报就是早上开印前最慌乱。若您不是为着公事而来,尽量避开这一时间来电,免得被人骂!

(5)自动报上姓名

电话接通等对方应声后,应即刻报上自己的名字并说明身份来意,有助于早点完成工作,免去胡搅蛮缠的时间。

(6)如何处理顾客抱怨电话

这种情形多半发生在服务业的客服部,细心、耐性肯定是最高原则,若是碰上有理说不清的客户,更要将传统美德发挥到极致,切记别动怒,因为通常后果是自行负责!

①耐性

通常会打抱怨电话进来的客户一定有怨无处吐,语气当然不会太好,因此您得充分发挥耐性与他周旋,才有胜诉的机会!

②细心

细心是必备的工具,尤其碰到上了年纪的人,好好说、慢慢说是必经的过程。

③保证

客户来意说清楚后,您一定要再三保证会帮他处理,最好是当场帮他想好法子着手进行。这不仅可为公司建立形象,对自己的工作能力也会更有信心!

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