零售店的销售人员依据商品的销售情形、缺货状况，填写添货单，详细填写所需商品的品名、数量、规格，经呈报营业主管、经理审核后，由采购部门向供应商订购商品。供应商在送货时必须附上进货单及统一发票，以便零售店工作人员验收。如果店铺对验货不关心那么送货数量不足，会使百货零售店蒙受很大的损失；商品品质不符时，则会造成销售机会丧失或退货的情况；商品标示不符，则可能触犯法律或有害人体健康；商品规格不符时，可能有价格损失的情况。由此可见店铺验货时必须慎重，核对商品的数量、规格、品质、商品标示等认真验收，才能为百货零售店减少不必要和损失。
规模大的百货零售店所售的商品多达万种，而规模小的也将近几千种，店铺商品的验货工作量大，也很烦琐，一般可按以下几个步骤进行：
（1）核对进货单与送货的内容是否一致，其中包括以下几点：
①关于商品数量的检查事项；
②关于商品质量、规格的检查事项；
③关于商品内容、成分的检验事项；
（2）依商品标示规定检查商标。
①有容器或包装的商品应以中文及通用符号显著标示下列事项于容器或包装上。例如品名、内容物名称及重量、容量或数量、制造厂商名称、地址、制造日期等等。
②对于商品的标示，不得虚伪、夸张或易使人误认有医药的效能。
③关于商品制造商、进口商、地址及电话的检查。
④国内制造的，其标示如兼用外文时，其字样不得大于中文。
⑤由国外输入的，由输入者于销售前，依相关法律规定加中文标示。
⑥凡经改装分装的，还应标示改装的或分装的名称地址。
（3）检查标示日期是否即将过期或已过期
（4）商品的外观检查。
（5）拒收仿冒商品、违禁品
（6）商品的品质检查
验收商品对百货零售店经营的重要性是毋容置疑，因此怎样来规划它的权责以及选择人员都是十分重要。由于验收是百货零售店经营的关键一环，其人员的选任适应特别留意，除有良好的忠诚度外，还须对商品的特性、品质及相关法规等有充分的认识才行。
认真的商品验收可以防止店铺财产损失，减少和消灭差错事故的发生。进货凭证齐全，数字无误。
