11.1科技档案收集的含义与要求
科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要科技档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。
11.1.1科技档案收集的含义
科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。它包括两个层次、三种方式。
I.科技档案收集的两个层次
（1）基层科技档案机构的收集。这是企事业单位的科技档案机构为集中保管本单位科技档案，按归档制度的有关规定，收集本单位各部门在科技生产活动中形成的有保存价值的、经过整理的科技文件。
（2）科技专业档案馆的收集。这是各级各类科技专业档案馆根据其馆藏范围，有计划地收集基层科技档案机构及其他科技档案所有者移交的科技档案。
在科技档案收集的两个层次中，前者所实现的是科技档案在一个单位范围内的集中，而后者则意味着科技档案实现了国家规模的集中。因此，前者是一种低层次的集中，后者则是一种高层次的集中，但后者必须以前者为基础。
2.科技档案收集的三种方式
由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。
（1）接收。这是一种按照归档制度无偿接收科技档案的方式，包括成套科技档案的收集和零散科技档案的收集。其特点是制度性和无偿性。因为基层科技档案机构和科技专业档案馆分别代表单位和国家，对应接收的科技档案拥有所有权，所以这种接收方式不仅是无偿的，而且也是无须协商的。科技档案部门的科技档案，绝大多数是通过这种方式获得的。
（2）征集。这是向不同所有制单位或个人搜集具有国家保存意义的科技档案的一种方式。在征集过程中，科技档案部门需要与被征集者相互协商。其特点是收集单位对所要征集的科技档案一般不拥有所有权，因此，通常要给被征集者以必要的精神鼓励和物质奖励。
（3）征购或购买。这是一种向不同经济核算单位计价购买科技档案的一种方式。征购，一般是指科技档案售让方有义务向科技档案部门出售科技档案而形成的一种收购方式。购买则是指科技档案售让方无出售义务，科技档案部门完全是通过平等协商的方式从科技档案所有者手中购买所需科技档案的方式，购买方式可以在不同所有制及不同核算单位之间普遍使用。
11.1.2科技档案收集的意义
I.科技档案收集是贯彻科技档案集中统一管理原则的重要措施
从科技档案收集的结果来考察，科技档案通过收集，在不同层次上实现了集中统一管理。首先是由基层科技档案机构收集，实现在每一个企事业单位范围内的集中统一管理；然后是由各级各类科技专业档案馆把具有长久保存价值的科技档案收集起来，实现在国家范围内的集中统一管理。经过这样两个层次的集中，就使科技档案成为一个单位乃至一个国家重要的科技信息资源、宝贵的科技文化财富，从而得到应有的保护和广泛的开发利用。
2.收集工作是科技档案工作的基础，是丰富库藏的重要手段
科技档案作为科技档案管理工作的物质对象，它并不是科技档案部门自己形成的，而是由各有关单位的科技业务或管理部门在相应的科技生产活动中形成的。只有通过收集工作才能将它们集中到科技档案部门，才能进一步进行科技档案的整理、鉴定、保管、统计，才能进一步进行科技档案信息资源的开发利用。因此，不论是对一个单位还是对整个国家来说，科技档案收集既是建立科技档案工作的基础，又是扩大科技档案存储规模、丰富库藏、发展科技档案工作的基本手段。
11.1.3科技档案收集的要求
I.遵守国家的相关法律法规
首先，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。其次，科技档案的具体收集工作，要符合档案法规、知识产权法规等有关规定。在市场经济的条件下，科技档案收集的范围必须与相应的所有权相适应，征集和征购科技档案必须以自愿为前提，且要处理好不同所有权的科技档案的收集工作，尽可能使科技档案信息资源在合法的原则下得到妥善保管，为国家和民族的长远利益服务。
2.遵循科技档案的自然形成规律
基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化；科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。尤其是在基层企事业单位内科技文件的归档，实际上是相关科技生产活动的一个具体程序或一项工作内容。因此科技档案的收集工作，必须符合科技生产活动的规律和科技档案的形成规律，并据此确定适当的收集归档制度。这样，才能既保证科技档案的集中统一管理和科技档案的完整、安全，又不影响现行工作的秩序。
3.保证科技档案的完整、准确和系统
收集是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。所以，科技档案的收集必须把好质量关。科技档案部门除抓好科技档案的超前管理外，特别要加强接收归档文件的质量验收工作。为此，可以实行“成套科技文件参考表”、“科技档案质量检验单”制度，对准备入库科技档案逐项进行严格的质量验收，发现问题，及时解决。待问题解决后，才能接收入库。
11.1.4科技档案收集的环境
