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第5章 掌握必要的职场生存法则(1)

明白事理的人使自己适应世界,不明事理的人想使世界适应自己。——萧伯纳

职场新人的生存法则

如果你的性格刻薄自私,为人挑剔,心胸狭窄,在此奉劝你还是放弃成为成

功人士的梦想,也无需读此守则,因为根本没有人会愿意与你一起工作。此守则仅供愿意善待、无微不至关怀身边的人来参考。

每天出入办公室的人们,日出而作,日落而息,务求在工作上得到成就是最大的目标,以下“招数”,能帮助你无论处理工作还是人际关系都能游刃有余,得心应手。

1.尊重别人的私人空间

在办公室里,私人空间是很宝贵的,必须受到尊重。“打搅了”、“不好意思”是有求于人或打断别人工作时必不可少的话。另外,谨记先敲门再进入别人的办公室,不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件,或未经许可而翻阅别人的名片盒。

2.讲究办公室礼仪

(1)电话:若你要找的同事恰巧不在,别要他的助理替你记下一大段口信,应请他转拨至电话录音,留下你的姓名、内线、简单的内容,然后挂线。

(2)复印机:当你有一大叠文件需复印,而轮候在你之后的同事只想复印一份时,应让他先用。如果复印纸用尽,谨记添加;若纸张卡塞,应先处理好再离开,如不懂修理,就请他人帮忙。

(3)走廊:如非必要,别打断同事间的对话。假如你已经打断,应确保原先的同事不被忽略。

3.保持清洁

(1)办公桌:所有食物必须及时吃完或丢掉,否则你的桌子有可能会变成苍蝇密布的垃圾堆。

(2)如果有公共厨房:别将脏了的咖啡杯放在洗碗池内,也不要将糊状或难以辨认的垃圾倒入垃圾箱。此外,避免用微波炉加热气味浓烈的食物。若菜汁四溅,谨记抹干净后再离开。若你喝的是最后一杯水,请添补。

(3)洗手间:如厕后谨记冲厕并确保所有“东西”已被冲走。若厕纸用完,请帮忙更换新的。废物应准确地抛入垃圾桶。

4.有借有还

假如同事顺道替你买外卖,请先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在第二天还清,因为没有人喜欢厚着脸皮向人追讨金钱。同样地,虽然公司内的用具并非私人物品,但也须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。

5.严守条规

无论你的公司如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班15分钟而责备你,但是,大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专业,那些需超时工作的同事反倒觉得自己多事。此外,也别滥用公司给你应酬用的资金作私人用途,如打长途电话。

6.不要人云亦云,学会发出自己的声音

老板赏识那些有自己头脑和主见的职员。如果你经常只是别人说什么你也说什么的话,那么你在办公室里就很容易被忽视了,你在办公室里的地位也不会很高了。有自己的头脑,不管你在公司的职位如何,你都应该发出自己的声音,应该敢于说出自己的想法。

7.守口如瓶

即使同事在某项工作上的表现不尽如人意,也不要在他背后向其他人说起,说是道非最容易引起同事们的不信任。道理非常简单:当某同事在你面前说别人是非时,难道你不会怀疑他在其他人面前如何议论你?

上司通常极其厌恶是非。你向上司打小报告只会令他觉得虽然你是“局内人”,却未能专心工作。假如上司将公司机密告诉你,谨记别泄漏一字半句。

8.不要成为“耳语”的散播者

耳语,就是在别人背后说的话,只要人多的地方,就会有闲言碎语。有时,你可能不小心成为“放话”的人;有时,你也可能是别人“攻击”的对象。这些耳语,比如领导喜欢谁,谁最吃得开,谁又有绯闻等等,就像噪音一样,影响人的工作情绪。聪明的人,要懂得该说的就勇敢地说,不该说的就绝对不要乱说。

9.切忌插话

别人发表意见时中途插话是一件极没有礼貌的事情,更影响你的信誉和别人对你的印象。在会议中(或任何时候),请留心别人说的话。若你想发表意见,先把它记下,待适当时机再提出。

10.不要在办公室互诉衷肠

我们身边总有这样一些人,他们特别爱侃,性子又特别直,喜欢向别人倾苦水。虽然这样的交谈能够很快拉近人与人之间的距离,使你们之间很快变得友善、亲切起来,但心理学家调查研究后发现,事实上只有1%的人能够严守秘密。所以,当你的生活出现个人危机,如失恋、婚变之类,最好还是不要在办公室里随便找人倾诉;当你的工作出现危机,如工作上不顺利,对老板、同事有意见有看法,你更不应该在办公室里向人袒露胸襟,任何一个成熟的白领都不会这样“直率”的。自己的生活或工作有了问题,应该尽量避免在工作的场所里议论,不妨找几个知心朋友下班以后找个地方好好聊。

