重新审视自己的记事本，使我们从生活中学到了经验，为下一阶段而复习使命和角色、确立目标、建立下一阶段的框架作更好的准备。我们不断在安排日程、行动、评估——安排日程、行动、评估——安排日程、行动、评估；通过这样的循环，我们加强了自我认识、教育了自己的良知、培养了心灵的良好习惯。
想要懂得今天，就必须研究昨天。
——美国女作家 赛珍珠
让我们来重新审视自己的记事本
要重新审视自己的记事本，首先必须认识记事本的结构，并且希望能够熟练使用记事本的各个功能。当我们重新检查自己的记事本时，可以尝试着修改自己的记事本功能、记录风格等内容。记事本不是记录本，我们把记事本作为我们行动与反省的暗示，所以对记事本内容的审视是最关键的一环。在逐渐地改变记事本的使用方式后，我们就能养成了个人的记录风格。
有一个心理学家做了一个老鼠进迷宫的试验。他们把老鼠放在迷宫的一端，把食物放在另一端，观察老鼠如何在迷宫中左碰右撞，最后找到食物。下次试验时，老鼠碰撞的少一点，速度也快了一点。再过了一段时间，只要几秒钟，老鼠就“嗖”地穿过迷宫，把那美味食品放进嘴里。
然后把食物拿走。有一段时间，每次把老鼠放进迷宫，它仍然直奔另一端。但是，不久它就明白食物不在那儿，于是就停止奔跑。
他最后说：“这就是老鼠和人的区别，老鼠停止而不再尝试。”
虽然这个评论是个玩笑，但这个心理学家的观点却是正确的。我们经常陷入某种惯例或单调的工作、受吸引而形成某种不良生活模式或养成某个坏习惯。一周又一周，我们在生活中反复做同样的事情——和同样的弱点斗争、重复同样的错误。我们没有从自己的生活中真正学到什么。我们不会停下来，问自己：“为了不会完全重复同样的错误，我能从这次错误中学习一点什么？”因此，我们应该常常对记事本作评估并由此获益，否则我们的记事本都是不完整的。
重新审视自己的记事本，使我们从生活中学到了经验，为下一阶段而复习使命和角色、确立目标、建立下一阶段的框架作更好的准备。我们不断在安排日程、行动、评估——安排日程、行动、评估——安排日程、行动、评估；通过这样的循环，我们加强了自我认识、教育了自己的良知、培养了心灵的良好习惯。
定期回顾人生目标，积极进行自我对话
一定要定期检查计划表。
早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。
福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心：“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常福布斯的纸上大约有20件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他说：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”
这也是在管理其他事情时非常有用的技巧。
每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。
在工商企业或社会中，没有多少特质比“可靠”更重要了。经理人喜欢指派工作，以便他们能专心去做其他的事情；策划会议或社交活动的人，都希望那些与会者不会将出席时间忘得一干二净。
你可以把审视记事本的心得写在记事本中，也可以写在一张作废的纸张上。你可能发现在记事本中随身保存一张问题的清单是有用的，每次审视记事本前先把这些问题过一遍。你可能认为列出的问题不应多于五六个。你尽可以从下述问题中选择几个：
■ 你要问自己的问题：
1.我实现了哪些目标？
2.什么因素让我得以实现目标？
3.我遇到了什么挑战？
4.我是怎样战胜这些挑战的？
5.实现这些目标是否是我的时间的最佳利用？
6.对这些目标的注意是否使我错过了本来可以更好利用时间的意外机遇？
7.哪些目标我还没有达成？
8.什么因素阻碍了我达成目标？
9.我的抉择是否让我比原来的计划更有效地利用了自己的时间？
10.哪些未实现的目标应该列入下阶段的日程安排？
11.我是否抽出了时间用于自我更新、反省和再承诺？
12.我用什么方法实现了各个角色和目标之间的平衡？
13.本阶段运用时间管理方法的效果如何？
14.从总体上讲，我能从中学到什么经验？
15.如果你想做长时间的审视，比如一个季度或者一年，可以问自己这类问题：
①我能从确立并实现目标的过程中看到什么成功或
失败的模式吗？
②我是否设定了现实的、但有挑战性的目标？
③总在干扰我实现目标的是些什么因素？
④能对哪些模式或者程序加以改进？
⑤我是否引起了一些不切实际的期望？我能怎样加以改变？
