在公文事务处理中，一般不用谈家常的语气和口吻；在亲人促膝谈心时，则不适宜用公文程式，宣传科学理论，要在理智上使人信服，不适宜用过分的文艺腔调；描写文艺形象要在感情上打动人心，不宜用过多的说理口吻。面对千百群众的公开演说，不宜轻声缓语；亲友个别交谈则不宜大声疾呼。对一般群众说话要深入浅出，通俗易懂；对专家说话则可使用专门术语，言简意赅。”他俩都强调语境不同，表达的方式、语气就应有所区别，力求切情切境，入旨入理。
三、高度概括问题本质
概括是人们进行抽象思维的一种基本能力。它是认识真理的重要途径和手段，也是使语言表达更加精确的一种技巧和艺术。
人们在交流思想、介绍情况、陈述观点、发表意见时，为了使对方能够很快了解自己的讲话意图，领会要领，往往使用高度概括，十分凝练的语言，提纲挈领地把问题的本质特征表达出来。不少讲话者善于高屋建瓴地把握形势，抓住问题的症结，且能用准确恰当的语言加以概括表达。所以，一个讲话者的讲话，应该具备概括性，要时刻把握概括的要领。
概括具有如下三个作用：
（1）“筛选”作用，就是丢掉事物中的无关部分，选取具有本质属性的内容；
（2）“归结”作用，即是将事物的共同点归结在一起，减少“水分”和避免繁复；
（3）扩大作用，即从认识个别事物进而扩大到认识一般事物，有利于逐步接近真理和掌握真理。
相应地，根据概括的作用，可将概括的形式归纳为如下三类：
1．事理概括
事理概括，是指讲话者在讲话中常常要列举一些典型事例。从这些事例中选取尽量能说明观点的有用部分，摒弃其他非本质部分，并沿着这些典型事例进行分析、论证、推理，得出一个具有指导意义的结论。
2．浓缩概括
浓缩概括，是指讲话者在即席讲话过程中，对一些具有结论性的内容，或者能独立存在的内容单元，通过集中提炼，浓缩成为极简单的句子、词或整齐的短语，在听众记忆中打下深刻的烙印。
3．扩大概括
扩大概括，是指把某一单独事物的本质属性，推广到它所属的全体上去，从而把全性概括在一起的推理方法。
齐威王二十四年，魏惠王与齐威王一起在郊外打猎。魏惠王带着几分夸耀的语气说：“齐国可有什么奇珍异宝吗？我们魏国虽不算大，尚且有10枚直径为一寸的珠宝，这些珠宝晶莹滑润，玲珑剔透，到了夜间，亮光闪闪，光华四射，能够把前后12辆车子照得通亮，真是不可多得的稀世珍宝。贵国这样的堂堂大国，怎么连件像样的国宝都没有呢？遗憾！遗憾！”
齐威王微微一笑说：“我们所说的国宝与你们看重的国宝迥然不同，我有一个名叫檀子的大臣，现在镇守在南城，他恪尽职守，爱兵如子，夜不卸甲，使得强悍的楚国人不敢骚扰我国的南部边疆；我有一个名叫盼子的大臣，带兵在高唐驻防，他办事异常精细，防范特别严密，使得赵国人不敢在我国的河流里撒网捕鱼，为国家赢得了一大笔渔业收入；我有一个名叫黔夫的大臣，被派去治理徐州，他文武并用，恩威并施，使得燕国、越国的老百姓自愿迁移过来的多达7 000余家；我还有一位叫种首的大臣，负责维护秩序，缉拿盗贼，他向各地发布告示，晓以利害，让老百姓群起监督，结果歹徒盗贼自首，形成了夜不闭门、路不拾遗的太平局面。要讲国宝，以上4位出类拔萃的贤才，就是我们的国宝。他们思想和业绩所反射的光辉，连千里以外的地方都照耀到了，哪里是那些仅仅可以照亮12辆车子的宝珠所能比的呢！”
魏惠王一听，脸羞得通红。
