在遇到这种因找资料而需要对方等待的情况时，注意不要让对方久等，最好在15秒之内给出答复。如果不能及时寻找到资料，可请对方先挂机，等寻找到资料后再给对方去电话。无论遇到何种情况，让来电者在电话一旁长时间等待，都是一种极其失礼的行为，极容易导致对方的反感。
此外，在某些特殊情况下，人们实在难以遵循“响三声就接”的接听电话原则时，则应注意灵活处理。
某公司的经理在会议室接待一个客户时，突然秘书前来转告他有一个紧急电话，是公司老板为一件项目的失利大发雷霆。一听到这个，经理心中惊恐万分，也顾不得和客户解释，就急匆匆地离开会议室，前去接听电话。经过解释，老板才知道这原来是个误会，是某位下属不小心送错了材料所致。和公司老板通完电话，经理才想起客户还在会议室里，急匆匆赶到会议室，可惜客户早已经离开了，客户留给经理秘书一句话：“你们经理实在太忙了，我看这个合约的事情还是等以后再说吧！”
事后，不管这位经理如何解释，客户都没能原谅他的失礼，一笔生意就此泡汤了。
遇到这种接待客户和接听电话都要顾及的时候，不仅要分清主次，还要不失礼节。如果电话过于紧急而不得不接时，就需要向被接待的客户致以诚挚的歉意，在获得客户谅解的情况下再去接电话。或者是接起电话向来电者致歉，另约时间回电，再继续对客户的接待工作。
总之，电话铃声一旦响起，要立即放下手头的事，在铃响的第一时间段内，也就是电话铃响三声的时候，迅速接起电话，即使是离电话机很远也要赶紧过去接电话。
接听是否及时，不仅反映了一个人待人接物的真实态度，更代表了一个公司工作效率的高低，直接影响着来电客户对公司的印象。
你的微笑由你的声音传达
在商务电话沟通中，我们要让客户听到我们的微笑，因为带有微笑的声音是非常甜美动听的，也是极具感染力的。将你带笑的声音传递给电话另一端的客户，他会更容易接受你，更乐意与你交谈下去。因为人是追求美和快乐的动物，笑声则传达了电话沟通者的快乐，电话那端的客户当然愿意和一个快乐的人交谈。
有人说：“人一悲伤就会哭，因为哭就是悲伤。”现在我们借用这句话，把它改成：“人一高兴就会笑，因为笑就是高兴。”的确，笑容不只表示自己心情的好坏与否，那种亲切明朗的快乐会感染身旁的每个人。比如，心烦意乱的时候，人的心会往下沉，如果能努力展开笑颜，那么，不知不觉中，气氛会轻快许多，跟周遭人们的沟通也容易、顺利许多。
不管何时，只要笑容可掬地接听电话，声音便会把明朗的表情传达给对方。在接听电话的那一时刻，对方态度是热情的还是冷漠的，是感兴趣还是不感兴趣，是关心的还是烦躁的，是能理解还是没有耐心，是接受还是拒绝，这些都是可以感受到的。为什么？这是因为声音能够展示与构建出电话接听者的形象。
例如下面的两组对话，虽然谈话的内容是一样的，但由于自己的声音表达的不同，产生了两种结果。
第一组：“喂！钢铁公司吗？××同志在吗？”
“××同志不在。”
(急不择言)“为什么不在？”
(火了)“我怎么知道！你又没叫我看着。”
(语塞了)“那，那，就跟你说吧。”
“对不起，你待会儿再打吧！”
电话挂了，得罪了人，又没办成事。
第二组：（微笑）“喂，纺织工厂吗？请问××同志在不在？”
“对不起，他不在。”
“哦，同志，那对你说也一样，我是光明商店的。”
“好，请说吧。”
事情很顺利就办好了。
微笑着打电话，可以让对方“听”到你亲切、友善的形象，从而有利于双方的沟通，给你的工作带来便利。当你微笑着接听电话时，你就在构建一个好的形象，客户会感到受尊重、受欢迎，就会和你保持长期、忠诚的业务关系。
电话暂停，别让对方等太久
接听电话时，有时会遇到必须搁置电话或让客户等待的情况，这时要给予说明并表示歉意。让对方等待时，切记不可让对方等太久，在电话搁置15秒钟之后一定要有所回应，表明你时刻关注对方。