当把这些问题过一遍的时候，重要的是你要认清自己的人生目标，打开自己的心灵，积极进行自我对话，认真反省，并及时地做出修正。“安排日程、行动、评估”这个过程的反复进行，能帮助我们更清楚地看到我们的目标，以及我们的行动和抉择所带来的后果。它让我们从记事本中学习到更多的东西，进而通过学习改善生活。
自我分析一天的时间使用
时间管理的重点在于使用原本浪费的时间，因此，掌握自己一天时间如何运用，就显得很重要。
设法分辨“有明确目的地使用时间”与“没有目的地浪费时间”这两种工作态度，同时分析自己“那是什么状况下”、“几点到几点容易这样”。将每天的时间从起床一直记录到睡前，如此自我分析了一星期，往往就能找到时间浪费在哪里。只要将这些浪费的时间，化为“有明确目的地使用时间”，就能踏出时间管理的第一步。
自我分析后，将工作与私人、脑力活动与体力活动，用颜色区分。如果发现工作时间与脑力活动时间居多，那就要想办法增加个人兴趣或是运动的时间。
另外，还要注意工作的类型中，有多少是受人所托，又有多少是自己原创的部分，这样详细地记录往往能找出时间管理的盲点。例如，车上打瞌睡其实很不值得，收发E-mail其实占据许多时间，自我充实的时间太少，还有上网漫无目的漫游的时间过多，以及吃午饭花太多的时间等等。
因此，没有时间不是借口，时间管理的重点，首先要分析自己所花时间的比例，才能善用时间，从事对于人生有正面助益的事情。
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记事本的辅助部分
记事本的辅助部分包括日历、时间表、通讯录和备忘录。这三个部分属于思考集，它们包含了记事本中尤其重要的信息，所以要重点说明一下。
1．日历、时间表
首先，所谓的日历及时间表，这两者要凑成一组来看较好，也就是要对照着来看。
日历最好是两年份的比较方便。比如，你可以将今年的日历和明年的放在一起做对照，以一年为单位来计划固然比较容易，但是如果能有明年的日程表，就可使计划的眼光更长远。
日程表方面，由于制造厂商的设计不同，会有许多形式。我们在选择的时候，除了考虑便利性外，也要注意配合自己个人的职业、兴趣等等。大致而言，有单日式、周志、月志及年志式这几种。
在上文中，我们曾经推荐使用活页式记事本，由于可以抽换，所以也可以使用原有商品以外的纸张。当然，无论使用什么样的记事本，如果不花心思、不愿投入自己的心血，一样是没有什么效率可言。
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2．通讯录
通讯录保存了我们日常联系人的详细资料，包括人名、手机号、邮箱地址、住址、工作单位等等。
专门准备一本这样的通讯本，在我们需要联络某人时，只要打开通讯录就能轻而易举地找到他的联系方式。但是由于个人整理后分类的方法不同，而使得这一本通讯本有难查及易查之分。只要多下一些功夫，在找一个人的通讯地址、电话时就会容易得多了。
有的通讯录以人名开头字母作为分类标准。比如张三，归到Z组；李四，归到L组。这种记录方式，能够非常方便地帮助我们查找。
一般而言，在记事本中都附有通讯栏，但是往往都会受到版面的限制。如果记入太多的通讯资料的话，找起来反而更加麻烦。
所以，如何在有限的空间内记入必要的内容，这就是一门学问了。我们通常只记入与工作有关的名字及电话号码。
在记事本中记录通讯录的资料，基本都必须具备浅显易懂的标志。若是怠于做这项工作，不仅查阅起来费时，而且信息的运用也无法顺畅。
但是，我们在做记录时，不能一味地追求简洁而忽略重要信息，因此前提必须是：以最低限度的必要事项，依某种规则，事无巨细、毫无遗漏地记载下来。而且能够记载住址和联络地点的变更情形，因此必须经常不断地修改补充。
最通常的方法是使用英文字母（或依拼音符号的顺序）来区分，或者采用公私划分的方法来做归类。
与工作有关而最常记载的内容就是“公司名称、公司地址、电话号码、传真机号码，以及负责人姓名、住宅地址、电话号码”等基本事项。另外，至少也必须记载有“公司名称和电话号码”，甚至就只写“姓名”的情形也有。前者有七项，而后者只有两项，问题是这些项目要记录到怎样的程度。
写得太多的话，虽然较详细但也较费事。写得太少的话，虽然较轻松但又太不合乎实际所用。
其实，究竟该如何做最恰当，不妨以“交往的深浅程度”来划分。例如，交易上的对象，一般都只记公司名称和电话号码；但若包括私人的交往，就应该再加入住宅的电话号码。有关这方面的取舍标准，则决定于各人的经验。
用心仔细听
把记别人姓名当成重要事。每当认识新朋友时，一方面用心注意地听，一方面牢牢记住。若听不清对方的大名，请立刻再问一次。切记！每一个人对自己的名字，比全世界的人名总合起来还关心。
