村官作为农村最基层的管理者，也经常会拟写和处理一些常用文书。因此，应重视公文写作、处理与档案管理，应加强管理基础工作。
一、“公文”的界定及农村常用公文
提到文书，有一个概念是人们常常会遇到的，那就是“公文”。在工作中，常常使用的公文主要包括：
1．中共中央办公厅在1996年5月3日公布的《中国共产党机关公文处理条例》中的14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；2．国务院2000年8月24日修订，2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》中的13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、议案、意见、函、会议纪要；3．常见的事务类文书：计划、总结、调查报告、简报、规章制度等；4．常见的专用文书：司法、外交、军事、财经等；5．常见的日用类文书：开幕词、闭幕词、聘书、求职信、条据等。
上面的五大类文书就是我们所说的“公文”。不过，在农村实际工作中，经常会接触到的公文主要包括通知、请示、报告、会议记录与会议纪要、计划、总结等。
二、农村常见公文的写作
（一）通知
通知既属于行政公文的一种，同时，也可以当成事务类文书处理，前者对袼式的要求更为严格，一般包括：批示性通知（批转、转发性通知）；事项性通知（工作通知）；知照性通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章，更改电话，更正文件差错等；任免通知，对单位、个人告知人事任免；会议通知，对单位、个人告知开会。
在农村工作中，常用的会议通知的写法一般有以下几种：
(1)通过文件传递渠道发出的会议通知。这种会议通知一般要包括：会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等。不同会议可根据情况增减项目。这类通知通常采取条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。
(2)供内部张贴或广播的周知性会议通知。这种会议通知可不写受文对象。正文包括：会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。语言力求简短、明白。
例文：
会议通知定于××x×年×月×日×x时至××时在×x××（地点）召开x××××（会议内容）工作会议，请×××××（参会人员）准时参加。
特此通知。
××X×X×党支部村委会××XX年X月x日（二）请示1．请示的种类请示在实际工作中的使用频率极高，包括以下两类：
(1)请求指示的请示：这类请示多涉及政策上、认识上的问题，多是无章可循、不理解、不明确的事，或想变通处理的事，如例文所示。
例文关于在换届选举中存在问题的请示镇党委、镇政府：
我村在第三届村委会换届选举工作中，遇到一些一时难以解决的具体问题，现请示如下：
一、在提名村委会委员候选人的过程中，候选人同时获得两个或两个以上职位提名时？其计票方法可否采用“下加”的方法来进行？
二、提名候选人时，候选人同时获得两个或两个以上职位且高职位已当选时，其高职位的选票能否“下加”到低职位选票中来计算低职位得票数？
三、召开村民大会时，委托投票及流动票箱投票的选民能否统计为参加会议人数（即到会人数）？
请批示。
向阳村党支部、村委会××××年X月x日(2)请求批准的请示：这类请示多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题。如例文所示。
例文××村党支部村委会关于年度分红的请示××镇党委，镇政府：
为解决我村村民因耕地减少所造成的经济损失，党支部、村委会拟从当年单位征地款利息中？提出30%，按每人5000元分给村民（其中4750元作为土地补偿，250元作为利息分红），经过村两委讨论，制订如下分红方案：
一、享受分红的人员（略）二、分红的具体数额（略）以上请示如无不妥，请批准为盼。
××村党支部、村委会×X××年×月×日2．请示正文写法：“缘由”+“请示事项”+“请示要求”
(1)写“缘由”要注意以下内容：
①“四要”：
a．要充分，包括情况、事实。
b．要概括，不可长论。
c．要实事求是。
d．要有点给上级的压力感。
②“一考虑”：附件。
有些缘由，可作附件（有时附件更有力度）。
③“一口”：要“口头”先行。
3．请示事项：指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项(1)符合国家法律、法规。
(2)符合实际，具有可行性和可操作性。
(3)要写得具体、明白，并做出具体的分析。
(4)要分清主次，分条列项。
4．结语常用结语有：“以上请示如无不妥，请批准为盼”“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等。
5．请示的写作要求(1)一文一事。如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复。性质相同的几件事若需写在一文中，必须是同一机关可以批复、有权批复的。