齐威王将自己的“国宝”与魏惠王的国宝作了一番比较，对方的只能照亮12辆车子，而他的却可以照耀到千里以外，使天下太平。从而揭示了一条真理——真正的国宝是人才。在这里，齐威王正是用了扩大概括的方式，让魏惠王认识到“国宝”的本质。由于这种概括令讲话者的放言更加接近事物或问题的本质，因此也更能显示出讲话者的内涵与深度。
四、严格遵循形式逻辑
讲话首先要严格遵循形式逻辑的基本规律。形式逻辑是研究思维形式及其规律的科学。思维形式是指人们思考问题时所用的概念、判断、推理。思维规律是讲话者在运用概念、判断、推理进行思维活动时必须遵守的规律。有同一思维规律、矛盾思维规律、排中思维规律、充足理由规律。这些思维规律要求人们思考问题和表达思想时，要保持同一性，不能自相矛盾，不能模棱两可，要有充足的理由等。遵循这四个基本规律，是讲话具有严密逻辑性的总体表现和要求，必须贯穿于讲话的全过程，体现在讲话的每一个环节中。
1．中心明确
求同去异是同一思维规律在讲话中的具体运用。同一思维规律要求在同一思维过程中，同一思想必须与其自身保持同一性。所以，一篇讲话中必须有一个确定的思想，这个思想是贯穿整篇讲话的中心，不准有另外的中心，否则就违犯了同一思维规律。
讲话中运用同一思维规律要注意如下三个问题：
（1）概念必须明确。在同一思维过程中所用概念要有确定的内容，也就是要有确定的内涵和外延；如果概念保持了确定性，那么运用概念进行判断和推理，也就可以保持确定性。相反，如果概念内容不确定，内涵和外延不明确，语言表述就难以做到准确、具体，就容易造成思想混乱。
下面两个例子就犯了逻辑错误。
例1：某领导在一次会议上，要求领导干部要切实加强学习。他说：“领导干部要切实加强对社会科学、哲学、政治经济学、历史学及社会主义市场经济知识的学习。”
例2：有人说：“管理很重要，管理水平的高低，是企业取得良好效益的重要条件。”
上述例1中，对社会科学、经济学的概念不明确。经济学、哲学、历史等都包含在社会科学的外延内，不能并用。社会主义市场经济知识也包含在政治经济学的外延之内，也不能并用。正确的表述方法应该是：“领导干部要切实加强对哲学、政治经济学、历史学等社会科学的学习，尤其要加强对社会主义市场经济知识的学习。”
例2的错误在于管理水平的高低，是取得良好效益的重要条件。就是说无论管理水平高还是低，都能取得好效益。这显然是不对的。正确的说法应该是：“提高管理水平，是企业取得良好效益的重要条件。”
（2）不能随意转移讲话主题
在一篇讲话中必须要有贯穿整篇讲话的中心，不准有另外的中心，也不准随意转移中心。否则，一篇讲话有好几个中心，听众就不知道你在讲什么，你在表述什么思想；随意转移中心话题，容易给人造成错觉，分散听众注意力。
一些讲话者在讲话时经常犯的错误就是脱离主题，任意发挥，想到哪里说到哪里，让听众如坠云雾。
因此，就要要求讲话者在讲话时，一定要心中装着主题、想着主题，紧紧围绕主题讲。在围绕某一具体问题展开讲解时，也不能偏离大主题，既要放得开，又要收得拢。
（3）讲话中不要转移论题，偷换概念
概念和判断的确定性，是指在同一时间、同一关系下对同一对象来说的。讲话中不要转移论题，偷换概念，否则就会犯诡辩论的错误。
古希腊的一个诡辩论者对他的朋友说：“你没有失掉的东西，那么你就有这件东西，是不是这样？”