利用笔记，帮助记忆
别信任自己的记忆力，在取得对方名片之后，必须把他的特征、嗜好、专长、生日等写在名片背后，以帮助记忆。当然，若能配合照片另制资料卡，则更理想。
反复使用，协助记忆
重复一个人的姓名，能够帮助记忆。因此，在初次谈话中，应故意多叫几次对方的大名。如果对方的姓名很少见或奇特，不妨请教其写法与取名的经过。此种以姓名为话题的处理方式，更能加深印象。
运用有趣的联想
这是利用对方的特征、个性、谐音，以产生联想的记忆方法。譬如对方叫李茂生，而他的特征是毛发茂盛，可用毛发茂盛联想到他的姓名。又如对方叫林文彬，而他的个性文质彬彬，则可从个性联想到姓名。
3．备忘录
备忘录是为了防止忘记重要事情而做的记录。人类是健忘的动物，如果人人都有过目不忘的超强记忆力，就不需要备忘录了。换言之，“有了备忘录就可以忘记”。
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备忘录栏的功能之一，就是具有整理脑中所记忆的内容的效用。也正因为如此，它比较适合记下自己的自由构想。
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备忘录中要尽可能地多记录一些资料，就算目前没有价值也不可丢弃，而且保留得越多越有助益。因为所记下的内容中，有一些是业已被其他活动加工过的资料，直接可作为记录保存下来的。若能善加保存的话，将可作为极佳的个人资料。
备忘的事项原本是片断的，各个之间都没什么太大的意义与关联性。但若是聚在一起的话，将可能从中寻找出不少资料而能创造新意。
书写备忘录会因其目的之不同，而有不同的书写方法。但不论在任何情形下，都有一些共通的基本要素，亦即“书写备忘录的要诀”。记事本的版面空间极为狭窄，在这有限的空间中，要尽可能地记下所需的资料。了解了基本要诀的话，将可减少在时间和体力方面的浪费。
备忘录的五项要诀包括：
■ 善用标题
在这里提到的标题，不必把它想得很困难，而只是要使所说的话让别人了解即可，最重要的是把5W2H加入。写备忘录是不可能把所有资料全部记下的，因而记入备忘录中的资料要有选择。换言之，既然是写备忘录，写到某种程度也就够了。
对于构思、资料、留言所使用的备忘录，首先都应写上日期，这点常为人所忽略。因为写上日期的话，事后不论是再整理或再阅读也都十分方便。
例如写电话留言时，就记下“91/08/24送来货品”，最好连时间也记下。
■ 内容只须记重点
备忘录是以速度决胜负，不能像写文章似的长篇大论，而是以条列式的重点短文书写。会议、演讲、电话留言只要记下关键字，事后能还原至相当的程度即可。不过在这种情况下，要多汇集可作为资料来源的关键用语，并尽可能及早整理关键词汇。
■ 数字一定要记下
当客户打电话来问：“商品还有存货吗？”但很遗憾的是已经卖完了，于是对方又问：“何时可再进货？”这时就非答不可。除了回答“我不知道”外，若是回答道“还有两星期左右”以及“在下个月5号左右会进货”，这两种回答哪一种感觉比较有诚意呢？想必大多数的人都会选后者，因为这种回答比较具体。这就是数字所具有的最大功用。数字在越复杂的内容中，就越能发挥其说服力，这点请各位务必记下。
写备忘录时也是一样，要尽量写上数字。可能的话，还可以加上图解、表格等形式来表达，如此将会更正确。虽说是图表形式，但本质上仍是备忘录，只要以几个点来画图表，再加入坐标，即可描出大致的情况。总之，不必太在意细微的部分，只要能看出重点所在，这才是写备忘录的重点。
■ 以“5W2H”整理备忘录
备忘录所书写的内容要有意义，但是有时候备忘录也必须加以整理。在这时若能知道备忘录的整理要诀，那可就方便多了。这时的备忘录（尤其是业务上的备忘录）必须以5W2H为基础来思考。
5WWho（谁）负责人、协助人Why（为什么）目的、理由What（是什么）主题、作业内容When（何时）期限、时间where（何处）场所
2HHow（如何）方法、顺序、手段How Much（多少）价格、数量、范围
反过来说，写备忘录时，应考虑在事后记录者能立刻回想出这些内容。以便在接到命令或指令时，这7个项目也都能有效地派上用场。
■ 以书签、名片代替备忘录
看书是人们的嗜好之一，而阅读书籍时，人们常把书签夹在书里代替备忘录。当有中意的内容时，能够迅速就书签抄写在该页，而不会在一转身或接电话时就忘了。因此在写报告或做文章时，整理起来就很方便。因为事后再阅读时，也比较容易掌握内容。而留言用的备忘录，专有名词、时间（日期）、数字千万不可遗漏。
常有访客来访但来访的对象不在，而有代收名片的情形。这时若在名片上稍加注明，它所具备的情报价值就大不相同。