(2)单头请示。受双重领导的机关向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个领导机关。
(3)不越级请示。请示一般不越级请示，如因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导个人，容易误事，甚至会造成领导者之间的矛盾。
(4)不得抄送下级机关。请示是上行公文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。
（三）报告
报告也是任何一个单位在工作中都不可缺少的文种，主要有以下两种：
工作报告
正文一般包括：基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件；主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会，主要是指对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作；存在问题，要写出工作中的缺点与不足；基本教训，是指工作失误的原因和值得吸取的教训；今后意见，指改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。
不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。
情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项：
(1)严重的灾害、事故、案情、敌情。
(2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众的反映等。
(3)督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果。
(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等。
(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思。
(6)其他重要的、特殊的、突出的新情况。
情况报告写法不强求一致，但都要力求做到：
(1)内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。
(2)把情况和问题讲清楚，把事情的经过、原委、结果、性质写明白。
(3)提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的角度，不能在报告中夹带请示事项。
(4)理顺文章的思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明。
请示与报告的不同之处：
(1)行文目的、作用不同。
(2)行文时间不同。
(3)主送机关数量可以不同：请示只写一个主送机关：报告有时可写多个主送机关，如在情况紧急需要多级领导机关尽快知道灾情、疫情时。正式印发请示报送上级时，还应在“附注”处注明联系人的姓名和电话，以利主送机关在必要时查询，而报告没有此项要求。
(4)受文机关处理方式不同。
(5)写作侧重点不同。
例文××村2005年度社会治安综合治理工作报告各位村民代表：
2005年，我村社会治安综合治理工作在上级主管部门的领导下，以“三个代表”重要思想和党的十六大精神为指针，紧紧围绕我镇改革、发展和稳定的大局，严格按照镇综治委2005年综治工作目标，全面落实社会治安综合治理的各项措施，有力地维护了我村政治和社会稳定。
一、村党支部和村委会高度重视，把维护社会稳定工作放在各项工作的首位2005年初，我村干部高度重视社会治安综合治理工作，依照镇2005年综治工作目标，统一思想，要把村里的工作做好，首先就必须抓好全村社会稳定工作。年初，我村召开了村干部、村民小组长调解员、党员、退休老干部的大会，会上强调“稳定是发展的基础，我们要致富，要把经济建设搞好，首先就必须抓好我村的社会稳定”。村党支部书记×××对综治工作做了安排，要求发现问题，发生纠纷要及时上报，发现重大的不稳定因素必须及时报告并及时处理。要依法办事，搞好村民自治，把矛盾和纠纷尽量消除在萌芽状态。
二、抓好不稳定因素大排查和民间纠纷排查调解工作我村在综治工作中，以维护稳定为目标，坚持打防结合，预防为主的方针，及时排查和掌握不稳定因素和民间纠纷情况，处理纠纷做到“早、快、尽”，每月对村里的各类纠纷进行一次大排查活动，对不稳定因素进行分析，研究并处理好，发现重大问题及时上报到镇综治办。全年我村共调处大小民事纠纷28起，调解成功27起。
三、深入开展专项整治活动，强化治安管理今年我村配合县交警部门开展“道路交通安全”活动，搞好交通安全的专项治理，确保我村各路段的安全畅通。取得了较好的成绩，得到了县交警队和村民的好评，并被评为省级“交通安全村”。积极开展好“创安”活动，调整了村治保会成员、村调委会成员和“创安”小组成员。
四、大力开展综治、法制的宣传教育工作我村对2005年社会治安综合治理工作的目标、方针、政策进行广泛宣传，做到家喻户晓、全面开展“四五”普法工作，去年9月份邀请镇司法所干部和市公安分局干警在X×小学开展了一次法制宣传教育咨询活动，对在校学生和村民重点宣传《未成年人保护法》、《人口与计划生育法》、《婚姻法》、《农村土地承包法》、《安全生产法》等法律法规，提高了学生和村民的法律法规知识，增强了法律意识。
