如果是比较重要的电话，在拨打电话前，要将和对方商谈的事情写下来，然后依据其重要程度来排列，这样在通话时就能做到条理清晰，而且也不会遗漏谈话内容。如果是普通的电话，也要在大脑里试先构思一下，想好要说什么。
2.拨打电话，确认对方身份
当对方接听电话后，要及时确认对方的身份。明确对方是否是自己要找的人，以免打错电话或找错人。
3.自报家门
在确认对方的身份无误后，告诉对方自己的身份。
4.相互寒暄问候
双方都明确对方身份后，要及时送出你的问候。一声亲切的问候会让对方心里愉悦，利于相互的交流顺利进行。
5.商谈相关事宜，确认注意事项
双方问候之后，依据事先列出的要商谈事件的顺序来向对方表达自己打电话的意图，然后积极与对方交谈。在交谈过程中，如遇到特别重要的信息，无论通话多么完美得体，如果最后不注意挂电话这一细节，最终也会功亏一箦，令对方很不愉快。因此，结束通话时，应慢慢地、轻轻地挂断电话。
总之，接打电话都有一定的技巧，如果忽略了其中的任何一个环节或者任何一个环节出现了失误，都有可能影响此次沟通的效果。所以接打电话前一定要掌握这些基本的程序和技巧。
电话沟通的注意事项
现今电话沟通为我们提供了极大的方便。无论是日常联系，还是临时紧急事件的处理，只要你拿起电话，就可与对方沟通，快速地解决问题。这既大大节省了时间，又拉近了彼此间的距离。
但是用电话进行沟通的时候，也需要注意细节问题，否则就会影响沟通的效果，很难达到预期的沟通目的。那么，我们在电话沟通时具体该注意哪些事项呢？
1.打电话时最好做到言简意赅，而且声音要柔和
若你不知道别人到底忙不忙，开始就把很简单的事情说得很复杂，这样会很容易引起对方的反感。要知道，你很可能在浪费别人的时间。接通电话以后一定要使用柔和的声音，这样的话，即使对方心情很不好也会很开心的接到你的电话。
2.找个安静的环境，要专注
打电话的时候，要注意周围的嘈杂声，比如电话的声响、旁人的谈话，或是你吃东西所发出的声音、喝水的杂声等，进入话筒后会扩大，这会令电话线另一端的人感到烦躁。
3.想跟别人进行电话沟通就要有耐心，不通再拨一次
如果你已经拨了一通电话，但是没联络上，就应该试着重新再拨一次，不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出不悦的声音，“啪”地挂掉电话，你应该友善地表示歉意后，再挂掉电话。
4.适时跟“忙人”联系
如果你给一个平时很忙的人打电话，而且是打进了他的办公室，那么你一定要问：“这时候打电话给你方便吗？”如果时间不恰当，你可以重新约个时间再联络。他可能赶时间，或是办公室里有客人，或是正在参与某项活动，所以没办法接听你的电话。也可能你打电话给他时，因为没有秘书，或者他有其他约会，因而不方便接电话。所以你一定要询问对方此时接电话是否合适。在日常工作生活中，这点非常重要。
5.电话沟通也要学会倾听
当你接听电话时，最好做到专注，不要一边看报纸，或是其他读物，否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高，他也不知道该怎么办，这样一来，谈话时间就会拉长。因此，在打电话时，你要注意倾听，因为只有这样效率才会高，当然也就越能称心如意。
6.不要在电话沟通中途的时候，转身与他人说话
当你约了别人来办公室商谈某事，并因此打断正在与别人的通话，这种举动实在很无礼且没有效率，你可以让秘书或同事先代为接待，把原因给电话另一方说明后再挂断电话。
7.对于那些对你来说没意义的电话也要有礼貌
生活中不可避免会接到一些毫无意义的电话，如推销、广告之类。来电者也许令你不舒服，因而遭到你的斥责。他们很可能是一些刚创业的人，你要想到他们也是很不容易的，斥责难免会伤害到他们，因此当有人来电推销东西时，应该客气地说明自己此时不方便接听电话，然后再挂掉电话。