对方回答说：“是这样。”这个诡辩论者接着说：“你没有失掉头上的角吧？那么你头上就有角了。”
“没有失掉的东西”应指原来就有现在还没有失掉的东西，不是指从来就没有的东西。诡辩论者在第一句话中说的就是这个意思，而后一句“没有失掉的东西”则变成了从来就没有的东西。前后两句“没有失掉的东西”概念不同，从而得出了荒谬的结论。
还有一个例子，说的是当有人说欧谛德谟说谎时，他狡辩地说：“谁说谎，谁就是说不存在的东西；不存在的东西是无法说的，因此没有人说谎。”
欧谛德谟在这里是故意混淆了概念。他讲“谁说谎，谁就是说不存在的东西”，这个“不存在的东西”是指说谎者所说的话不符合事实，同实际的东西不相符合；而他讲“不存在的东西是无法说的，因此没有人说谎”。这里所说的“不存在的东西”则是指那种在世界上根本不存在的东西，因而在思维中也根本想象不到，当然也就无法加以述说的东西。前后两个“不存在的东西”所表达的涵义是不同的两个概念。
2．前后一致
矛盾思维规律要求在同一思维过程中，两个互相反对或互相矛盾的判断不能同时都真，其中至少有一个是假的，或两个都是假的。如果同时为真，则是自相矛盾。矛盾思维规律，而是要求在一篇讲话中所确定的思想必须首尾一贯，前后一致。现实生活中，某些讲话者在讲话中经常犯自相矛盾的错误。
例1：“如果大家都动手大搞卫生，那么我们的健康和疾病就有了保障。”
例2：“我基本上完全同意他的意见。”
在例1中，“健康”与“疾病”是两个涵义相反的概念，不可能同时都有保障，犯了自相矛盾的错误。
在例2中，“基本上”与“完全”是两个有着不同逻辑意义的词语。“基本上”具有“绝大部分但不完全”的涵义。这句话表达了“我既不完全、但又完全同意他的意见”的意思，这就在同一思维过程中对同一对象作出了两个互相矛盾的断定。
还有，大家都知道的“自相矛盾”寓言故事。说的是就一个卖矛和盾的人，鼓吹自己的矛和盾是如何的好，说“我的矛无比锋利，什么样的盾都能戳穿。”“我的盾十分坚硬，什么样的矛都戳不穿它。”旁边的人就问他：“用你的矛戳你的盾，会怎么样？”卖者顿时哑口无言。卖者的话前后抵触，不能自圆其说，违反了矛盾思维规律的规则。
3．观点鲜明
在讲话中表述的思想观点必须鲜明，是什么就是什么，肯定什么，反对什么，赞成什么，批评什么，必须旗帜鲜明，不能含糊其辞。
4．有理有据
讲话者讲话贵在有理有据，提出一个观点后，要有大量的、翔实的材料来论证，听后让人觉得很有说服力。这就要求以大量的事实为论据来为讲话主题服务。特别是运用的例子要真实、准确，经得起实践的检验和推敲，不能引用差不多、大概、可能之类的资料，特别是数据更要核准。
只有所用材料准确可靠，讲话才能做到事真、情真、理真，才能令人信服。如果你引用的资料被听众发现有失实或错误之处，那么你所使用的全部资料都将被听众怀疑，整个讲话也将被大打折扣。
有些讲话者讲话无内容、无观点、无新意，从根本上说是掌握材料少的缘故。没有翔实的材料，即使有华丽的辞藻，也会让人感到苍白无力。
讲话者讲话只有和群众有共鸣点，才能被群众所理解和接受。与群众产生共鸣点的关键就是：观点正确，论据充分，论证有力。给人一种朴素实在、无可辩驳的感觉。其实，共鸣点就蕴藏在实实在在的材料中。这就要求讲话者平时注意多收集实践中的活材料，丰富讲话论据，增强讲话的说服力。
