因此，我们在处理事务优先次序的依据是“重要程度”和“紧急程度”并举。所谓重要程度就是指对实现目标的贡献大小。所谓紧急就是从时间上的紧迫性来说。那么，如何确定事情的轻重缓急呢？或者说，重要的事情有哪些特点？
1、能否直接为实现目标服务。事情重不重要，是相对目标而言的。
2、能否为实现目标创造条件。有些事情并不能直接对实现目标产生作用，但可以为实现目标创造条件，这些为实现目标创造条件的事件往往凸显出“只要但不紧迫”的特点。
3、能否为预防危机服务。许多事情与目标并不直接相关联，只有出现某种危机的局面，这种关联才产生。
几点注意事项，提高工作效率
我们分清了工作中各类事件的轻重缓急之后，就给按照这些事件的优先顺序来处理，但是，在平时的工作中，我们却如意按照事情的紧急程度来进行处理，从而忽略事情的重要性，举个例子来说：
所有的主管都承认，业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话，则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”，更不会把它视为“今天必须做的事”，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理“紧急事件”，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。经过一番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告提前准备好！但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯，否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。那么，我们在按照事情的“轻重缓急”来处理的过程中，还应该注意哪些事项呢？
1、对于不重要但紧迫的事情，可以交给别人去做，比如授权。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。
2、对于不重要也不紧迫的事情，可以授权、降低标准或者放弃。
3、“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客等。自以为是在第一象限，不过是在满足别人的期望与标准。
4、在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。
按时完成重要紧急的任务，给自己多一点时间
针对以上情况，总结起来，就是：对于重要又很急的我们一定得马上做，而且还要认真做好；对于重要但不急的我们不必在当天做，可以改天找时间慢慢做；而对于不重要但又很急的，我们也要先应付了事，这就是所谓的“排挤”；至于那些不重要又不急的可以不用放在心上，等以后需要时再做。这样，便可以给自己多留一点时间，对自己的职业规划或是人生理想多做一些准备，为以后的升职或是创业多做一点基础。
总是一丝不苟、凡事必究？
过分关注细节反而降低效率
工作中，我们是否会经常在意这样的事情，对某些员工看不顺眼：他着装不合要求？他工作比较随意、他总喜欢耳朵里塞着耳机？他在工作区吃东西？或者，在自己的工作中，做PPT或是项目策划过程中，总是习惯揪住某一个词语，希望能够找到更合适的替代或是更形象的表达，翻字典查询网络等等，然后就这样把工作事件浪费掉。
这是个细节盛行的年代，许多顶着细节名号的管理书很籍畅销。不仅是管理者，就连普通公司职员也对细节崇拜有加，抠得很紧，过分关注某一方面。比如管理者对于制度，往往单独某一项，就能定出许多的条规来。这还不够，一旦出现些问题，便首先想到制度。如员工守则，里面规定了多少条而员工，他们做到了多少条；某某在什么时间违反了某某条等等。