11.别炫耀自己

如果你的专业技术很过硬,如果你是办公室里的红人,如果老板非常赏识你,这些就能够成为你炫耀的资本了吗?骄傲使人落后,谦虚使人进步。再有能耐,在职场生涯中也应该小心谨慎,强中自有强中手。倘若哪天来了个更加能干的员工,那你一定马上成为别人的笑料。倘若哪天老板额外给了你一笔奖金,你就更不能在办公室里炫耀了,别人在一边恭喜你的同时,一边也在嫉恨你呢!也不要在肥胖的同事面前自夸“吃什么也不会胖”,这样只会令别人疏远你。

12.切忌把与人交谈当成辩论比赛

在办公室里与人相处要友善,说话态度要和气,要让人觉得有亲切感,即使是有了一定的级别,也不能用命令的口吻与别人说话。说话时,更不能用手指着对方,这样会让人觉得没有礼貌,让人有受到侮辱的感觉。虽然有时候大家的意见不能够统一,但是有意见可以保留,对于那些原则性并不很强的问题,没有必要争得你死我活。的确,有些人的口才很好,如果你要发挥自己的辩才的话,可以用在与客户的谈判上。如果一味好辩逞强,会让同事们敬而远之,久而久之,你不知不觉就成了不受欢迎的人。

13.多称赞别人

现代人可能太忙,对事情往往无暇做出正面的回应(例如说声“谢谢”和赞美的话语),忽略了这种简单却有效、随时能令你称赞的人有帮你一把的表现。称赞别人的其他好处还有:接待员会提醒你今天老板的心情极差;同事会在任务到限期前不断催促提醒你。只要你多称赞别人,便可能得到不可估计的回报。

14.别虚耗时间

虚耗别人的时间是最常见的过错,好些人之所以要把工作带回家,全因只有这样才可在没有任何妨碍下完成工作。因此应该做到:

(1)别写长篇大论的电子邮件:可用标题显示“紧急”,内容也务求简洁。

(2)别占线:假如你和别人谈话时,一个更重要的电话打来,应请第一谈话方先挂线,迟些再回复他。

(3)准时:对准时的人来说,要等待迟到的人开会绝对不是好事。假如你是会议负责人,请在会议前一天把有关的备忘、议程等分发给各人。会议的举行时间最好是下班前30分钟因为此时人人赶着下班,会议能更有效地进行。也请准时开始会议,别等迟到的人。

(4)别烦扰上司:不要事无大小都请示上司。若真需要上司的帮忙,应先预备答案再寻求他的指引。

(5)别多嘴:本来同事之间倾谈并无不妥,但也要自律。若你正在休息,别人可能刚好相反,最好避免令同事分心。若你的同事经常进入你的房间,可试试背着大门坐;若情况难以控制,可搬走你的会客椅,对方便不会久留。

谨记职场黄金定律

1.最次排在倒数第二的位置上

知道在自己之后,还有一个排在最末位置上的同事,而且要为所有在他面前出现的错误、疏忽负责任,实在是一件令人安慰的事——只要那个人不是你。不是现在时兴末位淘汰吗?你只要最次保住你倒数第二的位置就够了。假如你身处最末一位的层级,赶紧实施紧急救助,逃将出来。如果你已经在外面,请谨慎,不要再踏进去。

2.该闭嘴时就闭嘴

有时候,你会突然发现自己身处颇为微妙的境遇:当两个或更多的彼此看不顺眼的人几乎就要起言语冲突时,你刚好就在“现场”。对未经训练的耳朵来说,他们似乎是在争论有关工作上的小事。但是,你要知道这只是表面现象,根本原因在于这两个人根本就彼此讨厌对方。你一定要克服想插嘴的渴望,紧紧地闭上你的唇。基本上,无论你说什么都将是错的,不是因为你缺乏解决方案或是社交技巧,而是因为没有人会在这时候喜欢裁判员。在这个多变的人际关系“化学世界”中,等到酸碱完全中和,再有所“动作”。

3.避免完成别人的句子

我们了解这样的冲动,你想要向别人展示你是如何地与他们思路契合。但是,假如你真的与他们的思路相契合,那么你就该知道,他们多喜欢听自己说话。从在沐浴时唱歌,到在你的答录机上留下一长串的信息,再到在一个会议中把同样一件事情用不同的方法讲五遍,人们似乎永远都不会厌倦自己。假如你够聪明,你就该让他们一偿“夙愿”。假如你需要让别人知道你仍然醒着,只要不时简单地发出“嗯”或“对”就可以了,你将会被称赞是个不只会听人说话,而且还了解别人的人。

4.寻找一个容易解决的难题

你天生具有实现自我价值的冲动,但就是懒惰。那么你最好的赌注是去寻找一个容易解决的难题,并且把它给解决,而不是在那寒冷残酷的世界中,搜寻一个真正难以驾驭的难题。什么事是你恰巧碰上,或是无意间已经尝试过了的?也许就是在你已经准备好的一份电脑文件上,再做点小变动;或者只是为特定市场找到现成的普查资料。先请求你的老板提供协助,但是要在他有机会回应之前,就把问题给“解决”了。以这种方式,你将会在投入最小努力的同时,建立起善于应变、自觉、自强的名声。在巧妙地填上你所建立的“空格”后,你将被视为一个上进的特别人物。在人生这家连锁商店的经营中,你将会被视为成功的连锁经营商。