有些人认为，反正我在为你查找咨询材料，所以让你在电话中等候一些时间也是无所谓的。但是，不管你是否在为对方查找咨询材料，你所做每一件事的劳动时间，实际上代表着你这家公司的工作效率，以及你的办事能力。同时，你是否礼貌应对会影响到公司的形象。
另外，如果你只是将电话搁在一边而没有按等候键，你办公室其他人员的谈话就会传到对方耳里，这些谈话中可能有公司的机密，也可能是一些无关人员的闲聊，这样无形中要么泄露你办公室的机密，要么让对方感到你公司的员工怎么上班时谈论这些与工作无关的事情，从而影响公司在客户心目中的形象。
所以，为了表示礼貌，在让人“稍候”时应先征询其意见。不过为避免误解，不要这样问：“能否问一下您是否能持机稍候？”因为如果对方回答“可以”时，也许意味着“可以如此提问”，而并非“可以持机稍候”。正确的说法应该是：“您能持机稍候一会儿吗？”或“您可以持机稍候吗？”说完要等一下，待得到对方肯定答复后再离开。再次拿起话筒时，还要先表示一番谢意。
让人等候时，每隔15～30秒钟就应核实一下对方是否还在等着，并让对方知道你此时在干什么。如说：“还要几分钟才能整理好您要的资料，麻烦您久等了。要不，过会儿我再给你去电话？”要让对方有选择的余地才合乎礼仪，因为这表示对对方意愿的尊重，同时也表明你在时刻关注对方。
需请对方等候多久，不能含糊其辞，更不能弄虚作假，一定要诚实。在不确定的情况下，不要说：“我马上就回来。”可以说：“请等我接完那个电话马上再来。”若不能在短时间内找齐对方所需要的资料，最好不要让他久等，应另约时间回话。
要是自己处理不了，转交旁人办理时，应先接通那个人的电话，再转过去，以免来电人联系不上。
对将要接听电话的人，应扼要介绍一下来电人的要求，以免来电人再次重复，同时也可使接电话的人知道来电人已等了很久，这样，不致再添不必要的麻烦。
如果做到这些，你的客户一定会因为你如此礼貌而对你以及你的公司产生好感，这样更容易促进合作的达成。
另外，如果让对方等候，就注意运用礼貌用语，例如可以说：
“对不起，您所要的资料我需要到文件柜里找一找，可能需要两分钟。”
“您是等待呢，还是等我查到后再给您打过去？”
“(让对方等待时间不超过30秒，超过时要有所回应)请稍等……我已找到了部分资料，但还有一些……”
“谢谢你等了这么长时间，你刚才要的资料(继续谈话)……”
电话暂停时别让对方等候太久，这个细节上的礼仪更能让电话另一端的客户感受到你的尊重与热情，即使等待也是愉快的，进而对你的公司产生好感与信任。
挂不好电话，前功尽弃
通话终止时，不要忘记向对方说声“谢谢”、“再见”，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就匆匆挂断电话，否则会给人留下蛮横的恶劣印象。为了能对方留下好印象，千万不要忽略了最后的礼貌，谨言慎行才是得体的应对之道。
维嘉是一家贸易公司的秘书，有一天，恰好在她忙得不可开交时，接到一个客户打来的电话，维嘉在听了客户一番长长的提问后，只作了简单的回答就挂了电话。客户有些到嘴边的话还没有说完，就听见电话那端传来“嘟嘟……”的声音。客户没有想到维嘉会在他之前挂断电话，心中十分不快。
后来这个客户与维嘉的上司一起聊天时，说到了维嘉挂电话的这件事，她的上司回来就把维嘉训了一顿。
在接听电话时，还没等到客户说“再见”，就重重地挂上电话，这是一种十分不礼貌的行为。虽然电话是通过声音交流，客户看不见你，但你的情绪、语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。即使你手头有再多工作需要尽快处理，也不可粗鲁地挂断电话，这会让客户感到你不懂礼貌，对你产生坏印象，弄不好还会影响你与客户之间的沟通与交流，搞砸生意。
