其他物品的分配与摆放
对于有领导莅临的会议，需要在会议室挂上欢迎的标语，标语一般会采用红色的布和白色的黑体字。在正式的会议中，会议室中央的墙壁上还会悬挂会标或者会徽，这些细节的安排可以保证会议的庄严，促进与会者积极参与。如果没有会标或者会徽，可以把会议主题做成条幅挂在会议室中央，以体现会议的严肃性。
正式的会议会在桌面摆放一些会议用品，比如签字笔、笔记本、水杯、湿巾甚至是水果或者纯净水。每个用品具体摆放的位置也有讲究，一般情况下，在会议桌的前方中央处，摆放领导名卡，右手的正前方摆放杯垫，杯垫上的杯子要保证把手向外旋转放置，湿巾要放置在水杯附近，剩下的物品摆放在左手一侧。不管是哪种物品，整个会议室中一定要整齐划一。另外，如果会议桌比较狭小，可以在会议室外设置会议休息区，把水杯、水果等摆放在外面，同时笔记本和签字笔也可以在与会人员入场时发放，这样会议桌就不会显得很拥挤了。
有的会议比较讲究，为了营造会议气氛，经常要摆放一些花卉。一般来讲，花束的摆放分为中心型和四周型，在中空的会议桌中可以安排一些鲜花盆栽，摆放在会议桌上也可，中心放置的花卉不能太高，以免影响与会者的视线，颜色也不要过多，否则会给人眼花缭乱的感觉。在四周的花束应该使用一些高大的盆栽，或者在较高的地方摆放一些盆栽或者插花的花瓶，保证与会者可以看到。
布置会议室是一门学问。实际上，由于会议举办方、举办目的不同，会议室的布置会不一样，会议的与会人员，会议室的大小不同，也会使会议室布置千差万别。会议组织者在准备会议的时候，要充分考虑多方面因素，不仅要分清政府机关和公司会议之间的差别，也要照顾到领导的情绪和同事的习惯。如果会议规模很大，公司组会的人手或专业程度不够，可以联系酒店和会展公司，寻求他们专业的帮助。
6.会议议程表这样填写最有效
如果要合理安排时间，保证会议的效果和效率，制定一个有效的会议议程表是非常重要的。不同公司、不同会议的议程表的格式虽不尽相同，但在条目上大同小异。如何在一份小小的会议议程表中体现会议的进程，把握会议的进度是每个会议组织者不得不学的知识。
第一，会议组织者要在会议议程表的首页印上会议的主题、时间和会场地点。这一页可以作为会议议程表的封面，便于后续的整理。如果以后需要查询某次会议的内容，只需要看第一页就可以了。如果参加会议人员比较少，最好带上与会人的名单和每个人在会议中应当承担的任务。这一项内容需要另起一页，以免字数过多使第一页过于拥挤，影响美观。
第二，会议组织者要提前和会议上演讲的人进行沟通，确定他们演讲的内容和需要的大体时间，并且让他们准备好一份电子版的报告或者PPT给会议组织者存留。如果演讲者不确定演讲时长，或者演讲时间过长，会议组织者要主动限定他们的时间，并且对他们作出解释。时间的长度控制在15分钟以内，如果是重要讲话也尽量不要超过30分钟。
第三，会议组织者需要把会议中的每一项议题都清晰地列在纸面上。这个内容放在第三页，保证阅读者对会议主要内容一目了然。对于每一项议题的详细内容，可以另起一页以标题的形式写出来，在标题的下面制成若干列的表格，每一列的标签分别为：时间、演讲者的题目、演讲者姓名和演讲者职务。每一行填写时按照时间排列即可。
第四，对于自由讨论或者茶歇等时间，也要单独列出，与议题中的程序排列在一起。起止时间也要标注好，保证会议会按照正常的进度进行。
在制定好会议议程表以后，会议组织者要找到主管领导审阅，得到批准和签字后，再打印下来分发给与会者，或者通过电子邮件传给他们，保证与会者更好地了解会议的议程和时间。
张小姐刚刚进入一家广告公司担任秘书工作，这一天老板要进行创意部门员工的头脑风暴会议，他让张小姐做一份会议议程表。对此张小姐完全不理解，既然是头脑风暴，会议的形式以及与会者的发言都不如正式会议那么严格，为什么还需要会议议程表呢？老板解释说，因为创意部门的类似会议有很多，每年大大小小的会议不下上百个，而每次会议上讨论出来的东西不仅可以马上使用，甚至可以储备起来用在以后的案例中，所以针对每次会议议程都要有详细的记录。