但是，这些对于提高管理者和员工的工作效率真的有帮助吗？还是说，这些细节本身就是工作效率的障碍？若你也是过分关注细节的人，那么跟身边的同事对比一下，谁的工作效率更高一些？又是谁，每天都忙的脚不沾地，焦头烂额，还要时不时地加班？相信通过对比之后，大家都恩那个对自己的情况有所了解。
拿姗姗举例，你在工作中总是一丝不苟、凡事必究吗？
姗姗是典型的完美主义追求者，在学校的时候，对自己的学习和作业一丝不苟，每一个符号都认认真真反复检查，生怕出错，因此，在学习上，她明显比同学们花费了更多的时间。到了工作中，这个习惯也被带了过来，对于自己经手的每一份文件，每一个项目PPT，每一个问题反馈，甚至每一通电话，每一封邮件都认认真真、仔仔细细从头看到尾，然后再决定处理方法。
刚开始的时候，这个习惯的确给姗姗带来不少好处，因为花费了大量时间，也精心处理过，每件事情都处理的井井有条，合理恰当，很是得领导的欢心。但是，随着工作任务的增加，姗姗越来越觉得吃力了，光是客户电话和各类会议邮件就占去她差不多半个上午的时间，然后开始处理当天的紧急重要事务，往往只是看完几个文件，就一句到了下班时间。为了完成当天的任务，不得不继续加班到深夜。第二天，仍是重复如此的工作程序。长此以往，因休息不好，每天都埋头处理工作，精神也渐渐变得萎靡不振，工作中的效率大大降低。
与之形成明显对比的是，公司同一小组的林璐，明明两个人每天的工作任务都差不多，人家却能早早将工作处理完毕，按时下班，周末与同学朋友逛街娱乐，生活过的有滋有味，工作中也总是比自己遥遥领先。
姗姗颇有些不甘心，她的PPT从来没有自己做的精美，她回复邮件电话的时候，也总是漫不经心地一副敷衍态度……但是，不可否认的是，这些事情，并没有影响人家的工作进度，也没有对工作本身造成什么不好的影响。
于是，姗姗决定向林璐一样，改掉事事都追求完美的工作态度，但是，一时半会儿却又搞不清楚哪些是不必要花费时间去关注的细节，而哪些又是必须要做好的。好在姗姗一向耐得住心，一个月下来，也就慢慢地不再过分关注细节了，而是将大多数时间转移到重要紧急并且当天急需完成的事情上，果然工作效率大大提高。一段时间过后，就无需再天天加班了，周末也有了属于自己的娱乐时间。休息充足，精神也变得好了，工作起来更加神采奕奕，得心应手。
“细节决定成败”，这个说法并不错。但是有些人，在工作中过分注重细节，往往会起到“过犹不及”的效果。细节的确重要，因此很多人容易沉溺于细节，想要使细节变得更加完美，而在此过程中却迷失了最初的目标。纠缠于细节，结果是在“折腾”中浪费时间和生命，使工作变得一塌糊涂。所以说，要重视细节，但是不要过分沉溺于细节。
为什么会过分关注细节呢
现实生活中，我们经常能发现苛求细节、纠缠于细节的人，他们也许在某个细节上做得足够好，但他从来就不是一个成功的人士。究其原因，他们的视线只着眼于某个细节，而忽略了全局的发展，因而他们必定不能完成更多的工作。所以细节我们也需要重新审视一下，它会不会影响我们的创新能力？
那么，细节到底能够为我们带来什么呢？为什么这么多人习惯于一丝不苟、凡事必究，甚至养成了过分关注细节的坏习惯呢？
1、细节可以见微知著，帮助我们查人，辨别形势。想要总揽全局很难，也很不现实。如果我们有经验，细节足够帮助我们做出正确的判断。所以我们会不由自主地过分关注细节，以期见微知著。
2、细节可以让我们重视过程。毕竟点成线，线成面。如果没有点，何成线？没有线，哪有面？
3、细节可以用来监控。现实太复杂，我们没有精力从头到尾，始终跟随。通过将某些重要的点建立为里程碑，让我们投入最小的精力，得到最大的效用。
因为以上这些关注细节可以得来的好处，致使许多职场人士把细节看作是万能的，但事实并非如此，细节适合那些物化特性比较重，过程化特性比较强的场合。比如生产线管理，军事化管理等。这些场合一般都有一些共同特点，就是相对来说可变因素少，变化小。即使发生过度事件，也不会导致太坏的影响，顶多是成本上升而已。
