（第三节） 实用文书写作的基本思路
【知识要点】
实用文书的写作有其独特的基本思路
实用文书的写作思路为：确定主题，选择文种，研究和选择材料、结构、语言、表达方式
实用文书基本遵循以下的思路进行写作：
一、主题的确定与表达
实用文书写作的第一步是要确定主题以及如何表达主题的问题。
（一）主题的确定
主题的确定，来自于写作者对事物包括各种各样的问题感知后的研究判断。主题的正确与否，当然在于这“研究判断”的正确或是错误。为要通过正确地研究判断达到确定正确的主题的目的，必须要解决以下几个问题：
1.要在理智地务实过程中研究和确定主题。这里主要有三层意思：一是要深刻地了解和把握客观实际；二是要客观地反映实际或具体事实；三是要在把握事实本质的基础上提出问题，进行判断，从而确定主题。
2.要在马克思主义原理、党和国家的方针政策指导下确定主题。这里包括两层意思：一是研究问题的方法要符合马列主义的基本原理，如调查研究、具体问题具体分析、看问题要全面等历史唯物主义和辩证唯物主义的观点；二是主题所包含的意见、方法、措施等，要符合党和国家的大政方针或与现行的规章制度相协调，要符合马克思主义的理论。
3.要使所确定的主题具有可行性。实用文书是为解决问题的，但务实理事，提出意见、方法、措施，即确定主题是一回事，而有没有可能实现又是一回事。生活和工作中常有这样的情况：为解决某一问题，所提的方法是好的，但就是眼前不具备落实的条件，因而也就解决不了问题。一个重要的原因，就是确定主题时没有充分研究它的可行性。一般来说，具备可行性的主题，才是能够落实的主题，才是能够直接产生实用价值的主题。
（二）主题的表达
1.主题的表达要集中单一。主题的表达要集中单一就是指：一篇实用文书只应该有一个主题，即围绕一件事并指出解决相应问题的意见、方法、措施。
2.主题的表达要明确。所谓明确，就是要明白、要确切，便于读者了解主题，而不能含糊其辞，似是而非，让人无法捉摸。
3.主题的表述要周严。所谓周严，就是指事理要合理。从反面说，表达意见、方法、措施时不能有矛盾，不能有漏洞。
4.要在实用文书全部结构中表达主题。这就是说，不仅在正文的主体中要充分表达主题，而且在标题、开头、结尾等部分，也都要表现主题。
二、文种的辨析与选择
确定了主题及表达原则之后，第二步工作就是要正确地选择和使用实用文书的具体文种，因为实用文书既然在实践中逐渐形成了各个具体的文种，那么，每一个文种都有自己的特性，都是各司其职的。在具体使用时，必须注意这一点。这就是说，写作实用文书，只解决了主题的问题还不行，还必须解决文种的选择和使用问题。为了解决好这个问题，一般应该从以下几个方面入手：
（一）正确地辨析具体文种的性质特点
在具体使用文种时，不仅要具体了解准备选择的文种的具体特点及功用，而且，还应该与相类似的文种加以比较，然后再确定所应该使用的文种。
（二）根据行文主体的身份或单位的级别或规格选择所适用的文种
从实用文书的起源来看，每一文种都是由作者根据自己的情况发明创造的。什么人写什么文，什么文适用什么人，早已相沿成习。并且，有的文种还特别地规定了使用的对象。因此，选择文种必须根据行文主体的身份或单位的级别或规格选择所适用的文种。
三、材料的研究和处理
实用文书的材料就是产生并形成实用文书的具体事实。但这决不等于说，可以不对材料进行认真的研究和处理，不管由什么材料都能产生正确的主题，不管什么材料都可以写入文章和用以表现主题，不管怎样安排都能积极地为表现主题服务。实践证明，没有对于材料的研究和处理，要想实现好的效果是绝对不可能的。所谓对材料的研究和处理，主要是做好以下几个方面的工作：
