2.1填制记账凭证
真实、完整、准确的记账凭证是保证会计信息质量的根本，因此记账凭证的填制除了严格遵守填制原始单证的基本要求外，还应注意以下几点。
（1）凭证应按顺序编号。
记账凭证必须按月分类连续编号，以便分清会计事项处理的先后顺序和日后与账簿记录核对，确保记账凭证完整无缺。单位应根据单位规模、业务量大小对记账凭证进行具体分类，无论哪一类编号，都必须做到按月、分类、依序。即每月第1天从第1号编起，顺序编到每月最后一天，不允许漏号、重号和错号。为防止记账凭证丢失，应在填制凭证当天及时编号。
（2）凭证的摘要应当明确。
摘要应当简洁明了，不能有重大遗漏或故意隐瞒，不得含糊其辞，似是而非，不得有误导性陈述，尽量避免泛泛其词。
（3）会计分录的编制应当正确。
应填列会计科目名称，或者科目名称和编号，不能只填科目编号不写科目名称。需要登记明细账的还应注明二级科目和明细科目的名称，据以登账。出纳员一般只涉及收付款凭证，不涉及转账凭证。对于收款凭证，其借方科目为“库存现金”或“银行存款”，其贷方科目则应根据经济业务的内容和本行业会计制度的规定具体确定，如提供劳务取得现金收入，在服务行业贷方科目应为“营业收入”。对于付款凭证，贷方科目为“库存现金”或“银行存款”，其借方科目则应根据经济业务的内容和行业会计制度的规定而具体确定，如工业企业用银行存款采购原材料，则其借方科目应为“原材料”。
（4）凭证的金额必须准确。
记账凭证金额填完后应加计金额合计数。记账凭证不论是一个会计科目或若干个会计科目，或一个会计科目下有若干个明细科目，都应将一方的金额加计合计数填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注币值符号，如人民币符号“￥”。
（5）附件原始凭证应当同类。
出纳人员可以根据每一张原始凭证单独填制记账凭证，也可以每天根据若干张同类的原始凭证汇总填制一张记账凭证，或者先将同类的原始凭证编制一张汇总表，再根据该汇总表编制记账凭证。
（6）所附原始凭证的张数。
记账凭证所记录的经济业务必须以能证明该项经济业务的原始凭证作为附件。凡是能证明经济业务内容的各种原始凭证，不论张数多少，都应按规定贴在该记账凭证后面。
除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附有原始凭证复制件。
（7）凭证的签章。
记账凭证填制完毕后，应由相关部门和人员签名并盖章，如单位核算已实行电算化处理的，也应在已打印好的记账凭证上补齐有关签章。出纳在办理完款项收付后，除了签章明确经济责任外，还应立即加盖“收讫”或“付讫”戳记。
2.2整理粘贴在记账凭证后的附件
在实际工作中记账凭证所附的原始凭证种类繁多，为了便于日后的装订和保管，在填制记账凭证的时候应对附件进行必要的整理和外形加工。
（1）过宽过长的附件。
应进行纵向和横向的折叠，折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于记账凭证，同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整。
（2）大小适中的附件。
主要是进行“毛边”的修理，搞整齐后用回形针等固定于记账凭证下面。整理保存时尽量不要用胶水，以防日后霉变和给装订带来不便。
（3）过窄过短的附件。
不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上，然后再装订粘贴纸。原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，纸上可先印一个合适的方框，各种不能直接装订的原始凭证，如汽车票、地铁车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地粘贴于粘贴纸的方框之内，不得超出。粘贴时应横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的右边，逐张左移，后一张右边压住前一张的左边，每张附件只粘左边的0.5～1厘米长，粘牢即可。粘好以后要捏住记账凭证的左上角向下抖几下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额。
如某人报销差旅费，报销单后面的粘贴单附有1元的市内公共汽车票9张，2元的公共汽车票12张，400元的火车票1张，900元的飞机票1张，就应分别在汽车票一类下面空白处注明1×9=9（元），2×12=24（元），在火车票一类下面空白处注明400×1=400（元），在飞机票一类下面空白处注明900×1=900（元）。这样，万一将来原始凭证不慎失落，也很容易查明丢的是那一种票面的原始凭证，而且也为计算附件张数提供了方便。粘贴式样（粘贴纸大小如前所述，此处仅列示粘贴方法）。
“小窍门4”过路费等小票粘贴后，单据计数怎么数？例如过路费4张，粘贴后，记账凭证上附单据是写1张还是4张？
解答：有两种计算方法：一是4张小票加上报销单据一共5张原始单据；二是以报销单据作为一个整体处理，这时，原始单据写1张即可。
2.3审核记账凭证
记账凭证是登记账簿、科目汇总的直接依据，只有经过审核无误后的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。因此，出纳人员应对记账凭证进行认真的审核，一旦发现填制错误要按照规定的方法进行更正。在审核记账凭证时，要重点注意以下事项：
（1）记账凭证各项目填制是否完整、齐备，摘要是否清晰。
（2）记账凭证是否附有原始凭证。
（3）记账凭证与原始凭证所反映的经济业务内容是否相同。
