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第35章 职场礼仪与生存智慧(1)

生命本身就是一种缘分,办公室就是一个小社会,大家身为同事,共处一室,有些礼仪确实是必需的。

读懂新工作单位

当你初到一家公司工作时,首先,你必须了解公司内部的组织。例如,分有哪些部或哪些科等,而且应该知道每个单位所负责的工作及主管,除此之外,你还要了解公司的经营方针和工作方法。

在对整个公司有了通盘认识后,你应该更深入地了解企业更深层次的东西,如企业文化,并努力融入到这种企业文化之中去。

1.理解公司的企业文化

企业文化是一个公司长期以来形成的不可言传而靠行为来体现的思想、观念和态度等。一些公司会把这些表现为文字并编印成册,包括做每一件事的制度和流程,甚至还有穿着打扮。比如一家很有名的计算机服务公司曾一度规定男士们不能有穿流苏的平底鞋,不能打绿色的领带以及其他一些琐碎小事。大多数公司则没有这么多“繁文缛节”,甚至没有成文的规章制度。

为了能够尽快融人公司,你必须学会观察,并且要“不耻下问”——因为每个公司几乎都有一套成文或不成文的、或多或少的关于言行举止、商务来往等的习惯做法或规矩。

公司的企业文化通常来源于高层领导者的思想和理念,它反映了他们对于管理、客户服务、员工的价值和金钱等的观点和看法。也许你在面试时就已经感受到了这些,但真正领会这个公司的理念和做事的原则,你还要花上几个月的时间。有时你也会看到,实际的做法并不与公司所倡导的“文化”完全吻合。从长远来看,你的满意度取决于你个人的思想和价值观与公司的企业文化的认同程度。

2.领会公司的规章制度

你在员工手册上已经看到了公司的成文的规章制度。那么现在,你需要领会的三件事情是:哪些规章制度正被严格地遵守着?哪些不是?公司里不成文的规章制度又是什么?如果你不在意的话,这些会使你在日后的工作中“碰钉子”,并且你永远意识不到你是在犯错误。

知道这些“秘密”的最好的办法就是去问你的同事。比如说,偶尔在午餐时喝了啤酒或者白酒会导致被辞退吗?因为流感而需要请3天以上的病假时,你必须有医生的病假条吗?所有的这些你必须事先弄清楚,而不能靠你的直觉。

也许有些不成交的规矩是关于个人修养和职业道德的,例如办公时间处理个人事务,因私利用公司的材料和设备,办公室恋情以及其他涉及私人的事情。

对于涉及个人生活方面的事务而需要请假,比如家庭事件、个人的差事等,公司与公司之间有很大的不同。有些雇主很慷慨,只要事后你补做了这段时间的工作就行;而有些公司在请假方面却很计较。但你最终会发现,要想在公司立住脚,在最初的3个月,你必须尽可能地少请假。如果你不得不去看医生或者为朋友过生日,你应该尽可能地在工作时间之外来办理。即使你看到别人花上一整天来处理私人事务,你也应该遵从这条建议。原因在于你是新员工,你需要树立一个好的形象——你在很投入地工作。

从你一开始工作,你就有权享受休假,但很多公司还是希望你在工作半年或者一年之后再休假。如果你在第一年里已经有了休假的计划,你应该尽快让老板知道。最佳的时间是在你接受这份工作时就提出,这样,大多数的经理们会理解并且设法满足你的这种需求。他们不希望你在工作后很突然地提出,这会让他们很费力地去向人事部门解释。

如果你在头3个月里非得请假不可的话,尽量错开星期一。许多经理们会把周一的缺席视同为周末的早退,如果你不想被错误地贴上“标签”的话,就最好不要在周一请假。

当然上班迟到也是要不得的,但不同的公司有不同的要求。有些公司只能迟到3分钟,而有些公司可以迟到30分钟。但对于新员工的你来说,最好早一点到,以安全度过试用期。

3.掌握初到公司的处事原则

一般来说,初到公司,一切都是新的。为了适应新的环境,你应做好以下几方面的事情:

(1)关于办公室礼仪,很少会写在纸上,尽管这些比实际听起来要重要得多。“礼仪”一词在词典里被定义为“被大众和权威所认可的行为方式”。不妨找出你们公司里被大家所认可的礼仪和习惯,这对你会很有帮助,否则一旦“出错”,“忽略”不能被视为原谅你的理由。总之,像你希望别人那样对你的方式来对待别人是不会有错的。

(2)尽快学习业务知识。你应该知道,你必须有丰富的知识才能完成上司交待的工作。这些知识与学校所学的有所不同,学校里所学的是书上的死知识,而工作所需要的是实践经验。

(3)在预定的时间内完成工作。一项工作从开始到完成,必定有预定的时间,而初人公司的你必须在这个时间内将它完成,绝不可借故拖延,如果你能提前完成,那可是再好不过的了。

(4)在工作时间内避免闲聊。工作中的闲聊不但会影响你个人的工作进度,同时也会影响其他同事的工作情绪,甚至妨碍工作场所的安宁,招来上司的责备。所以工作时绝对不要闲聊。

