信实确切，还要求把握好语言表达的分寸，不随意推测、言过其实，不发生歧义，使语言的语义清楚、外延明确、分寸适度。如“成就”与“成绩”，“错误”与“罪行”，“大多数”与“绝大多数”，就须认真区分，把握其分寸程度。
数字在商务文件中运用较多。商务文秘人员要善于使用数字、反映数字，从数字中发现问题、分析问题、解决问题。只有数字确切无误，文章才会具有科学性和说服力。比如：基数、序数、小数、分数、倍数、概数、确数等都有相应的区别，不能混淆；“增加了多少”与“增加到多少”并不相同，要把数字的变化表达清楚。
4、商务书信礼仪
书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。在众多传递信息、交流思想感情的形式和手段中，书信的使用最为广泛，它以自己独具的特点而被长期沿用下来。在商务活动中，书信的应用范围也很广。在撰写书信时，无论是开头称呼、结尾致敬语，还是中间行文及信封都有它特有的规定与礼仪。
祝贺信礼仪规范
对机关、团体、单位或个人喜庆之事的祝贺，或是对做出突出贡献、取得重大成就的机关、团体或个人表示庆祝而写的信件，称之为贺信。贺信应在得知对方喜讯后及早发出，不宜拖延，否则热烈气氛会黯然失色。此外，贺信一般用手写，以表示亲切之意。
贺信的格式一般包括：
标题。在第一行的中间写上“贺信”两字，也可写成谁对谁的贺信以及祝贺事由。
称谓。即对致信接受者的称呼，顶格写接受贺信的单位或个人，后面加冒号。
正文。即贺信的具体内容，紧接称呼之后另起一段写。
结尾；署名及标明写信日期。
感谢信、表扬信礼仪规范
当得到某人、某组织的帮助时，除了口头感谢之外，有时还应该写封感谢信或表扬信。感谢信或表扬信一定要反映真实的感谢赞扬之情。一般寄给帮助者，也可以公开张贴和发表。公开张贴和发表的，要说明感谢表扬对象的帮助行为过程，对感谢者的作用以及这一帮助行为的社会意义。感谢信或表扬信的格式与普通书信基本相同。具体包括：
标题部分。在第一行的中间写上“感谢信”或“表扬信”，也可写“×××感谢信”或“×××表扬信”之类的标题。
称谓部分。顶格写被感谢者或被表扬者的单位或个人，后面加冒号。
正文部分。这部分要精炼，概括自己遇到什么困难，对方如何解决的，并表示感谢或表扬，然后写自己准备以怎样的实际行动来答谢对方。
结尾部分。一般多用祝愿工作取得成绩等一些词语结束。有的要署名并标明日期。
预订信礼仪规范
预先与对方商订某件事情的信函称为预订信。此种信常常用于旅馆客房的预订。其格式与普通书信相同。
订购信礼仪规范
是商务活动中一方向另一方订购货物的一种信函。订购信内容必须具体、完整、确切，因此，应仔细校对、反复核对。注意不要涂抹和改动，一些不必要的事情如订购原因等不宜写进去。
订购信的内容包括所需商品准确名称和货号，商品的详细规格（如尺寸、型号、标准、质地、颜色等），所需的数量，商品的价格（包括单价和总价），装运的方式（如邮运、空运、水运、陆运和运输路线等），订购的日期和交货的日期，商品运达的目的地（准确而详细），付款的方式（如信用证、商业汇票等）。
如要订购几种商品，应分列成清单。
订购信发出后，没有得到回音，可写一封订购催问信。但应注意礼貌，不可有埋怨和愤怒之词。可说明订购信寄出的日期，最好能附上一份原订购信的复印件，以供对方参考。
询问信礼仪规范
询问信分为两类：一类是要求收信人在一定时间内向写信人提供有关情况或某种商品的价格；另一类是只向收信人索取一本免费目录，或征询收信人对某种产品或服务的意见。第一类信对收信人有利，例如询问某家公司经营的某项商品的价格，这类询问信易得到答复。第二类信对写信人有利。
要想得到更快更好的答复，应注重礼貌；信中所涉及的问题要尽量少，不占用对方太多时间；问题表达清楚，使对方对你提出的问题的原因一目了然。同时不要忘记在信中附上回信地址，最好是附上贴好邮票并写好回信地址的信封。
当收到一封询问信后，应尽可能回复。在复信的最后一部分，可写一些“如有问题，欢迎再询”等语，以示礼貌。
5、拨打商务电话礼仪
商务运作离不开电话这一便捷的通讯工具，商务人员每天要接、打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、 一门艺术，它是一个人素质的体现，要求具备一定的商业基本常识和礼节，以下几点是你打电话时应该考虑的几个方面：
打电话的基本礼仪
向外打电话时，应记准电话号码，以免打错。如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机。拨通后，首先应说“你好！”然后迅速通报自己的单位，必要时还应报上自己的姓名；再告诉接电话的人你要找的是谁：“请麻烦您找一下××先生听电话，谢谢！”如对方答应找人后，应手持听筒静候，不要在此时离开或做其它的事。对方告诉你要找的人不在时，切不可当即挂断，而应当说“谢谢，打扰了！”或请对方帮助传达：“如果可以的话，能不能麻烦您转他……”等等。若对方答应你的请求，应表示感谢；如果要找的人接电话，应先致以简短的礼貌的问候，而后进入正式谈话。
此外，打电话前要搞清地区时差以及各国工作时间的差异，不要在休息日打电话谈生意，以免影响他人休息。即使客户已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要往家中打电话。
重要的第一声
当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好， 这里是XX公司。”但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对 其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有"我代表单位形象"的意识。
打电话时要有喜悦的心情
