如果要提的建议有助于解决领导正在认真思考事情的话，那么在这时候提出的建议一定会引起他的重视。通常的方法是事先做好大量与实施的建议有关的工作。例如，如果你认为领导应该通知生产部门注意某些顾客对产品质量的抱怨，那么，你可先试着为领导起草一份材料。如果你很了解领导的话，那你在提建议的时候就可以把这封信交给他。一般而言，让领导签字总比让他撰文要容易得多。同时要注意，在给领导提建议时，最好选择没有其他人的场合，除非是你的建议很有把握，能够得到其他人的支持。
（3）从上司的角度考虑事情，不要竭力向他提出你的任何主张。
尽可能少地打扰领导的工作。推行组织变革很像打台球，当瞄准球的时候，不仅要考虑球要往哪里打，而且还要考虑它碰上别的什么球以及它们又滚向哪里。现代组织是一个由许多相互关联、极为敏感的部门组成的复杂的有机体。身处高位的领导比你更能看到并估计这些部门之间的相互作用。但是，只要密切注视正在发展的事物，只要你留意在你工作范围内的其他能表明或影响领导观念和行为的文件，你就能提出既有利于你也有利于你的领导和组织的建议。
为了使你的建议得到上司的采纳，在提建议时，应注意以下几点：
（1）不可抱着改变对方主意的心情和他争论，也不要试图去“赢”这场争吵，只要陈述自己的观点就可以了，但也不应该让人感到你在说教。
（2）强调共同之处。差不多任何争执，都有某些双方同意的见解，应该强调这些；如果过分强调分歧的意见，必然使对方不服。
（3）不要以表达不同见解来证明自己高人一等。
（4）在你不同意对方的意见之前，必须要先了解对方的立场，以求没有误解对方的意思。不过，在未澄清之前，切忌假定意见已有分歧。
（5）其他人在场时，不要提出使对方感到为难或难堪的意见。
（6）保持愉快态度，不要表露出愤怒、不耐烦的情绪。要保持温和、愉快，避免打断对方的讲话，不要用皱眉、摇头等动作。
（7）在表达意见的时候，要具有选择性。如果在一切事情上挑剔，人们很快就不愿听你的了。
（8）在提建议时，不要贬低别人。
领导者身处高位，更能看到各个部门之间的相互作用。但是，只要我们密切注视正在发展的事物，并留意在工作范围内的其他能表明或影响领导观念和行为的文件，就能提出有利于领导和单位的建议。
秘书要懂得拒绝的艺术
说“不”是每个人的权利，就像我们要生存一样。当然，拒绝别人也不是件容易的事情。正如一位学者所说：“求人办事固然是一件难事，而当别人求你办事，你又不得不拒绝的时候，也是叫人万分头痛的。因为每个人都希望得到别人的重视，同时我们也不希望给别人带来不愉快，所以也就很难说出拒绝别人的话。”
学会拒绝是秘书应具备的基本功之一。唯有恰当地拒绝一些不必要的干扰，我们才能集中精力，去完成更为重要的事情。
丁芳菲是某大型股份公司的办公室秘书。她不仅工作能力强，而且身材窈窕，美丽可爱。但是她之所以能够获得领导与同事的欣赏，不仅因为她具有花瓶般的美丽，更因为她具有敏锐的思维能力和良好的处理问题能力。
在丁芳菲到公司之前，已经有几名秘书因为总经理的“色心”而先后辞职或者被老板辞退。但是出人意料的是，丁芳菲却能够在两年之内既获得领导的尊重．也没有给自己带来任何不利影响。她是如何处理这种事情的呢？办公室的“包打听”在经过一系列调研之后，为大家揭开了谜团。
在前两次总经理想邀请丁芳菲晚上出去的时候，都被她以家里有事情为由婉言拒绝了。等到有一天总经理把她叫到办公室明确地提出自己的要求之后，丁芳菲很冷静地注视着总经理，一字一句地说：“总经理，说实话，我很钦佩您的工作能力，仰慕您的才华。但是，对于您所提的事项，我很抱歉无法答应。因为我们都是成年人，您能够有今天的成就也是多年的努力。我们生活在人们的眼光之中，俗话说‘纸里包不住火’，当这件事情暴露的时候会对您造成不利影响您感觉值得吗？尤其是对您的位置虎视眈眈的一些人会不会借此大做文章最后取代您的位置呢？”当总经理急忙说没有关系的时候，她又说道：“对于您可能没有关系，那是您的价值观。但是对于我来说，却非常重视自己的尊严，因为我非常珍惜我和男朋友的爱情，我更希望自己成为一位贤妻良母，也希望您能够理解。”总经理当时就愣了，因为这么多年第一次有人如此冷静地与他谈这种事情。他急忙表示道歉，从此以后对丁芳菲反而更加尊重了。而这次谈话，恰巧被“包打听”“无意”间听到，成为我们学习的又一条经验。