（4）记账凭证与原始凭证所反映的金额是否一致。
（5）应借应贷的会计账户对应关系是否清晰，金额是否正确，方向是否有误。
（6）记账凭证的填写字迹是否清楚，有关人员是否已签字盖章。
2.4更正错误的记账凭证
出纳人员在编制记账凭证的过程中往往会因工作疏忽、业务不熟等原因发生工作错误，如会计账户借贷方向记反，使用会计科目不当，写错金额等情况的发生。发生上述错误后，如尚未登记账簿的，应重新填制记账凭证，原错误的记账凭证予以作废或撕毁；对于已登记入账的记账凭证，则应根据错误发生的具体情况，相应地采用规定的方法予以更正。更正方法主要有划线更正法、红字更正法和补充登记法。
（1）划线更正法。
划线更正法又称红线更正法。适用条件是：在结账前，若发生账簿记录有误，但其据以入账的记账凭证并无错误，纯属日记账记录时出现的文字或数字的笔误时，可采用划线更正法予以更正；或是在登记账簿以后，发现记账凭证所写部分摘要内容错误，也可采用此法更正。
更正方法：先将错误的文字或数字上划一条红横线，以表示予以注销，然后，将正确的文字或数字用蓝字写在被注销的文字或数字的上方，并由记账人员在更正处盖章。应当注意的是，更正时，必须将错误数字全部划掉，而不能只更正其中个别数码，并应保持原有字迹仍可辨认，以备查考；对于文字错误，可以只划去有错的地方，不必将与错字相关联的其他文字划去。
“例1-2”出纳员在按记账凭证登记现金日记账时，将支付差旅费845元错误记为854元。更正时应将错误数字全部用红线划去注销，并在上方写上正确的文字并盖章，同时更正有关的账户及余额金额。
（2）红字更正法。
红字更正法又称红字冲销法，因为在会计处理上，以红字记录表示对记录的冲减。适用条件：记账后，发现记账凭证的借贷方科目错误或记账凭证中实填金额大于应填金额时，采用红字更正法进行更正。具体可分为以下两种情况：
一种是记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷的会计科目错误造成记账方向有误，但记账凭证及账簿记录的金额并未错，可采用红字更正法予以更正。更正的方法：先用红字金额填制一张会计分录与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销某月某日第×号凭证的错误”，并据以用红字登记入账，以冲销原有的错误记录；然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并在摘要栏中写明“补记某月某日凭证，原错误凭证编号”，并据以登记入账。
采用红字更正法应注意的问题是：在复式记账的前提下，一个科目运用发生错误，必须根据复式记账的原理，将原有错误的记账凭证全部冲销，以反映更正原错误凭证的内容，不能只用红字填制更正单个会计科目的单式记账凭证。
“例1-2”出纳人员收到新乔公司交来购买纯棉内衣的预付款9000元，银行收讫、填制记账凭证时，误编为如下会计分录，同时据以登记入账。
借：银行存款9000
贷：其他应付款——新乔公司9000
发现错误后，先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录（以下用方框代表红字），摘要注明“冲销×月×日第×号凭证”。
借：银行存款9000
贷：其他应付款——新乔公司9000
然后，再用蓝字编制一张正确的记账凭证，同时登记入账，摘要注明“补记×月×日凭证，原错误凭证为×号”。
借：银行存款9000
贷：预收账款9000
另一种是如果记账以后，发现记账凭证和账簿中所记金额大于实际应记金额而应借、应贷的会计科目并无错误，那么应采用红字更正法予以更正。更正的方法是：按正确数字与错误数字之间的差额，即多出金额，用红字填一张记账凭证，在摘要栏内写明：“冲销某月某日×号凭证多记金额”，并据以登记入账，以冲销多记的金额。
“例1-2”出纳员从银行提取备用金200元，填制凭证时误记为2000元，则错误的会计分录为：
借：库存现金2000
贷：银行存款2000
发现后，对记账凭证进行更正，则会计分录为：
借：库存现金1800
贷：银行存款1800
（3）补充登记法。
错记金额时，应借、应贷的会计科目并无错误，则应采用补充登记法予以更正。更正的方法是：将正确的数字与错误数字之差额，用蓝字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向相同的凭证，在摘要栏内写明“补记某月某日第×号凭证少记××”，并据以登记入账，予以补充。
“例1-2”出纳员现金支付仓库租金3200元，在填写记账凭证时，误将金额写为2300元，并据此登记入账。
借：销售费用2300
贷：库存现金2300
发现错误后予以更正，少记的900元，用蓝字填写记账凭证，则会计分录为：
借：销售费用900
贷：库存现金900
（4）使用更正方法的注意事项。
采用红字更正法进行错账更正时应注意，不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销错误记录或冲销原错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记载的会计分录反映特殊经济业务，而不反映错账更正的内容。尽管这样记录也能使记账的结余数额与实际情况相符，但这不能表明更正错误记录的内容，这样的分录也无法附上与分录内容相吻合的原始凭证，很容易使人们产生误解。
发现以前年度的错误后，因错误的账簿记录已经在以前会计年度终了进行结账或决算，不可能再将已决算的金额进行红字冲销，这时只能用蓝字凭证对除文字外的一切错账进行更正，并在更正凭证上，特别注明更正××年度错账的字样。
