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第21章 管好时间,提高做事的效率(1)

清楚你的时间价值

富兰克林先生曾说:“我们不能向别人多借些时间,也不能将时间储藏起来,更不能加倍努力赚钱买一些时间来用。惟一可做的事情就是把时间花掉。”

时间对每个人来说都是公平的,是不可增加、转让、变更和储存的,只有合理地安排时间,对自己的时间进行管理,才能有规律、有步骤地完成每一项工作。作为一名优秀的销售人员,必须仔细规划时间,尽量将时间用在销售上,并有效地安排访问次序。只有这样,你才能在“时间就是金钱”的法则中游刃有余,赢得主动。

无论走到哪里,我们都会听到一种抱怨:“只要我有更多的时间,我就会……”当问到人们喜欢更多地拥有什么东西时,你会得到各种不同的回答:金钱、假期、家庭生活时间、爱好、教育等。再向他们发问,什么才能使他的生活更轻松,你会得到更加一致的答案:“我需要更多的时间!”

是的,每个人对于时间都有永无止境的要求。不过现在,我们要请你改变对时间的态度,并清楚你的时间究竟值多少钱。我们不妨计算一下:

假设你每年的收入是8万元,按照每周40小时工作时间计算,你每年工作2080小时,那么你每小时的估价便是3846元。

如果你是做直销工作的,如果你每天有一个小时花费在无收获的活动上,那就意味着一年里你花费了1万元(每天1/8的时间花费了,8万元×1/8=1万元),却没有从中得到任何东西。但更严重的是,你浪费了你的时间,也浪费了老板的时间;同时,你也失去了那些如果你能有效利用这些时间便会发掘出来的客户和未来的生意。

作为一名优秀的销售人员,你的时间的价位是由你自己决定的,没有任何公司、任何团体、任何贸易协会、任何人可以支配你每小时的价位。

安排好时间可以避免产生消沉情绪。人们很容易迷失目标,但不要着急,每个人都有这种时候,你只需把精力集中在手头的工作上,继续去敲那些门、去打那些电话、去拜访、去尝试每一次机会。

不要让自己卷入忙碌的工作,而要成为一个真正积极地把每小时的价位都提到新高度的人。

你每天都有24小时,你是把它花掉,还是把它用于投资?

真正的业务高手会把每一分钟都用于投资。如果你开车去拜访客户,你可以收听收音机中的广播节目,听听美妙的音乐。但是,一种更有成效的方法是把这些时间用于听一些好的、教育性、推动性或鼓励性的磁带或CD。

销售高手杰克一般从上午7点开始一天的工作。杰克除了吃饭的时间,始终没有闲过。杰克五点半有一个约会,为了利用四点至五点半这段时间,他便打电话,向其他客户约定拜访的时间,以便为下星期的推销拜访而预先安排。

李嘉诚每天利用上班路上的30分钟请了一位英文教师给他上英文课,多么有价值啊!齐藤竹之助更是惜时如命。在工作中,他摸索出六条有效利用时间的方法:

1与顾客共进午餐

他认为,独自一个人吃饭是最浪费时间的。与顾客共进午餐,可以使双方的交谈在一个比较融洽的气氛中进行,容易达到预想的效果。另外,还可以从顾客那里学到不少的东西,提高自己的修养。

2利用等待顾客的时间读书学习

利用等顾客的时间看一些资料,观察所在的环境,分析顾客的性格、爱好、财力、修养等,可以为与顾客见面时的交谈做好准备。

3作出良好的工作安排

销售特别是推销工作需要准备大量的资料,这些工作要在前一天晚上在家里做好准备。

4合理地运用交通工具

在拜访客户时走哪一条路线,坐什么车都计划好。根据要拜访的客户的位置制定行程表,可以避免在交通上浪费时间。在车上,还可以看一些资料,思考、推敲销售方案,也可以记住街区情况、路旁建筑物、商铺位置,大型广告上的企业名称、地址、电话。

5拜访客户之前,预先将客户的所有情况调查清楚。

准备不充分时不去拜访客户。充分做好准备,在确定了推销方案之后再去拜访,就不会因为准备不足而白跑一趟。

优秀的销售员懂得管理自己的时间

销售人员的收入百分之百地来源于他们和客户面对面接触的每一分钟。换句话说,时间就是金钱。结合销售员和销售经理的工作经验,总结出以下十件最浪费时间的事。

1迟到

通常,迟到是由于害怕遭到拒绝或失败。克服这种恐惧的惟一办法就是每天都直面它,直到它消失。这种恐惧的最大特点就是,如果你能坦然面对它,它就退却了。

2未达成销售

销售未能达成,还要再打电话,这是最浪费时间的。通常,这是由于销售员准备不充分,落下了某样东西--正确的报价单、宣传册、库存数字,或者别的。等你再打电话回去,客户往往失去了兴趣。