打电话时我们要有喜悦的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化， 所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 "听"得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因 此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
理清思路，想好再说
当你拿起电话听筒之前，应先考虑一下自己想要说些什么？不要在毫无准备的情况下，给他人打电话，你可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题或草草写下想说的事情。
一般人认为，通过电话将事情说清楚，似乎是一件很容易的事。但实际上却很困难。
尤其是当对方的地位高，或所谈之事非常重要时，自己就常会处于一种“怯场”的状态，大脑一片空白。所以，将某条资讯正确而简洁地传达给对方前，必须先在头脑中构思清楚。如果不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、为什么做、如何做，就不能明确谈话内容，不能简洁地将一件事告诉对方。为了解决这个难题，在打电话之前，将要谈的内容记录下来，这是简便易行的好方法。如果再将有关此事的资料也准备好并放在手边备查，就完美无缺了。这么一来，即使被对方反问，也能很快有条有理地回答。
养成随时记录的习惯
在你的办公桌上，应随时放有电话记录用的纸和铅笔。一手拿话筒，一手拿笔，以便能随时记录。
立即表明身份、说明事由
当你拿起电话时，首先道出自己的身份以及自己所属的组织的名称。然后以“您好”、“你最近怎样”、“一切都还顺利吗？”等问候作为你们谈话的开场白。称呼对方的名字，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。
面对面地说话和通过电话交谈，两者在内容也存在着程度上差异。虽然在见面交谈时，很快便进入正题会显得不自然，但如果在电话中絮絮叨叨地作季节性问候或说些家常话，然后再谈及正题，就显得浪费时间。
打电话时，开门见山地说正事才合时宜。职业专家们认为，商场上的机智就在于你能否在三十秒内引起他人的注意。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间因为任何事情进行讨论。只要是通过电话所进行的交谈方式，即使单刀直入地说出该说的事，也并不违反礼仪。当然，能站在对方的立场上来考虑问题的交谈方式，会更受喜爱。
确定对方是否具有合适的通话时间
当你给他人打电话时，他们也许正忙于自己的某一事情。你应当表明自己尊重他们的时间，并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方问一下：“您现在接电话方便吗？”“您现在忙吗？”“您现在有时间同我谈话吗？”“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”等等。
给对方足够的时间做出反应
即便你想迅速解决某一紧急的事务，也应该给对方足够的时间，让他们对你的要求做出反应。也就是说，在交谈时，要掌握好节奏，进行必要的停顿。如果你拿起电话说个不停，那会使对方误以为你正在朗读材料呢。
避免与旁人交谈
当你打电话时，如果你中途与身边的其他人说话，这是极不礼貌、也不合适的行为。如果你万一这时有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这些事情，不要让他人久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会长，你可以向对方道歉，然后过一会再打过去。但在你打电话时，最好要避免这种情况的发生。
设想对方要问的问题
当你在电话中与他人进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先准备好如何做出回答。一位公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打去电话，请他参加总公司的会议，那个专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一个拙劣的回答可能是：“我想您最好来这儿。”总经理助理事先预想到了这样的回答，并且机智地回答说：“您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”结果，那个分公司的专家当时就改变了态度：“好的，我会准时参加的。”
挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别， 说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
手机的使用礼仪
商界人员在日常交往中使用手机时，大体上有如下五个方面的礼仪规范必：
（1）要置放到位。商务礼仪规定，手机应置于适当之处。大凡正式的场合，切不可有意识地将其展示于人。按照惯例，外出之际随身携带手机与呼机的最佳位置有二：一是公文包里，二是上衣口袋之内。穿套装、套裙之时，切勿将其挂在衣内的腰带上。否则撩衣服取用或观瞧时，难免会“惊吓”到对方。
（2）遵守公德。商务人员在有必要使用手机时，一定要讲究社会公德，切勿使自己的行为骚扰到其他人士。商务礼仪规定：在公共场所活动时，商务人员尽量不要使用手机。当其处于待机状态时，应使之静音或转为震动。需要与他人通话时，应寻找无人之处，而切勿当众自说自话。公共场所乃是公有共享之处，在那里最得体的做法，是人人都要自觉地保持肃静。显而易见，在公共场所里手机狂叫不止，或是在那里与他人进行当众的通话，都是侵犯他人权利、不讲社会公德的表现。在参加宴会、舞会、音乐会，前往法院、图书馆，或是参观各类展览时，尤须切记此点。