但是对于一些人性化比较重，创造性比较重要的场合，就不适合太多的细节化管理。因为对于这些场合来说，有太多的可变因素，每个因素可能变化的范围也比较大，你很难逐一对他们进行控制。往往是你控制了特性A，特性B又凸显出来。我们就会陷入一种不断的循环中，直到耗尽所有力量。
养成适当关注细节的习惯
在人性化、创造性比较重要的环境中，如果过分强调细节，反而会导致不良文化的产生。其实，过分细节化的管理扼杀创新性倒还不说，更严重的是它还会培养阳奉阴违、拍马屁的现象。因为在这样的环境中，有太多的因素，根本无法控制。如果强求细节，又如何确认自己的要求被落实？结果只能是直接导致企业文化畸形。所以，我们必须放弃一丝不苟、凡事必究的不良习惯，适当关注细节。
1、注意关键地方，而不是全篇都一丝不苟。
2、无关紧要的事情一笔带过，不要单独抽出时间去处理。
3、注重结果，不要在过程中花费大量时间。
4、注重执行，而不是计划。
5、培养自我控制的能力，明确哪些事情是的确需要花时间去仔细处理的。
关注细节的几个注意事项
我们的目标是完成工作，而不应该纠缠于工作中的细节使自己陷入繁杂的琐事当中。纠缠于对细节的追逐，只会让我们在细节上徒劳耗费精力，陷入无谓的“折腾”中。我们理应从细节的烦扰中走出来，在工作中以全局的视角来审视这些细节。那么，在适当的关注细节的过程中，还需要注意哪些事项呢？
1、培养自我控制的能力，克服浮躁的情绪。不要每件事情都差不多就行，也不要事无巨细，每件事情都从头到尾一丝不苟地去处理。
2、适当关注细节，并不是不关注细节。
3、要有一种端正的工作态度和敬业的精神。
提高工作效率，轻松完成任务
在今天，随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高，一个要求精细化管理和生活时代已经来到，很多人都会发出这样的感慨，未来的竞争主要表现为细节的竞争，细节决定成败。但是，真的是这样吗？通过以上讨论，我们发现，过分关注细节反而会降低工作效率，所以，凡事都有一定的度。
适度关注细节，将时间花费在重要紧急的事情上，轻轻松松完成一天的工作任务，大大提高工作效率，无需再加班，有更多属于自自己的业余时间来休息娱乐，精神变得更好，工作便也可以更加得心应手。
每天的工作总是留个尾巴？
把手表拨快10分钟，事事抢在计划前
即使我们每天都在勤勤恳恳得认真工作着，也总会出现这样的情况：某一天待到下班的时候，计划中本应该能够轻松完成的工作，却剩下一个小尾巴，想要继续做完呢，时间依家太晚了，想要留到第二天呢，又怕已经想好的思路会被打断。
这个时候，我们肯定又会为自己寻找各种各样的借口：工作量太大、接待客户花费了不少时间、被临时安排了一些事情……真的是如此吗？可能剩下的这点尾巴，不过只需要十几分钟的时间来完成，一天8个小时，相信谁也不能确保分到自己手中的工作恰好在这8小时内完成，没有多余也没有剩余。况且，我们可以看看周围的同事，他们是否也每天都会残留下一点工作，没有收尾呢？如果不是的话，那我们就要从自身来找原因了。你忙，肯定大家也忙，同在一个公司，不可能你每天的任务都多于其他人。
那么，为什么不把你的手表拨快10分钟，每天早10分钟开始工作，每件事情都在计划前10分钟开始进行，那么，在下班前，不是刚好可以完成吗？
拿黎苗举例，你真的能够按时完成每天的工作任务吗？
黎苗已经算是公司的老员工了，业务熟悉，工作能力强，每件事情都安排的井井有条，能够按时完成工作任务，并且颇得领导满意。但即使这样，黎苗也觉得自己的时间不够用，尤其是每天下班前的最后一个工作任务，总是需要加班才能顺利完成。虽然只是多呆了十几二分钟的时间，但是，黎苗也觉得自己这十几二十分钟的工作时间有些委屈，很希望有个好办法能够在下班前将工作顺利搞定。
于是，黎苗尝试了各种方法，提高自己的工作效率，但是，总是不尽人意，每天的工作时间结束后，还是会留下一点尾巴，想要加班处理完，又觉得不甘心，等到第二日来处理吧，又觉得完全没必要，十来分钟就能搞定的小事而已。