2005年，我村社会治安综合治理工作取得了较好的成绩，维护了我村的社会稳定，但与上级的要求还存在差距，我们将在今后的工作中继续努力，争取更好的成绩。
××村村民委员会=OO六年一月二十日（四）会议记录会议记录是一种实用性极强的日常办公用文种，它重在如实再现会议时间、内容、议题、决议等，具体内容包括：
会议名称、会议时间、会议地点、出席与列席人员、缺席人、主持人、记录人、会议议题、发言记录、决定事项、（散会）、主持人（签名）、记录入（签名）、（本会议记录共×页）。
会议记录注意事项：
(1)记录员要具备相关业务知识。
(2)主持人转换议题和总结性发言要记录清楚。
(3)会议决议必须准确无误，必要时当场宣读。
(4)准确记录表决中赞成、反对、弃权的票数。
(5)重要的发言要核对清楚。
(6)及时整理，为会议纪要打好基础。
(7)使用钢笔、签字笔或毛笔。
以下是常用的会议记录格式：
格式1：
会议名称： 会议时间：
会议地点： 记录人：
出席与列席会议人员：
缺席人员：
会议主持人： 审阅 签字
主要议题：
发言记录：
×××：……．
×××：……．
× ×：……．
格式2
××村办公会议记录
时间：××××年×月×日×时
地点：村委会大会议室
出席人：×××××××××××××××…．
缺席人：×××××××××……
主持人；村委会主任王×X
记录人：刘××
主持人发言：（略）
与会者发言：
×X×：……．
×××：……． ………………
散会
主持人：×××（签名）
记录人：×××（签名）
（本会议记录共×页）
（五）会议纪要
会议纪要是在会议记录的基础上“据其实、纪其要”而形成的。它属于国家行政公文的一种。它
与会议记录的最大区别在于不必对发言做逐一记录。包括以下几个内容：
开头（同会议记录，列表）；
前言（会议概况）；
过渡：“会议纪要如下”，“会议确定如下事项”；
． 不用盖章；
成文时间多在标题下方。
例文：
关于市级社会主义新农村建设示范点西文村
建设协调会会议纪要
（二OO六年四月十五日）
2006年4月12日，谭家桥镇党委书记李胜利主持召开了市级社会主义新农村建设示范点西文村建设协调会，区社会主义新农村建设指导组组长、区林业局党组书记刘文菊，区规划局江武，镇政府沈莉、汪振球、严明、余狮红、吴强、胡莹、王丰收，镇林业站方青，镇中心学校朱勇敢，西文村两委成员参加了会议，现纪要如下：
会议听取了西文村关于社会主义新农村建设初步实施方案的汇报。一是在西谭片成立养殖业协会，大力发展“公司十农户十协会十基地”的经营模式，建设茶文化一条街，利用三八队农业综合开发基地发展乡村旅游。二是在竹里、村里、文雅、高塘片发展农业产业化。三是在岭脚片发展竹业和茶叶产业。四是将村委会办公楼建设纳入新农村建设规划中。五是全面建设合作医疗和业余生活场所。
会议听取了区规划局关于社会主义新农村建设规划情况的报告。会议要求，规划必须从“十有”
出发，必须解决文化场所、村部等应在哪建设的具体问题；要与茶林场、外来驻镇单位有机结合；要解决保护、建设、改建的问题；要充分考虑群众的意愿，要将规划做成全区，乃至全市的精品规划。具体镇里由吴强负责，西文村由胡建华负责。
会议强调：
1．社会主义新农村建设要解决有人办事的问题，会议明确，具体由刘文菊、孙剑峰、严明、吴强同志负责指导西文村开展社会主义新农村建设。
2．要按照“全面启动，整体推进，突出重点，率先突破”的目标任务，摸清全村“十有”现状，要到组、到户调查。具体征求意见表格由严明同志负责，征求意见由西文村具体负责，联村干部和镇直单位协助。
3．要加强组织领导，会议同意成立镇领导组；会议要求西文村要成立相关组织，要充分体现“市指导、区组织、镇主抓、村实施”的工作机制；同时要进一步将责任明确到组、到户。
4．要正面，多渠道加强宣传发动。
5．今年社会主义新农村建设的工作重点是：一是发展壮大村集体经济，要点面结合发展主导产业，种植业要有指导意见，要将良种推广作为一个工作重点；要明确专人负责劳动力的转移培训；农家乐乡村旅游在“五一”黄金周期间要有零的突破。二是要加强基础设施建设，要紧紧抓住环境整治、“一十百”工程、农业基础设施建设不放手。三是全面实施农村文明创建工作，要充分发挥群团作用，组织实施河道清淤、“三清三治”等活动；要改造建筑风格，将徽派与海派有机结合。四是要抓好农村民主政治建设。五是要形成齐抓共管的工作氛围，实施好社会主义新农村建设。
会议强调，社会主义新农村建设要强化督察制度，镇党委主要领导平均每月到村检查工作不少于一次；同时？要实事求是的考核村两委的出勤率。
会议明确，2006年西文村社会主义新农村建设争取进入全区15个市级示范点的前三名。
计划
计划属于事务文书的一种，是任何单位在日常工作中为了使工作更加优化而有目的、有步骤的工作安排。
计划正文的主要内容包括：
1．前言前言又叫导语。内容有：对基本情况的分析，对计划的概括说明，说明制订计划的依据、条件。
2．事项（主体，三要素）目标，即回答“做什么”的问题，可以是总体目标，也可以是具体任务或指标。
措施，即回答“如何做”的问题，包括组织分工、进程安排、物质保证、方式方法等。