5.别兴风作浪

除非你正在海滨,或是在一场球赛当中,否则,你千万别“兴风作浪”。在海滨时,你可以冲浪;在球赛中,你可以加入拉拉队的行列;但是在办公室,你将会被淹没在其中。虽然总是会有意外,但是并不需要冒着被呛水的危险去“游泳”。

6.让别人认为有别的工作在等着你

在上司与同事的眼中,不会有比自愿离职更有身价的表现了。那就是为什么你必须要看起来总是像要离职,或者是至少正在考虑的样子。如果你的工作业绩已经受到上司认可,那么你成为前雇员的可能性,将提供给你更多的加薪、晋升以及受尊重的机会。这是再怎么努力工作也永远比不上的。自在地在上班的对谈当中,洒下你正在寻找工作的暗示。当你的这类努力刚巧在会议上达到最高境界时,如果更高阶主管忽然愿意提供你同样高境界的工作机会,对此你不必感到特别惊讶。

职场新人如何打开局面

第一步:集中火力,全力以赴

面对新工作新局面,你需要打起全副精神来对付,与新同事相处,掌握新业务的处理技巧,给新客户营造良好印象……这时候你绝对不能疏忽大意,必须摆脱其他干扰。你最好请朋友不要往办公室里打电话,推掉无关的应酬和聚会,也忘掉家里正在罢工的洗衣机和儿子糟糕的成绩单。全身心地投入是完全必要的。

第二步:不要总是揽事上身

记住你不是超人,公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的重要工作就可以了,不要忙着给其他部门提建议、搞策划。手头抓一大摊不该你管的事,结果一件也没做好,反而把自己的任务给耽误了。到时候上司还要责罚你办事不力。集中精力做好自己的事,不仅合理,而且聪明。

第三步:保持中立,避免卷入是非圈

同事间免不了聊聊天,说说是非。不用不信,也不用全信。仔细倾听,察言观色,认真琢磨,以判断哪些是可信的,哪些是无稽妄言。不过不必声明你的立场与见解,毕竟你还是新人,对公司内幕及人事纷争完全无知,盲目地发表意见,说不定就会站错立场,冒犯了你的上司或老资格的同事。

第四步:学习适应公司文化

每个公司都有不成文的规矩,顺之则昌,逆之则亡。向公司制度挑战是得不偿失的,何况你是羽翼未丰的新人。公司5点半下班,那你就要改掉5点就想走人的习惯,反抗是没有用的,学着去习惯,适应公司的文化。见总经理需要预约,还是敲敲门就可以进去?圣诞节前夕,不要忙着花钱买卡买礼物,先打听清楚公司里有没有这样的传统。

第五步:迅速进入情况,创造绩效

合情合理的话,公司应该给你3个星期的学习、适应期,然而事实上每个老板都希望新人迅速做出绩效来,而不想花时间好好培训你。你必须接受自学的观念。为了加快学习的速度,你得加班,甚至把工作带回家里完成。请求同事的帮助也是个好办法,只要别重复地问同一个问题,也不要拿无数问题麻烦同一个人。准备好呈列上你的问题单,殷勤发问,做好笔记,附上感谢的诚意和小小礼物。

第六步:不要忽视办公室着装

约会之前,你会注意衣着及化妆的每个细节,毫无瑕疵时你才会欣然赴约。上班也一样。如果你看上去干净利落、衣着整洁,你也会感觉良好,自信十足。如果经济状态良好,随时往衣橱增添一些新款的服饰。但要注意不要穿着百无禁忌,过于招摇,看看上司和同事如何着装,再确定个人的风格吧。

第七步:不求十全十美,允许自己犯错

不要追求完美。没有人是不犯错的完人,错误也不是事业的终结。生气与灰心都不可取,纠正错误并从中吸取教训,不要让错误伤害你的自信。多想想自己的成功和未开发的潜力,而不是沉湎于挫折里。

办公室里哪些话不该说

在办公室里要做有心人,有些话不可乱讲,否则会招来不必要的麻烦,下面这些话题在办公室里谈论就很不相宜:

1.不交流薪水问题

很多公司不喜欢职员之间打听薪水,因为同事之间工资往往有不小的差别,所以发薪时老板有意单线联系,不公开数额,并叮嘱不让他人知道。同工不同酬是老板常用的手段,用好了,是奖优罚劣的一大法宝;但它是把双刃剑,用不好,就容易促发员工之间的矛盾,而且最终会掉转枪口,直指老板。这当然是他不想见到的,所以对“包打听”之类的人总是格外防备。

有的人打探别人时喜欢先亮出自己(其实这样的人亮出来的价值也不大,主动亮牌的往往没好牌),比如先说“我这月工资……奖金……,你呢?”如果他比你钱多,他会假装同情,心里却暗自得意。如果他没你多,他就会心理不平衡了,表面上可能是一脸羡慕,私底下往往不服。这时候你就该小心了,背后做小动作的人通常是你开始不设防的人。

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