（一）占有和鉴别材料
形成和表达实用文书主题的材料，通常有以下几种：一是作者直接从具体实践活动如生活、工作、交际中所亲身感知的；二是已经通过各种方式积累的；三是临时从书刊资料中查询的。不管哪种材料，实际上都是通过调查研究取得的，但要使用调查研究得来的有价值的材料来形成和表现主题，就必须注意对所获得的材料进行鉴别：其一，区别材料的真伪，即把虚假的材料排除出去，而只保留那些真实的材料，亦即客观地反映事物本来面目的材料；其二，区别材料的全面与片面，即哪些是能够反映事物的全面的材料，哪些是不完全的片面的材料；其三，区别材料的具体与笼统，即哪些材料是具体的，哪些是笼统的。
（二）整理与选择材料
整理材料包括两个方面：一是对掌握的材料进行分类综合，使之系统化；二是对虽然片面、笼统但却是真实的和有用的材料，要通过相应的工作，如通过针对性的调查工作，使之完全和具体起来。并且，具体使用材料的时候，还要进行适当的判断与选择。选择材料必须坚持正确的原则：其一，要根据表达主题的需要选择材料；其二，要选择典型的和新鲜活泼的材料；其三，要选择具体的全面的材料。
（三）合理地安排材料
实用文书材料的安排，要遵循以下两个原则：一是要根据表达主题的需要决定材料的详略。一般来说，最能表达主题的材料安排得要详细些，其余则要简略些。二是要根据文种的具体性质特点来安排材料。因为不同文种在表达内容上有不同的要求。
四、结构的研究与选择
实用文书的内部结构包括篇章结构和逻辑结构两个内容，在具体安排实用文书的结构时，要遵循以下原则去研究和安排：一是要根据不同文种的特点和要求去安排结构；二是要根据主题的具体需要去安排结构；三是要根据写作者自身的成功经验去安排结构。
五、语言的研究与选择
在实用文书写作过程中，所以要研究语言，目的是为了正确地选择合适的语言以充分地表达主题。这种语言研究主要应该解决以下几个问题：
（一）明确不同文种对于语言有不同的要求
实用文书的文种不同，对语言有不同的要求。例如，询问事项的书信或公函所需要的是平等、和蔼、善意的商洽性语言；祝词、欢迎词所需要的是诚恳、热情的敬颂性语言；学术论文、毕业论文所需要的是论证说明性语言。
（二）明确不同行文主体对于语言的使用有不同的要求
实用文书的行文对象不同，对语言的使用也有不同的要求。例如，同是书信，晚辈给长辈写信，所用的语言应该充分注意“尊敬”的特殊需要；而长辈给晚辈写信则不需如此，仅仅考虑到“尊重”就可以了。
（三）明确不同主题对语言的要求也会有所区别
实用文书的主题不同，对语言也有不同的要求。例如，主题是回答对方关于某一工作问题的询问的，则只使用说明性的语言；主题是表达对对方的爱慕之情的，则可以使用抒情性的语言；主题是向公众公布具体事项的，其语言就相当严肃、庄重。
（四）明确不同语言表达方式会产生不同的语言效果
实用文书的语言表达方式不同，会产生不同的语言效果。例如，一句话、一段话，都有其内容的重点。为了突出重点，既可以把表达重点的放在靠前的位置，即修辞上的“重点前提”；也可以把表达重点内容的词语放在靠后的位置即“重点后置”；而把表达重点内容的词语放在不前不后的位置则是欠妥的。
在对语言作了如上的研究分析之后，就可以对语言进行选择了，即只要把需要和上述分析结合起来考虑，适合的具体语言就可以具体地确定。
六、表达方式的研究与选择
所谓表达方式，是指与表达写作目的、主题需要及反映对象相适应的使用语言的具体手段。这些手段有叙述、说明、议论、抒情、描写等五种。要选择恰当的语言表达方式为主题服务，应该注意以下几个问题：
（一）要了解每一种表达方式的具体含义及其要求