不仅如此，通过观察，大家发现，丁芳菲对总经理一些个人生活习惯的私隐也保持敬而远之的态度。其他的同事认为，她对总经理的了解越多越好，可以做总经理的“贴心棉袄”。而她自己则认为，对上司的了解和认识要有一定的度。知道得太多并非好事，有些事情甚至知道了反而是一种负担。如果上司隐蔽的事情被泄露，秘书便是最大的“嫌疑犯”了。同时，她也刻意和总经理保持距离。到了下班后，更不参与到总经理的私人生活中。
作为秘书，要学会适当地拒绝别人。但是过于直率地拒绝每一个问题，永远说“不”，很容易得罪人，不利于待人接物，这就需要我们掌握拒绝的技巧。
1．时刻准备好说“不”。
那些在别人不论提出多不合理的要求时都很难说“不”的人，通常是由于以下原因造成的。首先对自己的判断力缺乏自信，不知道什么是自己应该做的，什么是别人不该期望自己做的。其次渴望讨别人喜欢，担心拒绝别人的请求会让人把自己看扁了。最后是自卑作怪，因而把别人看成是能控制自己的“权威人士”。然而，不论出于何种理由，这些不敢说“不”的人通常承认自己受感情所支配。不管过去的经历如何，他们从未在别人提出要求时有一个准备好的答复。
2．用沉默表示拒绝。
当别人问：“你喜欢某某吗？”你心里并不喜欢，这时，你可以不表态，或者一笑置之，别人即会明白。一位不大熟识的朋友邀请你参加晚会，送来请帖，你可以不予回复。它本身说明，你不愿参加这样的活动。
3．用拖延表示你的拒绝。
一位女孩想和你约会。她在电话里问你：“今天晚上去看电影，好吗？”你可以回答：“明天再约吧，到时候我给你去电话。”
一位客人请求你替他换个房间，你可以说：“对不起，这得值班经理决定，他现在不在。” 你和妻子一起上街，妻子看到一件漂亮的连衣裙，很想买。你可以拍拍衣袋：“糟糕，我忘了带钱包。”
有人想找你谈话，你看看表：“对不起，我还要参加一个会，改天行吗？”
4．用回避表示拒绝。
你和朋友去看了一部无聊的喜剧片，出影院后，朋友问：“这部片子怎么样？”你可以回答：“我更喜欢抒情一点的片子。”
你觉得你正发烧，但不想告诉朋友，以免引起担心。朋友关心地问：“你试试体温吧？”你可以说：“不要紧，今天天气不太好。”
5．选择其他话题说出“不”。
当别人向你提出某种要求时，他们往往通过迂回婉转的方式，绕个大弯子再说出原意，如果你在他谈到一半时就知道了他的意图，并清楚自己不能满足他的愿望时，你不妨把话题岔开，说些别的，让他知道这样做只会让你为难，他也就会知难而退了。
6．用反诘表示你的意见。
在和别人一起谈论物价问题时当对方问：“你是否认为物价增长过快？”你可以回答：“那么你认为增长太慢了吗？”
你的朋友问：“你喜欢我吗？”你可以回答：“你认为我喜欢你吗？”
7．友好地说“不”。
你想对别人的意见表示不同意时，要注意把对意见的态度和对人的态度区分开来，对意见要坚决拒绝，对人则要热情友好。
一位作家想同某教授交个朋友。作家对教授热情地说：“今晚我请你共进晚餐，你愿意吗？”不巧教授正忙于准备学术报告会的讲稿，实在抽不出时间。于是，他亲热地笑了笑，带着歉意说：“对你的邀请，我感到非常荣幸，可是我正忙于准备讲稿，实在无法脱身，十分抱歉！”
8．巧妙地说“不”。
当一个你并不喜欢的人邀请你吃饭或游玩时，你可以有礼貌地说：“我老妈叫我和她一起去看姥姥呢！”这种说法在隐藏了个人的意愿的同时，大大减轻了被拒绝一方的失望和难堪。
9．用搪塞辞令拒绝。
外交官们在遇到他们不想回答或不愿回答的问题时，总是用一句话来搪塞：“无可奉告。”生活中，当我们暂时无法说具体的答案时，也可用这句话。还有一些话可以用来搪塞：“天知道”“事实会告诉你的”等。
10．用幽默方式说出“不”。
在罗斯福还没有当选美国总统时，曾在海军担任要职。一天，一位好友由于好奇向罗斯福问起海军在加勒比海一个小岛上建设基地的情况。罗斯福神秘地向四周看了看，对着朋友耳朵小声说：“你能保密吗？”“当然能，谁叫咱们是朋友呢？”朋友挺有诚意地回答。“我也能，亲爱的。”罗斯福一边说，一边对朋友做了个鬼脸，两人大笑起来。
可见，如果以幽默的方式说“不”，气氛会马上松弛下来，彼此都感觉不到有压力。
学会委婉的拒绝，恰当地说“不”并不是一件难事。只要理解了上面的几种方法，用最理想的方式表达自己的否定想法，并把它融入到实际工作中，一定会对自己的人际交往有所帮助。