(5)执行任务时的要点:

①上司所指示的事务中,有些事件不需要立刻完成,这时,你就应该从重要的事情着手,但是,要先将应做的一一笔录下来,以免遗忘。

②若无法暂停手边正在进行的工作,以完成上司临时交给的事时,你要学得灵活一点,应该立即提出,以免误事。

③外出收款、取文件或购物时,要问清金额、物品数量等重要细节,然后再去,否则出了差错,后果可就担在你的头上了。

④未充分了解上司所交待的事情前,一定要问清楚后再进行,绝不可自作主张。

⑤外出办事时,应负起责任,迅速完成,不可借机四处办私事。没有不透风的墙,你可不要自作聪明。

⑥离开工作岗位时要收妥资料。有时工作正在进行当中,因为上司召唤、客人来访或其他临时事故而需要暂时离开座位。碰到这样的情况,即使时间再短促,也必须将桌上的重要文件或资料等收拾妥当。或许有人认为,反正时间很短,那么做很麻烦而且显得小题大作,其实问题往往就发生在你意想不到的时刻。遗失文件已经够头痛了,万一碰巧让该公司以外的人看见不该看见的机密事项,那才真正叫你“吃不了,兜着走”呢!如果你遇到这种倒霉事,什么样的辩解都不管用,一切只能归咎自己的粗心大意。

办公室日常礼仪

我们每天有三分之一的时间都是跟同事们在一起,同事们扮演了很重要的角色。生命本身就是一种缘分,办公室就是一个小社会,大家身为同事,共处一室,有些礼仪确实是必需的。

同事与同事之间,应有一种沟通的礼仪。当同事需要你的意见时,你不要使劲给他戴高帽,发出无意义的称赞。

当他遇到任何工作上的疑难时,你要尽心尽力施以援手,而不是冷眼旁观,甚至落井下石。

当他无意中冒犯了你,又忘记跟你说对不起时,你要抱着“大人不记小人过”的心态,真心真意原谅他,日后他有求于你时,要毫不犹豫地帮助他。

当大家在工休时间,聚在一起聊天的时候,你应该暂时放下手头的事,走过去跟他们谈些有趣的话题,或者说个无伤大雅的玩笑,让同事感觉你是他们的一分子。

不要随便把同事传给你的话转告上司,说不定你将因此招致大家的联合反对。

当同事有意无意地表示自己有多能干,怎样获得上司的赏识时,请不要妒嫉他,而应该诚心诚意地称赞对方的长处。

相约同事去看演唱会、电影等,这是最自然和最理想的。当同事们大讲笑话,笑得前仰后合时,切勿板起脸孔,即使笑话并不能让你大笑,也请微笑一下,这可以表示你对他们的尊重。

工作要收到事半功倍之效,不妨多关心、体贴别人。而赞美的话总是能带给对方美好的感觉好。如“这个主意真是不错,就这样做吧!”“太棒了,谢谢你给我想出这个好点子!”他下一次一定会更努力地帮助你。

如果你做错了事,而且给别人造成了损害,请尽快道歉!勇于认错的人会得到他人的原谅和赞赏,而且这样做会给对方留下很深的印象。

要是某位同事获得提升,就发一张贺卡给他吧,送给他你最衷心的祝福。如果其他同事替他搞庆祝会,你无论多忙,也要抽空参加,否则就私下补请对方吃一顿午餐恭贺他。

当你有了一定的资历时,公司可能会交给你一些刚出校门的新人跟你学。你应当对他们同不熟练或没经验而招致的麻烦具备一定的忍耐力。比如接听电话这种简单差事,他们也有可能出错。你应当记住,给你带来不便是小事,给客户留下坏印象才是大事。所以,如果发生这类事件,不要粗暴地训斥这些新人,也不要在心里诅咒,要记住自己也是从新人走过来的。不要因为他们是些小人物,就不必好言相向,其实他们可能有很大的潜能,也许日后你还会有求于他们呢。

善于原谅别人并不意味着你要盲目地容忍同事出错。遇到同事的错误,可以婉转地相告,让他在错误中吸取教训。

和同事进行良好沟通的一个好时机是午餐时间。现在绝大多数公司的午餐都是叫外卖或在公共餐厅吃,有许多的事情可以利用这个时间与同事、别的公司的职员或顾客直接商谈。如果只靠电话,恐怕效果欠佳。要是放在下班后,又有些唐突;而在工作时间里则会显得公式化,而且妨碍其他的日常工作。所以最好的办法是约对方午餐,这样既节省时间,又显得诚恳亲切。此外,利用午餐这个比较随便的时间去约见同事,互相交流工作经验亦是对自己的一种充实,一方面可以建立工作上多方面的良好关系,另一方面对将来的合作机会也会把握得更多些。

同事之间的礼仪

同事是与自己一起工作的人,与同事相处得如何,直接关系到自己的工作、事业的进步与发展。如果同事之间关系融洽、和谐,人们就会感到心情愉快,有利于工作的顺利进行,从而促进事业的发展,反之,同事关系紧张,相互拆台,经常发生摩擦,就会影响正常的工作和生活,并且阻碍事业的正常发展。