科技档案收集，归根到底，是科技档案部门从科技业务部门与管理部门收集来的。因此，做好科技档案收集工作，就不仅仅取决于科技档案部门，科技部门的科技生产活动的状况也是影响科技档案收集的重要因素，是科技档案收集工作的外部环境。按照系统管理的理论，研究并分析收集工作的外部环境及其环境因素，对于做好收集工作也是必不可少的。在一般情况下，主要有以下一些环境因素影响科技档案的收集工作。
I.科技管理水平
科技管理水平不高，就会出现不遵循客观规律，不按科学程序办事的情况。十年动乱期间的“边设计、边施工、边使用”就是如此。这样必然会造成应当产生的科技档案没有产生。
2.科技管理人员和业务人员的档案意识
如果科技管理人员和业务人员的档案意识不强，只重视物质形态的“硬成果”而不重视知识形态的“软成果”，或只重视“软成果”中的总结性材料，而不重视原始记录性材料，那就会使一部分应归档的科技文件，在其产生之后由于没有妥善的保存，而无法收集齐全。
3.科技政策法规的影响
我国的科技法规以及配套政策的贯彻与实施，也将对科技档案的收集工作带来很大的影响。
科技档案部门应当自觉地去了解和掌握环境情况，力所能及地改善环境条件，为做好收集工作创造一个良好的外部环境。
11.2基层科技档案机构的收集
基层科技档案机构的收集，是整个科技档案工作的起点或基础，也是科技档案收集工作中最繁重、最活跃的部分。为此，基层科技档案机构必须讲究收集的方法，以加强这项工作的科学性和有效性。
11.2.1基层科技档案机构的收集渠道
科技档案的收集渠道，是指科技档案的来源通道。由于科技生产活动是按专业分别进行的，每个专业内的科技生产活动又是在分工协作的基础上完成的，为了保证收集工作有效、顺利地进行，科技档案部门应认真研究并努力疏通科技档案的收集渠道，以便对科技档案进行定向、定内容收集。
I.接收科技部门归档的成套科技档案
这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道。在一般情况下，科技部门每进行一项科技生产活动，比如一种新产品的开发、一项新工程项目的建设等，在科技生产活动结束或告一段落之后，都要按照归档制度的规定，把所形成的、具有保存价值的全部文件，经过整理向基层科技档案机构归档。其中包括：
（1）科技生产活动正常结束，取得成果的全套文件；
（2）科技生产活动因故中断，截止中断时已形成的全部文件；
（3）与外单位协作，按协议由协作单位移交来的全套文件。
2.向科技部门或科技人员收集零散科技档案
所谓零散科技档案，是相对于成套科技档案而言的，是不成套的。产生零散科技档案有正常和非正常两种情况。
（1）正常情况。这是对已归档的成套科技档案的零星补充。某些科技生产活动由于其实体对象的存在，持续的时间会相应地拉长，这样就会有零散的科技档案源源不断地产生。最典型的是基本建设活动和设备仪器的管理活动。以基本建设活动为例，从工程设计开始，到工程施工、竣工验收为止，形成了成套的基建档案。但严格起来说，基本建设活动并没有最终完结，因为围绕基本建设活动的产物---建筑物或构筑物，人们还会进行使用、管理、维护甚至改建、扩建等，在此过程中自然也会形成相应的科技档案，与已经形成的成套基建档案相比，它是零散的，同时也是必不可少的补充。因此，这种产生零散科技档案的情况，是由某些科技生产活动的特殊性所决定的，是正常的，也是不可避免的。
（2）非正常情况。这是由于有关的规章制度不健全，应该集中保存的科技档案没有完全集中起来，有一部分还散落在科技部门或科技人员手中，于是就要开展收集零散科技档案的工作。还有一种情况是由于保管不当或使用不当，损坏或丢失了一些科技档案，也需要零星补充。
无论是正常情况，还是非正常情况，基层科技档案机构收集零散科技档案都是一条不可忽视的渠道。
3.向本单位人员征集非职务科研成果档案
本单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的。如果其所在单位认为其中某些科技文件有保存价值时，可以与之协商约定，经同意后，征集或代管其形成的原件或复制件，并给予必要的精神或物质奖励。
4.收集外单位转让或移交的科技档案
对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。比如在基本建设活动中，建设单位必须向原勘察测绘单位、设计单位和施工单位等收集有关的图样或文字文件；又如在技术贸易过程中，技术成果的受让方常常需要技术成果的转让方提供或补充科技文件；再如在企业产权变动过程中，按照一定的原则接受相关企业的科技档案已成为现实。收集外单位转让或移交来的科技档案，有以下三种情况必须区别对待。
（1）按有关政策规定或事先签订的合同、协议接收科技档案。
（2）向外单位购买科技档案，以弥补本单位难以收集到的科技档案。
（3）接受外单位或个人赠送科技档案。
11.2.2基层科技档案机构的收集方法
科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。
I.疏导激励法
科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。其类型主要有以下三种。
（1）目标激励。这是通过宣传教育，使科技人员认识到科技档案既是科技生产活动的一种重要成果，又是科技资源储备的一种形式；保存好科技档案，对单位、国家乃至整个人类都是十分必要的。同时，还要使每一个科技人员都清楚，自己在科技文件工作中应有哪些职责，都有什么重要意义等。从而激发科技人员自觉地做好科技文件工作，以保证科技档案的质量。