3准备不充分

拜访前应该做充分的准备,要尽可能多地了解客户的情况。在对客户一无所知的情况下就向客户销售产品,对客户来说,没有什么比这更令他们恼火的了。

4无知

当客户对产品或服务提出问题时,销售员结结巴巴,绕来绕去,或者现场编答案,这不仅令客户对销售员和公司产生不信任,而且动摇销售员自己的信心。

5拜访未经确认

很多时候,销售员因为害怕客户会取消拜访,而不敢打电话确认。当他到了客户那里,发现客户不在。这很浪费时间。怎么办?在出发前给客户的办公室打电话。问接线员客户在不在。如果在,就说,谢谢,请告诉他某某某打来电话,会在预定的时间拜访他,然后挂断。

6糟糕的拜访路线

把你的客户按地理位置划成4个片。每天或每半天只拜访一个片里的客户。

7不必要的完美主义

当你发现自己在拜访前一遍又一遍地研究材料,坚持每样东西都清清楚楚,恐怕你很难否认,自己有些心虚吧。如果你大胆前行,你会忘记害怕的。

8注意力分散

控制自己,做到直视客户,身体前倾,当客户说话的时候专心地注视他。把你的眼睛想象成太阳,你要把他照亮。这能让你把注意力保持在客户身上,避免走神。

9疲劳和加班

据估计,今天,有50%以上的销售员在乱打乱撞。游戏规则是,如果你要每周销售5天,那你每周就必须有5天早早上床睡觉。这样才能得来更多更大的单子和更高的收入,包括你休假的花销。

10缺乏雄心或欲望

有时候,是由于销售的产品不对路。有时候,是因为和上司或同事相处不愉快。不论什么原因,如果你对自己的产品或服务提不起热情,这可能意味着你应该换个职业。

根据轻重缓急来安排事情

做事情是以什么标准来决定优先顺序呢?人们通常是以工作的紧急性来确定,他们都是优先解决对现在的目标来说最紧急的事情。

然而,通常事情除了紧急性,还有重要性。而我们通常会首先看到事情的紧急性,而忽略了一些重要的事情。例如,某个正为了一年后的司法考试努力念书的人,为了赶赠品截止时限,而特地跑到邮局将赠品明信片寄去。司法考试还在一年后,而明信片的截止日就在明天。在这种情况之下,很多人都会停下手头的工作将较紧急性的明信片优先处理。

但是,以长远的眼光来看,好好地准备明年的考试应该是较重要的。假定考试失败,不仅会浪费一年的光阴,而且连带损失的金钱都是无可计量的。因为通过司法考试的人,一年可以赚好几十万,这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比,价值一目了然。

可是,很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事列为优先,重要的事却往后拖。结果,到了明年就可能因准备不充分而无法通过考试。可见,我们要先掌握好较重要的事,如果还有时间,再去做那些较不重要的事。

因此,制定工作优先顺序有两个途径:根据紧急性或根据重要性。

那么具体应该怎么做呢?

1每天开始都有一张优先表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。会见时,艾维·利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他自己懂得如何管理,但事实上公司不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多的知识,而是更多的行动。他说:“应该做什么,我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围内价钱由你定。”

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情,那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利又说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张25万美元的支票,还有一封信。信上说从现实的角度看,那是他一生中最有价值的一课。后来有人说,五年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂,而其中,艾维·利提出的方法起了关键性作用。这个方法还为舒瓦普赚得一亿美元。

2把事情按先后顺序写下来,制定一个进度表

把一天的事情安排好,这对于你获取事业的成功是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好,也是同样重要的。这样做给你一个整体方向,使你看到自己的宏图。

真正的高效能人士都是明白轻重缓急的道理的,他们在处理一年或一个月、一天的事情之前,总是按分清主次的办法来安排自己的时间。

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到,人们确定了事情的重要性之后,不等于事情会自动办得好。你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位,你肯定要费很大的劲。下面是有助于你做到这一点的三步计划:

(1)估价。首先,你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。

(2)去除。第二是去除你不必要做的事情,把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。

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