处理好同事关系,在礼仪方面应注意以下几点:

1.尊重同事

相互尊重是处理好任何一种人际关系的基础,同事关系也不例外,同事关系不同于亲友关系,它不是以亲情为纽带的社会关系,亲友之间一时的失礼,可以用亲情来弥补,而同事之间的关系是以工作为纽带的,一旦失礼,创伤难以愈合。所以,处理好同事之间的关系,最重要的是尊重对方。

2.物质上的往来应一清二楚

同事之间可能有相互借钱、借物或馈赠礼品等物质上的往来,但切忌马虎,每一项都应记得清楚明白,即使是小的款项,也应记在备忘录上,以提醒自己及时归还,以免遗忘,引起误会。向同事借钱、借东西,应主动给对方打张借条,以增进同事对自己的信任。有时,出借者也可主动要求借入者打借条,这并不过分,借入者应予以理解。如果所借钱物不能及时归还,应每隔一段时间向对方说明一下情况。在物质利益方面无论是有意或者无意地占对方的便宜,都会在对方的心理上引起不快,从而降低自己在对方心目中的人格。

3.对同事的困难表示关心

同事出现困难,通常首先会选择亲朋帮助,但作为同事,应主动问讯。对力所能及的事应尽力帮忙,这样,会增进双方之间的感情,使关系更加融洽。

4.不在背后议论同事的隐私

每个人都有“隐私”,隐私与个人的名誉密切相关,背后议论他人的隐私,会损害他人的名誉,引起双方关系的紧张甚至恶化,因而是一种不光彩的、有害的行为。

5.对自己的失误或同事间的误会应主动道歉说明

同事之间经常相处,一时的失误在所难免。如果出现失误,应主动向对方道歉,求得对方的谅解;对双方的误会应主动向对方说明,不可小肚鸡肠,耿耿于怀。

6.保持平等的关系

同事是工作伙伴,不是生活伴侣,你不可能要求他们像父母兄弟姐妹一样包容和体谅你。很多时候,同事之间最好保持一种平等、礼貌的伙伴关系,彼此心照不宣地遵守同一种“游戏规则”。你应该知道,在办公室里有些话不该说,有些事情不该让别人知道……

同事交往谨忌:

(1)不要在公司范围内谈论私生活,无论是办公室、洗手间还是走廊。

(2)不要在同事面前表现出和上司超越一般上下级的关系,尤其不要炫耀和上司及其家人的私交。

(3)即使是私下里,也不要随便对同事谈论自己的过去和隐秘思想。除非你已经离开了这家公司,你才可以和从前的同事做交心的朋友。

(4)如果同事已经成了好朋友,不要常在大家面前和他(她)亲密接触。尤其是涉及工作问题要公正,有独立的见解,不拉帮结派。

(5)对付特别喜欢打听别人隐私的同事要“有礼有节”,不想说的可以礼貌而坚决地说不,对有伤名誉的传言一定要表现坚决的反对态度,同时注意言语还要有风度。如果回答得巧妙,不但不会伤害同事间的和气,还保护了自己。保护隐私一是为了让自己不受伤害,二是为了更好地工作。当然也没必要草木皆兵,但凡工作之外的问题全部三缄其口,这样便很容易让人以为你这个人不近情理。有时候,拿自己的私人小节自嘲一把,或者和大家一起对别人开自己的无伤大雅的玩笑呵呵一乐,会让人觉得你有气度、够亲切。

(6)不以自我为中心,因为职场是讲求团队行动的,随时要以对方的立场来设想。

(7)不说闲话或谣言,不然会失去别人对你的信赖。

(8)建立良好、默契的团体氛围,并谋求交流沟通,以便和谐地开展工作。

(9)不互相诉苦抱怨,不管是“物以类聚”或是“同病相怜”都是非建设性的表现。

(10)勿忘彼此是在工作场合,要信守承诺,而不是交酒肉朋友。

(11)“谢谢”等礼仪,还是要遵行,再要好的朋友都要讲礼仪。

(12)不做金钱上的交往。

若即若离最相宜

与同事相处,太远了当然不好,人家会认为你不合群、孤僻、不易交往;太近了也不好,容易让别人说闲话,而且也容易令上司误解,认定你是在搞小圈子。所以说,不即不离,不远不近的同事关系,才是最难得和最理想的。

有人说:“好朋友最好不要在工作上合作,”但大家都是打工仔,聚在一起工作并不奇怪。

如果某天,公司来了一位新同事,他不是别人,正是你的好友,而且,他将成为你的拍档。上司将他交托与你,你首先要做的是向他介绍公司的架构、分工和其他制度。如果在接待他时你战战兢兢,未免太敏感了;不如放轻松点,就当他是普通的同事吧。这时候,不宜跟他拍肩膀,以免惹来闲言闲语。

总之,大前提是公私分明,记着,在公司里,他是你的拍档,你俩必须忠诚合作,才可以制造良好的工作效果。假如他是新人,许多地方是需要你提示的,这时,你就得扮演老师的角色,当然切不能颐指气使,更不应倚老卖老,引起他人反感。

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