电话沟通，请别忽视礼仪
电话沟通虽看不见对方，但这并不代表着就可以不讲究礼仪。电话沟通也需要礼仪，好的礼仪表现，会在对方心目中树立好的形象，从而让你的电话沟通更富有成效。那么在电话沟通时，我们应该注意哪些礼仪，才能使沟通更富有成效呢？
首先，打完电话后由谁先挂电话，这是你在使用电话沟通时应该注意的礼仪。
按照常规，电话沟通结束后一般都是由打电话的一方先挂电话，因为他有事情找对方，那么事情说完自然是由他挂电话，这样才算是有始有终。但是，假如对方是一位年长者，就要看情况了。不管是你打过去还是他打过来，都应该在他挂了电话后，你再轻轻放下手中的话筒，以表示你对长辈的尊重。
其次，一些礼貌的用语你一定要掌握，它们是电话交谈技巧中不可或缺的，就像一把钥匙，能够帮助你开启对方的心扉。试想，假如你在打电话时，对方用恶声恶气的声音说：“找谁？不在！”然后“啪”的一声将电话一扣，你会有什么样的感受？若是对方用一句温和客气的尊敬语，说：“请问您找哪位？”“哦，对不起，他不在，您可以过一会在打过来，或是直接拨打他的手机。”然后轻轻将电话机放下，此时你心里肯定有一种很舒服的感觉了。
把“请”、“谢谢”、“不好意思”、“对不起”等敬语用在电话交谈之中，是我们每一个人应该具备的素质。
或许，有些人会认为，打电话不必拘泥于非要使用尊敬语，尤其是在跟熟人的时候，用称兄道弟的说话方式进行电话沟通，不是更能营造一种亲切感吗？当然，对彼此相当了解的好朋友，这种交谈方式或许有其优势，但若与一般认识或与陌生人交流，如果你也称兄道弟，岂不显得过于随便？
再次，电话沟通时要讲礼仪并不仅仅是指电话交谈的语言，使用电话沟通的身体语言也很重要。有的人打电话的时候习惯于抖着脚，或者手里玩着电话线，再或者嘴里叼着香烟，别以为电话那边的人看不见，要知道，人也是有“心理感应”的，你这样做对方会认为你很不尊重他。
最后，拿起电话就没完没了地说它几十分钟的做法，也是不懂得电话沟通礼仪的行为。
总之，使用电话沟通的礼仪，就要注意细节，要注意用语，还要注意身体礼仪。掌握这些简单的礼仪，你就会在对方心目中树立好的形象，而你的电话沟通也会更富有成效。
电话沟通，倾听有技巧
电话沟通是看不到对方的，我们只能依靠声音来传递信息。因此，倾听对方的谈话显得尤为重要。如果在电话中不能正确地倾听对方的谈话，将无法获得准确的信息，当然就更不能进行有效沟通了。因此，在电话沟通中必须学会以下倾听技巧：
1.积极倾听
当对方要讲话时，千万不要和对方抢着说，要尽量让对方先说，听清楚对方所说的内容后自己再说。当然，在对方讲话的过程中也不能一味地保持沉默，这样对方会以为你对他不够重视，而且缺乏礼貌。而是应该适时地积极配合对方，在对方讲话的过程中，适当地用一些简短的词语或者语句给对方一个信息的反馈。
2.恰当地引导
在电话沟通之前，已经明确了这次沟通的目的。那么在沟通中就应该把话题控制在自己所预设的范围内。如果跑了题，应该立刻果断地结束话题，用比较婉转的语言来引导对方转移到你所预设的话题上来。为了了解到更多、更准确的信息，还需要把话题引申。例如一些涉及关键问题的话语，就可以很自然地引导对方来共同讨论。
3.抓住重点
倾听对方谈话时，要很快地判断出哪些信息重要，哪些信息不重要。对重要的信息要引起足够的重视，然后再顾及一些小的细节。只有这样才能准确地把握对方的真正意图。
4.及时复述
为了确保信息获取的准确性，判断出重要信息之后，要及时通过复述的形式向对方确认。只有获取的信息足够准确，才能进行有效沟通。
倾听是进行电话沟通的关键，如果在电话中不能正确地倾听，沟通将无法顺利进行。因此，我们应在电话沟通中认真做好以上四点，只有这样，才能达到预期的电话沟通目的。