一般而言，商务电话都是由打电话的那一方先挂电话，这是基本的电话礼仪，因为是有事情的人打电话过去，事情联络好交代完后理应挂上电话，这样才算是交易的完成。但是如果遇到的是长辈，可就另当别论了，为了表示尊重，不管是打电话的或是接电话的都应该由长辈先挂，在确定对方已经挂线后，自己再轻轻放下听筒。
在挂电话前要说一些礼貌用语，如“让您费心了”、“谢谢您在百忙中接听了我的电话”、“抱歉，打扰您了”、“谢谢！真是不胜感激”等，这样，会让双方都感到愉快。
此外，挂电话时，动作一定要轻，不能“啪”的一声重重挂上，这样的结果往往会使你前功尽弃。挂断电话之前应先用手轻按切话器，切勿用力将话筒挂上。否则，对方可能正把耳朵贴近听筒，突如而来的尖锐的挂断声会令他震耳欲聋。
虽然听筒不会因为用力挂几次就轻易坏掉，但粗暴地挂断电话的态度，不仅不会节省时间，反而会让对方感到不悦。例如，当你正忙着处理事情时，突然有一通电话打来，谈完后，你“砰”的一声挂断电话，不仅会给对方带来不愉快感，也会使对方认为你连基本礼仪都不懂。
电话不仅传递声音，也传递你的情绪、态度以及风度。因此，接每个电话都要将对方视为朋友、态度恳切、言语中听，不管手头有多么重要的工作，都不要急着将电话挂断，要避免在最后时刻给客户留下不好的印象，让彼此间的合作功亏一篑。
第八节 不同的商务场合不同的礼仪
在不同的商务应酬场合，人们需要遵循不同的商务礼仪。新闻发布会要懂得借助媒体的力量，商务签约要注重签约的每一个小细节，商务剪彩要着重完善剪彩细节，商务展览更是要面面俱到、笑迎八方客，商务赞助会则要分清主次，甘居配角。因地制宜，遵循不同的礼节，你才能完成一次圆满的商务应酬活动。
新闻发布会：借势媒体，他人之力也搏金
在如今这个传媒高速发展的时代，任何企业的发展都离不开媒体的力量。只有懂得借用媒体来进行广告宣传，才能快速扩大自己的影响力，扩大自己的市场空间。因此，在发展取得重大突破的时，许多企业都会召开企业新闻发布会，广邀媒体，将对自己有的利信息迅速传播开去。
19世纪80年代后期，国内的一家民营企业开发出了一种全新的果汁型饮料。这种饮料不仅营养丰富、无添加剂、口感好，而且符合健康和卫生标准，并与国际上饮料的流行趋势相吻合。然而，当时中国的饮料市场几乎全部被外国饮料所占领，要想将这种新型的国产饮料推上市场，并且争得一席之地，是十分困难的。
因为在广告宣传上与财大气粗、经验丰富的外国饮料商决一雌雄，不是该民营企业的强项。所以，其负责人决定另辟蹊径，在力所能及的情况下，为自己做一次“软广告”。在饮料消费的旺季来临之前，这家企业专门租用了首都北京的一座举世知名的建筑物，在其中召开了一次由新闻界人士为主要参加者的产品说明会。在会上，这家企业除了向与会者推介自己的新产品之外，还邀请了国内著名的饮料专家与营养专家，请其发表意见，并邀请全体与会者亲口品尝这项新产品。
此后，不少与会的新闻界人士不仅争先恐后地在自己所属的媒体上发布了这条消息，还纷纷为其大说好话。有些新闻界人士甚至站在维护国产饮料的立场上，为其摇旗呐喊。结果一时间这家企业名声大振，销量也随之大增。
正是这次新闻发布会，让那家民营企业顺利推出自己的新品饮料，并获得了良好的销售业绩。
但是，如果不注重新闻发布会的礼仪，就可能弄巧成拙，得罪前来的新闻人士，为自己赢来一片批判声。一般来说，新闻发布会应注意筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个方面的内容。
1.会议的筹备
筹备新闻发布会，要做的准备工作很多。其中最重要的，是要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等具体工作。
