第一节会务礼仪
召开会议是政务工作中经常性的内容，许多重要问题也都是通过会议来解决的，因此参加会议是展示公务人员风采和能力的重要时机，故其展示出的礼数不可不周。
一、会前准备要周密
会务工作是办公室最基本的工作之一，包括各种专题会议、联席会议、总结会、联欢会等的组织安排。一旦会议名称和时间、地点确定，办公室人员就需要做周密的准备工作。
1.选择会议场所
开会场所要根据会议的规模、影响等来做选择。会场一般要按照与会人数与会场可容量大体相当的原则来选择，还要考虑与会人员的食宿等问题及主会场与分组讨论场所的距离等。
2.成立会议筹备机构
凡是大、中型的会议，都需要成立专门的机构来筹备，筹备机构往往也就是会议期间的工作机构，即秘书处或会务处，下面设会务组、资料组、生活组、宣传组等。
3.确定与会人员
召开一般会议，都要提前确定参加会议的人员。办公室要全面考虑，提出建议，供领导参考决定。有些固定的会议，如党代会、人代会等，往往要邀请列席人员，办公室必须根据会议内容和性质，及时开列列席人员名单并报请领导确定。应注意列席人员不宜太多。
4.下发会议通知
与会人员确定之后，便要印发会议通知。会议通知上必须写明会议组织单位、会议时间、会址、会议名称、会议目的和内容、会议期限和日程，应做的准备，以及报到时间、地点等。会议通知可采用电话或文件形式，发给参会人员或其所在单位。重要会议在通知发出之后，还要跟踪落实，以保证会议顺利进行。
5.准备会议文件
会议文件根据会议议题来准备，这是办公室在会前准备阶段中要进行的最主要工作。文件通常在第一页左上角写上会议名称，一般称“××会议文件”。文件较多的会议，还应对文件进行编号，编号按会议顺序确定。会议文件要在会前印制好，装入会议文件袋，在与会人员报到时分发。
6.布置会场
会场要结合会议性质、内容进行布置。大、中型会议往往要设主席台，台上要悬挂会标，会标必须端庄醒目。台上还应摆放红旗、鲜花等装饰物。此外，还必须安排好音响、照明、通讯、录音、录像等。大型会议还要安排好进场、退场的路线。
7.摆放座次名签
有的会议往往要对会场按系统或单位划分，分设代表席、工作人员席、记者席等。座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和讲话人外，还要有有关的领导人员。对这些人员，必须事先确定并逐一落实，位置按党政机关规定的顺序排列，最好摆放名签，以便届时对号入座。话筒要摆放在最佳位置，如讲话人较多，则应多准备几组话筒。
8.组织会议报到
会期较长的大中型会议，通常要在与会人员住地设报到处，并安排专人负责报到工作。负责报到工作的会务人员应提前进入会议住地，安排好与会人员的食宿事项。在报到的同时，要发放会议票证及会议材料，报到结束后，要及时向会议领导人报告报到结果。
二、会间服务要周到
1.做好签到工作
为了准确统计到会人数，尤其是在各类有选举和表决内容的法定性会议中，需要组织签到。这关系到是否达到法定人数及选举、表决结果是否有效的问题。签到方法因会议规模不同而有以下各种形式。
（1）签到卡。重要会议往往用此种方式，与会人员在卡面上签名之后再进入会场。
（2）签到簿。这是小型会议常常采取的形式。与会人员在签到簿上签名，一般还应注明单位和职务。签到工作结束后，工作人员应及时将到会情况报告会议主持人。
2.做好会议记录
做好会议情况的真实记录，是日后分析、研究、整理的重要依据。它主要包括两方面内容：一是会议的组织情况，会议名称、届次、时间、地点、主持者、出席者及记录人姓名等。二是记录的主体，这包括对会议议题、与会者的发言和主持人总结性意见及会议议定事项的详细、准确的记载。记录方法可分为摘要记录和详细记录两种。会议记录必须遵循真实、准确、完整的原则，特别对议定意见，必须忠实于原话。
3.做好会议简报
大型会议往往要编发会议简报，以及时反映会议情况，指导会议正确进行。简报一般分为标题、导语、主体、结尾四部分。编写简报应遵循真实、新颖、简洁、迅捷的原则。视其内容，可发给全体与会者或只发给会议领导人。
4.做好后勤服务
后勤服务工作包括以下几个方面。
（1）生活服务工作。要妥善安排与会者的食宿，保证会场饮水的供应。
（2）安排文娱活动。会期较长的会议，可安排看戏、看电影或组织联欢活动等，以调节会议生活。
（3）医疗卫生工作。包括配备专职医务人员或指定就医地点，重视饮食卫生，保持会场和住地内外的环境整洁等。
（4）安全保卫工作。包括验证、文件管理、防火、防破坏等。
三、会后工作要周详
1.会议记录及时整理
会后必须对记录进行整理，以更正现场记录中由于紧张而造成的字迹不清、语言文字不规范等问题，保证会议记录的真实、清晰、准确、完整和规范，最后成为会议文件之一或编发会议报告的依据。
2.会议文件及时立卷归档
会议文件必须在会议结束后归入卷宗内，其排列顺序一般是：会议通知、会议纪要、会议议题及有关文件。对修改过的文件，立卷时应将原稿放在前面，然后将修改稿依次排在后面。大型会议完整的会议案卷，应包括以下部分：会议正式文件，如决定、计划等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料。
3.新闻报道及时送领导审核
重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道稿通常由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。
4.会务工作总结及时进行
这是会务工作的最后一件事，一般由会议领导人召集会务工作人员来进行，有时还要写出会务工作的总结报告。
四、与会礼仪要遵守
1.主席台就座者的礼仪
主席台上的所有就座者，也应遵循相应的礼仪规范。进入主席台时，应该依序而进。若此时参加会议者鼓掌致意，主席台就座者应该微笑着鼓掌作答。有些会议，主席台的长桌上已标明就座者姓名，就应按照会议工作人员的引导准确入座，切忌坐错位置。会议进行中，主席台就座者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席。
2.会议发言人的礼仪
对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言上。若话筒距离自己的座位较远，则应以平缓的步子走向话筒。不要刚一落座就急着发言，在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。如会场里响起掌声，可以适时鼓掌答礼，等掌声过后，再开始发言。发言时应掌握好语速和音量，以使会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对内容作相应调整。如果时间出了问题，则应将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量缩短。发言或报告结束时，应向全体与会人员表示感谢。