听了老板的话，张小姐不敢怠慢，她按照标准的会议议程做好了议程表，并且发放到每个与会人员的手里。开会的时候，张小姐同时担任记录员，她一边对照着会议议程表，一边记录每个人的发言和讨论结果。写着写着，张小姐犯了难，头脑风暴的会议似乎无法控制，每个人都不会像计划中的那样发言，而是想到什么地方就说到什么地方，想谁说就谁说，甚至一个人正说在兴头上，另外一个人插话进来，喋喋不休。这个会议议程不是白做了吗？与会者根本不听从自己的安排，这下子自己不知道怎么记录议程，连怎么向老板汇报都不知道了。
实际上会议不总是按照计划进行，其中还会遇到各种各样的情况，让书记员或者负责会议记录的秘书们难以适从。对于这种情况，负责记录的员工需要准备一份标有时间的空白表格，把会议实际进行的进度按照时间填写在空格里。等到会议结束后，再把计划的会议议程表和实际的会议议程表装订在一起。不管何种会议，何种会议议程表，会议组织者都要对议程的记录重视起来。当会议议程表填写完毕，要呈报给主管领导，并且存留一份电子版利于审阅，同时便于后续进行会议效果评价。
另类的会议议程表填写方式
如果会议的内容比较多，而秘书或者书记员来不及记录，这时我们就可以选择一些另类的方式来填写会议现场的议程表。会议组织者可以准备这样一份表格，表格的内部填写好会议的每个环节以及每个阶段的议程。在前面留出一列用来填写时间，当会议进行到某一个环节或者结束某一环节的时候，秘书或者书记员可以在空白地方填写会议的时间。
7.当好主持人并不难
会议主持并不是简简单单串联会议各个环节，也不是在会上讲几句冠冕堂皇的话。好的会议是一门艺术，主持人应该懂得相关会议主持的基本礼仪，自身符合礼节，同时能掌控会议，把会议向成功的方向推进。
好的准备是成功的一半
会议主持人在准备阶段应该和会议组织者有充分的沟通。在会议组织者确定了会议的议题、程序和开会方式以后，主持人应该从他们那里得到相关信息，其中包括：会议的时间、地点，与会人员等。协助会议组织者通知与会者，并和与会者做好沟通，明确他们在会上要发表的意见，最好能通读他们的演讲稿，以便提前了解他们的观点。除了这些以外，主持人还可以协助会议组织者整理好会场的卫生，以及摆放各种会议用品。做好会议之前的准备，主持人就会对会场和会议很熟悉，从心理上拉近了会议和自己的距离，在主持的时候就不会怯场。
主持人要有控制人数的权限
一般来说，会议主持人都是公司的高层或者老板。这种主持人常常也是会议的组织者，他们有足够的权限来确定谁参加会议，谁不参加。根据心理学家研究，如果一场会议超过十个人，与会者就会在潜意识里放松在会议上的表现，容易出现开小差的问题，会议的每个时刻都会有人不思考问题，或者偷懒。所以主持人尽量在组织的时候就控制好与会者人数。另外，主持人不单单推动会议进展，也要和与会者进行有效的沟通，与会者较少的时候，主持人还能应付，而参与会议者很多的时候，主持人就难以应付，这不仅不利于主持人控制会议，还不利于与会者充分发挥自己的聪明才智。
会议纪律很重要
获得会议权限的主持人应该在会场纪律上有更大的作为。对于迟到的与会者，主持人有权力批评。有的与会者在下面小声讨论、玩手机甚至会开到一半就无故离开了，遇到这种情况，主持人应该敢于制止，维护会场纪律。当某个演讲者跑题，主持人应该有足够的能力把他拉到正确的议题上来；如果演讲时间过长，主持人也应该及时打断演讲者，把时间留给后面的发言者，进行预先制定的会议流程；如果某个演讲者过于表达自己的观点，主持人也不应该慑于他的权威，偏袒或者不好意思制止，主持人应该明确，会议不是一个人的表演，要得到大家的意见，就要发扬会议的民主精神，这样才能集思广益，最大程度发挥开会的价值。对于已经讨论完毕的会议，主持人要推动会议产生最后的决议，保证每个会议都有相应的决议，同时督促相关人员按照会议决议执行。
主持人的行动要自然
会议主持人的形象往往是与会者对会议的第一印象。没有一个与会者希望看到主持人紧张不自然的样子，因此主持人的形象至关重要。
主持人是整个会议的掌控者，在操纵会议的时候要尽量保持自然，注意自己的身份。在步入主席台时，主持人的步伐要刚劲有力，挺胸抬头，尽量向与会者表现出胸有成竹的感觉。如果走得自信和沉稳，有掌控力，就要考虑会议的特征，如果现场过于热烈甚至焦躁，可以减慢迈步频率，每秒1.5步到2步；如果会场太过沉闷，可以加快步伐频率，每秒2步到3步，步伐可以大一些；对于一些特殊会议，要根据会议的属性来确定自己的步伐，比如纪念或者悼念会议，步伐就应该缓慢一些，每一步要沉稳，以表达自己沉痛的感情来适应会场气氛；对于紧急召开的重要会议，就要加快步频，让与会者体会到会议的紧张和重要。
如果作为会议的主持人，你迟到了。对于那些日理万机的领导来说，这似乎是一件很平常的事情。需要记住的是，即便是迟到的时间有些长，主持人也不应该让与会者感到很紧急。一定要控制自己的情绪，轻推开门不惊扰到场的与会者，快步走到主席台上，向与会者问好，同时用简要的语言说明迟到原因并且道歉，然后开始主持会议。
如果在会议中主持人是坐着开会的，就要随时保持坐姿端正，不要弯腰驼背，或者脊柱侧斜。如果主持人都是这样放松的动作，下面的与会者更不会认真和紧张起来。如果感到很劳累，也要至少保证在自己说话的时候是精神抖擞状态，等到其他演讲者发言的时候，可以适当放松一下，活动颈部，向后靠一会儿，或者双臂向上和向前伸直放松，放松时间不要过长，以免引起与会者的注意。
如果主持人需要站着开会，就要时刻保证双腿并拢伸直，腰、背和腿在一条直线上，不偏不倚。如果感到这个动作很累，可以适当分开两腿，把重心放在一条腿上。需要注意的是，这个动作看上去很不正式，因此不要保持太长时间，以免被与会者观察到。如果需要朗读稿件，双手都应该持稿，一手托在稿件的底端，另外一只手扶在稿件的一侧；脱稿主持时，不要手扶话筒，视线平行。
主持人在会议上要保持中立的态度，面对任何意见都不要表达出自己的倾向，一些显示自己倾向表达自己感情的手势也是禁止的。即便是总结意见或者提出决议时，手势也要适度，以免影响自己的客观性和会议的权威性。
主持人的形象代表了整个会议的形象。一些小动作看上去微不足道，实际上会给与会者不好的印象，不管是抓头、揉眼还是擦汗、喝水，都会被与会者看在眼里，所以一定要尽量控制，减少这些小动作的次数。
主持人需要一定的语言功底
在生活中，会议主持人有自己的语言风格，但在会议上一定要隐藏起来，注意语言规范，更要注意说话的情境。
俗话说，“礼多人不怪”。即便主持人没有语言幽默的天赋，也至少保证符合会议的礼仪。会议是由主持人利用语言推动的，口齿清晰、思维敏捷是主持人的基本要求。如果与会者对主持人提出了问题，主持人要反应敏锐、对答如流。某些人可能会表达对会议不满或者对他人进行语言上的攻击，主持人要发挥自己的智慧运用手里的权力，尽快地解决问题，不要让其他与会者的注意力被转移，影响会议进行。
会议出现的僵局和空白，则是对主持人素质的进一步要求。有志同道合的观点，会议才能持续进行，截然不同的观念常常会导致僵局的出现，遇到僵局，主持人应该善于引导大家走到相同意见的轨道上来，保证会议的正常进行；遇到谁都不说话的空白时间，主持人要会用适当的语言进行串场，或者把会议推进到下一个环节。
不同情境的会议考验着主持人语言的掌控程度。不管是紧急的会议，还是比较放松的会议，主持人都要说出适合情境的话，同时语气和语速也要符合实际情况。例如在需要立刻研究出对策的会议上，可以用“非常”、“相当”或者“极其”等词语进行修饰，增加会议急迫程度；而在有联欢性质的年会，就可以适当开开玩笑，或者做一次类似于“脱口秀”的演讲，活跃会场气氛。
